公司证照及重要文件管理办法

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公司证照及重要管理办法（试行）

1 目的

为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。

2. 范围

1）营业执照、组织机构代码证、税务登记证、贷款证、行业资质证书、房产证、商标注册证书等证照原件及其申办原始资料；

2）所有资信类文件，如行业标准、验资报告、审计报告、评估报告等；

3）重要文件，如服务项目合同书、投资项目合同书、租户合同书等；

4）总经理指定要求专管的文件资料；

5）公司其他应重点保存的资料。

3 .职责:

4.1营业执照、组织机构代码证、税务登记证、行业标准等由公司办公室设专人负责保管。

4.2 贷款证、验资报告、合同书等由公司财务部设专人负责保管。

4.3 办公室负责相关证照的申办、变更、年审和延期等，财务部配合。

4.4 办公室和财务部要保证证照资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损坏。

4.5 严格交接转移手续。

4. 证照资料的查阅、借用、复印

4.1经部门主管领导批准后，可对以上证照、文件资料进行查阅，但合同书、验资报告需经总经理或主管副总同意方可查阅。

4.2 如因工作需要借用相关证照，经办人须填写《证照借用申请表》，经相关领导批复后持表办理借用手续。如遇特殊情况，可电话请示同意后办理借用手续。

4.3 经总经理、主管副总同意后可对相关证照复印，包括提供现成的复印件，需在复印件上注明用处。

5 :违规责任

5.1 凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证照及重要文件资料遗失的，由证照保管人员承担补办费用及相关责任；

5.2 凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料灭失，由借用、借阅人承担补办费用及相关责任； 5.3 如因机要员主观原因造成的证照逾期年检等行政罚款均由证照管理员自行承担。

7.支持性文件与质量记录:

6 支持性文件

6.1 《证照借用申请表》

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