公司出差费用报销管理规定

公司出差费用报销

管理规定

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差旅费报销管理规定

一、目的

为完善公司各项费用报销标准及借款管理规定，做到“执行与监督”岗位相分离的内控管理原则，特制定本规定。

二、职责

1、财务部：审核报销票据的合法性、金额的正确性、标准的合理性，并办理报销手续。

2、各部门负责人：负责本部门人员的出差派遣，审核出差事项、行程、出差结果等。

3、事业部（副）总经理：负责批准各分管部门负责人（总监、部长或经理）的出差与报销申请。

4、总经理：负责批准各事业部（副）总经理的出差与报销申请。

三、主要内容

（一）出差管理规定

1、出差申请：所有人员因公出差需提前申请，杜绝出临时差：部门经理（含）以上人员提前5天申请；一般人员提前3天申请。

禁止事后补单，未有经批准的出差，公司一律不予核销差旅费；只有在外接到《出差申请单》核准人的指令：需要延长出差时间的，方可回来时补签一张延长期的《出差申请单》；如果延长出差期未获批准，按旷工处理，所有费用自行承担。

2、《出差申请单》备案：经批准的出差单必须于出差前1天交到办公室备案，作为考勤的依据。人已经出差在外，出差单未交到办公室备案的，这一期间一律按旷工处理。

3、销差：所有出差人员应在返回公司3个工作日内到办公室销差，否则其提报的《出差申请单》作废，并按旷工处理。销差时需要提供车票，根据《出差申请表》审批天数，结合本人所乘坐车票的起止日期、离开及到达公司的考勤刷卡时间进行核定。原则上不准超过《出差申请表》审批天数，办公室核实实际出差天数，考勤专员在《出差申请单》写明实际出差天数。

（二）差旅费报销管理要求：

1、出差人员提交财务报销差旅费时，需同时提交备案过的《出差申请单》外部单位及公司关联单位人员因公出差无需填写《出差派遣单》，只需填写《差旅费报销单》并按被服务部门差旅费报销流程报销即可。

长期驻外或出差员工需编制当月考勤，由所在部门负责人及人资考勤对接人签字作为报销附件。对于出差期间的考勤标记应与在公司的日常考勤标记进行区分登记。

2、所有发票应有国家税务局监制章，地方税务局监制章的发票无效（高铁票，火车票等个人实名制票例外）。

3、出差人员差旅费报销标准：

1）各项标准具体见附件，标准为平均每天。

2）岗位以正式任命文件为准；如同一人涉及到两个级别的，按高级别标准执行。

3）不同职级的人员同行出差时，行、宿可视具体情况按高职级的标准予以报销。

4）聘请公司以外的人员同公司员工共同出差办事，外聘人员的差旅费报销标准比照公司总监的差旅费报销标准或按特批流程审批。

5）在实际报销过程中，对于实际票据金额低于规定标准的，按票据金额报销；对于实际票据金额高于规定标准的，按规定标准予以报销.

6）非长期出差员工应于出差返回后一周内提交财务审核；长期驻外人员各种报销为一月一报，报销周期为每月1号至31号，在次月15日前提交财务审核。根据规定的差旅费标准，填写纸质《差旅费报销单》,先由出差签批人对出差事项、行程、出差结果等进行审核，同时各部门报销对接人进行初审，无误后由报销对接人提交财务报销。财务部对报销票据的合法性、金额的正确性、标准的合规性进行审核。

7）对于参加公司统一安排的会议、培训、进修学习，发生的住宿费不

参照上述标准，根据会议、培训、进修学习的通知按实报销，报销时须附相关通知（纸质）。如培训费中包含伙食、住宿费用的，则不得另行报销伙食补贴、住宿费用。

4、长途交通费用报销规定

1）出行工具的选择应本着经济、省时的原则，如飞机的费用低于对应级别的交通工具费用的，可选择飞机出行,但需提供飞机出行总成本与对应级别交通工具价格对比说明。

2）对于原则上必须乘坐火车硬座的，若乘坐火车在晚八时至次日晨7时之间，并在车上过夜四小时以上，或连续乘车时间超过八小时的，可购火车硬卧票，车票按实报销。

3）因事情紧急而改乘超标准交通工具，且票价也超标准的，应按《特别审批单》进行规范填写、详细说明原因，并经总监、事业部负责人、财务部长、财务总监及总裁特别审批后，方可提交财务审核报销。

4）由公司安排车辆出差的，发生的汽油费、过路、过桥费、停车费等，填写“费用报销单”报销，并注明出差目的地。不报销交通工具费用。

5）员工乘出差之便，事先经批准就近回家探亲的，其绕道车、船费，扣除出差直线单程车、船费后，多开支的路费部分由个人自理，其探亲期间不享受出差补贴，报销时本人需写探亲期间费用说明由部门负责人签字提交财务审核;出差途中探亲时间不计入考勤、不计算工资.