信息化在工程档案管理中应用的重要性及实施措施

信息化在工程档案管理中应用的重要性及实施措施

摘要：工程项目的档案管理是对工程项目建设过程中形成的材料进行收集整理

而形成的档案工作，所收集整理的资料应含有工程建设过程中所形成所有原始记录，将这些档案材料进行存档以备后期维护提供原始记录作为参考作用，是工程

质量溯源的手段之一。随着计算机网路技术的普遍应用，工程项目档案管理数字

化信息化管理逐步成为其主要发展方向，所以工程档案归档时应增加相应的数字

化档案的收集工作。

关键词：工程档案管理；信息化；计算机

从工程建设角度分析，为满足工程档案的有效性利用，要求相关档案管理人

员要重视工程档案管理的创新，通过进一步分析工程档案信息化管理等相关内容，本文总结了几方面策略，同时也在简析这些问题的基础上探索档案管理发展方向。

1.信息化技术对工程项目档案管理的影响

1.1实现现代化管理模式

信息化的技术可以打破以前的纯纸质档管理模式，通过信息技术的应用，将

工程文档进行电子档存储，可以有效地进行文档的查询和输送。通过信息化技术

在工程项目中更为广泛地应用，可以进行更深层次的档案管理，实现全面的工程

档案管理、系统化的管理。

1.2提高档案管理效率

信息化的技术应用可以提高工程项目档案管理效率。工程项目是比较复杂的

工程项目，里面涉及的资料文档很多，种类繁杂。通过信息化技术应用可以进行

高效管理。利用信息技术将这些数据分门别类，实现统一化的信息管理。利用计

算机、软件技术，对整个工程项目文档信息进行搜集整理，可以建立起属于自己

的数据库，从而可以更为方便地进行数据的采集、传输、存储和分析，让整个工

程项目文档管理变成一个程序化的模式，从而可以提高文档管理的工作效率，提

高文档管理质量。

2.当前工程档案管理存在的问题

2.1缺乏专业人才

相较于传统的纯手写资料管理方法，信息化资料管理对管理人员的综合素质

要求更高，尤其是计算机应用能力。传统的手写记录方法容易出现遗漏、文件丢失、不易查找等问题，这对于后期档案管理以及利用会产生很大的不便，而信息

技术的应用有效解决了这些问题，能够利用计算机自动整理、筛选所需要的信息，为工程的良好发展奠定信息基础。但是当前有的单位资料管理人员年龄较大，完

全没有计算机方面的知识与技能，不能满足资料管理信息化建设的需要。而且，

资料管理工作是一项心细,耐心的工作，但是工资待遇一般，很难吸引高素质人才。人才不足阻碍了工程项目资料管理信息化建设的脚步。

2.2信息化程度不足

工程项目资料管理信息化建设是必然趋势，也已经发展多年，但是信息化程

度不足的问题一直存在。部分工程项目部在资料管理信息化建设方面投入不足，

使得资料管理信息化程度较低，很难发挥作用。这一问题之所以得不到改善，原

因在于建设和施工单位对资料管理尤其是信息化管理重视不足。

3.工程档案管理中信息化技术的应用

3.1积极推进管理体制的改革

在针对重点工程开展档案管理工作的过程中，要结合实际情况尝试构建完善

的档案管理改革体制，针对重点工程档案制定相应的法律法规，对管理工作进行

有效规范和约束。同时也要结合工程项目建设工作的实际情况，完善重点工程档

案管理的各项规章制度，增强档案管理的规范化，为工程项目建设提供良好的档

案资源支持。

3.2信息化建设

以往的工程项目档案主要是以纸质载体进行归档，而这些纸质档案又容易出

现受潮、发黄等情况，使得档案的保存质量下降，甚至由于自然灾害的破坏而丢失。很少将其实施电子化的归档，在实际管理中主要是采取人工为主和计算机为

辅的方式进行，导致这些档案资料自身的信息化水平较低，而新开发和应用的专

业软件并没有与现有的档案综合管理系统同步，加上缺乏专业化的信息化人才，

导致工程项目档案管理信息化水平难以得到有效的提升。

3.2强化工程项目档案的收集与整理

这一工作的开展，主要是部门将工程项目档案工作与其他的工作实施同步规

划和部署落实，并设置专业小组开展档案工作。工程项目的实施应与档案保管工

作同步实施，且尽可能地确保档案收集整理全程的监督指导，并对整个归档制度

进行不断的完善，确保所收集的资料得到及时的归档。尤其是竣工验收的各种材料，应及时的移交，严禁据为己有，更不能拒绝归档，若出现档案损毁和丢失的

情况，应做到依法查处，及时的督促档案形成单位进行补救。

3.3加强计算机技术的应用

3.3.1建筑工程档案的信息储存

通过将工程项目档案的相关内容和卷内目录录入微机的方式，将实体档案转

变为二次信息档案，提高档案的直观性和可读性，为利用者提供便利，有效提升

档案的利用率。

3.3.2编制检索工具

经计算机加工处理后，将工程档案整合成条目式，即可将总目录打印出来。

在计算机无法自动检索的情况下使用手工检索，此外，还可为相关利用人员或单

位设立检索工具。

3.3.3工程档案的统筹计划

基于计算机技术的辅助，其可以通过摘录组合的形式，数据按照一定规则进

行统计，常见的有按照类别、年份以及地点等，有些还可以按照保管的期限以及

密级等。借助计算机的帮助可以按照用户的意图在极短的时间内准确的提供所需

要的讯息，大大提高了相关人员的工作效率，为后续工作的推进提供了巨大帮助。

3.4台账资料信息管理

试验检测是工程质量管理的重要内容，在开展试验检测工作时，工作开展具

体情况的反映与试验台账有着直接的联系，在工作环境中利用信息管理，就可以

搭建一个良好的台账资料管理平台，试验检测工作开展就会更加顺利有效。在试

验台账信息化管理的过程中，可按照以下的步骤进行：接受委托→登记样品信息

→选择试验项目→生成样品委托单→核算试验费用→生成收费单→通过试验台帐

进行试验→汇总各项试验指标→生成试验报告→样品留样，依据信息管理可快速

地对试验检测中各项委托样品试验情况进行分类整理，并可有效追踪结果，确保

了试验数据的准确性。

4.工程档案管理的创新发展对策

4.1有效的利用现代化的大数据功能优势

随着我国互联网信息科学技术的不断发展，一类“大数据”的概念应运而生，