外贸英语函电写作技巧
外贸英语函电写作要点
●信函1 建立业务关系1. 告诉对方从什么渠道得知对方的信息。
Owe..to…承蒙ABC公司的介绍，我方得知了贵公司的名称与地址。
We owe your name and address to ABC company.Transfer sth. To sb.传递…到..Pass on sth. To sb.Thanks for ABC company who have passed on your name and address to us.除了别人告知，还可以从信函、网站等方面直接了解到从你方信函中，我们了解到贵方欲求购…From your letter of …, we know that you’d like to purchase…从你方10月5号的信函中，我们了解到贵方欲求购1000双皮手套。
From your letter of 5th,October, We know that you’d like to purchase 1000 sets of leather gloves.2、表达自己写该信的目的与您接洽，为的是与贵方能建立业务关系。
We are approaching you with a view to establishing business relations with youEnter into/ establish/ build up direct/ friendly/ pleasant/ good business relations with sb. Promote business relationship促进业务关系Strengthen/enhance business relationship 加强业务关系We would like to enter into business relationship on the basis of equality, mutual benefit.我们愿在平等互利的基础上与你建立业务关系.3. 我方的经营范围We wish to inform you that(兹告你方) we specialize in…Please be informed/advised that…兹通知你方Specialize/trade/handle/deal in leather bags经营皮包Trade in VS trade with我方是中国最大的工艺品出口商我方是从网站上得知贵公司欲采购10000件工艺品我们现已与美国和欧洲的多个商户建立了良好的业务关系。
外贸英语函电书写格式要求
11----------------精选公文范文----------------1外贸英语函电书写格式要求各位读友大家好，此文档由网络收集而来，欢迎您下载，谢谢篇一：外贸英语函电写作技巧外贸英语函电写作技巧英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。
书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。
很多公司都会印制带信头的信纸。
一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。
在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。
对于私人商务信函，如求职信等，22----------------精选公文范文----------------2信头通常写在信纸的右上方。
如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。
英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。
特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。
当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。
门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。
英文商务信函中称呼的书写有讲究在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。
一般位于信内地址下方空一行；有Attention时也一样，位于Attention下面空一行。
称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。
33----------------精选公文范文----------------3如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。
在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。
不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友好。
外贸英语函电格式及写作规则
基本格式 20 May 2000 Date Line ⽇期) Kee & Co., Ltd 34 Regent Street London, UK Inside Address 收信⼈地址 Dear Sirs: Salutation 称呼 We have obtained your name and address from Dee&Co. Ltd, and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations. If your prices are competitive we would expect to place volume orders on you. We look forward to your early reply. Body 信⽂ Yours faithfully Complimentary Close 客套结束语 Tony Smith Signature Block 签名栏 Enc. Enclosure Notation 附件说明 书写基本原则 ⼀、Courtesy 礼貌 语⾔要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。
例如： We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it. You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May. ⼆、Consideration 体谅 写信时要处处从对⽅的⾓度去考虑有什么需求，⽽不是从⾃⾝出发，语⽓上更尊重对⽅。
外贸英语函电撰写技巧
外 贸 英 语 函 电并 不 要求 作 者 使用
华丽优美的词句，而是用一些简单朴
实 的语 言 准 确 地 表 达 自 己 的 意 思 ， 让 对 方 可 以清 楚 地 了解 自 己想 说 什 么 。
一
般地 ， 外 贸 函 电有 以下 写 作 原 则 ：
１ 、 体谅原则 （ Ｃ Ｏ ｎ Ｓ ｉ ｄ ｅ ｒ ａ ｔ ｉ ０ １ １ ） ： 就
是 电子 邮件 、 传真或 ＭＳ Ｎ 。
一
、
撰 写 外 贸 英 语 函 电应 遵 循 的
“ ７ Ｃ ” 原 则
善 。这也是国内各行业进军 ０ ２ ０都会 段 、 务实 地 选 择 适 合 自己的 餐 饮 ０ ２ ０
遇 到 的 问题 。０ ２ ０ 这 一概 念 引入 中 国 方案 。 同时 ， 餐 饮 企 业 经 营 者 必 须 看 到 的时间并不久 ， 人们对 ０ ２ ０ 的认 知 还 ０ ２ ０社 会 化 营 销给 餐 饮 业带 来 的 是一 不是很深入 ， 这就导致 ０ ２ ０这 一 新 兴 场 以互联网和 信息化为依托，通过精 行 业 各 方面 的 规 范 不科 学 ， 相 关 规 则 细 化 、 品牌化 为导 向， 以营销创 新、 管
０ ２ ０社 会 化 营 销 模 式 也 并 非 易 事 。 用 户 体 验 、服 务 效 率 和 诚 信 都 是 决 定
０ ２ ０社 会 化 营 销 需 要 线 上 与 线下 相 互 餐 饮 业 ０ ２ ０ 成 败 的关 键 。 所 以 ， 必 须
结合 ，但 是 现在 大 多数 餐饮 企 业对 要保证线上营销与线 下体验 的连 贯和
些课 本上有一 定的出入 。本文就针对
出入 点 以 及 实 际 写作 中 的原 则 及 技 巧
外贸英语函电写作技巧
外贸英语函电写作技巧外贸英语函电写作技巧外贸英语函电是指在对外贸易交往过程中，凭以交换信息的英语信函、电报、电传、传真及电子邮件等。
下面是店铺分享的外贸英语函电写作技巧，欢迎大家阅读！一、外贸英语函电的特点1.语言规范化。
随着对外贸易的日益频繁，外贸函电的语言越来越规范化，不仅要求用词、造句、语法、拼写和标点符号规范且合乎习惯，而且用于约束各种商务活动的法律、法规和惯例的使用，也更为明确。
2.内容简明化。
外贸函电要写得生动、具体和明确，特别是要求对方作出明确反映的信函，或是答复对方提出的要求和问题的信函，或是报盘、承诺，都要写得清清楚楚、明明白白，毫无艰涩难懂之处，使收信人看后不会误解写信人所要表达的意思，用尽可能少的文字完整、清楚地表达需要表明的意思。
3.态度礼貌化。
写信要有理有节，注意礼貌，不要盛气凌人，避免命令和粗鲁。
做到不卑不亢、得体脱俗，既尊重国际贸易的习惯，又维护本国利益，同时还要体谅对方，要顾及对方的要求、愿望和感情等，着重正面地、肯定地谈问题，尽量避免否定地谈问题。
4.格式“习惯”化。
外贸在长期的发展中，逐步形成了许多约定俗成的国际惯例。
外贸函电以其独特的格式、惯用的商务词汇、丰富的贸易术语、固定的句式和缩写形成了独特的函电文体，具有强烈的`商业色彩。
其生命力在于与实际商务活动联系在一起，其语言形式、语言规范等都必须为具体的业务服务，用词用语约定俗成，符合国际惯例，为世界各国商务人员所公认与接受。
二、外贸英语函电的写作技巧众所周知，写好外贸英语函电必须遵循4项原则，即4个C：简洁（conciseness）、明确（clarity）、准确（correctness）、得体（courtesy）。
这也是和外贸函电的特点相吻合的，具体来讲：1.把握简洁原则。
在国际贸易竞争愈加激烈的当今世界，简洁在外贸函电写作中显得尤为重要，要用尽量少的词来表达完整的意思，同时内容要完整、准确，语气礼貌。
（1）适当使用缩略语。
外贸英文函电中E-mail的写作技巧
外贸英文函电中E-mail的写作技巧首先，必须要标题（Heading）栏的“收件人（To）”框中输入收信人的E-mail 地址。
“主题（Subject）”框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。
“主题”框的内容切忌含糊不清。
像News about the meeting 这样的表达，应改为Tomorrow’s meeting canceled。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。
另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写，如：New E-mail Address Notification。
视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI （For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如“Dear Mr. John”之类的表达。
在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
如：Tommy，或者Mr. Smith。
E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。
一个段落大多仅由一到三个句子组成。
信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。
常常只须一个词，如：“Thanks”，“Best”，“Cheers”，不需要用一般信函中的“Sincerely yours”或“Best regards”。
称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。
如：Jimmy,I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best regards,David在电子邮件的使用者中还流行使用一些由首字母或读音组成的缩略词，如：d u wnt 2 go out 2nite：Do you want to go out tonight?lol：Laughing out loudoic：Oh, I see.mte：My thoughts exactly.brb：I’ll be right back.c u 2morrow：See you tomorrow.fanx 4 ur elp：Thanks for your help.gr8：greatbtw：By the wayimho：In my humble opinionasap：As soon as possible.另外，网友们为了给枯燥的文字加入感情色彩，还创造了一种表示感情的小符号，英语叫smiley.如：：-）代表“I’m smiling at this”，：-（代表“I’m sad about this”。
外贸英语函电写作技巧
外贸英语函电写作技巧如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。
如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。
1.商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。
Dear纯属公务上往来的客气形式。
2.写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。
例如：My dear father，Dear Tom等。
另外，称呼中还可以出现头衔、职位、职称、学位等，例如：Dear prof. David Schiller, Dear Dr. John Smith。
书写商务信函的Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。
一般来说如果信内有Reference Number，就不一定再写Subject。
Subject位于Salutation下空一行。
一般有三种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。
为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：INVOICE 12345Re: Invoice 12345Subject: Invoice 12345几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。
它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。
至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如：1.如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Sirs，(英式)或Gentelmen:(美式)，那么结尾敬辞采用Yours faithfully，(英式)或Yours truly，(美式);2.如果知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Mr. Brown，那么结尾敬辞采用Yours sincerely，(英式)或Sincerely，(美式)。
当然，结尾敬辞还有很多形式，下面是常用结尾敬辞一览表：1.最正式(表示敬意)Respectfully,Respectfully yours,Very respectfully yours,2.正式Yours truly,Very truly yours,Yours faithfully,3. 个人的，最普通的方式Yours sincerely,Sincerely yours,Very sincerely yours,Sincerely,4. 简单式(表示亲密)Cordially,Cordially yours,Best regards,Warmest regards,签名就是发信人所签署的姓名。
国际贸易商务信函写作技巧
国际贸易商务信函写作技巧第一章外贸函电写作的一般技巧一．外贸函电写作文法技巧1.主客分明、意思清晰例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.” 应改为Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)2.表达明确，决无木棱两可例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起.3.结构对称,易于理解.例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.4.单复数不乱,不然会好刺眼,看不舒服. 例如: An authorized person must show that they have security clearance.5.动词主谓要呼应.A.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted.B. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.6.时态和语气不要转变太多7.标点要准确. 例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.8.拼字正确. 有电脑拼字检查功能后,也需要认真检查.9.大小写.非必要不要整个字都是大写:,例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样. 要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了。
外贸英语函电写作技巧
千里之行，始于足下。
外贸英语函电写作技巧
外贸英语函电写作技巧是为了在国际贸易活动中进行有效沟通所必需的技能。
函电作为一种书面沟通方式，具有正式、规范、快捷的特点。
以下是一些
外贸英语函电写作的技巧，希望对你有所帮助。
1. 结构简洁清晰：函电的结构应该简洁清晰，首先应包括日期、公司名称、标题等标准组成部分，然后按照逐步具体的方式，逐条陈述问题和要求，以便
于对方阅读和理解。
2. 使用恰当的语气：函电应该使用正式的语气，尊重对方、礼貌、友好，并且避免使用太过个人化的表达方式。
同时也要注意避免使用过于生僻的词汇
或者句型，以免对方难以理解。
3. 使用专业的词汇和术语：在外贸英语函电中，使用专业的词汇和术语是非常重要的。
例如，你可以使用\
第1页/共1页。
外贸英语函电知识整理
千里之行，始于足下。
外贸英语函电知识整理外贸英语函电是外贸交流中常用的一种交流方式，能够准确、简洁地传达信息。
下面整理了外贸英语函电的相关知识，以帮助我们更好地使用外贸英语函电进行交流。
1. 函电的基本格式外贸英语函电通常包含以下几个部分：信头（Letterhead）、日期（Date）、收信人（Inside Address）、称呼（Salutation）、正文（Body）、结束语（Complimentary Close）、签名（Signature）等。
2. 写作风格外贸英语函电的写作风格需要简洁明了、准确规范。
应避免使用复杂的句子和词语，尽量使用简单明了的英语表达。
3. 称呼的使用在函电中，我们需要正确使用称呼来称呼收信人。
如果知道收信人的名字，可以使用尊称加姓氏来称呼。
如果不知道收信人的名字，可以使用尊称加姓氏的缩写来称呼。
4. 信头的设计信头是函电的头部，包含公司名称、地址、电话、传真等联系方式。
信头的设计需要注明发信人的联系方式，方便收信人与发信人联系。
5. 正文的写作在正文中，我们需要清楚地表达自己的意图或请求。
可以用简洁明了的语言来陈述问题，并提供相关的信息和细节。
第1页/共2页锲而不舍，金石可镂。
6. 结束语的选择结束语是函电的结尾部分，用来表示自己的祝愿或感谢。
可以根据具体情况选择合适的结束语，如“Yours sincerely”、“Best regards”等。
7. 运用缩写在外贸英语函电中，我们可以使用一些常见的缩写来简化表达。
常见的缩写有：ASAP（As Soon As Possible，尽快）、FAX（Facsimile，传真）等。
8. 阅读函电的技巧阅读外贸英语函电时，我们可以根据函电的结构和语言特点来理解函电的意思。
首先，应该仔细阅读信头和日期，了解发信人和发信时间。
然后，读取收信人和称呼部分，了解函电的收信人。
接下来，仔细阅读正文，了解发信人所表达的意图和请求。
最后，阅读结束语和签名，了解发信人的态度和祝愿。
外贸英语函电简短开头
外贸英语函电简短开头全文共四篇示例，供读者参考第一篇示例：外贸英语函电是外贸工作中不可或缺的一部分，函电作为外贸交流的一种方式，扮演着传递信息、表达意图的重要角色。
在进行外贸英语函电的撰写时，一个简洁明了的开头是非常重要的，可以让接收方清楚地了解信函的目的和内容。
接下来，我们将分享一些关于外贸英语函电简短开头的常用表达和范例。
一、常用表达1. I am writing to inquire about...我写信是想了解...2. I am pleased to inform you that...我很高兴地告诉你...3. I am writing to follow up on our previous correspondence...我写信是为了跟进我们之前的通讯...4. We are writing to confirm/reiterate...我们写信是为了确认/重申...5. I would like to bring to your attention that...我想让你知道...6. We are pleased to inform you that...我们很高兴地告诉你...7. I am writing to express our interest in...我写信是为了表达我们对...的兴趣8. I am writing to confirm our meeting on...我写信是为了确认我们的会议时间是...9. We are pleased to confirm that...我们很高兴地确认...10. I am writing to apologize for...我写信是为了为...道歉二、范例1. I am writing to inquire about the price and availability of your products, as we are interested in placing a bulk order with your company.2. I am pleased to inform you that your shipment has been successfully delivered to our warehouse. Thank you for your prompt service.3. I am writing to follow up on our previous correspondence regarding the contract negotiation. We would like to schedule a meeting to discuss the terms further.4. We are writing to confirm the details of our order, as per our discussion last week. Please let us know if there are any changes that need to be made.5. I would like to bring to your attention that there was a mistake in the invoice for our recent order. We kindly request that this be rectified as soon as possible.6. We are pleased to inform you that we have selected your company as our new supplier for the upcoming project. We look forward to working together.7. I am writing to express our interest in exploring potential collaboration opportunities with your company. We believe that there may be mutual benefits for both parties.8. I am writing to confirm our meeting on Monday, August 23rd at 10:00 am. Please let me know if there are any changes to the schedule.9. We are pleased to confirm that the payment has been processed and will be credited to your account within the next 3 business days. Thank you for your cooperation.10. I am writing to apologize for the delay in response to your previous inquiries. We are working to address the issues and will provide an update soon.总之，外贸英语函电的简短开头应该清晰明了地表达信函的目的，避免过多废话和冗长叙述。
外贸英语函电的写作格式常用范文
外贸英语函电的写作格式常用范文外贸函电涉及到的知识很广泛，那么外贸函电的英语写作格式需要注意哪些问题呢，接下来店铺为大家整理了外贸英语函电的写作格式，希望对你有帮助哦!外贸英语函电的写作格式篇一1.请求建立商业关系Rogers Chemical Supply Co. 10E.22Street Omaha8,Neb Gentlemen: We have obtained your name and address from Aristo Shoes, Milan , and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, We are interested in extending our, range and would appreciate your catalogues and quotations.If your prices are competitive we would expect to transact a significant volume of business. We look forward to your early reply.Very truly yours 自米兰职权里斯托鞋类公司取得贵公司和地址，特此修函，祈能发展关系。
多年来，本公司经营鞋类进口生意，现欲扩展业务范围。
盼能惠赐商品目录和报价表。
如价格公道，本公司必大额订购。
烦请早日赐复。
此致2.回复对方建立商业关系的请求Thank your for your letter of the 16th of this month. We shall be glad to enter into business relations with your company. In compliance with your request, we are sending you, under separate cover, our latest catalogue and price list covering our export range. Payment should be made by irrevocable and confirmed letter of credit. Should you wish to place an order, please telex or fax us. 本月16日收到有关商务关系的来函，不胜欣喜。
外贸英语函电写作技巧教案
外贸英语函电写作技巧教案教案：外贸英语函电写作技巧一、教学目标：1.了解外贸英语函电的写作要点和技巧2.学习函电的格式和常用的表达方式3.培养学生的函电写作能力二、教学内容：1.外贸英语函电的写作要点和技巧2.函电的格式和常用的表达方式3.实际例子分析和实操练习三、教学过程：1.引入：教师先用一个实例引入教学内容，比如一封外贸询价函，让学生了解函电的基本结构和格式。
2.外贸英语函电的写作要点和技巧：教师根据教学内容，结合实例分析外贸英语函电的写作要点和技巧，如：-函电的目的明确：开头部分要表明写信的目的，如询问商品价格、介绍新产品等等。
-语气客气正式：在函电中要注意使用礼貌用语和客气的措辞，尤其是在询问价格、要求样品等方面。
-逻辑清楚流畅：函电的内容要言之有理，逻辑清晰，条理分明，以便读信人一目了然。
-使用符合实际的表达方式：在函电中要使用符合实际的表达方式，避免使用夸张、华丽的词语。
3.函电的格式和常用的表达方式：教师介绍函电的格式和常用的表达方式，如：-函电的格式：标题、日期、称呼、正文、结束语、签名等。
-常用的表达方式：询问价格、要求样品、安排交货时间等。
4.实际例子分析和实操练习：教师给出一些实际例子，让学生分析函电的写作要点和技巧，然后进行实操练习，要求学生根据给定的情境写一封函电。
5.总结和评价：教师总结本节课的内容，并对学生的表现进行评价。
四、教学评价方法：1.学生能够理解外贸英语函电的写作要点和技巧。
2.学生能够正确运用函电的格式和常用的表达方式。
3.学生能够完成实操练习，写出符合要求的函电。
五、教学资源：1.函电的例子和实例分析材料。
2.实操练习的题目和要求。
外贸商务函电的写作技巧
外贸商务函电的写作技巧
4、简洁
就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来
简单，清楚，容易理解。
用常见的单词，防止生僻或者拼写复杂的单词。
一个单词可以表达，就不要用词组。
多用短句，因为短句更容易理解。
少
用and，but，however，conequently这些让句子变得冗长的连词。
在同
一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。
比方，您前面写了goodhavebeenent，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如forwarddipatch等。
因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之
间是否另有含义。
5、回复迅速及时
给买家的回复，千万要迅速及时。
因为买家通常只看最先收到的几封
回复，从中去选择适宜的供给商。
如果您的回复不够及时，就可能因为抢
不到先机而失去商机。
6、口语化
7、精确
当涉及到数据或者具体的信息时，比方时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。
这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
8、针对性
请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而
表示对此的重视。
当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写DearSirorDearSirorMadam。
外贸英语函电写作方法
外贸英语函电写作方法导语：外贸人不知道如何写函电?以下是人才网小编为大家搜集的外贸英语函电写作方法，欢迎阅读!1、给客户良好的第一影响试着用“salutation”制造一个好印象。
作为一封信的开始，你还要确定收信人的名字和称呼是正确的。
例如Dear Ms. Jones。
使用Dear Sir or Madam如果你不知道他们的姓名的话。
2、表明你的目的你应该在信的第一段阐明写信的原由，例如：As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.3、写信的原因写商务信件的原因有很多种，例如inquiry询问信息， request求某人做某事， apology 道歉， complaint投诉一个问题。
这就决定了信件的形式和语气。
4、申请信如果您在写一封请求信，你就可以写Could you possibly... 或是I would be grateful if you could...5、转达坏消息如果你是写一些坏消息或是道歉，那你就应该写的礼貌而得体，并说明问题的原因。
例如：Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment. 或是I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to the problems with our supplier。
6、信件收尾在最后一段中，你可以把一些closing remarks 写进去，就像Please contact us if you have any further questions。
如果你的信中还包括了文件等等，你可以在信尾处写上Please find enclosed... 或是I am enclosing...7、提到今后的联系时间信尾处你还应该提到今后联系的时间，例如：I look forward to seeing you next Thursday.8、结束信件如何写close信件的结尾，要看你和收信人的关系如何。
外贸商务函电的写作技巧
外贸商务函电的写作技巧1、标题这一点是特别针对写电子邮件的。
也许很多人都没有意识到事实上E-mail的标题是很重要的一个部分您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。
如果标题没有内容看起来象群发的垃圾邮件的话很多买家就会直接删除。
比如这样的标题How are you Can we work together建议您改成Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Te_tiles Partnership Opportunity或者Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.这样您的邮件会显得更加专业。
2、语气语调由于您写的信函都是有其目的性的所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下您写这封信函是想达到一个什么样的目的您希望对收信人产生一种怎样的影响呢是歉意的劝说性的还是坚决的要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
3、礼貌我们这里所说的礼貌并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。
而是要体现一种为他人考虑多体谅对方心情和处境的态度。
如果本着这样的态度去跟别人交流那么就算您这次拒绝了对方的要求也不会因此失去这个朋友不会影响今后合作的机会。
特别要注意当双方观点不能统一时我们首先要理解并尊重对方的观点。
如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时请表现一下您的高姿态您可以据理力争说明您的观点但注意要讲究礼节礼貌避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点中国人有句话叫做过犹不及。
任何事情一旦过了头效果反而不好。
礼貌过了头可能会变成阿谀奉承真诚过了头也会变成天真幼稚。
所以最关键的还是要把握好度才能达到预期的效果。
现代国际贸易英文商务函电实用写作技巧
现代国际贸易英文商务函电实用写作技巧概述:随着经济和信息技术的快速发展,商务英语函电已成为对外贸易中不可缺少的组成部分，也是现代外贸活动中最常用也最有效的通讯手段之一；它是一种行业英语,主要用于对外经济贸易活动和社会活动中, 英文商务函电已经在现代国际贸易中扮演着越来越重要, 越来越不可或缺的角色.本系列文章将从笔者多年的外贸实战经验出发, 以下几个方面和大家分享现代国际贸易中, 英文商务函电的一些实用写作技巧.第一部分．认识商务英语函电在现代国际贸易中的作用第二部分．写作技巧一. 邮件的框架结构（内容）与常规句型二. 行文的技巧和要诀三. 遣词造句的秘诀第一部分．认识商务英语函电在现代国际贸易中的作用一、商务英语函电和对外贸易的概述1、商务英语函电商务英语函电是在对外贸易活动中以英语为载体而相互进行的商务函电往来；商务英语是一种有独特语言风格的外贸专业用语。
不同于一般的日常英语，它包括专业贸易用语、缩略用法等。
众所周知，英语是当今全球运用最广的语言，因此英语成为对外贸易的主要用语，便称为商务英语。
商务函电是指在对外贸易中所使用的信函、电报、电传、传真、电子邮件等通讯方式。
商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。
从商务函电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。
商务函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。
商务英语函电也是公司与公司之间用以联系顾客的工具，在对外贸易中发挥着沟通买卖双方的媒介作用；它涉及外贸业务中的各个环节包括建立业务关系、询盘、发盘、还盘、接受、执行订单、装运、保险、付款、索赔等。
在商务英语函电的写作中应注意七个要素：完整、具体、清楚、简洁、礼貌、体谅、正确；遵循三个准则：求同准则、委婉准则、德言行一致准则。
商务函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。
外贸英语函电询价
外贸英语函电询价外贸英语函电询价（International Trade Inquiry Letter）是国际贸易中比较常见的一种商务信函。
其主要功能是向供应商询问商品的价格、质量、交货期、支付方式等相关信息。
该信函对于进口商来说，是开展进口业务的必备手段之一。
因此，在外贸行业中，掌握英文询价函的写作技巧与流程显得尤为重要。
一、Writing Format外贸英语函电询价的写作格式一般分为五个部分：1、信头：包括发函日期、公司名称、公司地址、电话、邮政编码、传真等。
2、收件人信息：如收件人姓名、职称、公司名称、地址等。
3、正文：正文通常分为三部分：引言、询问商品信息、结束语。
（1）引言：主要是介绍自己的公司、业务范围以及本次询价的目的。
（2）询问商品信息：询问商品的名称、规格、质量、数量、交货期、包装方式、价格等方面的信息。
（3）结束语：感谢收件人的关注和回复，表示期待收到对方的回复。
4、附件：拉链袋、信封、目录、订货单、说明书等。
5、落款：例如Best regards, Sincerely yours 等。
二、内容要点对于外贸英语函电询价，其内容要点包括以下几个方面：1、公司介绍：首先要对自己的公司做一番介绍，包括公司名称、所处行业、经营范围等。
2、商品介绍：在询价信中要详细说明所需商品的名称、型号、规格、材料等信息，使对方清楚了解你需要的商品是什么。
3、订单数量：订单数量是一个很重要的问题，你需要告诉供应商你需要多少件商品并从中取得价格折扣。
4、交货方式：交货方式和时间也是必须要提问的问题，可以明确告诉供应商要求将商品以何种方式及时间交付给你。
5、质量标准：你需要告诉供应商所需商品的质量标准，以便其能够根据标准确定该商品的价格。
6、包装方式：根据交付方式和质量要求，告知商家商品的包装方式以及其包装费用。
7、支付方式：在询价信中，需要明确告知供应商你的支付方式，并询问其是否接受该支付方式。
在支付问题上需要谨慎处理，免得在贸易过程中发生争议。
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外贸英语函电写作技巧
英文信函的信头也称信端,其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。
书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处,并为回复提供联系方式。
很多公司都会印制带信头的信纸。
一般来说,人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中,将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。
在使用这种信纸打印信函时,一定要注意为信头留出足够的空间。
对于私人商务信函,如求职信等,信头通常写在信纸的右上方。
如果信函的长度超过两页,那么从第2页开始就不再需要信头了,只需写上页码、收件人姓名及日期。
英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别,应遵循从小到大的原则。
特别值得注意的是,地址中的标点符号需正确使用。
当前的习惯做法是,行末一般不加标点符号,但行中间该加标点的地方,还是不应省略。
门牌号码与街道名称之间不加标点,但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。
英文商务信函中称呼的书写有讲究
在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。
一般位于信内地址下方空一行;有Attention时也一样,位于
Attention下面空一行。
称呼后面一般用逗号(英式),也可以用冒号(美式)。
如果信是写给公司的,并没有直接的联系人,称呼应为:“Dear Sirs,”(英式)或“Gentlemen:”(美式)。
在不能确定收信人性别的情况下,还可以使用To Whom It May Concern 或Dear Madam or Sir。
不过这两种称呼应尽量避免使用,因为人们觉得它们不能显示足够的友好。
在写信给特定的组织时,更愿意使用Dear Member,Dear Customer,和Dear Human Resources Manager这样的称呼。
如果知道收件人的姓名,就应该直接把姓名用入称呼里。
1.商务信函一般用Dear Miss Brown,Dear 。
Dear纯属公务上往来的客气形式。
2.写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时,用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。
例如:My dear father,Dear Tom等。
另外,称呼中还可以出现头衔、职位、职称、学位等,例如:Dear Schiller,Dear Smith。
商务信函中主题不能忽略
书写商务信函的Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。
一般来说如果信内有Reference Number,就不一定再写Subject。
Subject位于Salutation下空一行。
一般有三种书写形
式:直接书写、Subject:和Re:。
为了突出还可以加底线、加粗、全大写等,例如:
INVOICE 12345
Re:Invoice 12345
Subject:Invoice 12345
写出恰当的结尾敬辞
几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。
它写在正文下面,第一个字母要大写,最后一个词的后面有逗号。
至于要选用怎样的字句,通常由作者自行决定,一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系,例如:
1.如果不知到收件人的姓名,开头的称呼是Dear Sirs,(英式)或Gentelmen:(美式),则结尾敬辞采用Yours faithfully,(英式)或Yours truly,(美式);
2.如果知到收件人的姓名,开头的称呼是Dear ,则结尾敬辞采用Yours sincerely,(英式)或Sincerely,(美式)。
当然,结尾敬辞还有很多形式,下面是常用结尾敬辞一览表:
1.最正式(表示敬意)
Respectfully,
Respectfully yours,
Very respectfully yours,
2.正式
Yours truly,
Very truly yours,
Yours faithfully,
3.个人的,最普通的方式
Yours sincerely,
Sincerely yours,
Very sincerely yours,
Sincerely,
4.简略式(表示亲密)
Cordially,
Cordially yours,
Best regards,
Warmest regards,
不要忽略了英文商务信函中的签名
签名就是发信人所签署的姓名。
无论亲自手书还是用计算机、打字机或是由秘书打印的信函,均应在信函结束词下留出的4行间距处签上名字。
正式信函若无签字不仅严重失礼,而且不具法律效力。
签名代表了写信人,所以其形体和写法应保持固定。
签名最好用钢笔。
署名既要难以模仿又要清晰易解。
为便于辨认,一般商务书信,还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。
签名格式和规则有以下一些约定:
1.签名者代表公司、某单位名义时,应在结束词下方打出全部大写的单位名称,然后再签名。
2.女性签名时,为便于回信人正确使用称呼,应在打字的姓名前加注(Miss)或(Mrs.)。
3.当负责人不在而由经办人员代签名时,要加上by,for,perpro或字样。