U8第3章基础档案设置

第三章基础档案设置

基础档案设置先后顺序如图3-1：

外币设置会计科目设置凭证类别

部门档案职员档案

客户分类客户档案

供应商分类

地区分类供应商分类

存货分类

存货档案

计量单位

图3-1

编码档案设置的条件限制：

●客户、供应商、存货档案编码中可以输入字母、数字和汉字字符。

●其他文本文件：除特殊字符（< > & ：* 、 % ` | ？）外，其他所有字符都可以

输入。

●规格型号可以输入下划线“-”。

●所有档案记录，只要新增记录，没有使用过，除编码外该记录中的所有内容均可修改。

●所有档案记录，若为新增记录（没有使用过），或者是结转上年后，新年度账中该记

录没有任何数据信息，则该记录允许删除。

1 机构设置

1.1 部门档案

双击基础设置中的【部门档案】，显示如图3-2界面：

图3-2

点击〖增加〗按钮，在编辑区输入部门的编号、名称、负责人、属性、电话、地址等基础信息资料，其中部门编码和部门名称必须输入。部门编号必须符合部门编码级次原则。

如果要在“销售管理系统—信用控制”中选择“部门信用控制”，则这里必须输入部门信

用状况。

应用指南

在网络操作中，可能同时有多个操作员在操作相同的目录。您可以点击〖刷新〗按钮，查看到当前最新的目录情况。

1.2 职员档案

主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。

双击基础设置中的【职员档案】，显示如图3-3界面：

图3-3

在左边目录区选择要增加职员的部门，点击〖增加〗按钮，在图3-4界面中输入职员的编号、姓名、所属部门、信用额度、信用天数、信用等级等相关信息资料。其中职员编号、

职员名称和所属部门必须输入。如果要在“销售管理系统—信用控制”中选择“业务员信用

控制”，则必须在这里输入职员信用权限。

图3-4

2 往来单位

2.1 客户/供应商分类

如果想对客户/供应商进行分类管理，则需建立客户/供应商分类体系。用户可将客户/供应商按行业、地区等进行划分。

用户双击基础设置中的【客户分类】，显示如图3-5界面：

单击〖增加〗按钮，可新增一个客户类型，在编辑区输入客户分类编码、名称，注意客户分类必须逐级增加；单击〖修改〗按钮，可对除客户分类编码外的其他客户分类信息进行修改；单击〖删除〗按钮，即可删除当前分类，注意已经使用的客户分类不能删除，非末级客户分类不能删除。

图3-5

供应商分类设置的操作同客户分类。

2.2 客户/供应商档案

完成客户/供应商分类设置后，开始进行客户/供应商档案的设置和管理。供应商档案设置的操作同客户档案。

双击基础设置中的【客户档案】，显示如图3-6界面：

图3-6

操作说明

增加客户档案信息

在屏幕左边的列表中选择一个末级的客户分类，点击〖增加〗按钮，显示如图3-7“添加客户档案”界面，分别填写基本页签（如图3-7）、信用页签（如图3-8）、联系页签（如图3-9）和其他页签（如图3-10）内容，增加客户信息。

基本页签

填写一些主要客户信息，其中带“*”为必输项，输入客户的基本资料，包括客户编码、客户名称、客户简称、所属分类码，这些信息资料在以后的日常业务处理中中作为一个客户区别另一个客户的主要标识，是必输项。

图3-7 图3-8

信用页签

输入有关用户信用等级、信用期限等客户信用信息；如果您在应收款管理中选用“根据单据自动报警”，那么在这里要输入相应的信用期限；如果您在应收款管理中启用“信用额度控制”，那么在这里应输入信用额度的金额。有关客户信用的控制，

请参见《销售管理使用手册》中的信用控制部分。供应商的信用控制主要在应付款管

理中使用。

图3-9 图3-10

“联系页签”输入一些与客户联系所必须的联系信息，例如电话、地址、邮政编码、联系人等；其他辅助信息在“其他页签”中输入。

如果系统提供的档案项目不能满足企业的特殊要求，请启用自定义项设置功能，设置

您需要的档案项目。有关自定义项的详细描述请参见本章8.2自定义项。

如何实现并户

在设置、管理客户/供应商档案时，要注意要保持每个客户/供应商的唯一性，例如在客户/供应商名称中有用友公司和用友（软件集团）公司，而实际上这是同一个客

户/供应商，象这样只能保持一个用户名称，此时可以使用系统提供的并户功能，点击

客户/供应商档案中的〖并户〗按钮，弹出如图3-11对话框：

图3-11

输入被并户的客户/供应商编码以及并至客户/供应商处的编码，确认即可。系统提示并户

成功，则表明已完成并户，被并户的客户/供应商将不再出现在客户列表中，只保留并至

用户的基础档案信息，被并户客户/供应商的业务数据保留并入并至用户。

2.3 地区分类

如果您的企业需要对供货商或客户按地区进行统计，那就应该建立地区分类体系。

地区分类最多有五级，企业可以根据实际需要进行分类。如：您可以按区、省、市进行分

类，也可以按省、市、县进行分类。

双击基础设置中的【地区分类】，系统将弹出如图3-12界面：

图3-12

操作方法

●增加地区分类

单击〖增加〗按钮，在编辑区按照编码原则输入地区类别编码和名称，单击〖保存〗

按钮，保存此次增加的地区分类；单击〖恢复〗按钮，放弃此次增加的地区分类。如

果想继续增加，用鼠标单击〖增加〗按钮即可。

●如何修改地区分类

选择要修改的地区分类，单击〖修改〗按钮，进入地区分类修改界面。用户可以在此

对需要修改的项目进行调整，单击〖保存〗按钮，即可保存当前地区分类的修改。3 财务

3.1 会计科目

本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。双击【会计科目】，出现如图3-13：

图 3-13