实物(荣誉)档案管理办法

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实物档案管理规定

实物档案管理规定本校实物档案是在教学、科研、外事和学校管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品，是我校全部档案的组成部分，是我校各项活动真实、形象、直观的记录。

它的保存与展示，为学校教育和历史研究提供了珍贵的史料，也是对广大师生员工进行爱校教育和对外交流的窗口之一。

为将具有保存价值的实物能够完整、系统地归档保存，更好地提供利用，特对实物档案的管理作如下规定：一、实物档案的归档范围及保管期限1、上级领导来校视察、指导工作时的题词、赠言手迹。

2、出席在我校召开的各种重要国际、国内学术会议的有关领导及国内外友人的题词、赠言手迹、重要会议签到册等。

3、我校团体和师生员工在校内外获得的各级各类奖杯、奖状、奖章等奖品及荣誉证书。

4、友好单位或个人赠送给我校的反映重要活动的锦旗、赠匾等纪念品。

5、境内外友好单位和友好人士及校友赠送给我校的礼品、纪念品。

6、我校各个历史时期的证件和徽章样品，如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章、纪念册及其他证书等。

7、我校师生员工创造发明、勤工俭学制作的实物及模型等。

实物档案的保管期限分三种，重要的定为永久保管，一般的定为长期或短期保管。

二、实物档案的归档实物档案的归档必须完整、系统、准确，各有关单位或个人应及时反映学校重要活动和对国家重要贡献的实物档案移交给学校档案室统一管理。

移交时要附有说明词，包括：活动的主题、时间、地点（地区）、人物等。

1、凡属上级领导来校视察、指导活动产生的实物档案，归口由校长办公室或有关职能部门向学校档案室归档。

2、反映学校及校际间各项活动的实物档案，归口由有关职能部门向学校档案室归档。

3、反映学校外事活动的实物档案，归口由主管外事工作的部门或接待部门向学校档案室归档。

4、反映教学、科研、科技开发活动的实物档案，归口由有关职能部门向学校档案室归档。

5、反映个人活动的重要实物档案，由本人随时向学校档案室归档或由学校向个人征集。

三、实物档案的管理（一）分类编号1、根据实物档案的内容、特点，编制用于档号的二级类目代号简表。

实物档案管理

例3
• 1948年，中国邮政总局为纪念招商局成立 75周年发行纪念邮票（一最好装入字画筒，放入防虫药妥善保管。库房要保持恒温恒湿。在公共场所展览或悬挂的实物档案，也要登记注册，在备注栏内标明存入的地址。保管人员要定期检查，防止损坏和遗失。
二、移交与归档
• 原则是随收随归，整理好后随时移交，由有关人员统一管理。 • 归档实物档案必须附上文字说明，其内容包括实物名称及类别、颁发者或赠送者、收受时间、归档时间及备注
三、分类
• 荣誉类（奖状、奖杯、锦旗和各种荣誉证书 • 题词字画贺信类 • 纪念品礼品类
四、编目（著录）
• 分类：全宗号下可划分为二级类目 SW---表示实物档案 01-荣誉类、02-题词类、03-礼品类不分类：全宗号接大流水号 A001-SW-001~N
著录内容
• 1、名称：包括年代或作者（赠送者）、内容和用途 • 2、类别： • 3、数量：单件的编一个号，按一件计算；成套的按整体编一个号，但在备注栏中注明实际数量，以便查对和统计。
例1
1984年1月26日，邓小平为蛇口明华轮题词“海上世界” A001-SW03-001
例2
例：福建省人民政府为庆祝招商局成立 130周年赠送的优必德漆线雕《水仙》 A001-SW02-011
实物档案管理
五四三二一保编分移概管目类交述（和著归录档）
• • • • •
一、概述
• 实物档案：主要是指反映本单位职能活动及文体活动的奖杯、奖状、奖章、证书、锦旗等物品；反映企业历史的各种标志、徽章等；与外单位友好往来收受的有纪念意义的礼品（题词、字画、贺信及各种纪念品等）

医院个人荣誉实物档案的收集与整理

医院个人荣誉实物档案的收集与整理随着医院的发展壮大，医务人员的个人荣誉也越来越多，这些荣誉实物档案不仅是对医务人员过去工作的肯定，也是对医院整体实力和品牌的升华。

对医院个人荣誉实物档案的收集与整理显得至关重要。

下面我们就来探讨一下医院个人荣誉实物档案的收集与整理。

关于个人荣誉实物档案的收集。

医院可以设立专门的档案管理部门或者委托专业的档案管理公司来进行个人荣誉实物档案的收集工作。

对于新获得的个人荣誉，医院可以通过组织颁奖仪式的方式来进行收集。

在颁奖仪式上，医院领导可以亲自向获奖者颁发奖状、奖杯或者纪念品，同时拍摄照片以及录像留存。

对于已有的个人荣誉实物档案，医院可以向获奖者发放征集通知，邀请获奖者主动提交实物档案或者提供相关证实材料。

关于个人荣誉实物档案的整理。

个人荣誉实物档案的整理工作主要包括两个方面，一是对实物档案的清点、分类、编号和登记，二是对证实材料的核对、整理和归档。

对于实物档案，医院可以将奖状、奖杯、纪念品等按照时间顺序进行分类，并为每件实物档案进行编号和登记，同时建立实物档案台账。

对于证实材料，医院可以将证书、证明、新闻报道等相关材料进行核对、整理和归档，建立证实材料档案。

接下来，关于个人荣誉实物档案的展示与宣传。

医院可以利用个人荣誉实物档案进行展览和宣传，以此来展示医院的整体实力和品牌形象。

对于实物档案，医院可以设立专门的展柜或者展厅进行展示，并编制相关的展览宣传材料，如展览目录、展板、宣传册等。

对于证实材料，医院可以通过医院网站、医院公众号、医院报纸等多种方式进行宣传，向社会公众展示医院获得的各种荣誉。

对于医院个人荣誉实物档案的收集与整理是一项复杂而又重要的工作，需要医院重视和倾注精力。

只有做好个人荣誉实物档案的收集与整理工作，才能更好地展示医院的实力和品牌形象，激励医务人员积极工作，并为医院的发展壮大提供有力支持。

实物(荣誉)档案管理办法

XX公司实物（荣誉）档案管理办法为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，总公司《档案管理办法》的规定，结合XX公司（以下简称公司）实际，制定本办法。

第一条本办法所称实物档案，是指公司以及员工个人在其工作活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，其中包含公司以及员工个人职务活动而获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉档案。

第二条实物档案的归档范围（一）公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。

（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。

（三）公司对外交往中获赠的重要纪念品。

（四）公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。

（五）公司成立以来使用过的牌、匾。

（六）员工职务活动中获得的奖状、证书、奖杯、奖牌等，归档员工个人所有；公司档案室留存复印件和照片。

（七）其它有保存价值的实物。

第三条实物档案的归档要求（一）对属于归档范围的实物，各部门应及时向档案室归档，集中管理。

任何部门或个人不得据为已有。

移交接收的办理参见公司《档案管理实施细则》（二）应归档的实物形成后及时归档，随办随归；由建档人向公司档案室移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案室拍照登记，再办理借用手续。

（三）归档的实物要保持完整、清洁，不得有缺损、污染。

任何部门和个人不得擅自将实物档案损坏、私存或转送他人。

（四）归档的实物应当拍照归档并建立目录。

（五）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。

第四条实物档案的保管期限实物档案的保管期限为永久和定期两种。

永（50年以上）久、定期30年、定期10年。

第五条实物档案的整理（一）归档实物的分类归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。

归档实物分为荣誉档案类和其他纪念类两大类，荣誉档案再分为证书、奖状类，奖杯、奖牌、锦旗类，其他类型奖品类。

实物档案管理标准和规定

实物档案管理标准和规定实物档案是指以物质实体为载体，反映单位历史真实面貌的具有保存价值的特定物品。

实物档案具有直观性、形象性等特点，是单位档案的重要组成部分。

为了加强实物档案的管理，确保其完整、准确、系统、安全，充分发挥其实物档案的作用，特制定以下实物档案管理标准和规定。

一、实物档案的收集1、明确收集范围实物档案的收集范围应包括但不限于以下类别：（1）获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书等。

（2）上级领导、知名人士的题词、字画等。

（3）对外交往中获赠的具有纪念意义和保存价值的礼品。

（4）单位发展过程中具有代表性的产品、样品等。

（5）其它具有保存价值的实物。

2、制定收集计划档案管理部门应根据单位的实际情况，制定实物档案的收集计划。

明确收集的重点、时间安排以及责任人等。

3、收集渠道（1）通过单位内部各部门定期移交。

（2）从单位外部接收捐赠或移交。

4、收集要求（1）确保实物档案的真实性和可靠性。

（2）收集时应同时获取与实物相关的背景资料，如颁发单位、获奖原因、赠送对象等。

二、实物档案的整理1、分类根据实物档案的性质和用途，进行分类。

常见的分类方法有：按荣誉类、礼品类、产品类等。

2、编号对每一件实物档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。

3、登记建立实物档案登记册，详细记录实物的名称、编号、来源、形成时间、规格、数量、价值等信息。

4、拍摄照片为每件实物档案拍摄清晰的照片，以便于查阅和利用。

5、装盒将整理好的实物档案装入专门的档案盒，并在盒上注明类别、编号等信息。

三、实物档案的保管1、库房要求（1）库房应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。

（2）库房温度应控制在 14℃ 24℃之间，相对湿度应控制在 45% 60%之间。

2、存放方式（1）根据实物档案的大小、形状、质地等特点，选择合适的存放方式，如陈列架、橱柜、密集架等。

（2）珍贵的实物档案应采取特殊的保护措施，如使用保险柜存放。

公司荣誉实物档案的收集、管理及使用流程

公司荣誉实物档案的收集、管理及使用流程
公司荣誉档案是公司施工管理水平的展示,是施工一线人员辛勤耕耘所付出心血的结晶,也是其他相关档案的有益补充，更是公司综合实力的业绩凭证。

根据《XXXX有限公司实物档案管理规则》的精神，为加强公司实物档案的收集、管理及利用，避免损坏和丢失，使实物档案更好地为公司市场营销工作提供有力保障，公司办公室对实物档案实行及时收缴、集中统一管理。

一、荣誉实物档案的收集范围
1. 公司机关及所属各单位历来获得的荣誉实物（如奖杯、奖状、奖牌、奖旗、证书、赠品等）。

2. 各单位在项目驻地参加各种大型共建活动中获得的荣誉实物。

二、荣誉实物档案的收集、管理及所使用流程：
1. 公司机关各部门及所属各单位应在接收荣誉实物后向公司办公室说明有关情况，并在一周内将荣誉实物档案交公司办公室统一管理；公司办公室做好登记备案、管理存放工作。

2. 各单位及个人在送交实物荣誉档案时，应附上实物档案的文字说明或有关文件，并办理交接手续。

3. 凡公司员工获得市级以上的个人荣誉（证书和实物），
须先到公司办公室登记、复印和拍照，原件再送回本人保管。

4. 公司办公室对收集到的实物档案，将进行分类、整理、编号后按《公司实物档案管理规则》的相关要求妥善保管。

三、实物档案的利用
1. 公司机关各部门、所属各单位如需使用实物档案，须到公司办公室办理公司荣誉实物档案借出手续。

2. 对珍贵的实物档案，公司办公室只提供照片，一般不将实物借出，以免造成损坏或丢失。

3. 各单位要及时将用完的荣誉实物归还公司办公室。

检察院实物档案管理制度

检察院实物档案管理制度（原创实用版4篇）《检察院实物档案管理制度》篇11. 实物档案是指本机关在工作中形成的有利用价值的各种实物，如奖旗、奖状、锦旗、牌匾、产品证书、奖杯、影集、照片、录像带等。

2. 实物档案应由各科室负责收集，交档案室存档。

3. 实物档案的整理与鉴定，参照文书档案执行。

4. 实物档案的管理按载体形式分为纸质实物档案和声像实物档案，并在此基础上设立专门档案室，实行专柜保管。

5. 实物档案的移交：各科室整理完毕的实物档案交检察院档案室。

6. 实物档案的统计：档案室对实物档案的数量和情况登记造册，做到心中有数，并进行统计，为全院各项工作提供服务。

7. 实物档案的借阅：外单位查阅，由主管领导批准，借阅者不得拆卷、损毁、丢失、转借。

《检察院实物档案管理制度》篇2一、实物档案是指本机关在工作中形成的有利用价值的各种门类和载体的档案，包括奖状、锦旗、奖章、证书、文件、公务礼品等。

二、实物档案的管理由档案室负责。

三、实物档案的收集范围：1.本机关获得的各级各类奖状、锦旗、奖牌、证书、文件；2.本机关领导人和机关工作人员获得的各类社会荣誉称号；3.本机关获得的各类奖励；4.本机关重大活动中获得的奖品；5.其他有意义的礼品。

四、实物档案的归档规定：1.各部门的兼职档案员在每半年将本部门收到的有保存价值的礼品交档案室，并办理交接手续。

2.各部门的兼职档案员在每半年将本部门收到的有保存价值的礼品交档案室，并办理交接手续。

3.各部门年终应整理一次实物档案，对随意分散保存或者已经报废的实物，经主管领导批准后，予以剔除。

五、实物档案的整理：1.根据归档的规定收集来的礼品，首先要挑选出来，确定是否有保存价值，凡有保存价值的礼品，应填写《礼品登记簿》。

2.填写《礼品登记簿》要字迹清楚，并标明礼品保存的顺序。

礼品的外包装上如有铅字标明的获奖单位和个人的名称以及其它有关信息，也必须加以注明。

3.整理时要注意礼品的完好无损，不便拆开的礼品不要拆开，以免损失原来的造型和图案。

实物档案

附件.实物档案一、归档范围1.本公司集体或领导人在行驶职能活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等具有长远保存利用价值的实物。

2.本公司举办重大活动形成的凭证性实物，包括：活动标志、证件、证书、奖章等有保存利用价值的物品。

二、归档要求3.应归档的实物在形成或获得一个月内想本公司的档案管理部门移交，有特殊原因需要将归档的实物在有关部门保存一段时间的，应先移交档案管理部门拍照备份，在办理借用手续。

4.任何部门和个人不能随意将应归档的实物据为己有或转送他人。

归档的实物要保持干净、整洁、无破损。

5.公司内员工在行驶职能活动中获得的奖杯、证书等实物档案应先由本单位档案管理部门拍照登记，在交由个人保管。

6.归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本公司实物档案内一并管理。

三、整理和保存7.按照年度的先后顺序方式进行排列和保存。

8.对实物档案进行拍摄形成的照片，用不干胶贴于照片背面后如同文件整理保存方法进行编号保存，实物和照片的档案号需一致。

9.实物放置于档案室目录柜内向外展示，在实物适当的位置贴上不干胶标签，以不影响对实物的观瞻为宜。

四、编号2011〃XZ 18 — 1 / 008━┯━┯━━┯━━┯━│││││││┕━━━案卷流水号/卷内流水号││┕━━━━━━二级类目号（属类）│┕━━━━━━━━━一级类目号（大类）┕━━━━━━━━━━━年度号上图表示2011年度行政经营管理类实物档案第一卷第8份。

五、标签实物档案小标签类目号XZ 年度号2011案卷号 1 规格009卷号授予者题名规格：实物的宽和高。

授予者：指授予本公司荣誉的各类机构或个人等的统称。

六、实物档案目录格式实物档案目录卷号年度题名规格授者者备注。

中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行实物档案管理办法》的通知

中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行实物档案管理办法》的通知文章属性•【制定机关】中国人民银行•【公布日期】2005.07.20•【文号】银办发[2005]182号•【施行日期】2005.07.20•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】银行业监督管理正文中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行实物档案管理办法》的通知（2005年7月20日银办发[2005]182号）中国人民银行各分行、营业管理部，省会(首府)城市中心支行，大连、青岛、宁波、厦门、深圳市中心支行，直属企事业单位：为加强中国人民银行实物档案管理，实现实物档案收集、整理、保管、利用的规范化，使实物档案资源服务于人民银行的各项工作，根据《中国人民银行档案管理规定》，总行办公厅制定了《中国人民银行实物档案管理办法》。

现印发你们，请遵照执行。

一、各单位要根据本办法规定的实物档案归档范围，立刻着手开展实物档案的收集工作。

二、在收集实物档案过程中，对捐赠珍贵实物档案的个人和单位，要给予表彰和鼓励。

对于一些个人收藏的或流失在社会上的确有价值的珍贵实物档案，可采取收购或征购的方式进行征集。

附件中国人民银行实物档案管理办法第一章总则第一条为加强中国人民银行实物档案史料的研究、管理，实现实物档案收集、整理、保管、利用的规范化，使实物档案信息资源服务于中国人民银行的各项工作，。

根据《中国人民银行档案管理规定》(银办发[2004]259号)规定，制定本办法。

第二条本办法所称实物档案是指中国人民银行在各个历史时期的各项工作中产生的具有特殊史料价值、需永久保存的各类物品。

实物档案是中国人民银行历史发展的见证，是进行行史研究的第一手资料，也是中国人民银行档案全宗的重要组成部分。

第三条各单位应重视和加强对实物档案管理工作的领导，保证实物档案收集齐全，归档及时，保管得当，防止实物档案散失。

第四条本办法适用于总行、各分支行及直属企事业单位(以下统称：各单位)。

荣誉实物档案管理制度

第一章总则第一条为了加强荣誉实物档案的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有荣誉实物档案的管理工作。

第三条本制度旨在规范荣誉实物档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，充分发挥荣誉实物档案在单位发展中的作用。

第二章档案范围第四条本制度所涉及的荣誉实物档案包括：1. 单位获得的各级各类荣誉证书、奖牌、奖杯、奖状等；2. 单位成员获得的个人荣誉证书、奖牌、奖杯、奖状等；3. 单位历史变迁、重要活动、重大事件等具有纪念意义的实物；4. 其他具有保存价值的荣誉实物。

第三章管理职责第五条单位档案管理部门负责荣誉实物档案的全面管理工作。

第六条档案管理部门应设立专职或兼职档案员，负责荣誉实物档案的日常管理工作。

第七条单位各部门、各科室应积极配合档案管理部门，共同做好荣誉实物档案的收集、整理、保管和利用工作。

第四章收集与整理第八条收集原则：1. 完整性原则：收集齐全各类荣誉实物档案，确保档案的完整性；2. 价值性原则：收集具有代表性和历史价值的荣誉实物档案；3. 真实性原则：收集真实、可靠的荣誉实物档案。

第九条整理原则：1. 分类原则：根据荣誉实物档案的性质、内容、时间等进行分类；2. 编号原则：对收集到的荣誉实物档案进行统一编号；3. 立卷原则：将同一类别的荣誉实物档案立成卷宗。

第五章保管与利用第十条保管原则：1. 安全原则：确保荣誉实物档案的安全，防止丢失、损毁、被盗；2. 完整原则：保持荣誉实物档案的完整，防止篡改、伪造；3. 方便原则：方便利用者查阅，提高档案利用率。

第十一条保管措施：1. 设立专门的荣誉实物档案库房，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施；2. 对荣誉实物档案进行分类存放，定期检查档案的保管状况；3. 对珍贵、易损的荣誉实物档案采取特殊保管措施。

第十二条利用原则：1. 公开原则：在确保档案安全的前提下，公开提供荣誉实物档案的查阅；2. 服务原则：为利用者提供优质、高效的档案服务；3. 保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的荣誉实物档案，应严格保密。

实物档案管理办法

实物档案管理办法-标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII实物档案管理办法1 目的为加强公司实物档案管理，进一步理顺和规范实物档案归档程序和管理机制，更好地开发利用实物档案，制订本办法。

2 范围本办法规定了实物档案归档、整理、保管与利用的一般要求。

本办法适用于公司各类实物档案的管理。

3 术语实物档案是指公司在各项工作中形成的具有保存价值的不同形式的实物，主要包括荣誉证明、公务活动礼品、物证、书画文稿等类别。

4 职责4.1各单位负责本部门实物档案的形成、积累、整理与归档。

4.2综合部档案室（员）负责实物档案的收集、保管与开发利用。

5 管理内容与要求5.1 实物档案的归档要求5.1.1 归档范围5.1.1.1 荣誉证明类：公司或职能部门获得的公司级以上的奖牌、证书、奖杯、奖状等各种荣誉证明。

5.1.1.2公务活动礼品类：公务活动中公司或职能部门接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其它具有特色的物品。

5.1.1.3物证类：反映和佐证本单位重大活动、重大事件的有纪念和凭证作用的物品。

5.1.1.4书画文稿类：领导人和著名人物的书法、绘画、著作、题词及其他手迹。

5.1.1.5 其它有保存价值的实物。

5.1.2 归档时间各职能部门将获得的属归档范围的实物档案随时送综合部办公室进行价值鉴定，确有保存价值的，由办公室统一于次年1月20日前归档。

5.1.3归档单位必须填写移交清单一式两份，经档案室（员）检查验收合格后，办理盖章、签字移交手续。

5.1.3 归档要求5.1.3.1归档文件材料必须完整、准确、系统，层次分明，符合形成规律。

5.1.3.2归档文字材料在形成时，要求采用A4纸张，书写时左侧留出25mm宽的空白处（装订用），使用碳素或蓝黑墨水书写，字迹清楚整洁。

5.1.3.3图样材料依据国家规定的标准图幅，按新的绘图规则绘制。

归档的文件资料必须是原件，竣工图一定要与实物相符，各项签字手续完备，每张竣工蓝图要加盖竣工章。

实物档案管理办法

实物档案管理办法1主要工作依据1.1《中华人民共和国档案法》1.2《企业档案工作规范》DA/T 42-20091.3《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号) 2管理职责2.1档案部门是实物档案归口管理部门。

负责本单位实物档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位相关业务部门实物档案的形成、积累和移交工作。

2.2相关业务部门应负责本部门实物档案的形成、积累和管理，并在档案部门的指导下，完成实物档案的整理和移交。

3归档要求3.1归档范围反映本单位重要职能活动和重要工作成果的实物档案，都在收集范围之列。

3.1.1本单位在各种公务活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、光荣册等;3.1.2公务活动中获赠的纪念品;3.1.3上级领导、知名人士的题词、字画、工艺品等;3.1.4本单位自形成以来使用过的牌匾、各种重大活动中形成的纪念品。

3.1.5其它有保存价值的实物。

3.2归档时间对具有保存价值的实物档案，应及时移交档案部门归档，一般不应跨年度。

由于特殊原因应归档的实物确实需要在有关部门保留一段时间的，应先移交档案部门，再办理借用手续。

3.3归档原则3.3.1任何部门和个人不得将应归档的实物据为己有或转赠他人。

归档的实物要保持干净、整齐、无破损。

3.3.2个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案由个人保管。

3.3.3各业务部门归档的实物应先拍照或者扫描，电子文件对应实物一同移交档案部门。

3.4归档份数归档的实物档案一般一式一份。

3.5移交手续实物档案归档时，移交人填写《实物档案移交(接收)登记表》 (见图1)，注明实物档案的题名、颁发单位、颁发地点、获奖单位、获奖时间、类型、移交时间等相关信息，经档案人员核查后，双方才能办理签字手续。

各留存一份以备查考。

4整理4.1整理原则4.1.1实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。

实物(荣誉)档案管理办法

第二条实物档案的归档范围（一）公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。

（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。

（三）公司对外交往中获赠的重要纪念品。

（四）公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。

（五）公司成立以来使用过的牌、匾。

（六）员工职务活动中获得的奖状、证书、奖杯、奖牌等，归档员工个人所有；公司档案室留存复印件和照片。

（七）其它有保存价值的实物。

第三条实物档案的归档要求（一）对属于归档范围的实物，各部门应及时向档案室归档，集中管理。

任何部门或个人不得据为已有。

（三）归档的实物要保持完整、清洁，不得有缺损、污染。

任何部门和个人不得擅自将实物档案损坏、私存或转送他人。

（四）归档的实物应当拍照归档并建立目录。

（五）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。

第四条实物档案的保管期限实物档案的保管期限为永久和定期两种。

永（50年以上）久、定期30年、定期10年。

第五条实物档案的整理（一）归档实物的分类归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。

归档实物分为荣誉档案类和其他纪念类两大类，荣誉档案再分为证书、奖状类，奖杯、奖牌、锦旗类，其他类型奖品类。

实物档案管理规定

实物档案管理规定第一章总则第一条为加强对本公司实物档案的收集、整理和有效利用，根据《XXXXX股份有限公司档案管理办法》，制定本规定。

第二条本规定所称实物档案是指本公司在各个历史时期及各项业务活动中产生或获得的，具有较高保存价值和特殊史料价值的各类物品。

第三条实物档案具有真实、直观、形象的特点，是进行保险史研究的珍贵资料，是进行爱国爱司教育的生动素材，是本公司档案的重要组成部分，各级机构应加强对实物档案的收集、保管和利用工作。

第二章归档范围第四条实物档案的归档原则。

凡公司在各项工作和活动中获得的荣誉性、证明性、纪念性及有永久保存价值的各种物品均应完整归档。

第五条实物档案的归档范围。

一、党和国家领导人及知名人士给本公司的题词、字画和书信；二、本公司对外交往与公务活动中受赠的有保存价值的礼品、纪念品；三、国内外各级政府或组织授予本公司的各类荣誉证书、奖状、责任状、奖杯等；四、能反映本公司电子化发展进程的、有代表性的退役电子设备；五、本公司曾使用过的、有明显时代特征且具有史料价值的各种办公用品；六、本公司各个历史时期使用过的牌匾或标志（大型的可拍照留存）；七、本公司出版的具有史料价值的各种书刊或出版物；八、其他能反映本公司历史发展足迹的实物。

第三章收集和归档第六条本公司各级机构和个人都有向本公司档案部门移交实物档案或提供征集线索的义务，任何单位和个人都不得私存和占有。

第七条收集实物档案应进行必要的选择和鉴定，要保证质量，避免良莠不分、过多过滥。

第八条接收和移交实物档案必须履行交接手续，填写实物档案接收清单（见附件）一式两份，档案部门与移交部门各保存一份。

第四章整理第九条著录。

对实物档案应逐件进行著录。

著录项目包括：档号、档案名称、移交（捐赠）人姓名、移交时间、件数、接收人、分类号、备注等。

第十条编号。

实物档案的档号用8位阿拉伯数字标注，设置为：SW-----XXXX------XX-----XXX代码----年度--------分类号---序号。

实物档案管理办法(修订)

实物档案管理办法（修订）第一章总则第一条为加强对实物档案的管理，有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》，结合实际情况，特制订本办法。

第二条实物档案是指以物质实体为载体，反映学校教学、科研、管理等职能活动和历史真实面貌的对学校和社会具有珍藏价值的各种有型物品。

第三条实物档案管理是学校档案工作的一项重要内容，各单位要认真做好实物档案的归档工作，确保学校实物档案完整保存和按时归档。

第二章基本原则和管理要求第四条实物档案实行校档案馆集中统一管理的原则，凡能够反映学校特色并具有保存价值的实物档案，应集中存放在档案馆；具有部门局部特色和保存价值的实物档案，可根据需要，移交后向档案馆办理相关借出手续，可存放在部门管理。

第五条为保证实物档案收集完整、齐全，学校各学院、各部门要负责做好实物档案收集、归档工作，实物档案的归档工作由档案馆进行指导、监督和检查。

第六条实物档案属于学校财产，任何单位和个人不得占为己有。

第七条档案馆对实物档案进行科学管理，有序存放，并编制检索工具和系统完整的案卷目录，便于查找和利用。

第三章归档范围第八条荣誉实物档案。

学校团体和师生员工在教学、科研、外事、体育、综合工作等活动中获得的省部级（含）以上各类奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、荣誉册、光荣册等。

第九条字画实物档案。

上级领导、国内外知名人士来校视察、指导工作、考察、出席在学校召开的各种重要国际、国内学术会议的题词、题字、作画、赠言、手迹、重要会议签到册等。

第十条赠品、礼品实物档案。

境内外友好单位、友好人士及校友赠送给学校的锦旗、牌匾、纪念品等；学校在公务外事（国内外校际交流等）活动中接受的珍贵礼品和纪念品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。

第十一条印信实物档案。

由于机构变更、撤销或者合并而失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等。

第十二条其他实物档案。

实物档案管理办法

实物档案管理办法为确保要本机关在公务活动中产生的具有保存和参考利用价值的实物档案的齐全完整，根据省、市档案局的有关要求，依据《XX市机关实物档案管理规范》结合实际情况，特制定本制度。

一、归档范围凡是在工作活动中获得的各种奖旗、锦旗、授带、奖状、牌匾、印章、荣誉证书及赠予的纪念品、字画等实物，均属归档范围，具体内容如下：（1）在参加各项比赛、检查、考核等重大活动及工作中获得的各种荣誉证书、锦旗、奖牌、票证、证徽、宣传画、奖杯、牌匾等。

（2）举办或承办的重大活动形成的有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、画册、赠送的礼品等。

（3）在工作或外事活动中获赠的纪念品、礼品、锦旗等。

（4）上级领导、知名人士的题词或赠送的字画等。

（5）其他有保存利用价值的实物。

二、归档要求（1）实物档案的归档时间应在实物档案形成后及时向档案室移交；（2）移交实物档案时，应对实物档案的内容和时间作明确的文字说明；（3）归档的实物，要保持整洁，不破损；（4）各种实物档案应在包装物上附贴标签，标签内容包括档案名称、顺序号等；（5）实物档案需拍照归档；（6）移交实物档案时应办理移交手续，填写实物档案移交清单，一式两份，移交归档。

三、整理与利用（1）实物档案按实物类别—保管期限分类。

分为证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、印章、字画、其他（含纪念品）。

（2）实物档案以件为单位，一件一号。

并在实物上粘贴相应的标签，内容包括全宗号、目录号、件号、保管期限、类别、年度。

（3）利用实物档案必须严格履行登记手续，原则上使用实物照片，如确需利用实物档案原件，须写明利用目的，经分管领导批准方能利用。

本办法由XX市市场监督管理局办公室负责解释。

本办法自公布之日起施行，与国家有关规定发生矛盾时，以国家规定为准。

医院个人荣誉实物档案的收集与整理

医院个人荣誉实物档案的收集与整理一、前言医院是一个集医疗、教学、科研于一体的综合性机构，医务人员在医院内不断为病患提供医疗服务，并且在医学教学和科学研究方面也有着很大的成绩和贡献。

为了全面地反映医院医务人员的工作成绩和业绩，在医院内建立个人荣誉实物档案是非常有必要的。

个人荣誉实物档案是医务人员工作成绩的重要载体，对于激励医务人员积极工作、激发工作热情、提高工作积极性和主动性具有积极的作用。

二、个人荣誉实物档案的收集1、实物证书医务人员在医疗、教学、科研等方面取得优异成绩时，通常会得到荣誉证书的表彰。

医院可以将这些证书进行收集，并建立个人档案，以便在相应的场合进行展示。

2、奖杯奖牌医务人员在各项比赛、大赛或者学术讲座、学术研讨会中取得优异成绩时，通常会被颁发奖杯、奖牌。

医院可以设立专门的展示柜，用于展示这些奖杯和奖牌，向所有人展示医院医务人员的优秀业绩。

3、论文著作医务人员在从事科研工作时，通常会发表一系列的论文著作。

医院可以将医务人员的论文著作进行归档，并建立个人档案，以便向院内外的人员进行展示。

4、荣誉奖状医院内部通常会举办各种评比活动，如“三好医生”、“先进工作者”等评选活动，医务人员在此类评比活动中获得荣誉奖状时，医院可以将这些奖状进行整理并建立个人档案。

5、专利证书医务人员在进行科研工作时，常常会取得独立研发的成果，并且取得专利授权。

医院可以集中收集医务人员的专利证书，进行整理和建档，以便向公众进行展示。

三、个人荣誉实物档案的整理1、建立档案管理系统医院应当建立起专门的个人荣誉实物档案管理系统，明确由哪些部门来负责收集、整理、存储和管理个人荣誉实物档案的工作，确保档案的准确性、完整性和安全性。

2、整理档案医院负责管理个人荣誉实物档案的部门应当在收集个人荣誉实物档案后，要对这些实物档案进行分类整理，包括将证书、奖杯奖牌、论文著作、荣誉奖状、专利证书等进行分类整理，并且进行编号，以便日后进行查阅。

实物档案管理制度

实物档案管理制度篇一：19 实物档案管理办法实物档案管理办法一、本办法所称实物档案，是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。

二、实物档案的归档范围（一）本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。

（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。

（三）本单位对外交往中获赠的重要纪念品。

（四）本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品。

（五）机构成立以来使用过的牌、匾。

（六）本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。

（七）其它有保存价值的实物。

三、实物档案的归档要求（一）应归档的实物自形成后的次年三月底前向本单位档案管理部门移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。

（二）归档的实物要保持整洁、无破损。

任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。

（三）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

（四）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。

四、实物档案的保管期限实物档案的保管期限暂定为永久和定期两种。

五、实物档案的整理（一）归档实物的分类：归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。

归档实物可按物品种类分类；实物档案较少的单位，可不分类。

（二）归档实物的排列：归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按归档时间顺序排列。

（三）归档实物的编号：归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，填写档号。

归档实物的档号一般由全宗号、类别号、件号组成（不进馆单位全宗号不填）。

归档实物的档号有两种格式：格式一：全宗号－类别号－件号格式二：全宗号－件号（四）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。

实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。

荣誉实物档案管理制度

第一章总则第一条为加强荣誉实物档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥荣誉实物档案在弘扬优良传统、展示单位形象、服务社会的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有荣誉实物档案的管理工作。

第三条本制度所称荣誉实物档案，是指本单位在开展各项活动中获得的具有纪念意义和价值的奖杯、奖牌、证书、奖品、照片、文献等实物及其相关资料。

第四条荣誉实物档案的管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：确保档案内容的真实、准确、完整。

（二）完整性原则：确保档案的收集、整理、保管、利用等环节的完整。

（三）安全性原则：确保档案在保管、利用过程中的安全。

（四）保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密。

（五）开放性原则：在确保安全的前提下，合理开放档案，为社会提供利用。

第二章档案收集第五条荣誉实物档案的收集应遵循以下程序：（一）收集范围：包括本单位在各类活动中获得的荣誉实物及其相关资料。

（二）收集时间：在荣誉实物获得后及时收集，确保档案的时效性。

（三）收集方式：1. 直接收集：由相关部门或个人将荣誉实物及其相关资料直接送交档案部门。

2. 交办收集：由相关部门或个人将荣誉实物及其相关资料送交交办单位，由交办单位负责收集后送交档案部门。

3. 捐赠收集：鼓励单位和个人捐赠具有历史价值的荣誉实物及其相关资料。

第六条收集过程中，应确保档案的完整性和准确性，对收集到的荣誉实物及其相关资料进行登记、分类、编号。

第三章档案整理第七条荣誉实物档案的整理应遵循以下程序：（一）分类：根据荣誉实物及其相关资料的性质、内容、时间等因素进行分类。

（二）编目：对每件荣誉实物及其相关资料进行编目，包括编号、名称、时间、来源、责任人等。

（三）归档：将整理好的荣誉实物及其相关资料归档，确保档案的有序存放。

（四）数字化：对具有保存价值的荣誉实物及其相关资料进行数字化处理，方便查阅和利用。