办公文档统一格式

关于文本格式规范的统一使用

各位同仁：

按照领导要求，在项目部内部规范、统一内外部交流的文件格式，请在日常工作中参照如下格式处理文档。

严格执行文本规范制度、按照公司相关规定正确地制作文本，是开展一切工作的基础，更是统一企业形象的具体体现。执行过程中，大家如有发现不合理的地方或在文本制作方面有更好的建议，请及时给予行政部门意见，我们将不断完善各项规范，以便大家使用。

具体规定如下：

一、封皮凡有封皮的文本，请依据模板设置封皮，并在人事行政部备案。

文件名文件名称+文件的制作日期（例：文件名-141028）（如果1天多个版本，从当天第二个版本的文件起标明时间；设计原文件不必加日期，但内部流通和发出的文件必须加日期）。

二、文件标题各种文件中，文件标题均使用黑体二号字，加粗；副标题用黑体四号字体，不加粗；标题和正文之间空一行。

字体：在制作Word及Excel文件时，文档中的中文使用宋体；英文及数字使用Times New Roman。

3.字号：在制作Word及Excel文件时，文档中的标题使用14号或四号加粗，内文10号或五号。（传真为11号字）

标点：按中英文标准形式使用。

5.符号：文本中乘号使用，一律使用乘号‘×’，不得使用‘*’或‘X’号。

6.文本中需要标注尺寸时，统一使用大写英文字母L(长)×W(宽)×H(高)进行标注。

第三条正文字体各级标题均用阿拉伯数字（1.，1.1，1.1.1）区别。一级标题为黑体四号字，加粗，二级标题为黑体小四号字，不加粗，三级标题为楷体_GB2312小四号字，加粗，正文为楷体_GB2312小四号字，不加粗；另外，正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用黑体小四号字，不加粗。

第四条行距、段落间距文件全文行距设置为单倍行距，固定行距23，段落之间和条款之间空一行，各条款中的小标题无须空行。

第五条缩进段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的（如合同）为悬挂缩进。第六条页面设置页边距上下均为2.54厘米，左右为3.17厘米，页眉距边界为1.5厘米，页脚为1.75厘米。

第七条页眉页脚一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号；无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。

第八条图表图表大小可根据需要设定，图表标题需用楷体_GB2312，五号字体，图表内容中，标题栏需用楷体_GB2312，小四号字体，加粗，其它文字内容用楷体_GB2312，五号字体，图表的说明注解文字则用楷体_GB2312，小五号字体。

文件预览：Word或Excel文档后面不可出现空白页，文件完成之后点击打印预览，如有空白页必需删除。

8.表格中的文字要上下居中。

9.Word文档级别要统一，按照标准使用。级别由大到小顺序为：一、1、1）、a、i

10.Logo的尺寸(Word、Excel)：高度：1厘米，宽度：5.32厘米。

第九条落款文件底部若需要落款，签名和日期请使用黑体小四号字，加粗。

第十条其它固定格式文件公司其它固定格式文件（公文、信纸、传真、邮件、合同等），请按以下格式样本。

1、信纸使用规范

1）、页边距设置—上下均为2.5厘米；左右均为2厘米。

2）、信纸页眉页脚的内容、位置、版式不得更改。

2、传真纸使用规范

1）、传真头与内文字号：11号。

2）、正文在传真头空一格的位置填写。

3）、传真页眉页脚的内容、位置、板式不得更改。

3、表格制作规范

1）、Logo的位置：靠左靠上；大小位置均固定；行高：30。

2）、标题字行高：23。

3）、内边框使用（50﹪灰色）实线，外边框使用（50﹪灰色）双边线。4）、页面设置中，页边距上下左右均为1.2厘米；页眉页脚均为0.8厘米。

附录部门文件编号格式：

1、经理室文件CQ—JL—01

2、书记处文件CQ—SJ—015

3、办公室文件CQ—BG—015

4、总工办文件CQ—ZG—015

5、计财部文件CQ—JC—015

6、工程部文件CQ—GC—070101

7、测量部文件CQ—CL—070101

8、安保部文件CQ—AB—070101，依此类推。

标题示例（黑体二号，加粗）——对内文件格式说明（黑体四号，不加粗）1前言部分（黑体四号，加粗） 1.1标题2（黑体小四，不加粗）1.1.1标题3（楷体小四，加粗）（楷体小四，不加粗）前言部分用简明扼要的文学写出调查报告撰写的依据。除此之外，也可在前言里极简要地列出一个报告的内容摘要，以使读者迅速、明确地了解调查报告的全貌。2主体部分（黑体四号，加粗） 2.1情况说明（黑体小四，不加粗）该部分是对调查结果的描述与解释说明。对情况的介绍要详尽而准确，以为结论和对策提供依据。

2.2分析信息、提出结论（黑体小四，不加粗）

通知的样式

1、一级标题一般用大写数字表示，字体为黑体；

2、二级标题一般用带括号的大写数字表示，字体为楷体，加黑；

3、三级标题一般用阿拉伯数字表示，字体为仿宋，加黑；

4、正文一般用仿宋体；

5、文中字号一般用3号或小3号；

6、行间距一般为单倍行距，或固定值30磅；

7、页面设置一般上为2.5cm，下为2cm，左右均为2.5或2.8cm；

8、插入页号要居中；

9、纸张为A4纸。

公文排版样式

文头的字体：一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1.7磅发文字号的字体：四号仿宋体、黑色

标题的字体：三号黑体字、加粗、黑色、居中

主送机关的字体：四号仿宋体、黑色

正文的字体：四号仿宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距附件的字体：四号仿宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距作者的字体：四号仿宋体、黑色、右对齐

日期的字体：四号仿宋体、黑色、右对齐，“零”可写为“○”

注释的字体：小四号仿宋体、黑色

主题词的字体：三号黑体、黑色、加粗

抄送机关的字体：四号仿宋体、黑色印

发说明的字体：四号仿宋体、黑色

印章上不压正文，下压日期

文档格式要求