如何加强企业预付账款管理

如何加强企业预付账款管理

核心内容：如何加强企业预付账款管理？企业建立健全预付账款管理的相关制度，如预付账款管理责任制度，预付账款的控制制度，预付账款台账管理制度。企业还可以建议财务负责人和内部审计部门定期检查预付账款的使用情况。法律快车小编为您详细介绍。

加强企业预付账款管理的举措

以上列举了预付账款在企业实际核算中可能发生错误的5种情形。为了规范预付账款的使用，使企业提供的财务信息真实可靠，必须对企业的预付账款加强管理。

（一）建立健全预付账款管理的相关制度

1、建立健全预付账款管理责任制度。财务部门工程管理人员负责预付账款中的设备管理工作，材料核算人员负责预付账款中的材料借款管理工作。供应部门负责预付账款的清查催收工作。

2、建立预付账款的控制制度。为了从严控制预付账款的发生，节约货币资金的支出，供应部门要按照经过部门主任、总会计师审批后的购货合同的条款，办理预付账款支付手续，未签购货合同的，不得付款。外委工程不准发生预付账款。

3、建立预付账款台账管理制度。财务部门与客户协商，要求客户建立预付账款台账，详细反映各客户预付账款的增减变动、余额、发生时间、对方负责人、经办人、对方的经营状况、预付账款的清理情况、清收负责人和经办人等情况。同时，将购货合同、签证单和台账一同保管，形成完整档案。

4、建立健全预付账款清理责任制度。供应部门经办人要按购货合同规定的时间，组织交货，验收入库，并在7日内报销。如超过报销期限，超期的款额按每天预付金额的千分之三收取资金占用费。财务部门对所发生的预付账款，如有确凿证据表明其不符合预付账款的性质，或因供货单位破产、撤消等已无望再收回所购货物的，应将其转入其他应收款。每年年终，要组织专人全面清查预付账款，与对方核对清楚，并取得对方签章，做到债权明确，账实、账账相符。

5、建立会计人员培训制度。会计人员要不断接受继续教育，熟练系统地掌握会计理论知识和预付账款的运用，不做错账。

（二）建议财务负责人和内部审计部门定期检查预付账款的使用情况

1、对预付账款进行分析性复核；对大额异常项目进行调查。

2、对期末预付账款余额与上期期末余额进行比较，解释其波动原因。

3、检查预付账款是否存在贷方余额；如有应查明原因，必要时重作分类调整。

4、检查预付账款长期挂账的原因。注意结合应付账款明细账查核是否有重复付款或将同一笔已付清的账款在应付账款和预付账款中同时挂账的情况。

5、企业是否将正常的主营业务收入、其他业务收入、营业外收入记入预付账款，截留各种收入，推迟纳税或达到偷税的目的；审阅预付账款明细账，从摘要、对应账户的记录中发现线索，再进一步查阅记账凭证和原始凭证等相关资料。

6、企业是否利用预付账款业务往来搭桥，为他人进行非法结算活动，以此获取回扣或转移资金，予以贪污、挪用及私设“小金库”；审查预付账款业务合同是否真实合法，有无以虚假或不合理合同串通作弊，虚列预付账款。

7、是否利用预付账款列支非法支出；查证预付账款明细账的账龄长短及相关的凭证，如账龄过长，则有利用“预付账款”转移资金或进行其他舞弊行为的可能。

8、对长期未收到货物的预付账款，可向供货单位进行查询。

综上所述，对预付账款正确使用和加强管理，可以将误用或错用预付账款造成的损失及舞弊现象消灭在萌芽之中，为企业提供真实可靠的财务信息。