税务师事务所档案管理制度

税务师事务所档案管理制度

第一章

第一条为加强税务代理的档案管理,提高代理工作质量和办事效率,防范职业风险,根据《中华人民共和国档案法》等有关规定,制定本制度。

第二条税务师事务所档案是指事务所在工作中形成的各类税务代理工作底稿、各类涉税文书;业务活动的录像、录音、照片等资料及其他档案,如事务所的账册等会计资料各类出版社以及各级税务机关编印的税收政策法规汇编图书资料等。

第三条本制度所指的档案管理是对上述各类档案资料的分类编号、整理、归集、查阅使用所作出的具体规定。

第四条档案的所有权属税务师事务所。对档案的调阅必须经过事务所有关人员批准,按规定办理调阅手续。

第五条税务师事务所应设立档案室,配备专人管理档案。

第二章档案资料的分类和立卷归档

第六条凡在工作和业务活动中形成,办理完毕后具有保存价值的各类资料,均应按《会计法》、《税务代理试行办法》等相关法律、法规的规定区别不同保管期限手机齐全予以分类保管。

第七条代理业务资料和业务活动的录像、录音、照片等资料由各业务部整理;事务所的账册、凭证、收据、报表等会计资料由财务部门负责整理;各类收发文资料和各类出版社、各级税务机关编印的税收政策法规汇编图书由经办人负责整理。整理人员按档案要求分类,送交档案管理人员检验后登记装订,立卷归档。

第八条各职能部门对已办结应归档的资料,于次月底前整理好移交档案员分类立案归档,所形成的档案资料,档案员应在及时立卷归档完毕。

第九条档案资料移交接收时,对方要按交接档案的有关规定进行,移送方应列出清单,接收方根据清单进行清点无误后,对方在清单上签字确认。

第十条对电子档案资料由经办人员采用计算机管理,按要求建立计算机档案管理目录,并在盘上编号并注明时间。

第三章档案资料的保管

第十一条档案管理人员负责档案的接受、归档、保管和提供检阅等日常工

作。对保存的档案应编好必要的检索工具以便于及时提供利用。

第十二条档案室要具备六防要求:防火、防盗、防潮、防光、防尘、防有害生物,确保档案安全。

第十三条完成整理立卷后,要按时保管年限进行区别保管。

第十四条经鉴定销毁的档案,要编制销毁清册,经主管领导审批后,由有关人员负责监号其清册要立卷归档。

第四章档案资料的查阅利用

第十五条凡查阅档案,都要填写《档案借阅登记簿》。外单位按规定需查阅档案,应凭单位介绍信和相关证件,并经事务所领导批准。内部查阅档案,应说明原因,并经部门负责人同意,档案管理人员不得超范围提供资料。

第十六条查阅者应爱护档案,不得将档案任意拆卷撕页、污损、涂改或私藏。查阅后,应及时归还。

第十七条查阅人查阅档案必须在事务所指定地点进行,未经领导批准一般情况不得复印,档案管理人员应作出记录,查阅人签字。电子档案资料一律不得外借,只允许在计算机上查阅,不得复制拷贝。特殊情况需要复制资料,须经事务所领导同意,同意方可或拷贝。

第五章档案资料的保密

第十八条档案管理人员应严格执行档案查阅和各项管理制度,未经同意不得私自将资料带出档案室。

第十九条查阅档案时管理人员不得离开现场,归还档案时,要检查有无污损缺

页等情况。

第二十条档案管理人员不得随身携带保密材料。档案室有关文件和材料,未经同意,任何人不得擅自进行复制、照相等。

第二十一条档案管理人员每年对库存的档案翻动一次,如发现破损霉变的档案,做到及时抢救。对电子资料,每年应用计算机进行试读,查验资料是否保存完好。发现档案遗失应立即向事务所领导报告及时处理。

第二十二条档案管理人员工作调动时,应及时输档案移交手续。办理移交时,

须有事务所相关领导在场监交,以明确责任。