秘书三级技能操作模拟16

[模拟] 秘书三级技能操作模拟16

第一部分案例分析

第1题：

请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（应至少找出15处正误点）。

场景：公司会议室、秘书办公室、经理办公室

时间：某日上午

人物：宏远公司总经理办公室秘书：钟苗、初萌

行政经理：苏明

总经理：王成

部门经理：高经理、崔经理

物品：几个装计算机的大箱子、装有空调的会议室、消防栓、办文单（文件办理单）、办公用品的箱子、简报的报头、录音机、人名台签情景一

（在公司会议室）

正准备召开总经理办公会，提前10分钟，钟秘书与初秘书检查各座位上的文件和茶水。

钟：（对初萌）今天的总经理办公会将重点讨论综合楼项目的资金筹措问题，你帮助检查一下，录音机和磁带准备好了没有。还有，我来公司时间不长，认识的人不多，请你把出席人员的座位图给我出一份。

初：桌上不是有人名台签吗？

钟：（不悦）我坐在边上，有的人名不是看不见吗？让你帮点忙怎么话这么多。（气氛有点紧张）

钟：（缓和了口气）初秘书，你觉不觉得这屋子有点凉？

初：是挺凉的，空调温度可能太低了。

钟：（过去调空调温度）我说这么凉呢，温度在15度以下，以后设在20度左右就行了。（人们陆续进来入座，王总宣布会议开始，钟秘书桌前有记录本和录音机、磁带）

王总：下面我们开会，今天的会议内容很重要，关系到我们综合楼项目的建设问题。（画面淡出钟秘书埋头记录）

情景二

（钟秘书办公室）

钟秘书正在起草《情况简报》（电脑屏幕）：

宏远信息有限责任公司情况简报

第8期2015年6月5日

宏远信息有限责任公司办公室

初：（推门进来）钟秘书，苏经理让我来问总经理办公会下发的文件都收回来了没有。

钟：（头也不抬）我还没顾上呢，等我把简报打完再说吧。

初：钟秘书，综合楼项目高经理后天要出差，急需这些文件资料，让我过来取一下。

钟：会议文件的清退不用那么着急。高经理要带相关文件我再给出一套。

初：这是总经理办公会定下的有关第三季度各位领导有关的工作安排，苏经理请你制成一份第三季度的会议时间表。

第三季度领导主要工作安排

(2015年7月至9月)

1.王总：7月前两周到上海参加客户洽谈会，8月的第二周到香港参加一周的产品订货会。

2.刘副总：在8月的每个星期三要参加公司内部的销售部门的工作会。

3.赵副总：每周的周一参加公司的办公会，9月第三周要开一个全公司的分公司销售会议，9月的最后一周安排休假。

情景三

（苏经理办公室）

苏经理：（拿起电话）是钟秘书吗，请到我办公室来一下。

钟：（推门而进）苏经理，你找我？

苏：你这份第三季度会议计划表编制得有问题，看不出是哪位领导去开会，第几周去开会，你把7、8、9三个月份的会各放在一个栏目中，既看不出第几周，也不知道是谁去开，领导怎么根据这个计划表安排时间呢？

（苏经理指着表，会议时间表的大特写，钟秘书不好意思）

钟：我就是太忙了，没太仔细设计，我回去重新编一下。（转身欲走）

苏：你先等一下，上次关于综合楼项目的会议下发文件为什么到现在还没有收齐？

钟：我收的晚了点，有几个经理不知道文件放在哪儿了，一时半会儿找不到。

苏：文件清退必须要及时，否则很容易造成丢失，这些文件中涉及到项目投标内容，一旦泄露会给公司带来严重的后果。

钟：（一脸不高兴）我明天一定收齐，要是没别的事，我回去马上编制会议计划表。

苏：那就这样吧！

情景四

（钟打电话）

钟：崔经理吗？你前两天跟我说让我提供一份发文处理的流程图，我做了一份，现在传真给你，你们可以根据这个流程图建立你们相关的文件处理的规定。

发文→登记→用印→审核→撰写→议拟→交拟

（流程表特写，拨打传真电话开始发传真，传真机卡纸，将原稿抽出重发）

钟：（重新拿起电话）崔经理，传真件收到了吗？收到了，那再见。

（推门走出办公室看见楼道边有几个计算机的大箱子挡住了她的门口）钟：这是哪个部门的大箱子呀？赶快拿走，别挡在通道上，多碍事呀。（左右看看没有人回应，自言自语）这是谁干的好事，真缺德，放在别人门口怎么不放自己门口呀？（将箱子往前使劲推，推离了自己的门口，档在了消防栓前）_______

参考答案：

(1)能够提前10分钟到会议地点检查会议的准备情况。(√) (2)能够事先准备好与会人员的文件和茶水。(√) (3)能够做好会议记录前的准备工作，准备好了记录本和录音机、录音磁带。(√) (4)知道在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录。(√) (5)在对公司情况不熟的前提下，能够为会议事先备好座次表。(√) (6)在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧。(×) (7)在检查会议地点时注意了温度的控制，能够指导下属将室温控制在适度的范围内。(√) (8)在进行会议记录时，为了保证记录的准确性，能够同时运用手工记录和录音机记录。(√) (9)情况简报的文头不正确，情况简报四字应在单位名称下居中。(×) (10)简报的印发日期应写在间隔线的右侧，编印单位应写在与印发日期平行的左侧。(×) (11)保密会议下发的文件应及时清退。(×) (12)编制领导会议时间表时，应注明不同月份的周次。(×) (13)注明参加会议的领导人名。(×) (14)缺乏保密意识，在重要的会议文件出现丢失的情况下，不及时加以追回，也未及时汇报。(×) (15)发文工作处理的流程图不准确、不完整、缺少签发、印制等重要环节。(×) (16)在传真文件时，不能正确地使用传真机，出现卡纸，违反操作规定，硬往外抽。(×) (17)注意到办公环境的管理，能够及时将挡在通道上的箱子移开。(√) (18)在移动箱子时，忘记了安全隐患的管理规定，将箱子挡在消防栓前造成了隐患。(×)

详细解答：

第2题：

请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（应至少找出10处正误点）。

情景一

（某宾馆客房）

身穿职业装的高叶来到808贵宾室门口，敲门。一位日本客人头裹着毛巾开门出来。

高叶：“您好。”伸出右手欲与对方握手。

对方没伸手，仅弯了弯腰，行了个鞠躬礼。

高叶有点尴尬，赶忙说：“我是宏远公司秘书高叶，王总让我来接您。”

日本客人：“噢，那你稍等一下，我去准备准备。”日本客人进屋。高叶在门口等候。一会儿客人出来。高叶与她一起来到电梯口。

高叶按电梯下行键：“我们去一层。”

电梯门开，里面没人值班。

高叶做了个手势：“请！”然后自己先进电梯按住操作键等客人进