物流操作手册

并请报关行传报关底单于公司2009年12月04日一、主管工作：1、查对SALES填写的营业出入一览表，明确承认运价船期、拖车、报关、付款方式等事宜是不是清晰二、根据营业出入一览表编营业流水号，然后分给操作操作每周查对编号顺序是不是不错注：编号法则：i.分为三个号码顺序：C o m p a n y工作号、营业员编号、操作编号之注明：A因客户缘故原由勾销：操作将CASE盖上CANCEL章交于主管后，在编号记录本上用红色笔划掉，标注C A N C E LB因截关日延迟由前1个月转于下1个月：将前1个工作号作CANCEL，用红笔划掉，标注转到下1个月哪一工作号3、每周批阅操作的D A I L Y R E P O R T，协助各操作处置惩罚一些突发事件4、每月按期计数营业量及其他生产进度报表，交经理签字后交于财务五、每周集会总结六、协调内部或者与其他部门的工作，使工作流程顺畅7、本部门的管理工作二、操作各小组工作职务和责任：（一、）直客组i.所有公司的直客的C A S E都在此组操作i i.卖力所有新直客的询价回复，及跟踪，并做好询价客户的记录i i i.本组中应跟踪客户的报价i v.新人客的研发v.每月更新所有客户的操作特点分析表，对新老客户进行分析1.根据日常的合作及市场变化，按期与CSR碰头更新常用偕行通信录并按期做一明确承认小灵通和地址是不是有变化（二、）偕行组1、所有公司的偕行的C A S E都在此组操作二、卖力所有新偕行的询价回复，及跟踪，研发，并做好询价客户的记录1）CSR会做一价格表格，按期进行UP-DATE报价时按照客户权限，依据此表格进行报价2）每周按期与C S R开碰头集会，了解市场3、本组中应跟踪客户的报价及操作4、每周新市场价格的发布，E M A I L给相应的客户五、每月更新所有客户的操作特点分析表，对新老客户进行分析（三、）代理组1、新代理的研发二、海内外代理指定货的跟踪及操作3、S A L E L E A D4、海内外代理的询价回复五、直客的办事跟踪1）每月根据财务生产进度报表，按期做回访，做好记录2）新人客的培养训练摆设3）客户投诉的处置惩罚和打叠整顿：如陈总有接到投诉后可将此事情经过及处置惩罚成果交于此组存案，然后按期进行总结分析客户权限---由财务每季度U P-D A T E三、操作部门工作分工（见附表）四、流程图拖车及报关b o o k i n g b b o o k i n gs/o s/o (T/R)M B/L(T/R)M B/L H B/L H B/LD/O D/OM B/L(T/R)H B/L五、操作流程说明如下：1、S H I P P I N G O R D E R根据营业员填写的营业出入一览表及客户填写的订仓单，将资料输进电脑软件体系，建造公司的订仓单传给订仓公司注：1）必然先查对一览表与客户订仓单资料是不是相符2）B O O K I N G F O R M：一是本司b o o k i n g格局，另一种是订仓公司固有的格局（先明确承认用哪种B O O K I N G）3）无论截关是不是紧迫，请先尽早向订仓公司订仓,以避免暴仓.二、S/O向船公司要S/O（必然要查对截关日、船期、启运港、目的港等资料），正常理况下应在半天之内拿到S/O）再将相关资料输入电脑体系.拿到S/O之后要明确承认船期，将ETD/ETA填写营业出入一览表注：1）S/O上一些偕行小灵通的涂改(先明确承认再涂改,有些S/O资料不能涂改,不然提不到柜)2）注重拖车时间来催S/O.如在第二天做柜务必在当全国午4:30之前拿到,如在周六/日做柜,务必注重换单.3、确定报关、拖车方式1）报关方式：a)一般贸易：分为客户自己招供给报关资料之一般贸易和由公司供给报关资料之埋单b)转关c)详细登记单（文锦渡/皇岗出口）2)拖车方式（由报关方式而决议）：a)带驾驶员本：转关就要驾驶员本（派车前请与人客或者拖车行先明确承认是不是需要三对照--人、车、本要对应相符及IC卡和是不是有晚关可封，如无晚关封装货时间必然要与人客确以为早上装货为好，不然当天不能报关会产生押夜费）另：中港拖车必然要有驾驶员本b)不带驾驶员本：报关方式是一般贸易3)操作：a)如客户需要(只作海运)，将船公司之S/O传给客户，打小灵通明确承认客户是不是有收到b)如客户需公司拖车及报关，请与客户明确承认做柜时间、地点、工场接洽人小灵通及报关方式（是一般贸易，埋单照旧转关），是不是需要埋单如需埋单，因为商检、动植检需提早做，以是应请客户尽早供给出货详细登记单（注重：现实出货数量必然不能比所做商检数量多）c)埋单需做植/商检所需资料：供给数据:品名/箱数/个数/N W/G W/单价/总价/启运港/柜型/将以上资料交给报关部4、摆设拖车根据客户供给的资料（装柜时间、地址、柜型等）填写A"拖车委托单"给拖车部，同时将B"S/O"传给拖车部，注：1）如周六下午/周日或者晚上提柜必然要请拖车行先与码头明确承认是不是有资料，是不是有吉柜可提提示拖车行恐吓和提拒时间3）派车时还要与人客明确承认一下货重，是不是有超重，如重货要提示拖车行派大Hp（马力）车4）如是小柜派车时还要与人客明确承认一下小柜放于何处，利便工场装货注：A如报关方式是转关时,派车必然要派带驾驶员本的车B如因客户缘故原由导致压车，操作与拖车部书面明确承认压车费后需实时报信营业员与客户书面明确承认压车费五、报关要是客户委托公司报关，需填写A"报关委托单"给报关行（要是是转船，请注重供给头程船名给报关行），特快专递B"核销单等资料"给报关行,同时记录客户的核销单号以便实时追回注重：最晚装柜当天将报关资料备齐到报关行注：报关核销单问题1）如是一般贸易:a)根据截关日与人客明确承认何时将核销单寄于公司.接到核销单后先检查单证是不是齐全,不再在体系上注明交还.b)退税生产厂家：请与人客明确承认是不是需退税，如退税请与人客书面明确承认境内货源地c)必然请人客书面供给商品编码，以避免报错2)如是埋单:先预估申报金额，确定是大核销（一万美金以上）照旧小核销（一万美金以下）后，写声请单给财务,接到财务分给的核销单后一样在操作电脑体系上作好登记,此单由财务部卖力追回.3)如是转关，只需传报关委托单给报关行，待重柜还场后问报关行是不是有收到重柜纸,驾驶员本及相关转关资料（转关大约半天就会出成果）4)如是散货公司只做海运也要登记核销单，因为散货堆栈退单只退给订仓公司六、拖车到厂的跟踪根据拖车行供给的资料（车号、柜号、驾驶员小灵通等）填写拖车委托单回执给客户（最幸亏装柜前一天）必需在拖车预计到厂时打小灵通给工场明确承认，要是是摆设第二天一早拖柜，则在上班时熬头时间打小灵通到工场之后操作也跟踪装货及还柜情况7、报关的跟踪1）重柜还厂后要求拖车即将重柜纸交报关行（要是报关有需要的话，一般盐田要正本，蛇口C 操作Y件就可以，但要根据不同的船公司有不同的要求），2）果是埋单货，请客户供给出口货物明细（包括：包装件数/个数/NW/GW/规格/材质/品牌），根据客户供给的资料建造相关的文件（出货明细表和报关委托单）传真给报关行报关3）海关准许通过后必需打小灵通报信客户货柜已经准许通过4）海关有查验，熬头时间报信人客，奉告报关即将查验单及查柜费发票先传真于公司,并请营业员和客户明确承认费用，并明确承认客户是不是需要正本海关发票,如需请报关行寄于公司再给人客注：操作日文件必然要配合好，要互相监视交代时间：所有CASE正式交代是在截关当日完成，之前由操作管理CASEFILE，之后由文件管理F I L E操作说明：1、散货在操作接到订仓公司的船期后才可交代给文件1）关于美线的要提早补料的CASE可在截文件之前交给文件先补料，但如需摆设拖车和报关的要同时进行，两小我私家要互相配合，将C A S E保管和处置惩罚好2）有一些近洋航路补料很急的或者人客要提早对单的操作可先请文件先对单8、对单报关准许通过后向客户要B/L补料，再补料给订仓公司同时明确承认客户出船东单或者货代单，1）船东单：人客传补料后要先与人客查对,内部实质意义没有差错后再传给船公司,最后再将船公司的提单传给人客再次查对,O K后出正本.说明:a)出船东单注重SHIPPER一栏必然不要显示小灵通和传真等接洽方式如人客有特殊要求,特殊处置惩罚.b)要是订仓公司要求运费到帐才能放单，请提早声请,各个订仓公司的付款要求请参考操作通迅录船东单必然要付款埋单,请实时开D E B I T N O T E给人客摆设付款.c)如向偕行订仓出MB/L，待收到人客水单后请报信偕行先去摆设拿单到他公司，待公司一付款就可拿到提单2)公司货代单：a)公司目的港有代理：人客传补料,用公司提单格局（注重选用对应格局）与人客对单,OK后再传补料给订仓公司，注重SHIPPER(永信)和CONSIGNEE（公司代理）的变化如是付款埋单待人客付款后将提单正本交于人客或者电放给人客*/与代理接洽要求在截关日就发SHIPPINGADVICE给目的港代理，在文件做好后再传真或者以附件的情势字〉）待拿到船东的电放信/电放号再传真给代理报信放货如需代理扣货请与书面资料报信代理A、要求发给代理的所有文件要是是传真给对方后,都必需以E-MAIL方式奉告已经传真.B、S H I P P I N G A D V I C E同时C C给K E V I N,财务主管和操作主管C、有关于代理付款于公司的收款单位只针对总部即FMS体系中计费收款公司都是各个地区代理的总部，而不是分公司b)公司目的港无代理借用订仓公司的代理:人客传补料，用公司提单格局与人客对单，OK后将补料传给订仓公司，奉告此票货借用贵司代理，凭公司提单放货（必需先明确承认订仓公司是不是接受），与订仓公司明确承认好代理及船名，柜号等资料后出正本，然后交公司正本提单C操作Y 件传给订仓公司，请订仓公司报信代理凭公司提单放货;并注明费用c)货代单的发放：必然是在与船公司对单，明确承认船名、航次、柜号、封号、目的港等资料没有差错后才能发单，若有人客特殊要求提早拿单，请向相应职员声请，批准后让人客写"保函"后才可放单-另：若是深圳直航船，凡是明确承认大船开航后才可签名后发出提单给人客若是喷鼻港转航船，提单上显示喷鼻港大船名，凡是明确承认喷鼻港大船开航后才可签名后发出提单给人客若是提单上显示驳船名，驳船开航后就可签名后发出提单给人客d)提单的倒签：一般船公司是不接受提单倒签，货代单可接受但要写保函(盖公章)公司要求：越15天的近洋航路可倒签1天，由操作主管卖力签字审查核定，跨越以上期限者，请营业员写声请向经理批报，得到容许后方可接单e)所有货代单上人客一些特殊要求的必然要叨教，批准后再接单f)公司提单号的编制：前六个为英书契母，是启运港和目的港的三字简码，后面八个数码为公司工作号g）正本提单（无论是M B/L照旧H B/L正本必然要留C操作Y件）寄出正本提单后必需打小灵通明确承认客户是不是在预先规定日子收到九、付款付款方式根据营业员与人客/订仓公司谈好的方式去做熬头次合作的订仓公司的收款方式（转帐/可否收现金）、帐号及汇率由操作供给给财务，之后由财务同一内部打叠整顿注重：关于走MAERSK的船，无论是向偕行订仓照旧直接向船东直接订仓,付款必需在头程船开出后十天内（包括周六及周日）付清，不然有滞纳金产生，具体费用如下：1）头程船开出后第0-9天支付：第套提单加收3）头程船开出后第17-23天支付：第套提单加收4）头程船开出后第24-30天支付：第套提单加收5）头程船开出后第31天或者以上支付：第套提单第天加收说明：以上天数包括工作日和节沐日在内，从1999年9月8日起，马士基就已经实施此划定往后咱们有配MAERSK的柜子请操作必然要在付款声请单上注明具体情况，奉告财务在划定时间内付清也请财务赐与监视和提示，以避免产生不必要的损掉*/付款方式1）P P：F R E I G H T P R E P A I D A）付款埋单：人客付款再放单(出船东单必然要付款埋单) 根据到港日提早报信人客付款，人客付款后公司再给付订仓公司，报信代理放货B）其它：月结/凭水单放货/出货后X天付款（拖车或者埋单）说明：此中AB两种付款方式由操作卖力催款，C付款方式由财务催款，如操作追不到款请营业协助同时也要求操作把追款的情况反馈给营业，以避免迟延耽误人客提货2）C C：F R E I G H T C O L L E C T*/相关一些费用单1）D E N I T N O T E的打印:要求一式二份(如人客有要求寄正本要打三份),包括月结人客每票货也要打两联/三联D E B I T N O T E.a）二份:一份交于财务;一份传真给人客后保留在F I L E S里.b）开给客户的DENITNOTE现必需有营业和审查核定人签字后盖章方可传真给或者寄给客户.如客户开,先从体系中打出格局，请营业签字,人客明确承认OK后将OK件交由财务开出正本注重：如人客无特殊要求，"内部实质意义"一栏开"运费"或者"海运费"2）付款声请单的填写（所有的海运、国际特快专递、现金结算帐目的拖车和报关行等要写付款声请给财务）a）截关日之前要将付款声请EMAIL给财务，若有订仓公司的DEBITNOTE请附上，如无可后补b）截关日之前费用已经定的，订仓公司的DEBITNOTE要于开船日后两天内（包括开船当天）必需补交于财务，注明相应工作号支金额后交于财务d）无论截关日之前费用已经定照旧未定，如拿到订仓公司的DEBITNOTE之后发明与付款声请单上预支金额不符，在F M S体系中更改计费后,将订仓公司不错的D E B I T N O T E交于财务总之无论何种情况，在截关日（关于海运C A S E）操作要上交付款声请单给财务*/注重：A、接到订仓公司的DEBITNOTE之后要先查对金额，之后也要查对并修改其币种及金额与F M S体系中计费连结相符B、如出MB/L正本操作最佳先与人客明确承认是交付现金金照旧转帐于公司，预计何时拿单，然后将此信息奉告财务（最幸亏付款声请单上注明）所有偕行财务不接受交付现金金续单，财务部见水单后才付款正常理况下，财务见人客的付款水单才摆设付款月结人客除外诺言好的直接人客，财务部可先付款续L,见款放单，但需营业向财务提出声请*/说明：A所有包括海运的CASE都要写付款声请单，包括海运费与订仓公司月结和到付的如许要求所有海运CASE的放货操作必需接到财务的放货报信（在FMS体系中做放货）才可放货如客户是交付现金金给财务，收到运费后请财务部报信一收操作，同时也要求操作追款时先明3）人客付款水单：收到人客付款水单后先查对金额是不是不错（连结应付D/N金额，水单金额，FMS体系上金额相符），然后在水单写上对应的JOBNO和操作人签字,交于财务明确承认是不是到帐一份留在F I L E里留底*/注重：多种币值请在水单上注明收款金额和汇率4）付款给订仓公司的水单：接到财务给的水单后，熬头时间传真给订仓公司，请对方放货或者放单与订舱公司月结的公司有三家：a)散货：敷裕若收到财务可放货的报信，操作便可追上面所说的公司做电放或者放单6）费用结算单的打印:打印费用明细单，请操作员、营业员、WINNIE、财务明确承认费用，八方签字后复印一份将正本交于财务W I N N I E处每月八号签字完结同一上交财务说明：每月要求在五号之前将上月所有费用单打出，若有特殊情况向主管说明每月十号之后不得修改上月工作号之C A S E的所有计费因为已经锁定计费，各种生产进度报表已经做出1）对外报汇率：U S D1=== 2）特殊收款汇率划定：a）对人客，公司要求不能低于U S D1===，若低于此汇率，按实收金额计费，若跨月才知汇率吃亏，吃亏额计入该营业员下月CASE中*/以是要求操作拿到人客水单后先查对,如直客付款低于此汇率,按实收金额计费.如已经出费用单,也要重打印,重签字,如已经锁定计费,吃亏额计入该营业员下月C A S E中10、放货：操作必然要接到财务的书面报信，才可放货/单十一、资料打叠整顿所有操作步伐完结，将资料打叠整顿,装订后交财务处，以便财务计费说明：1）在营业出入一览表中必需有营业员,运价明确承认人,操作,及审查核定人签字.2）打叠整顿顺序：（大体上按照操作的顺序去打叠整顿）a）营业出入一览表b）人客的B O O K I N G F O R M c）公司向订仓公司的B O O K I N G F O R M d）订仓公司传给公司的S/O e）派车委托单f）拖车行回传于公司的派车委托单g）公司传给人客的拖车回执h）人客给公司的出货明细i）公司传给报关行的出货明细表及报关委托单j）报关行传于公司的报关底单k）人客传给公司的提单补料l）人客提单O K明确承认件m）公司传给订仓公司的提单补质料n）公司明确承认给订仓公司的提单O K件o）电放保函/电放信p）公司开给人客的DEBITNOTE/INVOICE和订仓公司传给公司的DEBITNOTE/INVOICE/公司传给代理的B A L A N C E S H E E Tq）人客付于公司和公司给付订仓公司的付款水单.r）其他一些特快专递底单,提单倒签保函等相关资料注：此中一此文件在电脑体系中作出用WINFAX传出，可在电脑中作储存，不必打印出来，有一些特殊的文件顺序可做特殊的调解1二、核销单的跟踪一般贸易报关之核销纯一般在报关之后20天摆布可以退出来，请注重是不是有退税联(埋单CASE之核销单由财务卖力催收客户之核销单由操作卖力催收.每月操作会在体系中登记，财务也参考，是不是有遗漏)1）客户核销单退回之步伐：退给客户核销单之前必然要与财务明确承认是不是可退后再摆设当操作接到退回之核销单后在FMS体系里刊出退回，然后将核销单复印一张，如送回给客户请收单人在复印件上签字表收到，如是用特快专递寄回，请特快专递公司取件人在复印件上签字表收到，然后将签字表收到件一并交给J O E R，以便月末做总结2）单证计费：声请金额（美金）X单价=R M B单证费（小数点后数据不取）如：声请金额核销单是单证费：÷=R M B116（五）一些具体操作说明：1、关于营业出入一览表1）营业出入一览表的计费: 每发生一笔费用实时填写在营业出入一览表中，并报信相关职员并尽量附上对方的帐单a）如是海运方面的必需附有订仓公司的D/N.b）如是拖车方面的请拖车行在回执上注明并附上相关票据.(从即日起要求拖车行给回执必需用公司格局填写回传,请操作派车时提示拖车行)c）要是特快专递方面,请注明特快专递单号及寄何文件给谁.d）如是报关方面,必然要传报关委托单,注明报关费.核销单计费必需有报关行的报关底单,如是全包C S R明确承认好费用后必在报关委托单时注明全包费用.e）如是F/A,C/O,熏蒸证,保险等,此类文件操作时必需给到对方公司的工作号及注明费用,并要有正本的C操作Y件留底在F I L E里.f）Y T,S K U&文件渡堆栈必然要按对方的格局写委托单并注明费用.g）如是其他不能有书面明确承认件,有分外费用产生的必需在营业出入一览中说清明细,h）若有任何勾销事变,必需书面报信到对方.2）电脑体系中的计费必需和营业出入一览中的计费连结相符.若有更改,两处同时更改.而且输入电脑计费要实时,准确.3）营业出入一览表的操作标志：a）拿到S/O后在"S/O"栏注明S/O号b）作柜后在"柜号"栏注明柜号c）要是已经发S H I P P I N G A D V I C E在"代理"栏打对号，已经发文件写"O K"d）如报关已经准许通过，请在报关行栏写"O K"e）如已经开D/N或者4）营业出入一览表的填写a）"黑体字"为SALE和CSR必需填写，如未确定请填写"待定"，由操作与客户明确承认后再填写，并报信相关职员如未填全或者不准确，操作不予接单b）由操作填写的项目请操作当真细心填写，请操作日文件互相监视c）如SALE和CSR外出，可由同事代写，操作先操作，但回司后必需在熬头时间由操作请SALE/CSR 将内部实质意义补全并签字明确承认二、关于收付款事变1）收款a）D E B I T N O T E/：（见第九项收款中一些费用单的解释）b）帐号（附帐号使用说明）c）收款水单：对应收计费原则是：D/N与体系计费中币种与金额纯粹相符，实付金额只要按公司最低汇率折算总金额相符便可2）付款a）D E B I T N O T E/b）帐号（首次合作由操作供给所有帐号，之后由财务同一打叠整顿）c）付款水单：接到财务给的水单后，每时间传真给订仓公司，请对方放货或者放单d）FMS体系计费：应付计费原则是：D/N与体系计费币种与金额纯粹相符便可，不管财务怎样付款计费都不需更改，除非财务特殊要求3）付款声请单（见第九项收款中一些费用单的解释）4）放货报信单5）费用结算单：只要费用变更就重打费用结算单6）计费的转移（包括吃亏、已经锁定计费不能更改）3、吃亏C A S E计费1）因客户或者营业员缘故原由而导致吃亏由营业员写"吃亏报告"2）除因客户和营业员缘故原由之外，而因操作缘故原由或者其它外界客不雅缘故原由而导致此票CASE吃亏，无须营业员写"吃亏报告"，吃亏费用也不计入此票CASE之中，而是独自建立一新CASE，由K E V I N签字，编号为K E I V N，吃亏费用输入此新C A S E当中烦请操作和SALES据此操作，也要求操作当真操作每票CASE，避免因各种缘故原由导致吃亏4、操作部门所需完成之生产进度报表1）DailyReport2）营业编号3）拖车参考运价UP-DATE（每月）4）每月营业量计数表5）操作各种通信录的打叠整顿6）操作掉误分析表五、1个C A S E怎样做C A N C E L1）接人客或者营业员报信此票货勾销后，在电脑体系中将发货人改成CANCEL，并将相关资料删除，若有订仓将S/O回传给订仓公司并奉告勾销2）将F I L E装订在营业出入一览表中盖C A N C E L章后交给J O E R，奉告此票勾销六、文件派送一是用特快专递，如路途很近或者人客指定派人收取/送文件，可派外勤或者其他人派外勤取件同一摆设，请操作提早一天填写取/送件声请表，注明：取何文件，地址，接洽人，小灵通，最晚取回件要求若有临时要派人取件或者送件也要同一摆设一、怎样将特快专递登记1）公司有固定的合作的特快专递公司将文件和特快专递单填好后放于SKY处，注明工作号，并在CASE上登记好特快专递单号15号以上的计入C A S E成本2）若有人客指定就用人客指定的特快专递公司3）合作特快专递公司不能邮寄目的地可选择其它特快专递公司二、声请用M o t o r车送文件1）如特需，请先写M o t o r车声请单，请相应主管批准后，再叫M o t o r车2）F M S体系里输入计费，然后将声请单交于财务7、怎样做保险具体操作：。