园林工程项目资料管理流程

1总则

1.1 施工资料是项目竣工验收、工程结算、交付使用的必备条件，是反映进度、工程质量的重要文件，也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建和扩建的依据。为了加强施工资料的统一管理，提高工程管理水平，真正做到规范化、标准化，按照国家规范、标准和当地主管部门及建设单位的相关要求，结合公司的实际情况，特制定本管理制度。

1.2 工程部对项目进行全面的把控和协助，确保施工资料的完整性、准确性、真实性和与工程进度的同步性。

1.3 本制度适用于公司项目部的施工资料管理。

2定义

施工管理资料是在施工过程中形成的反映工程施工组织管理和监督等情况的资料统称。它涵盖整个项目施工开始到结束，所产生的文件、图纸、图片等内容，是施工全过程的记录文件，也就是常说的竣工、结算资料。

竣工资料包括组织管理资料（招投标文件、开工报告、施工方案、图纸会审，技术交底，甲方、监理、设计与施工方往来信函等），保证资料（工程材料检验报告、合格证等质量证明文件）、验评资料（工程分部分项检验批，工程隐蔽资料）、竣工图及影像资料。

结算资料包括：招投标文件（包括招标施工图），施工合同，开工、竣工验收报告，竣工图，

养护（包括园建及绿化的内容）移交清单、变更及签证、结算书及变更图纸等；

3组织架构及职责

3.1施工资料管理组织架构名单

项目经理：

资料部主管：

项目资料员：

3.2 施工资料管理职责

3.2.1项目经理

项目经理负责对资料员施工资料进行统筹管理，实行主管负责人负责制，逐步建立健全施工资料管理岗位责任制。具体职责：

1负责建立健全施工资料管理制度，建立公司资料室，派专人管理；

2负责对公司各工程项目的施工资料进行指导、监督、检查。

3负责对将要竣工的项目工程的技术资料进行审核和预验收，并填写质量控制资料核查记录。

4 负责资料员的招骋、培训和考核等。

5收集工程中标资料、工程合同、工程量清单、施工图等文件的扫描件（或复印件）以及电子档，为编写《施工组织设计方案》、开工文件等工作做准备。

3.2.2 资料部主管（兼资料员）

1负责技术资料的收集、整理、编制等日常管理工作。并对施工资料的真实性、完整性和有效性负责；

2了解工程进度，按进度向监理单位上报各工序的报验申请；项目经理和项目部人员需积极配合资料员落实此项工作。

3 根据监理要求，收集工程常规材料并送到当地工程材料试验室检测，并把材料检验情况报与项目经理后，再向监理单位及甲方呈报；

4 及时收集和整理工程施工过程中各类图纸及各方发出的信函，做到资料收发、传达到位、文件管理规范、完整。

4负责项目部《施工日志》的月度检查工作；

5 配合预结算员开展预结算资料的编制、整理工作（如向结算员提供变更图纸、会议纪要等）；

6参与竣工图的绘制和审核工作；确保相关数据的合理性、准确性,并配合项目经理落实竣工图的签字确认工作；

7协助项目经理收集或编制向甲方、设计及监理提出的各类申请文件，如联系单等，并向项目经理反映文件落实情况。

8协助项目经理组织项目工程人员招开工程会议，并做好会议纪要；

9要求施工员提供工程施工数据（如苗木进场数据、土方数据、砼浇筑数据等），施工员必须配合，不得推委；

10配合施工员或项目经理编缉工程变更联系单、工程变更图、现场拍照存证据后，配合施工员或项目经理向甲方及监理落实。

11项目部其他工作，如各种单据收集，人员考勤工作等由项目经理居实际情况另行安排。

4.1 施工资料的收集、整理、编制、报验

4.1.1工程资料的收集

（1）资料员收集工程资料必须及时，必须保持与施工进度同步。

（2）工程资料管理纳入项目管理程序中，实行项目经理负责制，明确施工资料编制、报验人员及相关责任；

（3）工程材料进场时，项目资料员向材料员或采购员索取收集工程材料的质量证明文件（如合格证、检验报告等），按时做好相关材料的报审、送检工作，材料员或采购员必须配合向资料员提供材料质量证明文件。

（4）项目工程部必须安排车辆配合资料员工作的开展。

（5）配合项目经理，收集养护资料（如竣工图、养护移交清单），落实后期移交手续的办理。

4.1.2工程资料分类与整理、保管

（1）为保证园林工程资料管理的规范化、制度化和科学化，资料员应根据以下规定对资料进行分类：

1）按工程资料归档对象进行划分，如业主的资料划入企业档案；

2）按工程资料的内容或分部分项工程进行分类整理保管，详见附表1；

3）按工程同类资料产生时间的先后顺序进行划分。

（2）施工资料必须按工程所在地政府主管部门和建设单位的有关工程资料管理制度进行编制、收集、整理；

（3）施工资料的验收应与工程各阶段验收同步；项目工程通过竣工验收后，一个月内交企业档案室；按有关规定和时限移交城建档案馆；按合同规定时间提交业主。

（4）借阅工程资料时，必须履行相关手续，且不得损坏或遗失。

4.1.3工程资料的登记

（1）工程资料收发登记。无论是收回文件，还是发放文件，资料员应对这些文件逐件登记，并备案，以便于管理，详见附表2。

（2）工程资料借阅登记。工程资料整理归档完毕后，由于工作需要，单位领导或工作人员

需借阅某文件资料，资料员应建立资料登记表，详细列出借阅文件的时间、借阅人、借阅目的及归还时间，详见附表3。

4.1.4工程资料的复印

（1）工程资料一般不得复印，但下列文件除外：非密级文件、投标标书、票据、凭证、少量一次性费常规表格等以及非复印件不可，又具应急性、单件性或少量性的其他资料。（2）工程资料的复印由资料员统一管理；凡是受控文件不得擅自复印，必须复印应经项目经理批准。

4.1.5工程资料的编制

（1）施工资料的填写应以验收规范、工程合同以及设计文件、工程质量验收标准等为依据，文件材料必须完整、准确、系统，各相关责任人的签章手续必须齐全，不得有未了事项；（2）施工资料应做到分类整理、按序排列、内容齐全、目录清晰。施工资料应装入资料盒内保存，资料盒脊上应贴标签注明资料名称、类别；

4.1.6项目印章的管理

（1）印章是项目对内外行使权利的凭证。使用本单位印章必须严格执行上级有关规定和印章管理规定。

（2）使用项目印章必须登记齐全、完整，必须详细登记用印时间、单位、用印人、批准人以及用印内容等事项，详见附表4。

（3）项目印章由资料员保管；印章使用必须符合用印范围。

4.2 竣工资料的归档、移交

4.2.1 项目部资料员应根据合同要求的竣工资料套数和完成时间，进行竣工资料的编制整理工作。合同中没有约定时间的，项目部应在竣工后三个月内完成竣工资料组卷归档工作，竣工资料编制完成后，须项目经理同意，方可向建设单位移交，办理正式移交手续，由双方单位负责人签章。

4.3.2 项目部应在竣工验收后三个月内上交总工室工程技术部进行审核，合格后交资料室存档并办理移交手续。

4.3.3 项目施工过程中，应做好影像资料的收集和保存工作。