档案资料整理、组卷要求

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档案组卷原则和案卷的装订

1、质量要求1.1案卷内文件材料必须齐全、完整、准确、载体和书写材料必须符合耐久性要求，不得用复印件代替。

凡需立卷的文件村料，从拟稿、会审、审稿、签发、编号、打字，一律使用有装订线的稿纸和专用打印纸。

文件材料必须用毛笔、碳素墨水、钢笔（兰黑墨水）书写，严禁使用圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、铅笔、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料。

1.2案卷厚度文字材料一般不超过15mm，图样材料一般不超过50mm。

1.3文字材料与图样材料分别组卷。

文件材料数量少的也可合并组卷。

密不可分的文件依序排列在一起，文字材料在前，图样在后；若以图样材料为主，文字材料是对图样材料的补充说明，就可图样在前，文字材料在后。

2、组卷的方法组卷要便于档案的利用和保管。

2.本公司档案的组卷同一问题、同一事件、同一次会议、同一类别的文件要一起立卷；文件的正本与原稿、请示与批复、正件与附件、来文与复文、转发文件与原件、文电要放在一起立卷。

组卷应注意以下几点：（1）、分年度将档案按其形成或针对的年度分开。

（2）、分大类、分二级类将文件按单位的职能分工分开。

（3）、分级别将上级文件、本单位文件、同级机关和非隶属机关，但联系紧密的上、下级文件，如上级的批复，下级的请示等，应与本级文件放在一起。

（4）、分机构将文件按其形成或承办部门分开。

外单位的要把直接主管与非主管单位分开。

（5）、分问题将文件按其所反映的问题分开。

（6）、分期限将文件按不同的保管期限分开。

（注：永久卷中不许有短期保存的文件）2.2基本建设类2.2.1按子项工程，单项工程，专业性质等特征组卷2.2.2前期工程中的动迁协议书按年度组卷，不同年度的文件一般不得放在一起组卷，但跨年度的请示与批复放在复文件组卷。

水、电、地质勘探等资料分别组卷。

2.2.3设备仪器购置，安装与调试，使用与维修，更新改造阶段形成的文件材料，应与设备档案合并一起组成一卷。

3、卷宗内文件材料的排列3.1由同一个责任者关于同一问题的文件材料所组成的案卷，按重要程度或形成日期顺序排列。

各种档案组卷内容要求

各种档案组卷内容要求一、党政工团档案1、党务工作档案：（1）上级文件，（2）组织建设材料（机构、党员名册、新党员批复等），（3）党支部计划，（4）各种活动记录及原始材料（三会一课、理论学习、党员活动等），（5）各种总结（含党员个人总结）。

2、行政管理档案：（1）上级文件（先级别后时间、同类字号放在一起）（2）学校远近期规划、工作计划，（3）学校各种组织、校务分工，（4）学校各种规章制度、岗位职责，（5）会议记录，（6）工作总结。

3、工会工作档案4、团队工作档案：（1）有关文件，（2）组织建设，（3）工作计划，（4）各种活动记录，（5）工作总结。

二、教育教学管理档案1、德育工作档案（含师德档案）：（1）文件及组织机构，（2）工作计划，（3）各种活动记录（主题班校会、专题活动等），（4）三结合教育材料（家长委员会、家长学校、各种社会活动等），（5）升旗记录，（6）德育成果登记或证书复印件，（7）中小学生日常行为规范考核登记，（8）工作总结。

2、教学管理档案：（1）上级文件，（业务部门）（2）班主任工作计划、总结，（3）教师教学工作计划、总结，（4）课程表、作息时间表、月（周）工作安排表，（5）点名簿、记分册，（6）视力测试记录，（7）教学成绩统计表，（8）毕业生情况统计表。

3、教研工作档案（含校本教研档案）：（1）组织机构，（2）学校及教研组活动计划、记录、总结，（3）教研成果登记。

4、教育科研档案：（1）组织机构，（2）科研课题及计划，活动记录、总结，（3）成果登记。

5、师资培训档案：（1）有关文件，（2）组织机构，（3）计划、活动记录、总结，（4）有关成果登记。

6、教师管理档案：（1）教师学历职称情况统计表，（2）教师基本情况登记表，（3）教师学历、职称证书、计算机等级证书复印件，（4）教师业务卡。

7、二课活动档案：（1）各种领导组织，（2）活动计划、措施，（3）活动记录原始材料，（4）成果登记。

档案质量要求

档案质量要求The document was prepared on January 2, 2021立卷案卷质量要求第一条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目.第二条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用.第三条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整.第四条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷；绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷.第五条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷；没有复文的,放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行.第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列.第六条卷内文件材料应按非列顺序,依次编写页号.装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号.第七条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录.填写的字亦要工整.卷内目录放在卷首.第八条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内.若无情况可说明,也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责.备考表应置卷尾.第九条案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰.第十条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订.装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订.第十一条案卷各部分的排列格式：软卷封面含卷内文件目录一文件一封底含备考表,以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存.第十二条本制度自印发之日起实施.。

档案馆归档资料立卷装订要求

市城建档案馆对归档文件质量、立卷、排列、编目、装订的要求（2011）1、归档的工程文件应为原件，因为只有原件才具备法律依据。

例如：天富房地产开发公司 51＃小区天富康城静园 1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时开工，工程准备阶段文件（开工前）只有一份原件,原件应放在 1#楼内，其它五栋楼必须在备考表里写明原件在 1＃楼内(这一点对若干年以后查档案十分重要)。

2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

3、工程文件应采用打印或者耐久性的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。

4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为 A4 幅面。

6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，有些图（如公路竣工图）是计算机出图，但必须清晰，但不得交计算机出图的复印件。

7、所有竣工图均应加盖竣工图章。

竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样，施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

竣工图章示例如下80竣工图15 50施工单位7编制人审核人7技术负责编制日期7人监理单位7总监现场监理720202020竣工图章尺寸为：50mm×80mm 竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，有重大改变的，应当重新绘制竣工图。

不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成 A4 幅面，图标栏必须露在外面。

立卷的原则和方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。

档案分类、排列、编号规则

精心整理档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C ）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX 单位的《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3(D)一个永久（XX 年（D10)件号全宗号：4位，如“0134”年度：4位，如“2013”保管期限：1或3位，如永久“Y ”，长期“C ”,短期“D ”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。

机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ ”表示。

件号：4位，如“0001”二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。

档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4位，如“2009”123案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号4、计生（再生育审批档案）：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期。

案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号5、二轮土地承包档案：按“件”整理，一个年度一保管期限一流水号，保管期限为永久，机构或问题号为ELTD。

档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号6、综治（调解案件档案）：按“件”整理，一个年度一个流水，保管期限为永久,机构或问题号TJ。

档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号7、信访档案：XF。

1、JJ2、JJ3、2为SB。

五、特种载体档案：分为实物档案、印章档案、照片档案、光盘档案。

载体分类号分别按序设为SW、YZ、ZP、GP。

1、实物档案按卷整理，目录号为SW。

档案的立卷方法和要求

档案的立卷方法和要求
四.归档文件整理工作的内容和方法
1.案卷的含义和组卷要求 1)案卷的含义
案卷是档案基本的个体保管单位, 它是一组具有有机联系、价值和密级大体相同的文件的集合体. 构成案卷的四个要素: a)文件的集合体,案卷是管理档案的基本单元; b)它们的价值大体相同(就是说案卷里面各种文件的价值基本一致); c)密级大体相同; d)材料具有有机联系(这点最重要).
档案的立卷方法和要求
3.文件部门整理的优点
1）可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门业务工作情况，了解文书处理过程的长处，有利于提高整理的质量和工作的效率。 2）文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失，有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、完整和保密。 3）文书部门暂存当年文件，方便了本部门工作人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。 4）有利于档案工作的全面开展。
5）会计档案按归档材料的保管期限呈递减排列,凭证按时间顺序排列.
6）应当按照房地产权属变化、产权文件形成时间及权属文件主次关系排列(如文字混合卷:文字在前、图件在后).
档案的立卷方法和要求
4.案卷编目方法(办法的第十八条)
4.1.文书档案案卷编目方法
4.1.1填制文件目录和加盖归档章文书档案应对案卷内的文件填制文件目录,按照卷内排列顺序
4.1.3填制案卷封面每一案卷需填写案卷标题(题名) 、年度、保管期限、
机构名称、起止件号.
档案的立卷方法和要求
4.1.4填制案卷目录(数量)表用于逐卷登计案卷封面上的基本信息.每一
案卷的登录内容由下面表格项目构成. 案卷目录(数量)表
(采用excel表格,统一表格到院内网中获取) 案卷(顺序)号题名年度页数期限备注

档案室各项工作规章制度(精选11篇)

档案室各项工作规章制度（精选11篇）档案室各项工作规章制度1一、为了充分发挥档案的利用率，组卷时必须做到材料齐全、字迹清晰，装订结实、整齐、规范、排列有序。

二、对属永久、长期保存的档案，发现有破损、褪变现象，做到反复修复，保证档案的完好性。

三、严格执行档案借阅、保密等制度，防止人为散失、泄密和损缺，确保档案的完整安全。

四、为了便于查找和利用，做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作。

五、落实各项措施，切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作。

六、档案入室和移出要有登记和统计。

档案室各项工作规章制度2一、档案室是开发利用档案资料信息的窗口，储存档案史料的要地，无关人员不得随便进入。

二、经常检查室内、箱内的防火、防潮用品，切实做好“七防”工作。

三、档案管理人员对室内实行天天小扫除、一周大扫除制度，保持室内的整洁和档案的质量。

四、档案管理人员下班时，必须把放案卷的箱柜上锁。

做到离室随手关门、关闭电源、锁好房门。

五、档案库房内严禁吸烟，杜绝明火入室，确保档案室的安全。

档案室各项工作规章制度3一、非本室工作人员，不得擅自进入档案室，确因工作需要，须经批准同意，由本室人员陪同方可进入。

二、库房内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西。

三、做好库房内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案室卫生整洁、安全。

四、案卷查阅完毕要及时归还原处，出借案卷要经过批准，并办理好借阅登记手续。

五、对档案室所藏档案要进行经常性检查，发现问题及时采取有效措施。

六、档案室钥匙做到专人负责保管不准随意给他人使用，若发现遗失应予全部调换。

档案室各项工作规章制度4档案室是学校档案存放的重要场所，因此必须采取必要的措施，以保证档案资料的储存和安全，为强化对档案资料的科学管理，特制定以下制度：1、档案室钥匙要专橱保管，不准随身携带，门窗要及时关闭上锁。

2、档案室柜具要编制顺序号，排列整齐，便于工作。

案卷组卷要求

案卷组卷要求案卷组卷是指通过合理的方式，将相关案卷分类整理，形成一份具有逻辑性和完整性的档案卷。

在进行案卷组卷时，需要遵循一定的要求和原则，以确保档案的有效管理和使用。

本文将介绍案卷组卷的要求和注意事项。

一、案卷组卷的基本要求1. 分类准确：案卷组卷的首要要求是分类准确。

根据案卷的内容和属性，将其归入相应的文件类别中。

分类准确可以提高档案管理的效率，便于查找和利用档案信息。

2. 文件完整：每个案卷应包含完整的文件资料，确保案卷中的文件能够反映出相应的事项完整的过程。

每份文件都应贴有文件封签，上面标注有案卷的名称、卷号和文件的题名等信息，以便统一管理。

3. 文件排序合理：案卷中的文件应按照时间、地点或者事件的先后顺序进行排序。

文件排序合理可以使档案资料的查阅更加方便，也有利于后续档案的整理和维护。

4. 档案封面规范：每个案卷都应有一份档案封面，上面应标明案卷的名称、编制单位、卷号、时间范围、责任者和备注等信息。

档案封面的规范可以方便归档和检索，也便于对档案进行监管和管理。

5. 案卷注释齐全：对于案卷中的关键文件，应在案卷的附页或备注处进行注释。

注释内容应包括文件的摘要、制作目的、产生背景等相关信息，以便于后续使用和了解。

二、案卷组卷的注意事项1. 统一标准：案卷组卷应按照统一的标准和规范进行，遵循档案管理的相关规定。

统一标准可以提高档案管理的规范性和效率，减少管理过程中的疏漏和错误。

2. 档案编号唯一：每个案卷都应有唯一的编号，以保证档案的唯一性。

档案编号应遵循一定的编制规则，例如按照年份、部门和顺序进行编号，同时应记录在档案目录中，以便日后查阅。

3. 案卷保管措施：案卷组卷完毕后，应妥善保管。

档案室应配备恰当的防潮、防尘、防火设施，确保案卷的安全性和保密性。

同时，应建立案卷借阅登记制度，记录档案的借阅和归还情况。

4. 定期检查整理：定期检查已组卷的案卷，确保文件的完整性和可读性。

如有文件遗失或损坏，应及时补充或修复。

科技档案基本组卷原则

科技档案基本组卷原则
科技档案基本组卷原则主要包括以下几点：
1. 完整性：组卷时要尽可能收录与科技活动相关的各种档案资料，如科研项目的申报、执行和结题报告、科技论文、专利、技术报告等，以便后续研究人员能够全面了解科技活动的历史信息。

2. 系统性：组卷时要按照一定的逻辑和体系进行分类和整理，以方便查找和利用。

可以根据科技活动的主题、时间、地点等特点进行分类，如按照学科领域划分、按照时间顺序排列等。

3. 独立性：组卷时要确保每个档案资料的独立性，即每个档案资料都能够单独存放和查阅，不受其他档案资料影响。

4. 安全性：组卷时要确保档案资料的安全，采取防火、防水、防盗等安全措施，避免档案资料遭到损坏或丢失。

5. 归档备案：组卷后要进行档案的归档备案工作，包括编制档案目录、档案标识、档案编号等，以方便后续的查找和利用。

总的来说，科技档案基本组卷原则是以完整性、系统性、独立性和安全性为基础，通过归档备案来确保档案资料的完整性和安全性，以方便后续的查找和利用。

档案资料立卷归档规则

档案资料立卷归档规则为了完整、准确、系统地保留公司生产活动中形成的具有保存价值的文件材料，保持文件之间的历史联系，便于查找和利用，依据有关国家标准和规范，结合公司具体情况，特制定本规则。

第一条、本规则规定了公司文件材料归档整理的原则、方法和基本范围，并以工程项目资料为例。

第二条、本规则依据国家档案局《工业企业档案分类试行规划》，自治区档案局《企业事业单位管理文件材料归档整理试行规划》和国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》国家标准（GB/T11822—2000），结合公司具体情况制定。

第三条、名词一、立卷---公司本部各部门或项目部的文件资料管理工作人员，将平时收集、保管的文件，对其中已形成结果齐全的文件、技术资料按归档的标准和要求，进行分类整理，装订成册的工作过程，称之为立卷。

二、移交---是指项目部在工程竣工后二个月内或公司本部各部门在每年1月底前将上年度本部门工作形成的文件资料立卷、造册，移交公司档案室保管的过程。

三、归档---凡是反映本公司工作（含工程施工）生产活动，具有查考利用价值的文件材料，通过相关人员移交档案室档案管理人员管理，称之归档。

四、销毁---是指由档案部门负责人和档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴别、登记后，会同公司指定的监审部门人员一道将保管到期的档案进行处理（一般焚烧、粉碎处理）的工作过程。

第四条、文件材料整理排放的要求。

文件材料的整理以件为单位进行分类、装订（整理、装订排放要求见下表），再按分类进行排列、编号、编目，装盒，按此顺序进行，直至编入总目录中上架摆放、保管、利用（参阅）整理单位：一般以每份文件材料为一件，每项工程图纸为一件。

第五条、文件、资料、图表立卷、归档的要求一、移交公司档案室文件、资料、图表份数为一份，有原件者应交原件，承包的工程如业主或甲方另有要求时，按其要求移交他们所需的份数。

二、立卷的要求：文件、图表必须书写工整，字迹、线条清楚。

档案整理、装订要求

档案整理、装订要求
一、整理
1、去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行托裱。

2、文件材料卷对同一案卷来说，整理后卷内文件材料必须做到统一297mm×210mm（A4），卷内其他不同尺寸的材料，通过折叠、裱贴等达到统一，裱贴时，应在左边留出25－30mm装订边。

3、图纸一律按手风琴折叠法，折成四号图幅规格（297mm×210mm），图签外露于右下角，图纸不应露白。

4、整理资料过程中不能出现铅笔和蓝色油笔，统一用黑色签字笔。

施工日志要手写，不能机打。

二、装订
1、案卷采用装订和不装订两种形式。

即文字材料装订，图纸不装订。

2、档案组卷装订要求：案卷厚度为20－30mm、装订采用塑料封条打孔装订。

项目档案资料收集、整理、组卷、归档,汇报

项目档案资料收集、整理、组卷、归档是项目管理中不可或缺的一环，对于确保项目顺利进行、维护项目历史记录、支持项目决策等方面具有重要意义。

一、项目档案资料的收集
在项目执行过程中，需要定期收集各种项目文档和资料，包括项目计划、会议纪要、合同文件、技术文档、进度报告等。

收集过程中要确保文档的完整性和准确性，及时记录项目进展和变更情况。

二、项目档案资料的整理
收集到的项目档案需要进行分类、编号和排序，以便于后续的查阅和管理。

整理过程中要遵循一定的规范和标准，确保文档的分类清晰、编号唯一、排序合理。

三、项目档案资料的组卷
组卷是将整理好的项目档案按照一定的逻辑关系和顺序组合成册的过程。

组卷时要考虑文档的关联性、完整性和易用性，确保组卷后的档案能够全面反映项目的全貌和过程。

四、项目档案资料的归档
归档是将组卷好的项目档案按照一定的存储和管理要求进行保存的过程。

归档时要选择合适的存储介质和方式，确保档案的安全性、可访问性和可持续性。

五、项目档案资料的汇报
定期向项目相关方汇报项目档案资料的收集、整理、组卷和归档情况，以便于各方了解项目进展和文档管理状况。

汇报内容应包括档案的收集情况、整理成果、组卷方法和归档状态等，同时要关注各方对档案管理的需求和反馈，不断改进和完善档案管理工作。

总之，项目档案资料的收集、整理、组卷、归档和汇报是项目管理中不可或缺的一环，需要认真对待和有效执行。

通过规范的档案管理流程和方法，可以提高项目管理的效率和水平，为项目的顺利实施和成果总结提供有力保障。

档案的整理归档要求

七、档案的整理归档要求1、文书档案应完整齐全符合案卷归档要求2、工程文件的内容必须真实、准确、完整、齐全，与工程实际相符合。

3、工程文件采用打印或碳素墨水，蓝黑墨水书写，签字盖章手续完备。

4、立卷应遵循建设工程文件材料的自然形成规律，保持卷内建设工程文件的有机联系，便于城建档案的保管和利用。

5、单一个建设工程文件由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

6、建设工程文件可按建设程序划分为监理文件、施工文件2部分立卷，卷内不应有重份文件。

7、文件材料主件与附件不能分开，报验申请在前验收在后。

8、卷内文件每卷单独编号，封皮必须编号（卷=合），页号从“1”开始，编号位置在页面右下角。

9、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

10、资料封皮工程名称、施工单位、总监理工程师、编制人、编制时间填写齐全。

11、卷内目录的编制应符合下列规定①序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字1以此标准。

②文件材料名称：填写文件标题的全称。

③形成日期：填写文件形成日期。

年月日用“.”隔开。

④文件载本卷的页号：填写文件在卷内所排的起始页号。

最后一份文件填写起止页号。

6、卷内备考表主要标明卷内文件的总页数，以及主卷项目对案卷情况的说明（注明缺失资料），填写立卷人姓名和立卷时间。

7、文件材料必须装订，装订采用白棉线三孔左侧装订法，（上下孔边距三公分，左侧孔边距一公分，）装订线不得压字，要整齐牢固，每卷厚度不得超过60㎜。

8、装订必须剔除金属物。

八、档案的归档标准（附后）文书档案1、文书档案，个人、单位、工程获奖证书真实、准确、完整。

2、页面整洁、字迹清晰。

3、分类整理、装订成册，符合归档要求，便于保管检索。

4、个人、单位、工程获奖证书收到后及时归档，文书档案一般应在翌年三月底前整理，经档案室验收合格后出具归档回执，逾期不交罚款：5000元。

工程监理1、工程监理资料的归档要求：严格执行国家标准：归档规范GB/T50328-2001，在原档案管理实施标准基础上录入工程监理规划、实施细则电子文本归档，同时将工程竣工验收记录、优质结构评定表单独塑封归档，工程竣工备案表在工程竣工半年后归档。

档案整理标准和要求

档案整理标准和要求1、文书档案：《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001）。

（1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。

（2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。

（3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。

永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。

归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。

填写归档章的项目可盖章也可手写。

字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。

将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。

档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。

]（4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管理系统，做到文件级目录计算机检索。

2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。

（1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。

其中：会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年）会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年总账、各类明细账（15年）财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久）其他类包括：会计移交清册（15年）会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）：（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。

会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。

会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。

建设工程档案归档整理管理规定

建设工程档案归档整理管理规定一、总则为了加强建设工程档案的管理，确保工程档案的完整、准确、系统，更好地为工程建设和城市管理服务，根据国家有关法律法规和标准规范，结合本地区实际情况，制定本规定。

本规定适用于本地区各类新建、改建、扩建的建设工程档案的归档整理管理。

二、建设工程档案的定义和范围建设工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。

包括但不限于工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等。

三、建设工程档案的归档要求（一）真实性建设工程档案应真实反映工程建设的实际情况，不得伪造、篡改。

（二）完整性归档的文件材料应齐全完整，不得遗漏。

（三）准确性文件内容应准确无误，数据可靠，签字盖章手续完备。

（四）规范性文件的格式、编号、装订等应符合相关规范要求。

四、建设工程档案的整理要求（一）分类按照工程准备阶段、监理、施工、竣工、验收等阶段进行分类。

（二）组卷将同一类文件材料按照一定的规律组合成卷，便于保管和利用。

（三）编号对每一卷档案进行统一编号，确保编号的唯一性和系统性。

（四）装订装订应牢固、整齐，便于翻阅。

五、建设工程档案的移交（一）移交时间建设单位应在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆移交一套符合要求的工程档案。

（二）移交手续移交时应办理交接手续，填写移交清单，双方签字盖章确认。

六、建设工程档案的保管（一）保管条件城建档案馆应具备符合要求的档案保管库房，保证档案的安全和完整。

（二）保管期限根据档案的重要程度和利用价值，确定保管期限，分为永久、长期和短期。

（三）销毁对超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。

七、建设工程档案的利用（一）利用手续利用者应办理相关手续，填写利用申请表。

（二）利用方式可以提供原件查阅、复制等服务。

（三）保密要求利用者应遵守保密规定，不得泄露档案中的机密内容。

八、监督与处罚（一）监督检查城建档案管理部门应定期对建设工程档案的归档整理情况进行监督检查。

档案整理技术要求

档案整理技术要求一、档案归档、整理、扫描工作流程及服务内容（一）附件1中的序号1-2：对照我局制定的文书档案归档范围，从区机关办文自动化系统发文中下载属于归档范围的文件，根据《归档文件整理规则》（DA/T22 －2015 ），《广东省档案局关于DA/T22 －2015 〈归档文件整理规则〉的贯彻意见》（粤档发〔2016 〕28号》等有关文件标准进行整理。

区分年度、划分保管期限、文件装订、文件排列、盖档案号章、把归档文件的有关信息著入档案管理系统、文件装盒、装订纸质目录（且需写归档说明）。

具体要求参见佛山市高明区机关档案工作实用手册第65页-76页。

（二）附件1中的序号4：按照科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/t 11822-2008）,具体组卷标准参见佛山市高明区机关档案工作实用手册第77页-86页。

（三）附件1中的序号5：照片档案的整理参照《照片档案管理规范》（GB/T 11821）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）、电子文件归档与管理规范（BG/T 18894）、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T 15）,具体组卷标准参见《佛山市档案局关于印发<佛山市各级机关档案室照片档案整理方法指引>的通知》。

（四）附件1中的序号7-8：一批工商企业注销纸质档案已移交区档案局，需根据纸质目录清单校对每卷电子图像，未移交的工商企业注销纸质档案需每卷校对，是否漏页、软封面内容是否与档案内容不符，如有不符需改正，并制作工商企业注销档案移交清单，工商企业注销电子档案按照一户企业一个文件夹下载，文件夹命名参见佛山市档案局关于印发《佛山市纸质档案数字化验收标准》的通知（佛档〔2013 〕24号）文件要求。

（五）附件1中的序号9：工商企业电子档案数字化参见《广东省工商企业档案电子化综合管理系统使用手册》及《佛山市档案局关于印发《佛山市纸质档案数字化验收标准》的通知（佛档〔2013 〕24号）文件要求。