科技档案与文书档案鉴定标准、原则及组织方式之比较

科技档案与文书档案鉴定标准、原则及组织

方式之比较

2(]01年3月第1期教学与科技47

科技档案与文书档案鉴定标准,

原则及组织方式之比较

金鑫张明陈华

(中国工程物理研究院职工工学院四川绵阳621900)

档案鉴定就是根据一定原则,标准,科学地判定其历史与现实的价值,确定其保管期限;

通过价值核查和质量核查,对失去保存价值或者内容失真和不完整的档案,按照规定手续进

行处理的档案业务管理活动,这个定义揭示了:(1)鉴定档案价值标准;(2)确定档案保管期

限;(3)按规定进行销毁或作相应处理.标准的制定应是档案鉴定的前提,因此,本文只从标

准,原则及组织方式上对科技档案与文书档案进行比较,以区别两者的不同.

一

,从鉴定标准上看两者的区别

1.档案来源标准:

文书档案:一般产生于企事业单位,社会团体中的本机关与来文机关.主要包括机关领

导人,决策机关,综合性办公机构,主要业务职能机构,人事机构,外事机构等单位,同时也包

括行政事物机构,后勤机构,某些辅助机构.这些机关有隶属关系和非隶属关系.在这些部

门或单位工作中形成的各种形式与载体的公文材料都属归档范围,亦即文书档案的来源.

但这些材料应是办理完毕且具有保存价值的公文材料.

科技档案:一般产生于生产,科技技术部门以及科技人员;它是在科技,生产活动中直接

形成的,处于使用和运动过程中的文件材料,以及科技档案部门协同其它科技管理部门,根

据有关规定,协助,指导和督促科技人员形成完整和符台质量标准的科技文件.它是处于现

行过程中的文件.

两者价值鉴定标准在来源标准上有截然不同.这使两者在收集范围的基本根据不一

样,可以注意区分不同作者以便根据两者各自不同的性质来分别筛选价值高的文件确定保

管期限.

2.档案内容标准:

档案内容是决定档案价值最重要,最本质的因素,因为人们对档案最普遍,最大量的需

求来自档案的内容.

文书档案内容标准主要是指:

(1)档案内容重要程度:①反映党和国家方针政策,重太事件,主要管理业务活动比反映

一

般性事物活动重要;②反映全面性问题比反映局部问题重要;③反映本机关主要职能活

收稿日期:∞∞一∞一26

48科技档案与文书档案鉴定标准,原则及组织方式之比较第14卷动,中心工作和基本情况的比反映非主要职能活动,日常工作和一般情况的重要;④反映典

型问题的比反映一般问题重要.

(2)档案内容独特性:以孤本而稀有,其内容”独一无二性”来决定文书档案特有价值,在

鉴定某全宗档案价值时,除应对具有本机关特色档案特别给予重视外,还应注意记述本机关

特殊事件,特殊人物以及反映本机关改革,发展过程中具有开创意义的新人,新事,新政策,

新做法的档案给予重视.此外,档案内容独特性还应包括最太限度减少

档案归档重复现象

的含义,即:对部分重复文件要具体情况具体分析,从不同文件记述事物的角度,意义,法律

效用以及利用者查阅习惯等方面综合考虑,决定取舍和保管期限.总之,应以反映机关主要

职能活动面貌为出发点.

(3)档案内容的时效性:文件作为处理事物,记录事实,传递信息的手段,在行政,业务,

法律上具有一定时效性,其有效期长短以及对档案价值发生直接影响程度也不相同.因此

在鉴定档案时要注意具体分析每份文件的时效性对其价值的影响,同时对形成历史久远的

档案,应体现高龄原则.

科技档案内容标准主要指:

(1)档案所属项目重要程度:是相关科技档案基础,而且非常明确.主要包括:①项目的

重要性;②项目管理级别;③项目鉴定验收的级别;④项目的使用生产寿命”;⑤项目的典型

意义或纪念意义.

(2)档案所属项目科技水平:它集中体现了科技档案的内容及利用前景,是鉴别其价值

主要依据,包括:①科技项目获奖种类与级别;②科技项目的新颖性;③

科技成果公布(发表)

的级别;④推广,应用的范围.

(3)档案所属项目投入产出情况:科学技术与经济建设密不可分,科技项目投入产出情

况直接影响,规定着科技档案的价值,具体包括:①项目的投入;②科技贸易额;③技术,经济

效应;④科技档案社会效益.

(4)科技档案形成时问:主要指对于阶段性或渐进性的科技活动,后一阶段或时期形成

的科技文件一般比前一阶段或时期形成的科技文件更成熟,其价值更高一些;同样内容的科

技档案,持续形成的比间断形成的,价值更高.

(5)科技档案状况:由于科技档案保管较之文书档案要复杂,并且影响其价值及实现.所

以科技档案自身情况对其长期保管可能性有一定的影响,包括:①科技档案材料的名称;②

科技档案的质量;③科技档案的利用状况.

通过上述对文书档案和科技档案鉴定标准的区别可以看出.文书档案鉴定标准更多体

现其宏观性,科技档案标准更多体现微观性;文书档案鉴定标准更多体现重要性,真实性上,

科技档案标准更多体现客观性,可靠性和实用性上;文书档案鉴定应体

现完备性,科技档案

鉴定应体现成套性;文书档案具有很强主体认识性,科技档案则具有对未来需求的预测性.

二,从鉴定原则上看两者的区别

1.文书档案鉴定必须从党和国家根本利益出发,用全面的,历史的,发展的点,判定

2001年3月第1期教学与科技

其价值.

(1)所谓全面的观点,就是:①要以党和国家方针政策为指导,正确鉴定文件保存价值.

这是由于文件的形成从总体上说是反映各项有关方针政策的贯彻执行特点所决定的;②全

面预测社会对档案利用需求,多层次,多角度,多方面地考虑,要在对不同需要及其程度的综

合把握中判别档案价值.如:本机关与社会其它部门,长远与当前,行政业务与学术研究,编

史修志等各方面需求.

(2)所谓历史的观点,就是把握其历史纪录这一本质,分析档案的价值必须把档案放在

所形成的历史环境中,去具体分析档案的内容和形式以及档案文件的相互关系,主要包括: