公司通讯管理制度

公司通讯管理制度

一、为了提高公司的经营管理，节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。

二、本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及电子邮箱等。

三、公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。

四、公司电话的管理

公司电话由文员和销售内勤负责值守，接听电话必须使用标准用语。

五、办公室电话的管理

1、公司根据员工工作需要和电话的资源情况，为每一个办公室提供一部电话分机。

2、员工应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用礼貌用语。讲电话时声音不可太大，以免影响他人。

3、电话分机一般不开通长途直拨功能，总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的，须提出书面报告，经部门经理初审、主管领导审核后，报公司总经理批准后方可开通。

4、禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙。

5、严禁员工利用公司电话（包括分机和直线电话）拨打声讯台或信息台查询非业务信息。

4、未经公司或电话所有人的同意，拨打长途电话。一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，给予记过以上的处分，直至开除。

5、电话已开通长途直拨功能的员工一经离职，行政部应马上通知前台将该员工的长途直拨功能关闭，同时做好登记。

六、传真的管理

1、公司传真机由文员负责管理，收发传真时应由专人人员负责操作。发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完毕后，应立即将传

真文件交给收件人。

2、对发送保密性高的文件，可由前台人员进行指导，由员工个人亲自发送，并提前以电话方式通知收件人现场接收。对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。

3、对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人，可以申请配置专用的传真机。

4、员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。

七、移动电话的管理

1、公司不为员工购置移动电话，但对员工因办理公务所发生的移动电话费用（简称移动话费），按具体情况给予一定金额的报销限额标准。

2、原则上，司副经理级及主任级下普通员工，不得申请报销移动话费，特殊工作岗位或确实因为业务需要的除外。

3、公司对移动话费实行“员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报实销，超支部分员工自负”的管理方式，即：主任级以上的管理员工根据实际工作需要，向公司提出报销移动话费的书面申请，公司根据员工职务、岗位和业务的特点，以及公司的《移动话费报销限额参考标准表》，核定具体的报销限额。对在限额以内的移动话费，由公司据实报销；对超过报销限额的，公司只按限额标准进行报销，超支部分不再补发给员工，而由其个人承担。

4、核定移动话费报销限额的流程为：

主任级以上的管理员工可根据实际工作需要，写出书面的报销申请，由部门经理出具审定意见后，报主管领导审批。在公司的限额参考标准内，主管领导可以直接批准。对超出公司规定的限额参考标准的，还需要报公司总经理批准。

对普通员工，除需报主管领导批准外，一律报公司常务副总和总经理审批。

副总的移动话费报销标准由董事长核定。

5、移动话费报销限额参考标准如下(此标准仅供核定时参考)：

(1)、外勤（100%）

外勤：是指经常外出办理公务的员工。

(2)、复合勤（70%）

复合勤：是指较多外出公务的的员工。

(3)、内勤（40%）说明

内勤：是指较少外出公务的员工。

(4)、副总、助理400元/月280元/月160元/月

（5）、主任：350元/月245元/月140元/月

（6）、主管：300元/月210元/月120元/月

（7）、业务员250元/月175元/月100元/月

6、对已核定报销限额的员工（包括普通员工和管理级员工），如确因业务需要但原报销限额偏低而申请重新核定的，应提供申请日前不少于三个月的移动话费发票和流水清单，并标明私人用途的部分话费，由部门经理和行政部经理出具初审意见，并报公司主管领导审核后，报公司总经理审定。

7、行政部可对员工每月的移动话费进行统计分析，对报销限额核定过高的，有权提出重新核定的建议。

8、凡由公司给予限额报销移动话费的员工，原则上须24小时开机（如不能24小时开机的，但须提供其他电话联系方式）。对享受限额报销但将移动电话置于关机状态，但又没有提供其他电话联络方式，致使公司联络不到的，一个月内出现三次以上（含三次），除取消当月移动话费的报销资格外，对因联系不上而延误工作，还将按公司有关制度进行处罚。

9、员工在有固定电话的场合（办公室、家里），应使用固定电话通话。使用移动电话拨打长途电话时，必须应使用IP特服号码（如17951、17909等）。

10、对使用实名入网并已核定报销限额的员工，不得随意更换移动电话号码，如确因需要而更换的，必须及时通知公司行政部门。

11、对员工因开通个性化服务而产生的费用（如语音留言、转秘书台、订阅短信、移动QQ或其他费用等），公司一律不予报销。

12、新入职员工必须在入职满一个月后方可提出申请移动话费报销。报销移动话费的时间从其入职日的第二个月起计算话费报销，对其在自入职日的第二个月至正式批准日期间发生的移动话费，按日平均计算报销。

13、员工报销移动话费时，应遵守公司的费用报销管理规定。

八、电子邮箱的管理

1、公司将不断在推行办公无纸化、自动化，并建议为公司每一位员工配备专用的电子邮箱。

2、对经常与外部进行业务联络的员工，由公司提供统一邮箱。

3、公司建立局域网或QQ群，以便内部联系和内发送邮件。

4、公司系统管理员须协助员工在其个人办公电脑上安装邮件软件，设置好各种应用功能。员工应熟练使用邮件软件的各种功能，员工每日上班后，须及时打开邮件软件，及时接收、阅读、回复电子邮件，并做好重要电子邮件的备份。

5、员工发送较为重要或紧急的电子邮件，发送后，还应采取其他方式知会收件人（如电话转告等）。

6、公司邮箱由行政管理人员定期打开，对信息进行整理，并及时处理。对于员工对公司的建议、意见和其他重要信息应及时汇报给领导。对于一般性邮件整理后定期汇报给相关领导。