档案信息化建设与工程档案管理

档案信息化建设与工程档案管理

摘要：随着工程项目规模的不断扩大，人们对工程建设的要求也越来越高。

因此，做好档案管理工作是非常重要的任务。档案管理是工程建设过程中的重要

工作，通过推进档案信息化，进一步提高档案管理水平，为工程项目提供高效、

便捷的档案服务，从而推进工程项目健康有序发展。在我国信息化建设过程中，

强化工程档案信息化管理，创新档案管理的手段，以确保我国工程档案信息管理

的顺利实施。

关键词：档案信息化；工程档案管理；策略

引言：在信息技术飞速发展的今天，工程档案管理进入新的发展阶段，深受

信息技术的影响。工程档案是档案管理不可或缺的组成部分，强化对工程建设项

目管理真实信息的收录，渗透在工程建设全过程，对未来行业发展具有指导性作用。

1.档案信息化建设的内容

档案信息化的核心是通过信息录入，将旧的纸质档案转化为信息档案。计算

机技术应用于档案管理，将纸质资源转化为数据以便有效地存储、分类和处理，

使档案管理能实现信息化。利用互联网技术可以查阅和共享资源，形成系统的数

据库，促进资源使用和处理，提高数据管理效率。随着信息化推广的不断深入改

变了传统的档案管理方式。有些档案管理正逐渐从纸质形式转向信息化模式。在

信息化应用于档案管理过程中，人们对档案信息化建设不够重视[1]。从广义上讲，档案管理信息化是档案与社会、文化等信息相结合的系统信息体，涵盖的内容非

常全面，能为单位的决策和预测提供相对有效的参考。狭义上说，档案管理信息

化是一种处理和管理档案信息的技术手段，它能够提高档案管理质量和效率。档

案信息化管理将枯燥的档案转化为有用信息，使人们能够认识到档案信息的价值，档案信息化建设目标是以现代先进的信息技术为基础，将档案与社会系统联系起来，从而进行相对高效的分析与处理，促进档案信息与各类信息的结合，拓展更

丰富的信息内容。因此，广义的档案信息化和狭义的档案信息化本质上是一体的，二者之间有着密不可分的关系。鉴于此，档案信息化建设对工程档案管理有着非

常重要的作用。

2.工程档案管理存在的问题分析

2.1 档案内容不全，管理制度相对落后

工程档案的主要特点就是全面性，也就是内容比较全面，能够给之后各项工

作的开展提供一定的参考。不过大部分的工程档案记录的内容主要就是项目的负

责人、项目的简单流程和对于经费使用等内容，没有单独对于一个项目进行详细

地描述，在之后要是存在相关的需求，比较容易造成档案内容记录不详细，工作

对接较差的情况。不仅如此，如今人员变动幅度较大，传统档案管理制度存在较

多的不足之处，并且整体的工作效率比较低下。

2.2 基础设施落后

第一个是计算机的硬件和软件结构。在一些大中型城市，城市建设文件信息

化目标可以通过自主开发或引进城市建设文件信息系统来实现，但在小城镇和大

多数县，城市建设文件信息化管理目标还需要实现。近年来，互联网技术的发展

也加快了信息建设的步伐，可以进行信息管理的档案机构数量也在增加。二是互

联网、局域网、5G、云建设情况。专业数据显示，只有大部分地级市的城建档案

馆和少数县级城建档案馆可以建立独立的门户网站。但是，根据百度的研究，

100 多个档案馆 ( 只占国家档案机构的十分之一) 建立了网站和页面[2]。

2.3 档案管理人员业务能力存在一定的差异

工程档案管理工作是比较严谨的，而且保密性较强，工作相对复杂，如今企

业规模持续提升，信息化技术发展速度持续增快，有关部门的工作人员也越来越多，工程档案管理工作比较重视信息化管理。所以需要配备专业的人员来开展各

项工作，不过由于大部分工程档案管理人员能力有所差异，专业档案管理知识储

备较差，难以系统地进行管理工作。不仅如此，一部分工作档案管理人员是兼职

人员，在工作对接的时候比较容易产生信息遗漏的情况，因此整体的办事效率较低。

3.加强工程档案管理信息化建设的措施分析

3.1 完善档案信息管理体系

加强信息化管理能够有效保障档案信息工作的发展。建立完善的信息管理系

统是档案管理顺利推进的保证。建立完整档案信息管理服务系统应加强部门合作

和服务联系，严格按照档案信息化的法律条例，建立新的电子管理系统，并加强

内部的信息流动服务。首先，注意建立和改进档案管理制度，以确保工作顺利进行。在信息管理系统的建立、归档服务方面，应建立相应的信息化管理机制，并

与其他信息管理法律法规相结合，确保档案管理政策的全方位落实。其次，档案

管理机构需要加强各部门之间的合作，建立各部门之间的协调机制，积极响应电

子档案管理的新形势。

3.2 增强基础设施建设

如今科学技术发展速度持续增快，给社会各个领域带来了较多的便利，而且

促进了行业的发展和进步，尤其是通过对档案信息化管理的建设运用，可以显著

提升整体的办公效果。对于企业来说需要改善档案的信息化管理基础建设，增强

建设力度，重视对于档案信息管理系统的研发，增强建设力度，在后期也需要积

极地进行维护。企业在进行档案信息化管理工作的时候，需要增强对于基础设施

的建设，购置更加先进的软件和硬件，更新或者是替换那些相对落后的管理设备

和管理软件，积极地改进基础设施，确保可以满足新时代的发展需求，能够充分

地发挥档案信息化建设和管理效果[3]。不仅如此，还需要设置完善的档案数据库，提升整体的安全性，促进档案信息数据库的现代化建设，提升投入力度，配备更

加全面的硬件，确保管理系统能够更加完善。

在信息技术全面发展的背景下，档案管理开始向信息化建设转变，随着通信

管理模式的渗透，通信管理软件已经成为文献管理信息化建设的主要实践方向，

越来越多的机构正在扩大通信管理软件的应用，提高文献管理的效率。为了更好

地适应项目管理信息化的发展趋势，必须提高档案管理人员的信息实践水平，积