会议策划与组织0-1

实训一：
会场布置与现场服务
会议策划：以花源校区行政楼5楼会议室为会议地点策划一次为期1-5 天的会议活动。
要求：1、运用头脑风暴法决定本次会议的议题。

2、安排会议议程

3、会议场地布置

4、会议成本预算。
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实训二：
会场布置与现场服务
成都将建设成为现代国际田园城市。成都在其中看到的是机遇， “这也就意味着，我们在产业发展上有可能跨越传统发展方式的某个 阶段，带动整个城市快速甚至是跨越式发展。”。成都的城市理想是， 在城市形态和发展水平上，将是超大型、现代化的城市，同时也是符 合田园城市理想、统筹城乡发展的城市。广大的农村地区是“人在园 中”，二、三圈层是“城在园中”，中心城区是“园在城中”，把城 市和农村两者的优点都高度地融合在一起。建设现代国际田园城市--成都，是我们每个身在成都的人的义务，请你策划一次相关内容的团 日活动。并重点阐述此次团日活动的亮点，亮点阐述不少于200字。
2、实训要求 分析这次会议失败的原因。 对会议策划有什么启示？
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任务二 会议策划的内容
课前问答
会场布置与现场服务
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任务二 会议策划的内容
助单位、和协办单位等。 “水城新津”杯会议人员举例 2、会议客体 即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员和旁听成员。
与会者的数量是决定会议规模的主要因素。 3、其他与会议有关的人员 包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。
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任务二 会议活动的基本要素
会场布置与现场服务
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会议策划书
1、 名称： 2、宗旨： 3、主题： 4 、日期： 5、地点： 6、主办单位： 7、邀请媒体： 8、亮点：
承办单位：
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会场布置与现场服务
实践训练
会场布置与现场服务
1、阅读材料 某公司市场销售部刘经理最近注意到：在刚刚过去的一个月中，一些
问题： 1、从材料中可以看出，一个成功的会议应由哪些要素构成？ 2、各个要素对会议的成功召开有什么作用和意义？
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任务二 会议活动的基本要素
会场布置与现场服务
一、会议人员 会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议主体、会议 客体以及其他与会议有关的人员。
1、会议主体 指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞
二、会议名称
要求概括并显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会 议的时间、届次、地点、范围和规模等。 必须用确切、规范的文 字表达
如：“水城新津”杯四川饭店技能大赛 可口可乐（中国） 饮料有限公司2004年销售会议
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任务二 会议活动的基本要素
会场布置与现场服务
三、会议议题
到因素是否适合，有些要考虑政治影响或经济效果。
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任务二 会议活动的基本要素
会场布置与现场服务
六、会议的方式 为了提高会议的效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现
场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。
七、会议结果 会议结束时实现目标的情况。 实用范例：哈啤雪中送炭
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任务三 会议的种类与工作原则
一、会议的种类
5、按会议的目的划分
说明会议 研究会议 解决问题会议 沟通协调会议 创意会议
会场布置与现场服务
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任务三 会议的种类与工作原则
会场布置与现场服务
一、会议的种类
6、按会议的形式划分 圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论、小组讨论、议
2、实训要求
（1）分小组讨论：造成会议出现这种结果的原因是什么？
（2）班级讨论如何避免上述情况的出现？
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任务三 会议的种类与工作原则
一、会议的种类
1、按会议的规模划分
小型会议 中型会议 大型会议 特大型会议
2、按会议内容划分
综合性会议 专题性会议
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进程1.1：认识会议 进程1.2：会议策划
任务一 会议策划概述
会场布置与现场服务
一、会议策划的概念
策 划——为未来事项“筹谋献策”；目标性、多重选择性、风险性、 创意性
会议策划——为了使会议取得预期的目的，而进行构思、设计，选择 出合理可行方案的过程。
好的会议策划，一定是对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性； 一定是在某些方面有突破，有新意、有创意才行。
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任务一 会议策划概述
二、会议策划的方法 1、头脑风暴法 2、纸牌法 3、策划树法
会场布置与现场服务
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头脑风暴法
会场布置与现场服务
涉日问题尖锐，大学生情绪激动。请讨论决定如何稳定当前大学生学 习环境和学习情绪，做到学习爱国两不误。
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任务一 会议策划概述
三、会议策划的原则
➢ 会议整体策划
工作时间进程表 任务分工表 物品清单 成本分析表
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会场布置与现场服务
任务一 会议策划概述
五、会议策划者的主要任务
会场布置与现场服务
1、制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要，并达到会议预 定的目标
2、制定会议议程 3、了解可供使用的场所和设施情况 4、选择或提议合适的场所 5、安排交通事宜 6、协调指挥工作人员的活动 7、招收、培训会务人员和广告人员 8、制定可行预算或按既定预算安排有关工作
1、目的性原则 2、利益主导原则 3、整体规划原则 4、客观现实原则 5、可操作性原则 6、周密性原则 7、整合原则 8、规范性原则
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会场布置与现场服务
任务一 会议策划概述
四、会议策划的前期工作
➢ 搞清楚“想法” ➢ 搞清楚“思路” ➢ 会议地址的选择
列出可供选择的清单 根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配 会议整体规划 亲临现场实地考察
会场布置与现场服务
（一）、会展业的特点
产业带动性强 综合效益高 信息交流 城市形象提升 提供就业机会
会场布置与现场服务
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（二）会展经济的功能
整合功能 纽带功能 展示功能 连带功能 促销功能
会场布置与现场服务
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主题学习单元1：会议与会议策划
进程1.1：认识会议 进程1.2：会议策划
（2）此外，每组选一名学生扮演秘书，对各位与会者的发言进行记录。 会议结束后，记录员对各种意见和措施进行书面归纳，与会议记录一 起上交指导教师。
（3）指导教师随机抽取各小组的结论予以分析。
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任务二 会议活动的基本要素
会场布置与现场服务
引入案例：优秀企业成功经验高层研讨会简报 （p8）
2、实训要求
（1）各小组讨论这件事到底对我方有何启示； （2）讨论日方官员这样安排外宾的发言时间是否合适。
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课外练习：
利用业余时间， 在校内外进行 实践锻炼，参 与会议的各项 组织与服务工 作，收集会议 计划、会议记 录等。
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主题学习单元1：会议与会议策划
目的性 组织计划性 群体沟通性 交流方式多样性
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会场布置与现场服务
实践训练
会场布置与现场服务
1、背景资料：2012“中秋国庆双节出行 各地高速堵车大观” 2、实训要求 （1）将班级分成多个小组，选取一名会议主持人。让每组的学生分别
不同社会角色（如交通管理者、普通市民，旅游者等），围绕既定目 的，按照上述情景对“改善节庆堵车”的措施各抒己见，展开热烈讨 论。
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任务一 会议的涵义与特点
会场布置与现场服务
二、会议的作用
集思广益、科学决策的作用 发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用 协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用
国际交流、跨文化的沟通作用
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任务一 会议的涵义与特点
三、会议的特点
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任务一 会议策划概述
五、会议策划者的主要任务
会场布置与现场服务
9、确定各项工作的时间安排 10、视察选定的场所和设施 11、与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、试听服务公司） 12、确定印刷公司 13、安排食品、饮料有关事宜 14、同会议发言人和各位贵宾进行联系 15、其他
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导入：
问题：
1、根据自己的理解，说说什么是会议； 2、会议有哪些类型； 3、召开会议的目的有哪些。
会场布置与现场服务
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任务一 会议的涵义与特点
会场布置与现场服务
一、会议的涵义 历史：原始社会的“氏族议事会”。 字面含义： “会”——聚集、见面、会合等
“议”——商议、讨论的意思。 会议是有组织、有领导地商议事情的集会。 总结：会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主 要方式的、有组织有计划的商议活动。 形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题； 有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。
营销开支、广告费用等都没有减少，但是产品的销售量却明显减少了。 于是刘经理召集了几个业务骨干召开了部门会议，希望能通过会议从 中找到根本原因。会上，一名员工提出上个月销售量下降是因为销售 渠道的问题。而另外一名员工则认为导致销售量下降的原因是产品本 身满足不了消费者的需求。于是在会议上，与会人员就这两个原因激 烈地争论起来，会议一时失去控制。最后，会议也毫无结果。
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会场布置与现场服务
欢迎来成都 参加《财富》论坛 2013年，成都将举办《财富》全球论坛这样高规格的国际会议，重
点向国内外友人宣传成都的国际化进程 作业：为明年的《财富》论坛写一封邀请函
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实践训练
会场布置与现场服务
1、背景资料
上海惠达科技有限公司准备在11月15日上午召开一次咨询工作会议。公司拟 邀请一些专家、学者以及其他企业单位的负责人共同探讨公司发展之路。为 了能让与会者有充分的时间安排好工作，公司决定提前将通知发给有关与会 者。秘书发出书面通知后不久，公司总经理突然指示：“这次会议十分重要， 应当还要邀请区科改委有关领导参加，听听他们的意见，以便更好地推动公 司工作发展。”可是经过联系，区科改委的林主任11月15日正好在外地出差， 要到11月16日才能回来。于是，秘书再次发补充通知，通知各位与会者会议 时间改在11月17日召开。后来，林主任的秘书打来电话说：“林主任在外地 出差可能要延迟几天，还要去当地一些企业视察工作。”于是，公司的咨询 工作会议无法确定时间，只能一拖再拖。
会型讨论、头脑风暴会议、远程电信会议 7、按会议的职级划分 股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工会
议、部门会议
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任务三 会议的种类与工作原则
二、会议的工作原则
1、必要性 2、高效性 3、目标性 4、严肃性 5、节俭性
会场布Hale Waihona Puke Baidu与现场服务
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实践训练
会场布置与现场服务
1、背景资料 在日本富士山县，辽宁省青年友好参观团团长接过日方官员送上的会
议程序，只见上面写着辽宁省青年友好参观团在日本富士山县活动时， 中方团长接过日方官员送上的会议程序，只见上面写着：“中方发言 时间：10点17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原来的 讲稿从十几页删削成五页、三页，最后删到一页。第二天，中方团长 像别的发言者一样，跑步上场。他的发言干净利落，因为被台下几次 掌声打断，才拖延了30秒。事后，这位团长感慨地说：“这件事给 我的启示太大了。”
据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议必备的 要素。
议题的主要作用： 1. 准确、具体的体现会议的目标，为目标服务； 2. 引导和制约会议的发言。
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任务二 会议活动的基本要素
会场布置与现场服务
四、会议时间 会议召开时间和会期。 五、会议的地点 据会议的性质和规模，综合考虑会场的大小，交通情况环境与设备等
会场布置与现场服务
任务三 会议的种类与工作原则
会场布置与现场服务
一、会议的种类
3、按会议的性质划分
决策性会议：代表性会议、领导性会议 非决策性会议：日常办公会议、咨询性会议、总结交流会议、洽谈谈判性会
议、进修培训会议、庆典性会议、商品展示和推介性会议。
4、按会议所垮的地域范围划分
国际性会议 全国性会议 地方性会议 部门性会议