医药电商文件档案管理制度

珠海横琴新区华源医药有限公司互联网药品交易（第三方交易平台）管理文件

目的：规范档案管理

执行部门(人)：办公室、数据管理部

内容：

文件档案管理制度

一、产品资质档案的收集、整理、保存，完全依托于本公司数据管理部的产品、供货商质量档案。

二、资质档案的收集、归档、更新、建立检索目录由数据管理部档案管理员负责。

三、产品、供货商资质档案以电子版和纸质形式保存。

四、产品资质档案类别包括：供货商资质档案、经营品种档案。

五、供货商资质档案包括：营业执照、药品生产企业许可证、药品经营许可证、医疗器械生产企业许可证、医疗器械经营企业许可证、卫生许可证、保健食品经营许可证、法人委托书、被委托人身份证复印件、质量保证协议书等。

六、经营产品资质档案包括：品种的各种批准证明文件和生产许可文件、检验报告、质量标准、包装备案批件、包装说明书实样。产品资质档案应分类保管，类别为药品、医疗器械、保健品、消毒用品、其它产品。

七、如某品种已停止经营时间超过二年（含），与某供货商已二年（含）未发生业务往来，纸质资料经扫描存档后，将不再保留。

八、每月5日前将供货商资质距失效期45天的名单列出，转专人索取新资质。

九、每月最后2天将经营商品批件距失效期3个月的名单列出，逐一索要。

十、新索取的资料按相关规定存档并补充扫描。

十一、档案资料可随时或定期归档，在归档前应妥善保管，不得丢失。

十二、对于收集到的档案材料应准确登记，做好检索工具。

十三、原始档案不得外借，可复印或传真提供给需求方。

十四、欲销毁的档案资料应毁形后丢弃，部分纸张再利用时应避免原资料的内容和图章可能引起的纠纷。

十五、档案应保存于封闭的柜子中，保持清洁，注意防潮、防虫。档案应有专用资料室，资料室应具有良好的通风、防火、安全设施。