合同、档案管理办法

合同、档案管理办法

一、合同、档案管理职责

1.负责部门各类合同、协议提出初步审查意见，修改后及时上报、审核。

2.档案管理必须有指定专人负责，严格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、归档等工作，确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及时准确。

3.各类档案一律采取纸质版档案（双方盖章版）和收费平台电子档案保管同步的方式，确保档案查阅快捷、准确。

二、合同、档案分类

1.法规性文件：合同模板经各级领导审批后，由部门自行编号、签订、存档。

2.重要文件：政府、集团下发的重要文件，以红头文件形式的重要文件要严格归档。

三、档案管理规定

1.建档：档案管理人员收集到的档案资料，应按照档案性质进行合理分类，建立电子档案和纸质档案，确保电子文档记录与纸质档案一致。

2.编号：同类档案资料，按收到资料的时间先后顺序进行排序，以便查阅。

3.保管：采用文件盒或档案袋对各类档案进行装存，文件盒或档案袋上必须标注清楚档案分类名称、年份等。

4.存档：档案保存期限分为定期、永久。

四、档案日常使用规定

（一）借阅流程：因工作需要借阅档案时，由借阅人填写审批单，经相关领导审批后，方可借阅，并注明借出和归还日期，以备及时催还。借阅人不得转借、拆卸、遗失、调换、涂改所借的档案，未经批准不得复印和摘抄档案，确需复印文件或摘抄的，需经相关领导批准。（二）销毁流程：公司任何人或部门未经允许不得销毁公司档案资料。凡属公司档案资料，必须经相关领导批准方可销毁