教你如何整理电脑文件PPT模板
电脑文件整理比较好的归类方法
电脑文件整理比较好的归类方法电脑文件整理是日常工作和生活中非常重要的一项任务。
一个整齐有序的文件分类系统可以极大地提高工作效率和生活品质。
然而，由于文件种类繁多、数量庞大，要想整理得当并非易事。
因此，本文将介绍一些比较好的文件归类方法，供大家参考。
一、按文件类型归类按文件类型归类是文件整理的最基本方法。
将文档、图片、视频、音频等不同类型的文件分别整理出来，可以让用户更容易根据需求找到所需要的文件，并且在进行备份和归档时也更为便捷。
1.1文档类文件文档类文件包括Word、Excel、PPT等各类办公文件，可以按照具体文件的用途进行分类，比如工作文件、学习文件、个人文件等。
在进行文件整理时，可以在文件名前面添加描述性的标签，以便快速定位。
比如，工作文件可以添加年份和项目名称，学习文件可以添加科目和章节。
1.2图片类文件图片类文件可以按照拍摄时间、地点、主题等多种方式进行分类。
比如，可以将旅行照片按照具体的旅行地点进行分类，家庭照片可以按照年份进行分类，这样就可以更方便地找到所需的照片，也更容易进行备份和存档。
1.3视频类文件视频类文件可以按照视频内容、拍摄时间、文件格式等进行分类。
比如，可以将电影、电视剧、微电影等不同类型的视频文件进行分类管理，也可以将拍摄时间较近的视频文件进行分组，这样可以更轻松地管理和查找视频文件。
1.4音频类文件音频类文件可以按照音乐、录音、广播等不同类型进行分类。
比如，可以将不同流派的音乐进行分类管理，可以将录音文件按照具体用途进行分类，这样可以更便捷地找到所需的音频文件。
二、按主题归类按主题归类是文件整理的另一种常见方法。
用户可以根据文件的具体内容和用途，将文件进行分类整理，以便更快速地找到所需文件。
2.1工作文件工作文件是大多数人在电脑中存储最多的文件类型之一。
按照工作的不同内容和项目将文件进行分类整理可以有效提高工作效率。
比如，可以创建一个“项目文件”文件夹，再根据项目名称进行细分，再在项目文件夹中按照资料、文档、表格等分类整理文件。
办公室超级整理术ppt课件
THANK YOU
SUCCESS
2019/5/5
Part Three
超级整理术
03 关于电脑和电子邮件整理
One
Two
Three
Four
充分使用电脑 电脑内信息整理 的功能
输入信息制定 邮件的迅速整
规则
理
One 充分使用电脑的功能
为什么要把信息保存在同一台电脑？ 想要的文件不知存在哪一台电脑 有的资料2台都分别保存了，但不记得哪一份是最新版本。 为了使两台电脑的信息同步保存，花费更多的时间和精力。 两台电脑里设计的模式有些不同 与客户往来的电子邮件不知在那一台电脑里。
two 清空混乱头脑
“要经常尝试去创造一种能让自己专注于琐碎工作的环境， 想要创造这种环境首先要整理自己身边的事物。只有养成 习惯，工作时发生头脑混乱的情况就会减少的“ 使头脑变成有一种“空荡荡”的状态 ---就是指“头脑中既没有担心的事情，又没必须做的工作”
头脑中没有需要挂念的事情，思路清晰。 不需要花时间去回忆
Four 制定规则迅速处理邮件
原则： 迅速阅读，只读一次 在无秒钟内判断 邮件要写的简洁、简短（分条，分项写，灵活运用清单） 无法立即回复的邮件，归在尚未处理那一类里，有空一并回复。 尽快回复邮件，对方也会尽快回复。 已读邮件用分类项目进行整理------仅重要文件 未回复的邮件-----------红色 当天需要用到的邮件----蓝色 正在等待回信的邮件----黄色 先报留下来再说的邮件--橙色 保存资料----------------绿色 收到邮件的处理： 未回复的 等待回信的 先保存下来再说的
分类和搜寻的出发点：少花 时间，不需要记忆
Two-3 管理电脑内信息
教你如何整理电脑文件资料PPT文档35页
56、极端的法规，就是极端的不公。 ——西 塞罗 57、法律一旦成为人们的需要，人们 就不再 配享受 自由了 。—— 毕达哥 拉斯 58、法律规定的惩罚不是为了私人的 利益， 而是为 了公共 的利益 ；一部 分靠有 害的强 制，一 部分靠 榜样的 效力。 ——格 老秀斯 59、假如没有法律他们会更快乐的话 ，那么 法律作 为一件的法。— —西塞 罗
31、只有永远躺在泥坑里的人，才不会再掉进坑里。——黑格尔 32、希望的灯一旦熄灭，生活刹那间变成了一片黑暗。——普列姆昌德 33、希望是人生的乳母。——科策布 34、形成天才的决定因素应该是勤奋。——郭沫若 35、学到很多东西的诀窍，就是一下子不要学很多。——洛克
PPT模板整理小技巧
PPT模板整理小技巧
首先打开PPT模板，选择视图，然后选择幻灯片母版
将此幻灯片插入到演示文稿中
将此模板作为演示文稿（.ppt 文件）保存到计算机上。
打开将包含该图像幻灯片的演示文稿。
在“幻灯片”选项卡上，将插入点置于将位于该图像幻灯片之前的幻灯片之后。
（确保不要选择幻灯片。
插入点应位于幻灯片之间。
）
在“插入”菜单上，单击“幻灯片（从文件）”。
在“幻灯片搜索器”对话框中，单击“搜索演示文稿”选项卡。
单击“浏览”，找到并选择包含该图像幻灯片的演示文稿，然后单击“打开”。
在“幻灯片（从文件）”对话框中，选择该图像幻灯片。
选中“保留源格式”复选框。
如果不选中此复选框，复制的幻灯片将继承在演示文稿中位于它之前的幻灯片的设计。
单击“插入”。
单击“关闭”。
全国小信息技术优质课一等奖ppt课件《整理自己的文件和文件夹》
小提示：（1）“回收站”对U盘是 无效的。即U盘中的文件删除时不会 放到“回收站”中，而是直接彻底 删除。
任务四：删除D盘上的“4.2”文件4.2”文件夹，选择“足球运动.jpg”，单 击“文件”菜单中的“删除”命令，在弹出的“确认文件删除” 对话框中选择“是”按钮，即删除完毕。
任务四：删除D盘上的“4.2”文件夹中的图片“足球运动.jpg”
回目录
1
任务二：将文件夹“4.2”中的“花朵.jpg”文件复制到“壁纸”文件夹 中。
回目录
1
2
文件和文件夹的复制还有其他方法， （如：快捷键、右键菜单等）
三、学习移动文件和文件夹 回目录
请同学们打开D盘上的“4.2”文件夹，如果我想将 “小树,jpg”这张图移动到“图片”文件夹中去， 应该怎么做呢？
方法：选择“小树,jpg”，单击编辑菜单中的“剪切”，再打开 “图片”文件夹，点击编辑菜单中的“粘贴”。同学们会发现， “图片”文件夹中出现了“小树,jpg”这个文件，再回到“4.2” 文件夹中，我们发现被剪切的“小树,jpg”文件已经不在了。
一、给文件或文件夹更名
例如，我们需要将作为壁纸图片放入“壁纸”文件夹中，首先我们要将“新建文件夹”更
名
回目录
为“壁纸”文件夹。
任务一：将本机D盘上名为“新建文件夹”的文件夹重命名为“壁纸”。
（方法：选定“新建文件夹”——打开“文件”菜单——选择“重命名”——在文件夹的 名字框
PPT如何在幻灯片中使用幻灯片排序器进行内容整理和筛选
PPT如何在幻灯片中使用幻灯片排序器进行内容整理和筛选幻灯片排序器是微软PowerPoint软件中一项非常实用的功能，它可以帮助用户对幻灯片内容进行整理和筛选，提高演示效果。
本文将详细介绍如何使用幻灯片排序器进行内容整理和筛选。
一、打开PowerPoint软件并创建幻灯片首先，在电脑上打开PowerPoint软件，并点击“新建演示文稿”按钮，创建一个新的幻灯片。
二、添加幻灯片内容在新的幻灯片中，可以添加文本、图片、图表、表格等内容，以展示你的主题。
可通过点击“插入”选项卡中的不同功能按钮，按照演示的需要添加相应元素。
三、进入幻灯片排序器视图在幻灯片编辑页面的右下方，可以找到一个小图标，它像是一个放大镜和几个小方块组成的图案。
点击这个图标，进入到幻灯片排序器视图。
四、使用幻灯片排序器进行内容整理在幻灯片排序器视图中，你可以看到所有的幻灯片缩略图按照顺序排列。
利用幻灯片排序器，可以轻松地对这些幻灯片进行整理。
1. 重新排序幻灯片内容：你可以直接点击某个幻灯片的缩略图，并拖动它到新的位置。
这样，幻灯片的顺序就会发生改变。
2. 复制幻灯片：如果你希望某个幻灯片在演示中出现多次，可以右键点击幻灯片的缩略图，选择“复制幻灯片”。
然后，你可以将复制的幻灯片拖动到任意位置。
3. 删除幻灯片：如果你希望删除某个幻灯片，只需右键点击该幻灯片的缩略图，选择“删除幻灯片”。
四、使用幻灯片排序器进行内容筛选幻灯片排序器不仅可以帮助你整理幻灯片的顺序，还可以利用筛选功能来选择展示哪些幻灯片，以满足不同的演示需求。
1. 隐藏幻灯片内容：右键点击某个幻灯片的缩略图，选择“隐藏幻灯片”。
这样，该幻灯片的内容将不在演示中显示。
2. 显示隐藏的幻灯片内容：如果你希望再次显示被隐藏的幻灯片，可以点击幻灯片排序器视图页面上方的“隐藏幻灯片”按钮。
然后，右键点击被隐藏的幻灯片，选择“取消隐藏幻灯片”。
五、应用幻灯片排序器的改变在完成幻灯片的整理和筛选之后，点击幻灯片排序器视图页面上方的“普通视图”按钮，即可返回到幻灯片编辑页面。
快速分类和管理幻灯片的最优操作方法
快速分类和管理幻灯片的最优操作方法1. 概述在日常工作中，许多人都会使用幻灯片来展示信息，无论是在会议中、教育培训中或者是商务演讲中都会经常用到。
然而，随着幻灯片内容的增多和更新，如何快速分类和管理幻灯片成为了一个值得思考的问题。
在本文中，我们将共享一些最优的操作方法，帮助大家快速分类和管理幻灯片，提高工作效率。
2. 使用文件夹进行分类对于幻灯片的分类管理，首先要做的就是建立良好的文件夹系统。
可以按照不同的主题、目的、部门等因素对幻灯片进行分类。
在存储幻灯片的文件夹中，可以再建立子文件夹，以便更加细致地管理幻灯片内容。
这样可以帮助用户快速找到需要的幻灯片，提高使用效率。
3. 关键词标注在分类的基础上，对幻灯片进行关键词标注也是一种非常有效的管理方法。
使用关键词对幻灯片进行标注，可以使幻灯片在管理系统中更加容易被检索，也可以帮助用户快速找到需要的幻灯片。
还可以通过关键词进行筛选和整理，针对性地进行管理。
4. 版本控制在幻灯片的管理过程中，版本控制也是一项重要的工作。
随着幻灯片内容的更新和修改，不同的版本可能会存在于管理系统中。
为了避免混乱和错误，建议对于每个幻灯片的不同版本进行明确的标注和管理，可以采用类似“v1.0”、“v2.0”等方式进行版本标识。
5. 使用专业幻灯片管理软件除了传统的文件夹管理方式外，还可以使用专业的幻灯片管理软件来进行分类和管理。
这类软件通常具有更加便捷的分类标签、搜索功能、版本管理、权限控制等特性，帮助用户更加高效地进行幻灯片管理。
6. 定期整理和清理在长时间的使用过程中，幻灯片的管理系统可能会出现混乱，某些内容可能已经过时或者失效。
建议定期对幻灯片进行整理和清理，删除过时的内容，更新维护新的幻灯片，保持管理系统的清晰和高效。
7. 培训和使用规范除了管理方法外，对于幻灯片的使用规范和培训也是非常重要的。
通过规范的使用方法和标准，可以有效减少管理系统的混乱和错误，提高幻灯片管理的效率和质量。
利用布局与编号使PPT整洁有序
合理设置行间距和段间距，使文字 排版更加整洁、易读。行间距不宜 过大或过小，段间距则应适当加大 ，以便于阅读和理解。
图片与文字的间距设置
图片与文字的间距
保持适当的间距，避免图片和文字过于拥挤或过于分散。适当的间距可以提高幻 灯片的整体美观度和阅读体验。
文字与背景的间距
设置文字与背景的间距，使文字更加突出、易于阅读。可以通过调整文字的透明 度、颜色对比度等方式来实现。
02
对于不同的内容或观点，可以使用不同的颜色或图标进行区分
，使内容更加清晰。
合理使用动画和过渡效果
03
适当的动画和过渡效果可以增强PPT的吸引力，但过多的效果会
分散观众的注意力。
统一风格
1 2
统一模板和母版
使用统一的模板和母版，确保每页PPT的风格和 格式一致。
保持文字、图片布局的一致性
在同类型的PPT中，保持文字和图片的布局一致 ，提高PPT的专业性。
互动性
加入交互元素，如超链接和触发 器，使演示更加互动和有趣。
THANKS
感谢观看
、饼图等。
柱状图适用于展示分类数据和对 比数据；折线图适用于展示趋势 变化；饼图适用于展示部分与整
体的关系。
选择合适的图表类型能够更直观 地传达信息，提高观众的理解度
。
表格与图表的间距设置
表格与图表内部元素之间的间距应适中，不宜过紧或过松。
间距过紧可能导致元素重叠，影响阅读；间距过松则可能使页面显得过于空旷。
使用清晰易读的字体和字号，避免不 同页面之间字体和字号的不一致。
使用简洁的背景和配色
选择简洁的背景颜色和图案，避免背 景过于复杂。同时，使用统一的配色 方案，保持整体色调的一致性。
提高工作效率---整理好电脑里的资料.34页PPT
31、只有永远躺在泥坑里的人，才不会再掉进坑里。——黑格尔 32、希望的灯一旦熄灭，生活刹那间变成了一片黑暗。——普列姆昌德 33、希望是人生的乳母。——科策布 34、形成天才的决定因素应该是勤奋。——郭沫若 35、学到很多东西的诀窍，就是一下子不要学很多。——洛克
提高工作效率---整理好电脑里的资料.
•
6、黄金时代是在我们的前面，而不在 我们的 后面。
•7Leabharlann 心急吃不了热汤圆。•8、你可以很有个性，但某些时候请收 敛。
•
9、只为成功找方法，不为失败找借口 (蹩脚 的工人 总是说 工具不 好)。
•
10、只要下定决心克服恐惧，便几乎 能克服 任何恐 惧。因 为，请 记住， 除了在 脑海中 ，恐惧 无处藏 身。-- 戴尔． 卡耐基 。
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常用软件
精选PPT
项目管理
适中的层级数 (结构的深度)
01-MyFiles-RS 02-MyFiles-YW 03-MyFiles-LA
……
10-MyFiles-BB ……
调研文件 提交文件 工作安排 终端支持 会议管理
控制文件夹 与文件的数目
50-100个
财务管理
人事管理 商品管理
培训管理
结构 科学化
怎样拯救我们的“脑”
分享者： @沉默Echo
今天围绕三个部分交流
为什么做 怎样改进
为什么要管好电脑文件？
这些悲催的情况有木有？
＠平凡不美
老板 站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！
电脑文件最容易乱的地方在哪里？
＠平凡不美
系统中用户的文 件夹X:Documen-
文本格式转换。
CEB格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。
SEP格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。
要素之三：文件分类：常见电子文件格式2
文件类型
格式
格式特征
格式化文 本文件
RTF格式 格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。 WPS格式 支持数字签名、可向其他文本格式转换。
这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！
4S 清洁 Seiketsu
＠平凡不美
经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？
1
结构
2
命名
3
归档
• 建立完善的 文件结构
• 规范化地命 名文件夹
• 周期性地将 文件归档
4S 清洁 Seiketsu
培养每天清洁的良好习惯？
软件
1、下载软件
• 下载时，把软件存放在规划好的位置中；
电脑文件的“5S”管理
＠平凡不美
整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke)
1S 整理 Seiri
目标：
把需要的文件以定位、定量
以便用最快的速度取得所需。
结构 科学化
盘符 固定化
整理 三要点
＠平凡不美
存放 目视化
1S 整理 Seiri——盘符固定化
电脑的空间因整理变大！ 生活的空间因清理变宽！ 思想的空间因总结变扩！
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
＠平凡不美
小结：电脑文件管理的”5S”
文件
区别
定期
每日
效果
架构
文件
归档
整理
不错
建
分
归
整
推
整理
整顿
清扫
清洁
素养
为什么做 如何去做 怎样改进
1S Skill 1：发挥我的文档作用
＠平凡不美
我的文档
2S Skill 2：发挥＠平凡快不美捷方式的便利
电子文件
文件文件文件 文件文件文件 文件文件文件
要素之一：文件存放路径
＠平凡不美
• 硬 盘 —— 一棵树 分 区 —— 大的枝桠 文件夹 —— 分枝， 内嵌文件夹 —— 小枝桠 文 件 —— 树叶，
• 同样把它当城市－街道－路－小区－单元－房间
• 某一个文件所在的地方：分区\文件夹\子文件夹\文件名， 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径， 这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。
盘符 固定化
整理 三要点
存放 目视化
1S 整理 Seiri——存放目视化
＠平凡不美
规范化地命名文件夹和文件
文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是：
结构 科学化
盘符 固定化
整理 三要点
存放 目视化
文件夹名＝ 2位数字 +“-”+ 文件夹名”
如：“01- 常用软件”、“02 -系统软件”……。
文件名 ＝ 2位数字 +“-”+ 文件名
最大的问题是：
贵在坚持：
人总是相信自己的记忆 人总是很难坚持好习惯
分享与实践
＠平凡不美
把式 光说不练假
把式 永远是又会说又会练的
真
实践者
说 明：
1 本PPT模仿@秋叶语录的作品而成
2 本PPT属个人学习之作，切勿用于商业用途 3 欢迎交流、分享 4 求传播、求扩散
有好想法或建议 请随手 @沉默echo 新浪微博
XML格式
遵循XML技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包 含加密、易于转换。
版式文件
遵循ISO/DIS 19005《文件管理 电子文件长期保存格式 第1部分
PDF格式
PDF1.4的使用(PDF/A-1)》，支持数字签名、格式开放、不绑定软 硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他
如：“01- 演讲比赛”、“02 –培训课件”……。
这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。 一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹 就可以这样命名：“20070801 演讲比赛”、“20070910 嵩山秋景”
2S 整顿 Seiton
C:D:E:F:四个盘符标准规划为：
＠平凡不美
结构 科学化
盘符 固定化
整理 三要点
存放 目视化
计算机
本地磁盘(C:)
操作系统盘
本地磁盘(D:)
应用软件盘
本地磁盘(E:)
工作文件盘
本地磁盘(F:)
私人文件盘
1S 整理 Seiri——结构科学化
＠平凡不美
适合的文件夹 (科学地分类)
项目文件 工具软件
参考文件
tsandSettings**
我的文档 MyDocument
有木有？
桌面 Desktop
有木有？
个人下载目录 X:Downloads
有木有？
文件管理的真谛
＠平凡不美
• 在于文件方便、快速提取
• 科学地分类 和 规范化命名是文件
精髓 管理的
所在
电子文件三要素
＠平凡不美
文件存放路径 文件保存属性 电子文件分类
格式特征
WAV格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换
音频文件
MP3格式
遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的 数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、格式紧 凑、数据占用字节数少、易于转换。
WMA格式 内置版权保护技术、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。
＠平凡不美
对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理
3S 清扫 Seiso
＠平凡不美
定期清除和归档将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态
1、定期归档文件
• 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档
2、定期清扫垃圾
• 安装目录\programfiles\tencent\QQ\ad 这里面是QQ广告 • 安装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow 这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 • 装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow 2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 • 安装目录\programfiles\tencent\QQ\QQMusic\MhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹
•当然，当文件和文件夹不再需要经 常访问时，你需要及时将快捷方式 删除，以免快捷方式塞堵了太多空 间或牵扯了你的注意力。
3S Skill 3：注意区分要处理的和已完成的 ＠平凡不美
科学的电脑文件管理带来什么
＠平凡不美
科学的电脑文件管理
看，这就是我要找的文件！
•访问快捷 •清晰导航
好文件管理让我们工作更轻松和高效！
AVI格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换。
MOV格式 格式紧凑、易于转换。
视频文件
遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的 MPEG格式 数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、不绑定
软硬件、易于转换。
为什么做 如何去做 怎样改进
要素之二：文件保存属性
存档
能看的！ 能改的！
只读
只能看！ 不能改！ 防修改！
＠平凡不美
隐藏
一般你看不到 设置了才能看 可防错误删除
要素之三：文件分类：常见电子文件格式1
文件类型 格式
格式特征
纯文本文件
TXT格式
格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文 本编辑工具阅读、数据占用字节数少。
图像文件
TIFF格式 支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强。 JPEG格式 遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 GIF格式 支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 PNG格式 支持无损压缩、格式透明、易于转换。
要素之三：文件分类：常见电子文件格式3
文件类型 格式
2、安装软件
• 安装软件要安装在合适的位置，并且记住 这个位置。
• 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻 底删除。
资料
1、下载资料
• 下载的各种资料放在临时文件夹；
2、归档资料
• 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类 文件夹中（注意区分已完成和未完成的） 没有用的果断删除。
5S 素养 Shitsuke