管理文秘复习大纲(含考试内容50—60分)

管理文秘复习大纲（含考试内容50—60分）
一、名词解释题
1.综合秘书：承担全局性秘书工作的人员。

2.仪态：人的举止行为，具体表现为人再行为中的姿态和风度。

3.接待：对因公务活动而来的内外内外宾客的接洽和招待，是一种有着公共关系职能的活
动。

4.横向沟通：一般体现为部门间员工的沟通，再横向沟通中不存在直接的上下级关系。

5.沟通：人与人之间传达思想、观点或交换信息的过程。

6.程序性秘书工作：有章可循的常规性秘书工作。

7.情商：指情感智商，它是人的情感和社会技能，是智力因素以外的一切内容。

8.智商：通过测验测量出来的人的智力指数，是受测者再智力测试上所得的分数，是一个
人与相同智力年龄或同社会阶层的人相比较智力的高低。

9.个别访谈：是指有选择地对一个存在特定社会关系和环境的具有生动个性的特定个体的
访问。

10.会见会见指双方会晤。

凡身份高的会见身份低的，或是主人会见客人，又称接见或召
见。

反之凡身份低的会见身份高的或是客人会见主人，称为拜见或拜会。

二、单项选择题
1.“秘书”的涵义，有一个( C )的演变过程。

A.由人到物
B.由小到大
C.由物及人
D.由上到下
2.秘书学，从学科大类来说，属于( A )范畴。

A.社会科学
B.人文科学
C.管理科学
D.综合科学
3.( B )，朝廷中出现了最早的秘书机构——太史寮。

A.东周
B.商末周初
C.秦末汉初
D.隋末唐初
4.秘书机构的设置，必须遵循( B )、精简、高效的特点。

A.创新
B.适应
C.求实
D.综合
5.秘书工作的辅助性主要体现在地位的( C )与工作的被动性两个方面。

A.被领导性
B.中介性
C.从属性
D.隐秘性
6.智能结构即( D )和能力的综合反映。

A.智力
B.智商
C.知力
D.知识
7.( A )是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。

A.性格
B.兴趣
C.意志
D.毅力
8.调查研究是一项严肃的科学工作。

在具体实践中，科学的调查研究活动必须遵循( A ) 性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。

A.客观
B.真实
C.谨慎
D.实事求是
9.按信息形式分，可分成( B )信息和物化信息。

A.内化
B.内储
C.内存
D.内蓄
10.广义的公文，包括了通用公文、( C )与公务常用文。

A.常用
B.专业
C.专用
D.业务
11.平行文，指( B )机关之间往来的公文。

A.本
B.不相隶属
C.平级机关
D.领导
12.档案就其作用来说，可以概括为( A )作用和参考作用。

A.凭证
B.查阅
C.史料
D.利用
13.协调工作的内容主要是( C )协调、关系协调和事务协调。

A.组织
B.领导
C.政策
D.法律
三、填空题
1.秘书学具有政治性、___综合性____与应用性的特点。

2.最早的秘书人员称为“___史____”。

3.秘书部门是介于单位领导层和职能层之间的___中介层____。

4.虽然机关、团体及企事业单位的秘书工作各有侧重，不尽一致，但就总体而言，秘书工作一般包括___十项____具体任务。

5.以个性特征与能力划分，秘书可分为___参谋____型秘书、秀才型秘书，公关型秘书和办事型秘书。

6.____情感___是人的喜怒哀乐等心理状态。

7.智能结构即__知识和能力_____的综合反映。

8.人际关系一般具有三个特点：第一是个体性，第二是___情感____性，第三是对应性。

9.___ 专项调查____，是指专门就某一项目、某一问题或某一事件进行的调查。

10.按信息载体分，可分成语言信息与非语言信息。

11.公文撰拟，即公文写作，是公文办理的___基本环节____。

12.在协调过程中，既要讲政策、讲原则，也要讲灵活、讲____感情___。

13.做好督查工作，一是有利于保证____决策___顺利、有效的实施。

14.会议的作用，主要包括：___决策指挥____作用、组织协调作用、动员教育作用和信息交流作用。

15.根据会议的进程，一般把会务工作分为会前准备工作、会间_____调度工作__和会后整理服务工作三个阶段。

四、简答题
1.简述秘书机构设置的原则。

答：
秘书机构的设置，必须遵循适应、精简、高效的原则。

所谓适应性原则，是指秘书机构的设置，要适应领导的决策与管理工作的需要。

秘书机构的规模大小、人员多少，取决于不同机关、单位的职级高低及其工作任务的需求。

其次，秘书机构设置的适应性还表现在要因时、因地、因条件而异，具有一定的弹性。

所谓精简性原则，是指秘书机构必须精简。

其目的是减少层次、减少环节，有利于高效运转。

所谓高效性原则，是指秘书机构的设置，要力求高效。

要达到高效，必须重视秘书群体结构的优化，充分发挥秘书机构的整体效能。

2.简述调查研究的基本原则。

答：秘书要搞好调查研究工作，科学地去研究和解决改革开放新形势下社会生活中的各种现象和问题，最根本的要坚持以马克思主义和邓小平理论为指导，在调查研究的具体实践中，必须遵循客观性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。

3.会议的性质是什么?
答：会议的性质：会议是贯彻民主集中制原则，发扬民主，实行集体领导的重要形式；是实施决策、计划、组织、指挥、控制、协调等现代管理职能必不可少的重要手段；是贯彻政策、统一思想、议事决策、布置工作、沟通信息、统筹协调的有效途径
4.简述保密工作的特点。

答：保密工作具有政治性、群众性、封闭性和相对性的特点。

①政治性是保密工作的最突出的特点。

因为保密工作是国家工作的一部分，它在外御强敌、
内保社会安定方面，起着十分重要的作用。

特别是十一届三中全会以来，随着党和国家工作重心的转移，为改革开放和社会主义现代化建设保驾护航，成了我国保密工作的中心任务，其政治色彩更加鲜明。

②群众性是指保密工作要坚持走群众路线，紧紧地依靠群众是做好保密工作的可靠保证。

这是因为，与广大人民利益密切相关的国家秘密广泛存在于各行各业之中，只有动员人民群众加入保密工作的行列中来，才能最大限度地保守秘密。

③保密工作的封闭性是由秘密的本质属性决定的。

所谓秘密，就是在一定的时间内只能让
极少数人掌握的信息和事物。

这种秘密，如果不加以保守或保护，一旦被外人知晓，就是泄密，如果在社会上公开，就不再成为秘密。

所以，保密工作说到底就是对自己的秘密采取各种防范措施，不使之外泄。

④相对性是指保密工作的时间性与一定的区域性(即保密范围)而言。

五、案例题（选考）
1．夹缝中的葛秘书
阳光公司陈副总经理因一项对外业务工作，与李总经理又争执了起来。

后来，陈经理在与葛秘书外出乘车中，埋怨李总经理主观武断，不尊重他人意见，导致决策失误，给公司经营造成了损失。

葛秘书知道总经理与副总经理因工作意见不同，有些分歧。

总经理是一位有能力、有魄力、办事雷厉风行的人。

但不太注意工作方法，伤了不少人，对此，职员颇有意见。

副总经理考虑问题周到，群众关系好，也关心别人，但决断能力差些。

从心底里讲，葛秘书的个人感情更倾向副总经理。

今天，副总经理谈起他与总经理的分歧，分明是想得到秘书对他的支持和同情。

葛秘书此时应如何办?
要点：作为秘书应该把握原则，提高自己处理这类事件的能力。

第一，正确定位，即秘书应该清醒地把握自己所处的角色地位。

第二，正确判断，就是秘书要快速而准确地判断领导人之间矛盾类型，领导人之间的矛盾和分歧一般是在认识上的矛盾、工作方法和领导风格上的矛盾、利益上的矛盾生情感上的矛盾等多种。

第三，妥善处理，就是秘书应该把握原则，灵活处理，合理化解。

处理领导人之间的矛盾，秘书应以利于领导人之间的团结为目标，保持中立和不介入原则，采用、沟通、折中、回避等方法来妥善解决。

葛秘书可以保持沉默，对副总经理的话不表态，或转移话题谈其他方面；
葛秘书也可以耐心解释，说好话不说闲话，以弥合领导间的裂痕。

2．阅读下列材料，完成文后的问题
据说，某市中级人民法院审理了一起经济合同纠纷案。

其焦点是厂方与买方对合同中“货到后付款”的“后”字理解不同。

厂方认为买方收到货后应立即付款。

买方认为：没有规定后到什么时候，可以无期限。

正巧买方因三角债困扰无力偿还，调解无效，不了了之。

最后该厂停产倒闭，大呼上当。

从秘书的角度谈谈本文给你的启示。

要点：第一秘书工作要认真细致，第二语言用词要准确等
3．请以《政府机关秘书的一天》为例，分析行政秘书应具备的素质
政府机关秘书的一天
九月中旬的一个周末，王秘书为张书记加班写完了讲话稿。

星期一上午上班时，他感到十分轻松。

但张书记认为还需要做些增删修改，并嘱咐下午下班之前再交他审读一遍。

王秘书立即进行修改。

八点半，李主任找到王秘书，说刚接到市里电话，要求星期三上午下班之前要报送一个关于小康区建设的综合性汇报材料。

王秘书马上查阅有关资料，打电话询问有关领导落实各项数据、材料等。

着手写作时已近十点了。

王秘书正要将写好的提纲交区长审查，区长却刚好放下话筒，对王秘书说：“我们需要一道去某某镇看看合资企业的情况，现在就走。

”他们先后视察了两家合资企业，每到一处都需要认真做记录。

午餐后，王秘书将自己锁在办公室里，先就区长视察情况写了一篇通讯稿，下午交报社刊发。

然后，王秘书接着修改张书记的那份讲话稿，一直写到下午两点半才改好，将它交给张书记。

王秘书将稿子送给报社刊发后，终于可以坐下来写那篇综合性汇报材料了。

累了喝上一大口浓茶，饿了就冲一碗方便面，通宵未眠，直到完成初稿。

那一天，从早上七点四十分进办公室，至次日清晨三点钟放下笔，期间大约十九个小时，王秘书都处于紧张的工作状态。

要点：行政秘书应具备的素质就是：热爱工作，自尊自重，克已奉公，谦虚谨慎，平等待人，严守机密，提高警觉等职业道德。

4．阅读下列案例，分析、评价小王在会议前后所做的信息工作
某公司要召开2008年度总结大会，作为大会工作人员的小王主要负责会议文件材料工作。

会前小王进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。

年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。

为此，小王有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。

例如，有哪些成绩、经验，出现了哪些问题，哪些问题有相当的普遍性，哪些问题亟需研究解决等。

通过广泛、深入、细致的了解，获得了大量可靠的信息，并从中选择出有价值的信息为报告的准备提供参考。

会议期间小王认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。

为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报，确保与会者掌握会议情况和主要信息，使会议达到良好的效果。

会后小王认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实。

她还搜集会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。

小王在大会期间的表现赢得了大家的一致好评。

要点：从信息的收集、信息的整理、信息的传递、信息的利用储存等四个角度来讲。

5．阅读下列案例，请你分析、评价局长在接人待物方面的具体做法
小王调来给局长当秘书的第一天。

上班后首先敲门进来的是一位处长，是来向局长汇报工作的。

按照秘书工作的职责，小王为来人倒了一杯茶水，放到沙发前的茶几上。

局长见了，坐在皮椅上向小王摆了摆手，示意让小王将茶水放到他办公桌上。

然后指着对面那把木椅对处长说：“坐下谈。

”处长遵从地坐到木椅上，先是一句开场白：“按照局里的指示……”便开始汇报工作。

局长昂首挺胸，严肃、认真地听着。

处长正说着，忽然办公室门开了，从外边大步走进一个人。

是谁这样没礼貌，不敲门就走进局长的办公室？小王正纳闷儿，只见局长迅速从皮椅上站起来，满脸笑容地迎上前去。

原来是主管副部长。

局长回头向处长说了一声：“你先回去，以后再说吧！”处长轻手轻脚地退了出去。

小王按照刚才的办法又倒了一杯茶水，刚要放到局长的办公桌上，局长伸手将水杯接过，走到沙发前，弯腰将水杯放到茶几上。

请部长在沙发上坐定后，局长把处长刚才坐的那把木椅拉到茶几旁自己坐下，然后掏出一支中华牌香烟给部长点上。

部长一边喝着茶、吸着烟，一边对局里的人事安排做出指示。

局长连连点头称是。

中午部长走后，局长的一个朋友来访，小王马上倒水，依刚才部长的样子，将茶水放到茶几上，并把局长办公桌前那把木椅搬到茶几旁。

局长让他的朋友坐在沙发上，随手又把小王搬过来的木椅搬回原处，然后与朋友并肩坐在沙发上，亲密地交谈起来。

要点：在让领导坐在沙发上，自己拉把椅子坐对面，表示对上级的尊重；朋友是平等的关系，并肩而坐才显得亲密；对待下级，让他坐办公桌前的椅子，你与他是上下级关系，可以有一定的距离。

这些位子倘若弄错了，就会出现意想不到的麻烦。

比如与部长并肩坐在沙发上，等于把二人的地位拉平了，他心里可能不舒服。