房地产公司档案管理流程
房地产开发公司档案管理目录制度
房地产开发公司档案管理目录制度
一、公司档案共分十一类，分别是：人力资源、政策法规、公司文件、文件（含设备、生产技术、仓储、营销、工程等）、工程、广告、采购、培训、信息、综合等类。
有特殊要求的所有文件资料归为一类。
不单独区分公文与档案的管理。
二、档案管理执行的依据是公司的《档案管理制度》。
三、档案编号："档案"二字拼音的第一个大写字母 + 类别 + 序号 + 附件
类别直接以汉字表示。
序号即各类别中排序，以三位数表示，从001开始顺序编号。
附件以数量表示，有几份附件就用数字几表示。
在此没有将"合同"单独分类，相关合同归相关类别建档。
没有按档案密级分类，确属重要的、唯一的资料，将单独保管。
四、查阅档案时以档案目录与档案编号对照一致即可。
五、综合类如图片、录像（影）带、磁盘、移动盘、光盘等以及无法归入上述十一类的。
本制度由行政部制定，并监督执行。
档案目录类
项目序号日期编号名称份数备注
1
制表日期：。
房地产开发企业公司档案管理办法全
房地产开发企业公司档案管理办法第一章总则第一条为规范公司地产档案管理，建立、健全公司档案管理体系，全面提升档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》等法律法规，结合公司《企业档案管理规定》、《企业保密管理规定》、《电子文件管理暂行办法》、《电子档案管理暂行办法》等公司规章制度，特制订本管理办法。
第二条凡公司各部门、各项目在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向公司档案管理职能部门移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有。
第三条公司应当加强地产档案管理工作，建立和完善档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证档案的真实、完整、可用、安全。
客户档案管理按《客户（业主）档案管理办法》执行。
第四条公司地产档案管理工作遵循内容准确完整，分类科学统一；立卷归档及时，查阅使用方便；制度措施健全，管理手续严密;设施配套完整，存放保管安全的原则。
第二章管理职责第五条档案管理职能部门职责（一）认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、规定和办法。
（二）制定和不断完善公司各项档案管理制度，创造良好的档案工作环境，逐步实现档案管理的制度化、规范化、科学化。
（三）检杳、指导公司、各职能部门的档案管理。
（四）承担公司以及各子公司、各职能部门必须移交公司的各类档案的保管，切实做好档案库室的保密、安全防患管理。
（五）及时为公司各项工作提供档案服务，为领导决策提供可靠的数据。
（六）积极开展档案的编研工作，编写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数字汇编和专题文件汇编等编研材料。
（七）组织对t当案定期进行统计、鉴定、销毁和移交工作。
第六条档案管理职能机构管理员职责（一）负责公司各类档案的归档管理、编目、电脑著录工作；（二）负责公司档案室日常各项管理事务，包括各类档案的接收、排列、标识、保管、保密、借阅、统计、销毁、移交以及档案库房的七防（防盗、防火、防潮、防虫、防尘和防有害微生物）等工作；（三）负责检直、指导和监督各职能部门兼职档案员的档案业务；（四）协助公司本部档案室拟写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数据汇编和专题文件汇编等编研材料；（五）按时完成布置的工作任务和档案管理工作任务。
房地产公司档案管理制度
版次：1******房地产开发有限公司档案管理制度第一章总则第一条目的：为了加强公司档案管理，维护档案的完整性、统一性和安全性，有效地为公司的决策、发展及各项工作的需要提供信息，特制定本制度。
第二章公司文件、材料归档管理第二条公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
1、综合类：主要包括政府企业、行政管理部门在工作中形成的文件材料。
2、房产档案：主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文件材料。
3、工程档案：主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形成的图纸、函件、联络单、招（投）标文件、合同等文件材料。
4、经营档案：主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案材料。
5、财务档案和人事档案由财务部和人力资源部单独归档。
6、归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第三条文件材料的归档要求：1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
2、归档文件材料必须齐全、完整、准确。
3、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
4、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
5、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
6、归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。
7、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
9、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
10、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。
房地产公司地产档案分类及归档指引
房地产公司地产档案分类及归档指引引言房地产公司作为一个专门从事房地产开发和经营的企业，需要管理大量的地产档案信息。
如何有效地分类和归档这些档案，将直接影响到企业的工作效率和信息管理质量。
本文将针对房地产公司地产档案的分类和归档问题，给出一些指引和建议。
一、地产档案分类地产档案涵盖了各种与地产开发、运营和销售相关的文件和记录，包括但不限于地产规划文件、用地申请文件、建设许可文件、销售合同、售楼处资料等。
根据档案的性质和用途，可以将地产档案分为以下几类：1. 规划档案规划档案主要包括房地产项目的规划设计文件、用地规划报告、环保评估报告等，旨在记录和保存项目的基本规划信息。
这些档案通常与项目前期的规划决策、政府审批等环节有关，应当单独归档保存。
2. 建设档案建设档案是与项目实际建设过程相关的文件和记录，包括项目建设图纸、施工合同、工程质量检测报告等。
这些档案通常涉及各个施工阶段的文件，应当按照时间顺序进行归档。
3. 销售档案销售档案主要包括与房地产销售相关的文件和记录，包括销售合同、营销宣传资料、客户信息等。
这些档案是房地产公司销售业务的重要支撑，应当建立完善的档案分类体系，并与客户信息管理系统相连，方便查询和管理。
4. 其他档案除了上述三类档案外，还有一些与房地产开发和运营相关的辅助档案，如项目竣工验收文件、运营维护记录等。
这些档案的分类应根据实际需要确定，并与其他分类密切衔接。
二、地产档案归档指引地产档案归档是指将各类档案按照一定的规则和程序进行整理、分类、标识和储存的过程。
以下是一些地产档案归档的指引和建议：1. 建立归档标准房地产公司应当根据业务需求和档案属性，制定地产档案的归档标准。
标准应当包括档案所属类别、编号规则、归档程序等内容，以确保归档的一致性和规范性。
2. 档案整理和清理定期对地产档案进行整理和清理，将过期和无用的档案予以销毁或转移，以减少存储空间的占用和管理成本的增加。
同时，应当确保归档文件的完整性和准确性，确保档案信息的真实可靠。
房地产公司地产档案分类及归档指引
房地产公司地产档案分类及归档指引房地产公司地产档案分类及归档指引随着房地产行业的快速发展，房地产公司所涉及的档案资料数量日益庞大。
为了提高档案管理效率和便于信息查询，房地产公司需要制定一套科学合理的地产档案分类及归档指引。
本文将就此问题进行探讨，以提供参考。
一、地产档案分类地产档案分类是档案管理的第一步，需要根据地产项目的特点及公司内部组织结构进行划分。
以下为常见的地产档案分类方式：1、按地产项目分类：将档案按照不同项目进行分类，如住宅、商业、工业等。
每个项目中再根据开发阶段、业务类型等进一步细分。
2、按业务类型分类：根据地产项目的不同业务类型进行分类，如土地招拍挂、规划审批、施工建设、销售管理等。
3、按地理位置分类：按照地产项目所在的地理位置进行分类，如城市、区域、具体地块等。
二. 地产档案归档归档是将档案资料按照一定的规则和方法进行整理、存储的过程。
以下是地产档案归档的要点：1、归档时间：应在地产项目完成后，相关文件材料形成后及时进行归档。
2、归档方式：采用电子归档和纸质归档两种方式。
电子归档可借助档案管理系统实现，方便快捷；纸质归档则需确保档案完整性、安全性。
3、归档注意事项：确保档案齐全、完整、准确；对电子档案进行格式转换，确保长期保存；对纸质档案进行整理、装订，确保安全保管。
三、地产档案保密地产档案涉及公司重要商业机密和客户隐私，需采取严格的保密措施。
以下为加强地产档案保密的措施：1、设定保密级别：根据档案内容及重要性，设定不同的保密级别，如绝密、机密、秘密等。
2、建立保密制度：制定并实施严格的档案借阅、使用、复制等保密制度，确保档案安全。
3、加强网络防护：建立安全的网络系统，防止黑客攻击和内部泄密。
四、地产档案利用地产档案的利用是档案管理的最终目的。
以下是提高地产档案利用率的措施：1、建立检索工具：根据档案内容和关键词，建立多种检索工具，方便查询和使用。
2、汇编参考材料：将相关档案进行汇编，形成具有参考价值的资料，提高使用效率。
房地产公司实物档案整理规则(试行)
房地产公司实物档案整理规则（试行）一、档案归档基本原则（一）档案分类原则。
将档案资料按照内容、性质、用途、结构和形式等特点进行分类。
（二）档案完整性原则。
要求档案材料的完整和准确，不得删减、假造。
（三）档案秘密性原则。
保护档案材料的秘密性，严格限制查阅档案的范围和条件，加强档案保密管理。
（四）档案防火原则。
保证档案的安全，防止火灾和其他意外事故造成的损失。
二、档案分类和编制（一）按部门划分：将档案材料按照部门或单位来分类，文件归类，给每个部门或单位一个编号。
（二）按时间划分：将档案材料分为不同的时期或年代，依据时间编序号。
（三）按主题划分：将档案材料按照特定的工作领域或者主题来划分，具体分类方法和编制规则要按照相关部门和代码进行。
（四）按地区划分：按照不同的地理区域来划分档案资料，具体分类方法和编制规则要按照相关的部门和代码进行。
三、档案存储和保护（一）档案室的环境应保持安静、通风、干燥、温度适宜，避免受到阳光直射、潮湿、有害气体等环境影响。
（二）档案材料应当归档存放，编号齐全，防止错乱。
对于特定的档案材料，如借款协议、重要合同等，可以制定单独的存放规则。
（三）档案材料保护工作需落实到位，规定精细防盗、防火和防水措施，防止窃取、损坏和丢失。
同时，也要定期维护清理设备设施，提升防范风险的能力。
（四）档案材料要进行维护保养，定期翻新、鉴定、消毒和整理，保证档案材料的完整性和质量。
对于有缺陷的档案材料，如发霉变形、虫鼠侵蚀、水涝损毁等，要及时处理和整改。
四、档案查阅和利用（一）档案查阅应符合规定程序，不得超越权限查看档案材料。
（二）档案材料不得外传、复制、涂改，不得用于不正当的目的。
（三）档案材料被污损、遗失或者有误时，应及时报告并解决。
（四）档案查阅人员要认真维护档案秘密性，遵守相关规定，不得出现泄漏档案秘密的情况。
以上为房地产公司实物档案整理规则（试行）的内容，希望能对房地产公司实物档案管理有所帮助。
房地产档案管理制度
房地产档案管理制度随着房地产行业的持续发展，房地产档案管理显得尤为重要。
为了确保房地产业务的有效运营，建立一个合理的房地产档案管理制度变得非常必要。
本文将介绍一套完整的房地产档案管理制度，旨在提高档案管理效率，确保房地产档案的保存、整理和检索的准确性与权威性。
一、档案管理职责与机构设置在房地产档案管理制度中，首要的是明确档案管理的职责与机构设置。
建议设立专门的档案管理部门，负责具体的档案管理工作。
该部门直接向高层管理层汇报，并与各部门紧密合作，确保各类档案的及时收集、归档和维护。
档案管理部门应该负责以下职责：1. 管理所有与房地产业务相关的档案，确保档案存储安全；2. 制定并实施档案管理制度，明确各部门的档案管理责任；3. 监督并指导各部门的档案管理工作，确保操作规范；4. 组织档案的整理、归档和检索工作；5. 定期更新档案管理规定，并进行培训和宣传。
二、档案的收集与整理房地产档案的收集与整理是档案管理工作的重中之重。
在档案管理制度中应明确档案的收集范围和流程。
首先，档案管理部门应与各部门紧密配合，明确各个环节的档案产生并记录下来。
例如，房地产销售合同、租赁合同、产权证书以及相关税务文件等都应纳入档案管理范围。
其次，档案管理部门要制定档案整理的具体规定和操作流程。
档案整理包括整理文件、编号、归类等工作。
建议采用电子化管理系统，以提高整理的效率，并确保档案的易于检索和保密性。
三、档案的保存与归档档案的保存与归档是房地产档案管理制度的核心内容之一。
在这一部分中，应明确档案保存的原则和相关的流程。
首先，档案管理部门要制定档案保存的期限和标准。
根据国家法律法规和公司的经营需要，不同类别的档案保存期限有所不同。
例如，住宅买卖合同的保存期限应为20年，土地使用权证书的保存期限应为50年。
其次，档案管理部门要建立档案管理系统，确保档案的归档工作的规范、有序。
档案应按照文件类型、时间顺序以及地区等因素进行分类。
房地产企业的档案管理
在这类企业档案管理的 １作中。不仅要 度 、 办法和细则 。
监理单位 加强协渊 ， 丁程建设管 理 与 遍的原则 ： 在得 到领 导重视的前提 下 ， 遵照 后 ， 首先是 收集 已有归档 的 、 尚未 证案的或 施 ｒ、
场开发 、 经营、 管理的专业特点 此外还 具 的具 体状况分 为清理 存档 的资 有为房地产的产权 多元化 、 产权交易和产权 料和 日常 作两部分进行。 Ｔ 转移服务等的潜力。
０ ０
每一项 ｎ Ｉ 程的一开 始及时收集 、 累 积
和整瑚信息和资料 就应 ＿ 与工程管 ｆ动 理部 『耳 系． ： ｊ 『 Ｊ∈ 及Ｉ 施 ） １ 单位资料人员 协调， 为今后的 作能顺利开展打下 基 ｒ
有 限公 司 ． 南北 辰 实 业集 团房 地 产 事 业 部 术档案管理办法》《 是 、档案库房管理制度》 文 施 单位 刈 成的 案 材料进行整理 ， 《 形 一杏
改制调整而来的， 也存在着同样的问题 。 考虑到上述的性质和特点，也一定要遵循普
－ 及时进 行帑改 ， ｈ － 使 符合 ｆ级 部门的 ： 书归档范同和保存期 限》等一 系列规定 、 制 ｌ纠 。 统…规范 、 统一材料的 曼求 在 竣 验收 阶
维普资讯
ｏ ｏ
口 北京北辰房地产公司 董桂英 ＇ ． －
第 部分‘ 作部分是 ｆ常 作 ， 二 『 ： １ Ｔ 在 ： 房地产企业的档案管 理应当具 有一般 录以及文 书等一 系列
针对 企业 的性质和特点 ， 以及从事一级房地产 Ｉ 的基 础 １作 。 企业 阿
础 如在设 备安装 阶段 ， 要加强与 ｊ ｒ
房地产开发档案管理制度3篇
房地产开发档案管理制度3篇（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
文档下载后可定制修改，请根据实际需要进行调整和使用，谢谢!并且，本店铺为大家提供各种类型的经典范文，如工作报告、合同协议、心得体会、演讲致辞、规章制度、岗位职责、操作规程、计划书、祝福语、其他范文等等，想了解不同范文格式和写法，敬请关注!Download tips: This document is carefully compiled by this editor. I hope that after you download it, it can help you solve practical problems. The document can be customized and modified after downloading, please adjust and use it according to actual needs, thank you!Moreover, our store provides various types of classic sample texts, such as work reports, contract agreements, insights, speeches, rules and regulations, job responsibilities, operating procedures, plans, blessings, and other sample texts. If you want to learn about different sample formats and writing methods, please pay attention!房地产开发档案管理制度3篇【第1篇】房地产开发企业档案管理制度房地产开发有限责任公司档案管理制度:1.主要内容及适用范围本制度规定了本公司档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。
房地产公司地产档案分类及归档指引
档案分类及归档指弓1.目的为了规范公司档案的分类方法、档号标识、归档范围和保管期限，特制定本细则。
档案分类原则是以各部门工作过程中形成的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容，进行科学分类。
2.适用范围本细则适用于公司档案分类、整理和归档管理，适用于各部门档案分类整理工作，公司各下属公司参照执行。
3.内容根据实际情况，公司及下属公司的资料可分为：投资类档案、项目类档案、经营管理类档案、会计类档案、合同类档案、法律事务类档案、审计类档案、行政人事类档案、声像类档案和实物类档案。
3.1投资类档案3.1.1投资类档案由人力行政部保管。
3.2项目类档案3.2.1项目类档案包括开发报建的前期资料、设计管理部的设计图纸及变更资料、采购管理部的招投标资料和合同、项目部的工程资料、成本管理中心/部审核的签证资料。
根据公司目前的实际情况，项目资料归档时按部门来划分。
3.2.2项目类档案的移交：3.2.2.1开发报建的前期资料由专员于每个月的5号前移交给专职档案管理人员归档，图纸资料待审图公司盖章后马上移交。
3.2.2.2设计管理部的设计变更资料及变更图纸，由设计管理部的资料文员按开发流程，分阶段以最终确认的资料及图纸移交给专职档案管理人员归档。
3.2.2.3项目部工程资料待每一个分项工程竣工验收后30天内，由项目部负责人和专职档案管理人员审查后移交档案室，总包的整套竣工资料，在工程竣工验收完毕，由项目部负责人和专职档案管理人员审查后，资料文员于90天内移交归档。
专职档案管理人员在此期间要经常抽查项目资料，发现漏项资料，要求相关单位及时补充。
3.2.2.4采购管理部的招、投标文件、合同、报价清单，在合同盖单后，由采购管理部资料文员于合同盖章完后马上将原件移交到档案室进行归档，其他部门可保留复印件。
3.2.2.5项目资料中包括成本管理部审核的签证及结算资料，审核完成后的签证及结算资料由成本管理部资料文员于每个月的5号前移交到档案室进行存档，成本管理部可保留复印件。
不动产档案管理流程
不动产档案管理流程
1. 收集资料，不动产档案管理的第一步是收集相关资料，包括房地产权证、土地证、规划许可证、建设工程规划许可证等相关文件资料。
2. 归档整理，收集到的不动产相关资料需要进行归档整理，包括建立档案目录、编号、整理文件、建立档案库等工作。
3. 鉴定核实，对收集到的不动产资料进行鉴定核实，确保文件的真实性和完整性，防止虚假信息和遗漏情况。
4. 数据录入，将鉴定核实后的不动产档案信息进行数据录入，建立电子档案数据库，方便后续的查询和管理。
5. 管理和维护，建立完整的不动产档案管理制度，包括档案借阅、更新、保管、销毁等管理规定，确保档案的安全和完整。
6. 查询服务，为需要查询不动产档案信息的相关部门和个人提供查询服务，保障信息的及时准确性。
7. 监督检查，建立不动产档案管理的监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保管理工作的规范和有效性。
以上是不动产档案管理的一般流程，不同地区和部门可能会有所差异，但总体来说，这些环节都是不可或缺的。
不动产档案管理的规范和高效性对于保障不动产权益和促进房地产市场的健康发展具有重要意义。
房地产公司档案管理流程
3、流程图1）项目档案管理流程（略）2）部门档案管理流程（略）4、工作程序4.1项目档案管理程序4.1.1项目档案管理概述1）综合管理部设置专职档案管理员，建立安全、保密的公司档案室，各部门指定兼职档案管理人员，配备安全、保密的档案柜。
档案管理人员必须建立并登记《文件（合同）管理记录目录》和《文件（合同）借阅登记台账》。
2）项目管理档案包括研发与策划资料、设计资料、报批报建资料、成本预算资料、合同与招投标资料、阶段付款资料、经济签证资料、工程验收资料、结算与尾款支付、销售与收款、交楼入伙、小产权办理和客户服务资料等等。
3）相关部门按业务流程编制项目研发论证资料、营销策划方案和项目开发计划等，并根据权责手册办理审批手续，平时由业务主导部门收集和保存，项目竣工验收后三个月内移交综合管理部档案室归档。
4）项目营销推广、产品设计、报批报建、招投标采购、成本管理、工程管理、项目竣工验收等过程管理资料，由各项业务主导部门根据流程文件的要求进行收集和保存，项目竣工验收后三个月内移交综合管理部档案室归档；交楼入伙资料在该项目合同约定的交楼日三个月内移交综合管理部档案室归档；小产权办理资料和小业主签收记录完成即移交综合管理部档案室归档；客户服务资料于每年3至6月将上年已关闭投诉移交综合管理部档案室归档。
5）项目管理过程中的政府批文、许可证书、招投标资料、合同文本、竣工验收报告和测量报告，以及结算资料和结算报告等，在合同生效或相关业务部门在取得后立即移交综合管理部档案室归档，相关部门若需使用则按本流程规范办理借阅手续。
4.1.2采购合同与招投标档案管理程序1）业务部门与合作方协商一致后，拟制合同（或协议）文本，向综合管理部档案管理员申请合同编号，然后提交相关部门审核会签。
采购类合同若无合同编号，则各部门可不予会签。
2）业务部门将经审批的合同文本交合作方签章，然后连同经审批的《合同会签及审批表》向综合管理部申请加盖XXX置业公章，若需加盖委托建设方公章由业务部门自行办理。
房地产公司档案管理制度
房地产公司档案管理制度房地产公司档案管理制度「篇一」一、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。
钥匙要专橱保管，不准随身携带。
二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。
三、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。
四、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。
五、做好室内外温湿度记录，除湿，降温。
房地产公司档案管理制度「篇二」1目的规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序4.1归档保存的文件4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
房地产开发建设工程档案管理制度
房地产开发建设工程档案管理制度房地产开发建设工程档案管理制度是指对房地产开发建设工程过程中产生的各类档案进行收集、整理、保存、利用和保管的一种管理制度。
这种制度旨在确保房地产项目的完整记录，为项目的质量、安全、进度和成本控制提供依据，同时也为项目的后期运营、维护和管理提供支持。
房地产开发建设工程档案管理制度主要包括以下几个方面：1. 档案的分类与归档：根据房地产项目的特点，将档案分为不同的类别，如设计文件、施工图纸、合同文件、质量检验报告、竣工验收资料等。
各类档案应按照规定的程序和时间进行归档。
2. 档案的收集与整理：各参建单位应按照档案管理制度的要求，及时收集、整理和提交相关档案资料。
档案管理人员应对收到的档案资料进行审核，确保其完整性和准确性。
3. 档案的保存与利用：房地产项目档案应妥善保存在专门的档案室或档案柜中，防止丢失、损坏和泄露。
同时，档案管理人员应根据需要，为项目各方提供档案资料的查询、借阅和复制服务。
4. 档案的保管期限：根据国家和地方有关规定，对房地产项目档案设定不同的保管期限。
一般来说，重要档案的保管期限较长，如设计文件、施工图纸等；次要档案的保管期限较短，如质量检验报告、竣工验收资料等。
5. 档案的移交与销毁：房地产项目竣工后，档案管理人员应将项目档案移交给业主或物业管理单位。
对于保管期满的档案，应按照规定程序进行销毁。
6. 档案管理的责任与考核：各参建单位应明确档案管理的责任人员，并对其进行培训和考核。
对于档案管理工作不力，导致档案丢失、损坏或泄露的单位和个人，应依法追究其责任。
7. 档案管理的监督与检查：房地产项目管理部门应定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理制度的有效实施。
房地产开发建设工程档案管理制度是保障房地产项目顺利进行的重要手段，各参建单位和管理人员应严格遵守相关规定，确保档案管理工作的规范化、制度化和科学化。
房地产公司档案管理制度
房地产公司档案管理制度一、档案管理范围和目标1.档案管理范围：房地产公司的档案管理范围包括公司内各部门的文件、合同、协议、报告等所有形式的纸质和电子档案。
2.档案管理目标：建立一个高效、便捷、安全的档案管理系统，确保所有档案的完整性、保密性和可查性，提高工作效率和管理水平。
二、档案管理流程1.档案收集：所有文件、合同和协议等档案都应按照预定的规定时间和方式收集，包括纸质档案的存放和电子档案的备份。
2.档案分类：档案应按照不同的分类标准进行分类，如按照文件类型、部门、时间等进行分类，以便于后续查找和管理。
4.档案存储：纸质档案应存放在专门的档案室或档案柜中，电子档案应存放在安全可靠的电子存储设备中，同时进行定期备份和加密。
5.档案借阅：对于需要借阅的档案，应通过书面申请，并在借出和归还时进行记录和盖章确认，确保档案的安全和追溯能力。
6.档案销毁：对于已经过期或无效的档案，应按照公司规定的程序进行销毁，包括纸质档案的撕毁和烧毁，电子档案的删除和清空。
三、档案管理的重要性1.确保工作的高效性和准确性：通过建立档案管理制度，可以确保所有档案的完整性和准确性，避免信息的丢失和错漏，提高工作的效率和质量。
2.保护公司利益和保密性：房地产公司的档案包含大量的商业机密和公司利益，通过建立严格的档案管理制度，可以避免档案被非法获取和篡改，保护公司的利益和保密性。
3.提高信息共享和沟通效果：通过建立完善的档案管理系统，可以方便员工之间的信息共享和沟通，减少冗余工作和沟通成本，提高工作效率和团队协作能力。
4.满足法律和监管要求：房地产公司需要遵守一系列的法律和监管要求，如税务、财务、合同等要求，通过建立规范的档案管理制度可以方便公司进行合规审计和监管检查。
5.保障公司可持续发展：档案是公司的重要资产，通过建立良好的档案管理制度，可以保障公司的可持续发展，提供公司历史记录和经验积累，为公司未来发展提供支持和指导。
总之，房地产公司档案管理制度的建立对于确保公司的资料安全和高效的工作运行具有重要的意义。
大型房地产集团公司：档案文件管理制度
大型房地产集团公司档案文件管理制度发布日期：2009年12月1．总则1．1 适用范围：公司全体1．2 原则目的：规范公司档案管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，充分发挥档案工作在公司经营管理、工程建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合公司实际，特制定本制度。
1．3 责任部门：综合管理部，负责对档案的收集、归档、整理、保管、借阅、鉴定、销毁、统计等一系列过程的管理。
1．4 名词解释：综合档案、项目档案、销售档案1．4．1 综合档案：指公司在经营管理过程中各职能部门形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并归档保存起来的包括文字、图表、图纸、声像、电子文件等材料，以及政府机关或行业管理部门的文书材料。
1．4．2 项目档案：指公司开发项目整个过程中形成的项目工程技术类档案资料。
主要有建设工程前期文件资料，施工技术文件资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设（施工）建立资料、声像资料等六个部分组成。
1．4．3 销售档案：指公司在整个销售过程中形成的销售合同、协议、备忘以及项目销售相关介绍宣传资料（包括文字、图纸、图片、声像等）。
2．档案工作管理职责2．1 负责对公司的档案工作实行统筹规划、组织协调、制度制定与修订，监督、检查和指导公司各部门的档案管理工作；2．2 负责各职能部门应移交的重要档案的编目、保管和提供利用工作；2．3 负责有关项目档案全宗的接收、保管和提供利用工作；2．4 负责档案工作的网络化建设。
3．综合类档案收集范围3．1 政府机关或行业管理部门的文书或其他材料3．1．1 行业管理部门召开的有关房地产工作的会议文件。
3．1．2 行业管理部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件。
3．1．3 行业管理部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话。
3．1．4 行业管理部门对公司各类请示事项的批复。
3．2 公司经营管理过程中的具有考查利用价值的各类资料。
3．2．1 公司股东会、董事会、监事会、形成的各种决议、决定等文件资料。
房地产开发全流程档案管理制度
一、总则为加强房地产开发项目的档案管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我司实际情况，特制定本制度。
二、档案范围1. 项目立项、可行性研究、规划设计、土地取得、拆迁安置、工程建设、竣工验收、物业管理等全流程产生的各类档案。
2. 项目相关会议记录、文件、报告、合同、协议、图纸、照片、录音、录像等。
三、档案管理制度1. 档案收集（1）各部门在项目开发过程中，应严格按照档案收集范围，及时、全面地收集各类档案。
（2）档案收集应遵循真实性、完整性、及时性原则。
2. 档案整理（1）档案整理应按照档案分类、编目、装订等要求进行。
（2）档案分类应按照项目阶段、文件类型、责任部门等进行划分。
（3）档案编目应包括档案名称、编号、页数、形成时间、责任人等。
3. 档案保管（1）档案保管应遵循保密、安全、方便查阅的原则。
（2）档案库房应保持通风、干燥、防潮、防虫、防尘、防鼠等条件。
（3）档案保管人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
4. 档案利用（1）档案利用应遵循合法、合规、便民的原则。
（2）档案利用人员应填写档案借阅单，注明借阅目的、期限等。
（3）档案借阅期限一般不超过30天，特殊情况可适当延长。
5. 档案销毁（1）档案销毁应严格按照国家有关规定执行。
（2）档案销毁前，应经公司领导批准，并报上级档案管理部门备案。
（3）档案销毁应采取焚烧、化浆等方式，确保档案内容不被泄露。
四、档案管理职责1. 公司领导负责档案管理工作的统筹规划和组织实施。
2. 综合办公室负责档案管理的具体工作，包括档案收集、整理、保管、利用等。
3. 各部门负责人负责本部门档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统。
4. 档案保管人员负责档案的日常保管工作，确保档案安全。
五、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由综合办公室负责解释。
3. 本制度如有与国家法律法规相抵触之处，以国家法律法规为准。
房地产公司工程部工程档案管理程序
房地产公司工程部工程档案管理程序1.目的对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为现行有效版本。
2.范围用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。
3.职责档案管理员负责工程图书资料(的购买、登记、借阅和保管。
工程管理部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集和管理。
工程部经理负责对过期资料的审查销毁。
4. 内容4.1. 项目资料的控制4.1.1 收集、进库和保管4.1.1.1 工程项目正在进行时，各部门应将本部门所涉及该项目的上级批示、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同（包括设计合同、监理合同、施工合同等）以及各类证书的原件/正本在产生的同时，及时送至档案管理员保管，准备甲方竣工时交工程部收集整理。
4.1.1.2 工程项目在结束时，各项目应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目总经理审批后，交于档案管理员。
4.1.2 归档工程项目正在进行时，档案管理员对所接收的项目资料，应按项目和文件类别进行分类、编号和标识，并分别存放。
4.1.2.1 公司所开发的各项目均有单独的项目代号或简称。
4.1.2.2 文件类别为①土地合同类，包括上级批文、合作协议、土地合同等，②政府批文类，如计划批文，③“三证类”，包括用地许可证、规划许可证、开工许可证等，④竣工验收类，包括专项验收8证，⑤合同类，包括施工合同、设计合同、监理合同等，⑥项目发展文件类，包括项目进行过程中的各种中间报建报批文件等。
⑦图纸类，包括项目的各专业图纸、设计变更、洽商等。
4.1.2.3 编号：档案管理员对所接收的项目资料，在分类的基础上均按接收的先后顺序进行编号，对施工和物资合同可按工程管理部所编合同号进行排序，并在首页打印出目录表。
4.1.2.4 标识：对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
3、流程图1）项目档案管理流程（略）2）部门档案管理流程（略）4、工作程序4.1项目档案管理程序4.1.1项目档案管理概述1）综合管理部设置专职档案管理员，建立安全、保密的公司档案室，各部门指定兼职档案管理人员，配备安全、保密的档案柜。
档案管理人员必须建立并登记《文件（合同）管理记录目录》和《文件（合同）借阅登记台账》。
2）项目管理档案包括研发与策划资料、设计资料、报批报建资料、成本预算资料、合同与招投标资料、阶段付款资料、经济签证资料、工程验收资料、结算与尾款支付、销售与收款、交楼入伙、小产权办理和客户服务资料等等。
3）相关部门按业务流程编制项目研发论证资料、营销策划方案和项目开发计划等，并根据权责手册办理审批手续，平时由业务主导部门收集和保存，项目竣工验收后三个月内移交综合管理部档案室归档。
4）项目营销推广、产品设计、报批报建、招投标采购、成本管理、工程管理、项目竣工验收等过程管理资料，由各项业务主导部门根据流程文件的要求进行收集和保存，项目竣工验收后三个月内移交综合管理部档案室归档；交楼入伙资料在该项目合同约定的交楼日三个月内移交综合管理部档案室归档；小产权办理资料和小业主签收记录完成即移交综合管理部档案室归档；客户服务资料于每年3至6月将上年已关闭投诉移交综合管理部档案室归档。
5）项目管理过程中的政府批文、许可证书、招投标资料、合同文本、竣工验收报告和测量报告，以及结算资料和结算报告等，在合同生效或相关业务部门在取得后立即移交综合管理部档案室归档，相关部门若需使用则按本流程规范办理借阅手续。
4.1.2采购合同与招投标档案管理程序1）业务部门与合作方协商一致后，拟制合同（或协议）文本，向综合管理部档案管理员申请合同编号，然后提交相关部门审核会签。
采购类合同若无合同编号，则各部门可不予会签。
2）业务部门将经审批的合同文本交合作方签章，然后连同经审批的《合同会签及审批表》向综合管理部申请加盖XXX置业公章，若需加盖委托建设方公章由业务部门自行办理。
3）综合管理部以合同连续编号和统一加盖公章为控制点，在合同生效的同时留存一份合同（或协议）原件、及作为合同附件的招标、投标、评标、定标资料原件。
确保合同（或协议）存档的及时性和完整性。
4）采购类合同签章生效后，业务部门负责将一式多份的合同（或协议）原件，以及一套完整的相关附件复印件，交由合作方装订成册。
5）装订成册的采购类合同由业务部门负责分发到相关执行部门，并办理合同交底手续，合同交底完毕由业务人员将装订成册的采购类合同，及其交底记录送交综合管理部存档。
6）财务部以付款为控制点，保存一份采购合同（或协议）原件，同时收集与阶段付款相关的工程进度证明资料和审批记录，作为会计凭证附件。
财务部日常按会计档案进行管理，定期移交综合管理部存档。
7）业务部门和相关执行部门日常按部门档案管理流程保存本部形成和接收的记录和文件，项目竣工验收后三个月内将本部门与该项目相关的资料移交综合管理部档案室归档；其他资料根据需要在次年3-6月移交综合管理部档案室归档。
4.1.3销售合同及相关资料管理程序4.1.3.1标准文本的销售合同（或协议）及相关资料管理程序1）商品房买卖合同和商铺租赁合同等先申请会签合同标准（或协议）文本。
业务部门与客户协商一致后，在标准合同（或协议）文本内填写客户相关信息等内容。
标准合同（或协议）文本与客户签订时不必再申请各部门会签。
2）业务部门将审批的合同文本交客户签章，然后向销售合同专用印章管理员申请加盖公章，销售合同专用印章管理员只能对采用标准销售合同文本的合同（或协议）加盖印章。
3）采用标准文本的销售合同签章生效后，由业务部门完成相关政府部门登记程序。
4）完成政府备案的销售合同由业务人提交客户，并办理合同交底手续，产权办理完毕后由业务人员将销售合同原件与相关资料，及其交底记录送交综合管理部存档。
5）财务部以收款为控制点，保存一份订购单原件，同时收集相关价格特批、退订、退房、换房等审批记录和谈判记录，作为会计凭证附件。
财务部日常按会计档案进行管理，定期移交综合管理部存档。
6）业务部门日常按部门档案管理流程保存本部形成和接收的记录与文件，项目竣工验收后三个月内将本部门与该项目相关的资料移交综合管理部档案室归档；其他资料根据需要在次年3-6月移交综合管理部档案室归档。
4.1.3.2非标准文本的销售合同（或协议）及相关资料管理程序1）对于非标准的销售合同（或协议），业务部门与客户协商一致后，拟制合同（或协议）文本，向综合管理部档案管理员申请合同编号，然后提交相关部门审核会签。
非标准合同（或协议）若无合同编号，则各部门可不予会签。
2）非标准合同（或协议）必须向综合管理部申请加盖XXX置业公章，若需加盖委托建设方公章由业务部门自行办理；非标准合同申请加盖公章时必须连同经审批的《合同会签及审批表》一起送交综合管理部。
3）综合管理部以合同连续编号和统一加盖公章为控制点，在非标准合同生效的同时留存一份合同（或协议）原件以及相关资料，确保非标准合同（或协议）存档的及时性和完整性。
4）财务部以收款为控制点，保存一份订购单或合同（或协议）原件，同时收集相关价格特批、退订、退房、换房等审批记录和谈判记录，作为会计凭证附件。
财务部日常按会计档案进行管理，定期移交综合管理部存档。
5）业务部门日常按部门档案管理流程保存本部形成和接收的记录与文件，项目竣工验收后三个月内将本部门与该项目相关的资料移交综合管理部档案室归档；其他资料根据需要在次年3-6月移交综合管理部档案室归档。
4.1.4项目合同、付款与变更档案管理程序1）成本管理部根据项目开发计划编制成本标杆，经审核确定后报财务部，项目竣工验收后三个月内由成本管理部移交综合管理部档案室归档。
2）成本管理部根据需要编制招标内部控制价，作为招投标资料的一部分，与合同一起移交综合管理部存档。
3）项目部成本管理人员负责收集与本项目相关的合同原件、付款单（原件或复印件）、经济签证原件，登记《项目合同、付款与变更台账》，定期与综合管理部核对合同信息、与财务部核对付款信息、与合作方核对签证信息，将经核对确认的《项目合同、付款与变更台账》报送相关业务部门，同时报风险管理部备案。
4）项目竣工验收后三个月内，项目部成本管理人员将《项目合同、付款与变更台账》打印签字，经项目经理审批后，连同其相关的合同原件、付款单（原件或复印件）、经济签证原件一起移交综合管理部存档。
5）成本管理部在项目竣工验收后，督促合作方提交结算资料，初步审核后，申请综合管理部加盖XXX置业公章后送集团审计部审核。
综合管理部在加盖公章时留存一份结算资料原件。
6）成本管理部根据集团审计部对结算资料的终审结果，办理合同尾款支付手续，登记《项目合同、付款与变更台账》，然后将《项目合同、付款与变更台账》打印审批后，连同结算资料、结算报告、结算付款审批单据等一起移交综合管理部存档。
4.2部门档案管理程序4.2.1部门档案管理概述1）各部门应指定兼职档案管理人员，配备安全、保密的档案柜。
档案管理人员必须建立并登记《文件（合同）管理记录目录》和《文件（合同）借阅登记台账》。
2）部门档案包括工作标准、工作计划、相关合同与协议、业务函件、工作成果、收款或付款资料、绩效评价资料等。
3）员工负责按工作标准和工作计划开展具体工作，留下规范、及时、合法、准确、完整的工作记录，同时按工作标准和合同约定等收集相关的文件资料，向部门经理提交个人工作成果或合作方工作成果时，连同相关工作记录和文件资料一起提交。
4）部门经理负责督导员工按工作标准和工作计划开展具体工作，评价员工与合作方的工作成果，审核相关工作记录和文件的规范性、及时性、合法性、准确性和完整性，及时将确认通过的工作记录和文件资料移交本部门档案管理员存档。
若需使用则按本流程规范办理借阅手续。
5）项目竣工验收后三个月内，各部门档案管理员将本部门与该项目相关的资料移交综合管理部档案室归档；其他资料根据需要在次年3-6月移交综合管理部档案室归档。
5、档案管理基本要求5.1档案收集5.1.1各部门负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
以记载档案收进、发出、保管、利用情况及档案管理人员的变动情况,档案管理人员还要做好统计工作，统计数据以原始数据为准，以便输入计算机，充分利用计算机进行档案的辅助管理。
5.1.2各部门文件资料原件需要移交公司档案室保存的，由各部门进行整理，并编制《XXX置业移交目录》，按要求向公司档案室移交。
5.2档案组卷5.2.1在项目开发的过程中形成的与技术、经济、法律法规有关的文件资料均需归档，并以合同为主线、以项目为单位进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一卷即装成一个档案盒。
5.2.2对政府批文、许可证书、验收报告和合同、图纸、签证变更资料等需原件存档，复印件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。
5.2.3对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页号，并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。
5.2.4卷内文件资料的排列次序为：开发前期准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工程类。
5.2.5档案编号规则应保持统一；各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从上到下。
5.2.6对立好的案卷，档案管理员应定时进行检查，对不符合要求的应及时予以完善或返工。
5.3档案编目与装订5.3.1卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容进行编写：第一列顺序号，以文件资料排列先后顺序逐件填写；第二列字号，填写文件资料制发部门的发文字号；第三列责任者，填写对文件资料的署名者，即对文件资料负有责任的部门和个人；第四列题名，即文件资料标题，一般应照实抄录；没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”以示区别；第五列日期，文件资料的形成时间；第六列页号，填写文件资料起止页号。
5.3.2档案案卷装订的基本要求：在建工程的档案做活页装订，已竣工工程的档案做固定页装订。
装订时，去除文件上的金属物；破损和褪色的文件材料，应进行修补或复制；文件资料应使用A4大小纸张，装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订；纸面小的，加贴在标准的A4纸上；卷内文件资料，一般不超过二百页为宜，超过的可根据文件资料内容的阶段性分卷装订；装订要牢固、整齐、美观、装订时文件的右边和下边要取齐，不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读；文件资料字迹难以辨认的，应附抄件并加以说明。
5.4档案保管5.4.1归集、接收档案，档案管理员必需认真检验，并办理好登记、交接手续。
5.4.2档案要求集中存放于档案柜，由档案管理员管理，职员手中只能持有正在处理的文件资料。