采购控制程序2篇

1. 目的和适用范围

本程序的目的是确保公司采购流程的规范化和标准化，从而提高采购效率和质量。适用于公司所有采购活动。

2. 程序内容

2.1 设计人员整理BOM表，并将其交给仓库管理人员。

2.2 仓库管理人员核对库存情况，并根据需要编制采购计划。

2.3 采购计划需要经过总经理审批后才能执行。

2.4 采购人员执行询价、对比、采购合同签订等流程，并将采购订单发送给仓库管理人员。

2.5 仓库管理人员接收采购订单，并更新库存信息。

3. 质量控制要求

3.1 BOM表必须准确无误，包含所有必要的信息。

3.2 仓库管理人员必须核对库存情况，确保采购计划的准确性。

3.3 采购计划必须经过总经理审批后才能执行。

3.4 采购人员必须执行询价、对比、采购合同签订等流程，确保采购的质量和价格合理。

3.5 仓库管理人员必须及时更新库存信息，确保库存准确无误。

4. 责任和权限

4.1 设计人员负责整理BOM表，并将其交给仓库管理人员。

4.2 仓库管理人员负责核对库存情况，并编制采购计划。

4.3 总经理负责审批采购计划。

4.4 采购人员负责执行询价、对比、采购合同签订等流程，并将采购订单发送给仓库管理人员。

4.5 仓库管理人员负责接收采购订单，并更新库存信息。

5. 监督和检查

5.1 管理层应定期对采购流程进行监督和检查，确保程序的有效性和质量。

5.2 内部审计部门应对采购流程进行定期审计，发现问题并提出改进意见。

5.3 相关部门应对采购流程进行自我检查，确保程序的正确性和完整性

# 采购控制程序文件

# 一、目的

本程序文件旨在规范公司的采购工作流程，确保采购工作有序进行，达到更好地完成公司下达的采购任务的目的。

# 二、范围

本程序文件适用于公司设备、资产、原材料、配件及耗材的采购工作。

# 三、职责

3.1 采购部门负责公司设备、资产、原材料、配件及耗材的采购工作，完成公司下达的各项采购任务；

3.2 采购部门负责管理公司合格供应商的资质文件，参与合格供应商的评定和考核的流程；

3.3 采购部门负责与供应商进行询价、议价谈判，拟订合同，经领导审核批准后签订采购合同；

3.4 采购部门负责跟进采购物资的到货、验收，负责物资的验收、清点，以及与供应商核对账目，进行付款及发票结算工作；

3.5 采购部门负责采购异常的售后服务问题，包括退、换货、补偿事宜等；

3.6 采购部门负责领导安排的其他工作。

# 四、流程

4.1 采购计划

根据使用部门提出并经总经理签批后的采购计划，在核实过采购计划的准确性，并与相关计划员或其它负责人沟通确认无误，并存单保存后，做出最终的采购工作。

4.2 询价和议价

此环节主要工作有以下两大块：

1) 发询价函：了解好供应商后，需发询价函，让供应商对价格、交货时间、付款方式、售后服务等确认后加盖公章回传；

2) 议价：综合考虑价格、交货的及时度、付款方式等方式找出二、三家，进一步商谈，以达到最能保障公司利益的企业进行合作。

4.3 签订合同

在询价议价完成后，接下来要做的就是签订合同了。合同内容包含但不限于采购型号、数量、价格、到货时间、质量保证、售后服务及违约责任等。每份合同的内容要求与供方谈判的结果以及不同的材料不同的要求而变化。

4.4 供应协调

4.4.1 在此环节，需要了解整个供应过程是否正常，包括收货人的联系方式、地址，并及时通知供应商。同时，需要跟进货物的物流信息，以便随时跟踪货物在途中的状态。

4.4.2 对于延期交货的货物，需要进行协调和处理。具体步骤如下：

1) 内部沟通：采购部门需要与使用部门沟通，了解延期交货是否会对生产或业务造成影响。如果会影响，需要调整生产安排或者与客户沟通能否接受延期交货。

2) 与供应商沟通：采购部门需要与供应商进行沟通，了解延期交货的原因和预计的到货时间。同时，需要与供应商商讨可能的解决方案，如加急生产、更换配送方式等。

3) 调整采购计划：如果延期交货会对生产或业务造成影响，采购部门需要及时调整采购计划，以确保生产或业务的顺利进行。

4.5 物资验收和结算

4.5.1 在货物到达后，采购部门需要对物资进行验收和清点，确保货物的数量、质量和规格与采购合同一致。如果发现问题，需要及时与供应商联系并处理。

4.5.2 在物资验收合格后，采购部门需要进行付款和发票结算。需要核对采购合同、发票和付款记录，确保付款的准确性和及时性。

4.6 售后服务

4.6.1 如果采购物资存在质量问题或其他异常情况，采购部门需要及时联系供应商，协商解决方案。如果无法解决，需要向领导反映并及时处理。

4.6.2 对于退、换货、补偿等售后服务，采购部门需要及时处理，确保客户满意度和公司形象。

4.7 其他工作

4.7.1 采购部门需要按照领导的安排，完成其他与采购相关的工作。同时，需要不断总结经验，改进工作流程，提高采购效率和质量。

4.7.2 除了日常的采购工作，采购部门还需要关注市场动态和供应商情况，及时了解物资价格变动、供应商信用状况等信息。根据市场变化，及时调整采购策略，以确保采购成本的控制和效益的提升。

4.7.3 采购部门还需要与其他部门密切合作，协调配合，共同完成公司的各项任务。例如，在新产品研发、生产计划编制、库存管理等方面，采购部门需要与相关部门进行沟通和协调，以确保公司的整体利益。

4.7.4 最后，采购部门还需要不断提升自身的专业素质和能力，通过培训、学习、交流等方式，不断提高自己的采购技能和管理水平，为公司的发展做出更大的贡献。

第五章供应商管理

5.1 供应商选择

5.1.1 采购部门需要根据公司的采购需求和采购策略，制定供应商选择标准和程序。供应商选择标准应包括供应商的信用状况、质量管理体系、生产能力、交货能力、售后服务等方面的要求。

5.1.2 采购部门应建立供应商数据库，收集和整理供应商的信息，包括供应商的基本情况、产品信息、质量管理体系认证情况、生产能力、交货能力、价格等方面的信息，以便于对供应商进行评估和筛选。

5.1.3 在选择供应商时，采购部门应采用多种方式，包括公开招标、邀请招标、询价等方式，以确保选择到具有竞争力的供应商。

5.2 供应商评估

5.2.1 采购部门需要对供应商进行评估，评估内容包括供应商的信用状况、质量管理体系、生产能力、交货能力、售后服务等方面的情况。

5.2.2 采购部门可以采用供应商评估表、供应商调查表等方式，对供应商进行评估，并根据评估结果进行供应商的分类和排序。

5.2.3 采购部门还需要对供应商的评估结果进行记录和归档，以备后续使用。

5.3 供应商管理

5.3.1 采购部门需要与供应商建立稳定的合作关系，加强与供应商的沟通和协调，共同推进产品的质量、交货期和售后服务等方面的改进。