上海第一百货商店财务管理系统案例研究

上海第一百货商店财务管理系统案例研究

张瑞君殷建红潘淑海陆海峰赵熙

随着企业规模的日益扩大、企业组织结构的日益复杂，企业管理需求相应不断变化。试图依靠一个固定的软件工具来全面实现企业管理需求，已不具有可行性。信息技术环境下，根据企业特殊需求，借用灵活的管理工具来解决企业的特殊管理问题，势在必行。本文从借助管理工具以解决特殊管理要求的角度，采用例证分析的形式，论述管理工具在企业管理中的作用。

一、企业管理要求

上海市第一百货商店股份有限公司是上海一百（集团）有限公司的主要成员之一，该公司主营百货零售，兼营批发、餐饮、旅馆、高科技、进出口贸易、生产加工等。上海市第一百货商店的组织结构图如图1所示：

图1

（一）多级核算体系

正如上海第一百货商店的组织结构图所示，其核算体系是建立在多层次组织结构基础上的二级核算体系：商店和商场。商店财务部对本商店及各商场业务进行核算，各商场财务对本商场的业务进行核算。

（二）商品成本核算方法

上海第一百货商店采用售价法进行商品成本核算，库存商品按零售价入库，差异按零售价扣除不含税的实际成本入商品成本差异，商品销售时按售价结转销售成本，月末商场各商品柜通过商品差价计算表计算商品柜的差价率，并通过差价率计算出已销售商品差价，

从而计算出商品柜的真实销售成本，月末根据商品销售收入、调整后的销售成本以及发生的各项费用、税金等，进行损益核算。

（三）商场和商店之间的核算关系

商店对商场的会计核算是以各楼层商场为单位进行的。各商场的会计核并是以整个商场为一个独立核算实体，商场财务部按商品部分别核算到各商品部下的具体商品柜。各商场每天将会计凭证进行汇总，编制凭证汇总表，上报商店财务部；商店财务部根据各商场的凭证汇总表填制会计凭证人账。商店需要对各商场进行业绩考评，商场需要对商品部和商品柜进行业绩考核。

二、利用管理工具实现多级商店管理模式的解决方案

怎样利用简单、规范的核算系统来实现上海第一百货商店繁琐的财务核算？用友软件公司，针对上海第一百货商店财务核算特点和要求，以成熟的用友总账系统为基础，借助具有强大功能的用友报表工具——UFO，成功地给出了上海第一百货商店财务核算解决方案，完美地构建了上海第一百货商店财务核算系统。

（－）设置多套账，满足多个核算实体需要

商场虽然不具有法人资格，但它作为独立核算的经济实体而存在，因此，需要为商店和各商场分别设立一套账。准确的说，商店账不仅包括商店本身的业务，还需要反映各商场的业务，即商店账是商场和商店的综合账。

说明：在本案例分析中，商场以六层商场为例

（二）通过基础设置，协同商店和商场管理

1．借助科目设置，统一核算尺度

商店设置总科目，商场会计科目从商店科目中选取，并按核算需要在选取的科目下增加具体明细科目；商店会计科目的设置需同时兼顾商店业务和商场会计核算的要求，将其设置成二大类：商店和商场，即每一具体会计科目下分设商店、商场两个二级子目。

商店财务根据具体业务核算情况，在商店子目下再设立相应的三级子细目，商场同样按具体核算要求在商场子目下设置相应的下级科目。

科目设置如下所示：

1001现金

100101商场

100198＿商店

10019801其他

10019802 在途现金

1002银行存款

2商店凭证类别和部门目录设置

（1）凭证类别设置方案

商店需接收各商场的科目汇总凭证，为了方便查询各商场的凭证，并利用凭证信息对各商场进行分析，商店凭证类别按商场楼层进行设计，凭证类别设置如下所示：

00 记账凭证地室

o1 记账凭证一楼

06 记账凭证六楼

98记账凭证商店＿

（2）部门目录设置方案

对于商店而言，各商场是利润中心。商店来要定期考核各利润中心的经营业绩，因此商店以商场为部门，进行部门核算，便于实时对比分析各商场经营业绩。部门目录设置如

下所示：

00地宣

o1一楼

06六楼

98商店

－99其他

3．商场凭证类别和部门目录设置

（1）凭证类别设置

商场每天均需要汇总凭证，并将汇总后的凭证传递给商店。为了配合商店凭证类别设置方式，商场凭证只设置一种类型，即按所处楼层设置类型：

06 记账凭证六楼

(2)部门目录设置

因为商场实行独立核算，商场财务部按商品部核算到各商品部下的具体商品柜。所以商场以商品柜作为部门进行核算。在进行部门目录设置时将各商品部设置为部门，六楼的部门设置如下所示：

部门编号部门名称

BUJPFG 办公家具批发柜

BGYPG 办公用品柜

BXXG 保险箱柜

CJG 厨具柜

（三）以UFO为核心，实现商店、商场、商品部、商品柜的全面核算

UFO不仅提供了函数等分析工具，还提供了二次开发工具。UFO不仅是将核算数据转化为管理信息的核心分析工具，而且是将不同系统连成一个整体的纽带。在上海一百财务系统中，UFO与总账系统相融合，实现了商店、商场、商品部和商品柜四个层次的全面核算。

UFO二次开发的报表系统主要完成两个核算系统之间凭证的转化、商品进销差价分析以及商场、商品部和商品柜的业绩考评等核算和管理功能。上海第一百货商店商场报表系统菜单如图2所示：

1．日常凭证汇总上报

商场财务部每天需要对凭证按照科目进行汇总，编制汇总记账凭证，送交商店财务部；商店财务部将商场上报的汇总凭证和商店自身业务产生的记账凭证汇总到一起，共同完成当天业务信息到会计信息的转化工作。

由于商店下设六个商场，商场下又分设商品部，商品部又要细分为商品柜，每天的销售业务都是根据各类商品进行归集，因此每天上报的凭证数量多达几百张。如果要依靠手工将这些凭证录入到商店账务系统，则不仅耗时耗力，而且出错率会很高。

综合考虑企业的实际情况和UFO的强大功能后，给出了采用UFO的二次开发功能，来实现商场凭证到商店凭证的转化方案。

处理流程如下：