文书档案管理制度

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文书档案管理制度(3篇)

文书档案管理制度文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。

文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。

一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。

文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。

2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。

3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。

二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。

凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)交两份给文书统一收集管理。

2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。

外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。

3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。

三、档案管理制度(一)归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2、重要会议材料，包括会议____通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料(即内____文件)，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。

5、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

文书档案管理制度

文书档案管理制度文书档案治理制度11、文书立卷每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，依据案卷类目做好平常的文件收集、分类工作。

在文件收集齐全的根底上，将文件按以下特征逐项分开。

①分年度。

将文件按其形成的年度分开。

②分级别。

将文件按其之间的关系分成上级、同级、下级。

对相互联系严密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。

③分机构。

将文件按其产生或承办部门分开。

④分问题。

将文件按其内容所反映的问题分开。

⑤分期限。

依据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。

在文书分类的根底上，依据实际状况，敏捷运用文件各特征（问题、、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。

拟写案卷标题，简明、准确地反映卷内文件的内容。

案卷正式确定下来后，依据卷内文件时间、重要程序、问题、、地区、文件名称、文书往来机关等详细状况系统排列。

编写卷内文件的页号；填写卷内文件名目和备考表；撤除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。

2、档案治理将档案库房的档案柜、架科学排列编号。

保持库房内外清洁卫生。

学习和把握档案爱护技术。

库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避开灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。

3、档案利用预备检索工具。

编制案卷名目、全引名目、专题文件名目、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。

查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进展审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。

借阅档案，应仔细填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。

对借出的档案资料要按时收回入库。

4、档案统计建立档案收进、移出登记簿。

精确编制档案工作状况统计年报，准时上报有关部门。

5、档案鉴定依据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进展鉴定。

文书档案室档案管理制度

第一章总则第一条为加强我单位文书档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有文书档案的收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节。

第三条文书档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理；（二）集中管理、分室存放；（三）方便利用、确保安全；（四）保密制度、依法管理。

第二章档案收集与整理第四条文书档案的收集应做到全面、准确、及时。

各部门应将具有保存价值的文件、资料及时报送档案室。

第五条档案收集的范围包括：（一）上级机关、领导批示、会议纪要、重要报告、请示报告、工作总结等；（二）单位内部形成的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等；（三）与单位业务、管理、活动等相关的其他文件、资料。

第六条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类标准进行分类；（二）对归档的文件、资料进行编号、编目；（三）填写档案登记簿，确保档案信息的准确性；（四）对破损、褪色的档案进行修复、复制。

第三章档案保管与利用第七条档案保管应做到：（一）库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防火、防盗；（二）档案柜、架应整齐、有序，便于查阅；（三）档案人员应定期对档案进行清点、检查，确保档案的完整、安全。

第八条档案利用应遵循以下规定：（一）查阅档案应填写《档案查阅登记簿》，并经档案管理人员审核批准；（二）查阅档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容；（三）查阅档案应爱护档案，不得擅自复制、翻印、损毁档案。

第四章档案销毁第九条档案销毁应遵循以下规定：（一）销毁档案前，应经单位领导批准，并报上级档案管理部门备案；（二）销毁档案前，应进行核对、登记，确保档案的完整性；（三）销毁档案应采用符合国家规定的销毁方法，确保档案内容无法恢复。

第五章奖励与处罚第十条对在档案管理工作中表现突出、成绩显著的单位和个人，给予表彰和奖励。

第十一条对违反本制度，造成档案损毁、丢失、泄密等行为的，根据情节轻重，给予通报批评、罚款、行政处分，直至追究刑事责任。

文书档案管理制度范文(五篇)

文书档案管理制度范文一、目的与依据为了规范企业的文书档案管理工作，确保文书档案的完整、准确、可靠和规范管理，提高工作效率，本制度制定。

二、适用范围本制度适用于企业内所有文书档案管理工作。

三、文书档案管理职责1. 文件发放和接收：负责按照规定程序向相关部门或人员发放文件，并及时收回；2. 文件归档：负责对收回的文件进行归档，确保文件的存储安全和方便查阅；3. 文件调阅：负责按照相关程序和要求提供文件的调阅服务，并记录调阅情况；4. 文件销毁：负责按照规定程序对到期、废止或无效的文件进行销毁，并做好销毁记录；5. 文件备份：负责对重要文件进行备份，确保文件的安全性和可靠性；6. 文件整理：负责对文件进行分类和整理，确保文件的有序性和易查性；7. 文件传送：负责按照规定程序将文件传送给相关部门或人员，并记录传送情况；8. 文件编码：负责对文件进行编码，确保文件的唯一性和识别性；9. 文书档案管理制度的宣传和培训：负责向相关人员宣传和培训文书档案管理制度，提高管理意识和工作能力。

四、文书档案管理流程1. 文件发放和接收流程：(1) 文件发放部门按照文件发放申请单发放文件；(2) 文件接收部门或人员按照文件接收单接收文件。

2. 文件归档流程：(1) 文件归档部门按照文件归档要求进行归档；(2) 归档完成后将归档信息录入档案管理系统。

3. 文件调阅流程：(1) 调阅部门或人员填写文件调阅申请单；(2) 文书档案管理部门接收申请单并查找相关文件；(3) 查找到相关文件后，将文件交给申请人，并记录调阅情况。

4. 文件销毁流程：(1) 文件销毁部门按照文件销毁要求进行销毁；(2) 销毁完成后将销毁信息录入档案管理系统。

五、文书档案管理制度的宣传和培训为了提高文书档案管理意识和工作能力，需要进行定期的宣传和培训活动。

可以通过组织培训班、制作宣传资料等方式进行宣传和培训。

六、违纪违规处理对于违反文书档案管理制度的人员，将按照企业相关规定进行处理，严重者将追究法律责任。

文书档案管理制度(4篇)

文书档案管理制度一、总则为规范文书档案管理工作，提高文书档案管理效能，保障文书档案的完整性、准确性和可靠性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本单位所有单位和个人的文书档案管理工作。

三、基本原则1. 法律依据原则：文书档案管理工作必须依照国家法律法规和有关规定进行。

2. 统一管理原则：本单位的文书档案管理工作由专门机构负责，统一管理，确保文书档案的完整性和安全性。

3. 确权负责原则：对文书档案的拟制、核发、收集、整理、存储等工作应明确责任人并且由责任人进行负责。

4. 规范操作原则：文书档案管理工作应严格按照有关规定进行，确保工作的规范化和系统化。

五、文件档案的分类和编排1. 文件档案按照文种、用途、时间、地点等特点进行分类编排。

2. 文件的分类编排采用数字、字母、字母数字或字段的组合方式，确保能够快速检索和定位。

六、文书档案的编制和管理1. 拟制文书须按照规定格式进行，确保文书的统一性和规范化。

2. 文书档案在经过核发后，应当及时归档，确保档案的完整性和可查性。

3. 文书档案采用电子方式存储，同时也要保留纸质文件，以备查阅。

4. 文书档案的存储应当按照规定的期限和地点进行，确保文书档案的安全性。

七、文书档案的保密工作1. 所有的文书档案必须严格保密，任何人不得擅自查阅或泄露。

2. 对于涉及国家机密的文书档案，必须按照国家机密保密的相关规定进行处理。

3. 对于涉及商业机密的文书档案，必须按照有关商业机密保密的相关规定进行处理。

4. 文书档案管理部门必须建立健全的保密制度，对文书档案的保密工作进行监督和管理。

八、文书档案的销毁和归档1. 对于已经失效的文书档案，应当及时进行销毁，确保文书档案的及时清理。

2. 对于需要长期保留的文书档案，应当及时归档，确保文书档案的完整性和保存性。

3. 文书档案的销毁和归档工作必须经过核实并由相关负责人签字确认。

九、文书档案管理的监督和评估1. 文书档案管理部门应当定期对文书档案管理工作进行监督和评估。

文书档案管理制度

文书档案管理制度第一章总则第一条为了加强文书档案的管理工作，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位文书档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第三条本单位文书档案工作应遵循合法、真实、完整、准确和保密的原则，确保档案资料的安全和有效利用。

第四条本单位应当设立专门的档案管理机构，配备相应的档案管理人员，负责文书档案的管理工作。

第五条本单位各部门、职工应当支持和配合档案管理机构的工作，保证文书档案的质量和安全。

第二章档案管理机构与职责第六条本单位应当设立档案管理机构，负责文书档案的管理和保管工作。

第七条档案管理机构的主要职责如下：（一）制定和实施文书档案管理制度，监督和指导各部门的文书档案工作。

（二）负责文书档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

（三）建立健全文书档案的检索工具，提供档案查询和借阅服务。

（四）定期对文书档案进行鉴定和评估，确保档案的真实、完整、准确和有效。

（五）组织文书档案的信息化建设和管理工作，提供档案的电子化利用。

（六）负责文书档案的安全和保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄露。

第三章档案的收集与整理第八条各部门在办理完毕的文件材料，应当按照规定的格式和要求整理归档。

第九条归档的文书档案应当包括原件和复印件，原件应当保持完好无损。

第十条归档的文书档案应当标注档案编号、档案名称、档案类别、形成时间等基本信息。

第十一条归档的文书档案应当由部门负责人签字确认，并加盖部门公章。

第十二条归档的文书档案应当及时交档案管理机构进行保管。

第四章档案的保管与利用第十三条档案管理机构应当对归档的文书档案进行分类、编号、排列、编目、装订等保管工作。

第十四条档案管理机构应当建立健全档案的借阅登记制度，对档案的借阅、归还、复制等进行登记。

第十五条档案管理机构应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的安全和完整。

第十六条档案管理机构应当对档案进行信息化处理，提供档案的电子化利用。

机关文书档案管理制度(5篇)

机关文书档案管理制度1、立卷归档(1)立卷范围。

上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。

(2)立卷方法。

文秘人员在收集齐文件、资料的基础上，对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限，交专门档案业务人员签订后，填写卷内目录，进行整理装订。

所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。

2、登记保管(1)登记。

将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录，然后入橱上架。

(2)保管。

案卷一经归档，要严格保管，确保万无一失。

档案室门窗要保持坚固，关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。

保持室内清洁卫生，做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐，布局合理，案卷排列科学，便于查找。

3、提供利用(1)档案查阅。

凡到本室查阅档案的，均由档案管理人员负责，并按规定为利用者提供所需档案资料。

(2)注意事项。

本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后，方可按规定提供。

4、办理移交档案在本室保存满____年后，向档案馆办理移交手续。

(1)签定。

所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求，确保档案资料齐全、完整、准确。

(2)移交。

移交的档案要抄写案卷目录一式两份，保证移交手续齐全。

局机关自身档案每年整理一次，需存档的重大活动资料由各科室提供，局办公室负责汇总存档。

机关文书档案管理制度（2）是指机关依法规范和管理其产生的各类文书和档案的制度。

该制度的目的是保障机关文书和档案的合法性、完整性、真实性和有效性，提高机关信息管理水平、服务水平和效能。

机关文书档案管理制度一般包括以下内容：1. 机关文书的定义和分类：明确机关文书的概念、种类和分类，如公文、函件、报告、备忘录等。

2. 机关文书的起草、审批和签发：规定机关文书的起草程序、审批程序和签发程序，明确各个环节的责任和权限，确保文书的合法性和准确性。

文书档案管理细则（3篇）

文书档案管理细则是指企业或机构对于文书档案管理的具体规章制度，旨在规范和管理文书档案的使用、归档、借阅、保管等工作。

下面是一份简要的文书档案管理细则范本，供参考：一、文书档案的定义和分类1. 文书档案是指机构、部门或个人行为和活动所产生的书面材料，包括各种商务文件、报表、合同、备忘录等。

2. 文书档案可根据其性质、用途、保存期限等进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。

二、文书档案的使用1. 文书档案使用应符合法律法规和企业规定，遵循实事求是、准确及时的原则。

2. 使用文书档案应填写相应的使用申请表，并经过审核批准后方可使用。

3. 使用后的文书档案应及时归档，不得私自保留或外借。

三、文书档案的归档1. 归档应按照规定的分类和编号系统进行，确保档案的组织和检索便捷。

2. 归档前应对文书档案进行整理、摘要和索引等处理，有必要时应制作文件目录。

3. 归档文书档案应填写相应的归档登记表，并保留归档凭证。

4. 归档的文书档案应有定期检查和整理，确保档案的完整性和可读性。

四、文书档案的借阅1. 文书档案的借阅应填写相应的借阅申请表，并经过相关部门或负责人的审核批准后方可借阅。

2. 借阅文书档案应在规定的借阅区域内进行，并不得影响档案的完整性和安全性。

3. 借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前申请并获得批准。

4. 归还文书档案时应填写相应的归还登记表，并保留归还凭证。

五、文书档案的保管1. 文书档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保持干燥、通风和防火等条件。

2. 档案室或档案柜应设置相应的进出门禁和监控设施，确保档案的安全性和机密性。

3. 定期对档案进行保管检查，防止遗失、损毁和泄露。

4. 长期保存的文书档案应按照规定的保存期限和程序进行销毁或转交档案馆。

以上仅为文书档案管理细则的一些基本要点，实际应根据企业或机构的具体情况进行具体化和细化，并加入对于文书档案管理工作的监督、培训等相关内容。

文书档案管理规定（三篇）

文书档案管理规定第一章总则第一条为加强文书档案管理，规范文书档案的建立、使用、保管和销毁工作，提高机关、单位的管理和服务水平，保证机构的正常运转和工作的顺利进行，特制定本规定。

第二条文书档案管理是指对机关、单位内产生的文书档案活动进行组织、协调、督导、监督和管理的工作。

第三条文书档案管理应坚持的原则是：（一）法律、法规原则：遵循国家有关法律法规的规定。

（二）实事求是原则：根据实际情况开展工作。

（三）全面规范原则：按照规范的要求做好文书档案管理。

（四）服务中心原则：以用户为中心，满足用户需求。

（五）信息化管理原则：充分利用信息化手段提高管理效率。

第四条文书档案范围包括机关、单位内的各类纸质文书档案和电子文书档案。

第五条文书档案管理应按照以下要求进行：（一）健全管理制度：建立健全文书档案管理制度，明确各类文书档案的管理责任和流程。

（二）严格分类归档：对文书档案进行分类归档，确保文书档案的组织和检索的便捷性。

（三）及时归档备案：对机关、单位内产生的文书档案，要及时进行归档备案工作，确保档案的完整性和可阅读性。

（四）保密措施：对涉密的文书档案加强保密措施，确保信息安全。

（五）定期检索整理：定期对文书档案进行检索整理，及时处理过期文件。

（六）合理利用档案资源：合理利用档案资源，提供文书档案的查询和服务功能。

（七）加强培训和技术支持：加强对文书档案管理人员的培训和技术支持，提高管理水平和专业能力。

第六条文书档案管理工作由机关、单位的档案管理机构负责，档案管理机构应具备以下条件：（一）具备档案管理专业知识和技能。

（二）配备相应的档案管理人员。

（三）配备相应的档案管理设施和设备。

（四）充分利用信息化手段，提高管理效率。

第二章文书档案的建立和登记第七条机关、单位内产生的各类纸质文书档案和电子文书档案，经过正式审核和签字后，即为有效文书档案。

第八条机关、单位内产生的纸质文书档案应按照相关要求进行编号，制作文书档案封面，并在文书档案封面上登记以下事项：（一）文号；（二）文件标题；（三）发文单位和发文日期；（四）收文单位和收文日期；（五）主题词；（六）文件的密级；（七）文件的分类号；（八）文件的保管期限；（九）文件的存放位置。

单位文书档案管理制度(最新4篇)

单位文书档案管理制度（最新4篇）档案的管理规章制度篇一一、档案人员岗位责任制1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。

忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。

对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。

3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。

6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。

认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。

定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。

某局文书档案管理制度

某局文书档案管理制度第一章总则第一条为了加强我局文书档案管理工作，规范档案管理行为，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合我局实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我局文书档案的收集、整理、保管、利用和销毁等全过程。

第三条文书档案管理工作应遵循以下原则：（一）真实性原则：确保档案的真实性、完整性，不得伪造、篡改档案内容。

（二）保密性原则：严格保守国家秘密，确保档案的安全。

（三）规范性原则：档案管理工作应严格按照国家档案管理的相关规定进行。

（四）方便利用原则：档案管理工作应方便档案的查找、借阅和使用。

第二章组织机构与职责第四条局办公室负责全局文书档案的管理工作。

第五条局办公室应设立专门的档案室，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第六条局办公室应配备专职或兼职档案管理员，负责具体实施档案管理工作。

第七条各业务部门应指定专人负责本部门文书档案的收集、整理和移交工作。

第三章档案的收集与整理第八条局办公室应制定档案收集计划，明确档案的收集范围、收集时间、收集方式等。

第九条各业务部门应按照档案收集计划，及时将本部门的文书档案整理后移交局办公室。

第十条档案管理员应对收集到的档案进行分类、整理、编目、归档等工作。

第十一条档案管理员应按照档案的保管期限和密级，将其分别存放在不同的档案柜或档案库中。

第四章档案的保管与保护第十二条档案管理员应定期对档案进行检查、维护，确保档案的安全。

第十三条档案室应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。

第十四条档案管理员应定期对档案进行清理、消毒、修补等工作，确保档案的完好。

第十五条档案室应实行封闭管理，非档案管理人员不得随意进入档案室。

第五章档案的利用与销毁第十六条档案管理员应建立健全档案查阅制度，方便档案的查阅和使用。

第十七条查阅档案时，应进行登记，查阅人应爱护档案，不得损坏、涂改、遗失档案。

文书档案管理细则（精选16篇）

文书档案管理细则（精选16篇）文书档案管理细则篇1为了贯彻落实国家《档案法》、中国科学院《档案管理工作标准》及文书档案建档规范的有关规定,提高归档质量和档案管理水平,促进归档文件整理更加规范,有效地为我所各项工作服务,为现代化建设服务,为国家积累档案史料.现结合我所实际情况,制定如下实施细则.一、文书档案管理体制1.建立以综合档案室为核心,以各职能部门兼职档案员为基础的档案管理体系,并根据上级有关规定,实行文书处理部门(即各处、室职能部门)整理归档制度.2.由部门负责人指定专人(以下称为文书兼职档案员)管理本部门形成的文件材料,并完成整理归档工作.二、文书档案管理职责1.文书档案管理人员必须认真贯彻执行《档案法》,遵守各项档案,忠于职守,维护党和国家的机密,保证本所档案的完整与安全.2.收集、整理、保管、利用和统计本所文书档案.3.指导、组织完成本所文件材料的整理归档工作.4.积极开展档案的利用服务,提供档案信息资料,为科研、管理及各级领导服务.5.负责本所文书档案的鉴定、销毁工作,定期向上级档案馆移交具有永久保存价值的档案.三、文书档案兼职档案员职责1.了解本部门工作业务,掌握文书归档文件整理的基本方法.2.负责本部门文件材料的收集、积累,对具有保存价值的文件材料,统一集中保管.3.主动做好预立卷工作,按归档范围类目及时"对号入座",专柜存放文件并遵守保密制度.4.认真做好本部门文件材料的整理、归档工作,做到完整、准确、系统,按时移交档案室.四、文件材料的收集和归档1.各部门在其职能活动中形成的、并已办理完毕、具有保存价值的的、应作为文书档案保存的各种文件材料,必须收集齐全,分类整理.2.各职能部门平时建立预立卷,按年度归档.3.每年6月底前将上一年度形成的文书档案移交综合档案室.五、文书档案的归档范围和保管期限1.文书材料的归档范围原则:凡是反映本所工作活动、具有查考利用价值的文件材料(包括所有应归档文件的电子版文件材料)和照片、录音、录像(以下简称声像材料)均属归档范围.2.文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种.永久为50年以上,长期为20xx年至50年,短期为20xx年以下.3.确定档案保管期限的原则:3.1 凡是反映本所主要职能活动和基本历史面貌的,对本所、对社会和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保存.它主要包括:本所制定的属于法规政策性的文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要文件材料,重要问题的请示、报告、总结、批复,计划、规划,综合统计报表,机构设置及演变、本所干部任免、人员编制等文件材料;直属上级机构颁发的属于本所主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本所主管业务并要贯彻实施的重要文件材料.3.2 凡是反映本所一般工作活动,在较长时间内对本所工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管.它主要包括:本所科研、管理活动中形成的一般工作问题的文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直属上级机构颁发的属于本所主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料.3.3 凡是在较短时间内对本所有参考价值的文件材料,列为短期保管.主要包括:本所各职能部门一般事务性的文件材料,上级机关和同级机关颁发的非本所主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级单位报送的总结、报告和统计报表等文件材料.3.4 根据本所各职能部门管理工作实际,文书档案按问题归纳为六大类:⑴综合管理类, ⑵党群工作类, ⑶人事教育类, ⑷科研管理类, ⑸基建资财类, ⑹后勤企业类.六、文书档案整理要求1.整理原则归档文件整理应遵循文件形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.2.质量要求2.1 归档文件应齐全、完整、准确.已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制.2.2 归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求.3.整理方法3.1 本所文书档案分类方案采用"年度m问题m保管期限"方法;保管期限分为永久、长期、短期.3.2 归档文件以"件"为单位进行整理,一般以每份文件为一件.文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图纸等一册(本)为一件;来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规)须留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件.3.3 归档文件按"件"装订.装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后.3.4 归档文件按所属年度区分,一般以文件签发日期(落款日期)为准.跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档.3.5 归档文件的排列方法,在分类方案最低一级类目内,按事由结合文件形成时间顺序排列.3.6 归档文件依分类方案和排列顺序逐件编制室编件号.根据分类方案的最低一级类目,按文件排列顺序从"1"开始标注.3.7 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录.3.8 归档文件应逐件编目.针对同一问题的来文与复文,应在备注栏内,互作备注.3.9 责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者.3.10 文号:体系文件的发文字号.填写时应照实抄录,不能省略.3.11 题名:填写文件标题.文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟写或补充,并外加" [ ] ".会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和重要内容.3.12 日期:填写文件形的成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,中间以短杠隔开,如20xx-01-09.3.13 页数:填写每一件归档文件的总页数.计算页数时以文件中有图文的页面位一页,空白页不计.3.15 备注:注释文件需要说明的情况.3.16 备考表:备考表置于盒内文件之后.填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写归档文件的整理人、检查人和日期.3.17 不同归档年度、不同类别、不同保管期限的归档文件,不应放入同一档案盒.3.18 档案盒应标明全宗名称全称.填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目.3.19 归档文件整理完毕,应按年度填写"年度归档文件整理说明".七、文书档案的归档1.文书档案由各部门兼职档案员按规范整理后,才能向综合档案室移交归档.2.归档时间:归档部门应在次年六月三十日前向档案室移交归档.3.归档时,应编制好归档文件移交目录,一式二份,由归档部门和综合档案室履行签字手续后,各存一份.移交档案时,双方应认真办理交接手续,仔细查点和验收.4.文书档案归档后,综合档案室要进行再整理,按有关工作程序进行分类与编目,使之便于查找和利用.八、文书档案的保管和利用1.本所各类文书档案由所综合档案室集中统一管理.2.档案部门要配置适宜档案安全保存的专用库房,落实"八防"措施,保持库房整洁,保证档案存放安全.3.定期检查清点库存档案,发现问题及时处理解决.4.建立必要的文书档案检索工具,积极为档案利用者提供便捷的服务.5.自觉遵守档案借阅及保密制度,严格履行查、借阅手续.6.每一位工作人员都必须爱护档案,自觉维护档案本来面目,任何人都不得涂改、损毁档案.违者将追究其有关责任.7.档案管理人员调动工作或退休时,必须认真办理交接手续.九、文书档案的鉴定和销毁1.根据文书档案保管期限,定期进行档案鉴定.2.文书档案必须经文书档案鉴定小组鉴定,报所分管领导审批后方能销毁,并办理相关备案手续.3.档案销毁,须编制销毁清册;销毁时,应指定两名以上人员监销,监销人须在销毁清册上签字.十、奖励和处罚1.把档案归档工作纳入所年度考核工作之中,半年检查一次部门预立卷情况,每二年进行一次检查评比.对能完整、准确、系统和及时完成文书整理归档工作的部门和兼职档案员,予以表彰和奖励.2.凡没有完成年度归档任务或归档不符合要求的部门及个人,取消年终评先资格.由档案室提供归档证明,通报人事处和所综合办公室,由人事处负责把关执行.十一、本细则适用于本所文书档案工作,由综合档案室解释.十二、本细则与上级档案管理有关规定不符时,按上级规定执行. 文书档案管理细则篇2第一条为加强水行政执法文书档案的科学管理，充分发挥执法文书档案在水行政管理工作中的作用，制定本办法。

文书档案管理制度范本(4篇)

文书档案管理制度范本一、总则1. 为了规范和提高文书档案管理工作水平，有效保护单位的文书档案资源，确保文书档案的完整性、真实性和准确性，特制定本管理制度。

2. 本制度适用于本单位所有的文书档案管理工作。

3. 文书档案管理工作由本单位的档案管理部门负责，其他各部门协助完成。

4. 文书档案管理应严格遵守国家和地方档案管理的法律法规，并按照本制度的规定进行操作。

二、文书档案的分类1. 根据文书的性质和用途，将文书档案分为内部文书和外部文书。

2. 内部文书是指仅在本单位内部使用的文书，如会议纪要、通知等。

3. 外部文书是指需要与外部单位或个人交流的文书，如公函、合同等。

三、文书档案管理的流程1. 文书的起草a. 根据需要起草文书，并明确文书的名称和目的。

b. 文书的起草应清晰、准确，内容完整，以表达意思为主。

c. 文书的起草应严格按照相关部门的规定执行。

2. 文书的审核a. 由相关部门负责人或专人对文书进行审核，确保文书的真实性和准确性。

b. 审核过程中，发现问题应及时提出并进行修改，确保文书符合要求。

3. 文书的签署a. 在文书的末尾加上发文单位的公章、负责人或相关人员的签名，确认文书的有效性。

b. 对于涉及法律效力的文书，应根据相关法律法规的规定进行签署。

4. 文书的复印和分发a. 对于内部文书，根据需要进行复印，确保各部门能够及时了解文书的内容，并加以执行。

b. 对于外部文书，复印后，按照相关部门或人员的要求进行分发。

5. 文书的归档a. 按照文件分类规定，将文书进行分类，并标明文件编号、归档日期等信息。

b. 对于重要的文书，应制作电子档案，并保存在专门的档案系统中。

四、文书档案管理的要求1. 文书档案应按照规定的时间和流程进行处理，并做好相关记录。

2. 不得私自销毁、篡改或隐匿文书档案，一经发现，将依法追责。

3. 对于涉及机密的文书档案，应按照相关规定进行保密处理，并设置相应的访问权限。

4. 文书档案应定期进行检查和整理，确保文书的整齐和易于查阅。

文书工作档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司文书工作档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有文书工作档案的管理，包括文件、资料、图纸、照片、录音、录像等。

第三条文书工作档案管理应遵循以下原则：1. 法规依据：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理合法合规。

2. 完整性：确保档案的完整性，不得随意销毁、损毁或篡改档案。

3. 准确性：确保档案内容的准确无误，及时更新和补充档案信息。

4. 安全性：采取必要的安全措施，防止档案丢失、损坏或泄密。

5. 有效性：提高档案利用效率，为公司的各项工作提供有力支持。

第二章组织机构及职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司文书工作档案的统一管理。

第五条档案管理部门的主要职责：1. 负责制定和实施公司档案管理制度；2. 负责档案的收集、整理、保管和利用；3. 负责档案的鉴定、销毁和数字化；4. 负责档案信息的统计和上报；5. 负责档案安全保密工作；6. 负责档案工作的培训和指导。

第六条各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案工作的实施。

第三章文件收集与整理第七条文件收集：1. 各部门应按照档案管理的相关规定，及时收集应归档的文件材料；2. 收集的文件材料应完整、真实、准确；3. 收集的文件材料应按照文件类型、时间顺序等进行分类。

第八条文件整理：1. 文件整理应按照档案分类标准进行；2. 文件整理应保持文件的原貌，不得随意拆散、剪裁或涂改；3. 文件整理应填写《档案登记表》，记录文件的基本信息。

第四章文件保管与利用第九条文件保管：1. 档案管理部门应按照档案保管要求，提供适宜的保管条件；2. 档案管理部门应定期检查档案的保管情况，确保档案安全；3. 档案管理部门应建立健全档案安全责任制，确保档案不被丢失、损坏或泄密。

第十条文件利用：1. 档案利用应遵循“谁提供、谁负责”的原则；2. 档案利用应按照档案利用规定，办理借阅手续；3. 档案管理人员应提供档案利用指导，确保档案利用的准确性和安全性。

文书档案管理制度范本(5篇)

文书档案管理制度范本【文书档案管理制度】第一条为规范和统一文书档案的管理工作，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。

第二条文书档案包括各类文件、公文、合同、报告、纪要、备忘录等各类文字资料和电子档案。

第三条文书档案管理工作应遵循以下原则：1. 规范性原则：遵循国家法律法规和公司相关制度，做到统一规范管理。

2. 完整性原则：确保所有文书档案的收集、整理、保存和归档工作全面、完整。

3. 保密性原则：根据文件的性质和涉密程度，制定相应的保密措施，保障信息安全。

4. 便捷性原则：确保文书档案的查阅、调取和归还工作便捷、高效。

第四条文书档案管理工作主要包括以下内容：1. 文书档案的收集：负责收集公司内部各类文书档案，并对其进行分类和整理。

2. 文书档案的保存：制定文书档案的保存期限和方式，并负责文书档案的存储与保管工作。

3. 文书档案的归档：将已停用或完成任务的文书档案进行归档，并编制归档目录。

4. 文书档案的销毁：根据公司相关制度，对即将销毁的文书档案进行审核，确保安全销毁。

5. 文书档案的查阅：负责根据工作需要或领导要求，提供文书档案的查阅服务。

第五条每个部门应指定专人负责本部门文书档案的管理工作，并定期对文书档案进行检查和整理。

第六条违反文书档案管理制度的，将按照公司相关制度予以处理，并承担相应的法律责任。

第七条本制度由公司档案管理部门负责解释和修订，经审批后执行。

【附】文书档案管理流程1. 收集- 每个部门负责将本部门的各类文书档案收集起来，包括纸质文件和电子档案。

- 文书档案应按照分类标准进行整理，如按年度、按部门、按文件类型等。

2. 保存- 确定文书档案的保存期限，按照公司相关制度进行存储和保管。

- 纸质文书档案应保存在密闭的柜子或房间内，防潮、防火、防盗。

- 电子档案应保存在特定的电脑或服务器中，设置密码和权限控制，防止非授权人员访问。

3. 归档- 将停用或完成任务的文书档案进行归档，编制归档目录。

人社局文书档案管理制度

第一章总则第一条为加强人社局文书档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理实施办法》等法律法规，结合我局实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于人社局各部门及所属事业单位的文书档案管理工作。

第三条文书档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）维护档案完整、准确、安全原则；（三）便于利用、服务决策原则；（四）依法依规、规范操作原则。

第二章档案分类与归档第四条文书档案分为以下类别：（一）文书档案：包括文件、资料、报告、计划、总结、会议记录、请示、报告、批复等；（二）人事档案：包括干部档案、职工档案、人才档案等；（三）财务档案：包括财务报表、凭证、发票、合同等；（四）其他档案：包括科研成果、设备档案、基建档案等。

第五条档案归档范围：（一）各级领导、各部门及所属事业单位产生的文件、资料、报告、计划、总结等；（二）人事管理、劳动保障、社会保险、人才服务等方面的文件、资料、报告、计划、总结等；（三）财务、审计、统计、档案等方面的文件、资料、报告、计划、总结等；（四）其他具有保存价值的文件、资料、报告、计划、总结等。

第六条档案归档时间：（一）文书档案应在产生后30日内归档；（二）人事档案应在人事变动后30日内归档；（三）财务档案应在会计年度结束后30日内归档；（四）其他档案应在产生后30日内归档。

第七条档案归档程序：（一）填写《档案归档登记表》；（二）对档案进行整理、分类、编目；（三）办理档案移交手续；（四）档案入库。

第三章档案保管与维护第八条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应具备防潮、防尘、防虫、防火、防盗、防高温、防潮湿等条件；（二）档案柜架应坚固、整齐、清洁、干燥；（三）档案存放应按类别、年代、编号顺序排列；（四）档案不得随意借阅、复印、翻阅、损毁；（五）档案保管人员应定期对档案进行检查、维护、整理。

第九条档案维护措施：（一）定期对档案库房进行消毒、除湿、除虫；（二）对破损、褪色的档案进行修复、复制；（三）对重要档案进行数字化备份；（四）建立健全档案保管档案的应急预案。

文书档案管理制度2

----公司文书档案管理制度（一）总则第一条为加强公司档案管理，充分发挥档案的作用，使档案管理更加标准化、规范化、科学化，特制订本制度。

第二条本规则所称文书档案管理，指公司与外界来往的文书及关系企业各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全过程之办理与控制。

第三条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

第四条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不得抽存，结案后及时交办公室归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件向接办人员交换清楚，不得擅自带走或销毁。

（二）文件材料的收集管理第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件批复请示，转发文件含被转发的原件），一律由办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料由主办部门收集归卷，会议文件由会议主办部门收集归卷。

第七条公司工作人员外出学习、考察、研究调查、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向办公室办理归档手续、签字认可后财务部门才给予报会议费用。

2、本公司召开会议，由会议主办部门将文件材料交办公室办理归档手续，签字认可后财务部门才给予报会议费用。

（三）归档范围第八条下列重要的文书材料，应当及时立卷归档：1、会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录。

2、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、批复、命令、规定、计划等文件材料。

3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、重要电话记录、机关工作日记。

4、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、简报5、本公司与有关单位签定的合同、协议书等文件材料。

6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料及干部任免的文件材料与关于职工奖励、处分的文件材料。

7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

行政单位文书档案管理制度

第一章总则第一条为加强行政单位文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本行政单位内部所有文书档案的管理工作。

第三条行政单位文书档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格按照国家有关档案管理的法律法规和政策进行档案管理。

（二）集中统一管理：行政单位内部所有文书档案实行集中统一管理。

（三）分类管理：根据档案的性质、内容、形式等进行分类管理。

（四）保密安全：确保档案内容的安全，防止档案泄露、损毁和丢失。

（五）科学利用：提高档案的利用率，为行政单位工作提供有力支持。

第二章档案管理机构及职责第四条行政单位应设立档案管理机构，负责档案的管理工作。

第五条档案管理机构的职责：（一）贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和政策。

（二）制定、修订和组织实施档案管理制度。

（三）负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。

（四）组织开展档案宣传、培训和教育。

（五）负责档案的利用和咨询服务。

第三章档案收集与整理第六条档案收集：（一）按照档案管理要求，对行政单位内部产生的各类文书进行收集。

（二）对收到的上级机关、同级机关和下级机关的文件、资料进行收集。

（三）对与其他单位协作、交流活动中产生的文书进行收集。

第七条档案整理：（一）按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。

（二）对分类后的档案进行编号、编目、登记。

（三）对档案进行整理、装订，确保档案的整洁、美观。

第四章档案保管与利用第八条档案保管：（一）建立健全档案保管制度，确保档案安全。

（二）按照档案保管要求，对档案进行防火、防盗、防潮、防虫、防霉等防护措施。

（三）定期对档案进行检查、清理，确保档案的完整、准确、系统和安全。

第九条档案利用：（一）根据工作需要，对档案进行查阅、复制、借阅等。

（二）提供档案咨询服务，解答档案利用过程中的问题。

（三）加强档案利用的监管，防止档案泄露、损毁和丢失。

文书档案管理制度

第一章总则第一条为加强我单位文书档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有文书档案的管理工作，包括文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

第三条文书档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、真实、系统，不得有遗漏和损坏；2. 准确性原则：档案内容应准确无误，便于查阅和利用；3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和电子档案的安全；4. 效率性原则：提高档案管理效率，确保档案工作高效、有序进行。

第二章组织机构与职责第四条我单位设立档案管理部门，负责文书档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：1. 负责制定和实施档案管理制度；2. 负责档案的收集、整理、归档工作；3. 负责档案的保管、鉴定、统计和提供利用工作；4. 负责档案数字化建设，提高档案利用效率；5. 负责档案的销毁工作。

第六条各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案管理的各项任务落实到位。

第三章档案收集与整理第七条文书档案的收集范围：1. 各部门报送的文件、资料、图表、照片、录音、录像等；2. 各部门自行制作的文件、资料、图表、照片、录音、录像等；3. 其他应归档的资料。

第八条文书档案的整理要求：1. 分类整理：按照档案内容、性质、时间等进行分类整理；2. 编号归档：对整理好的档案进行编号，确保档案的有序管理；3. 填写档案目录：对归档的档案填写详细的档案目录，便于查阅和利用。

第四章档案保管与鉴定第九条档案保管要求：1. 保管环境：保持档案库房清洁、通风、干燥，温度控制在15℃-25℃，相对湿度控制在40%-60%；2. 保管设施：配备必要的档案保管设施，如档案柜、密集架、温湿度计等；3. 保管人员：指定专人负责档案的保管工作，确保档案安全。

第十条档案鉴定要求：1. 定期对档案进行鉴定，确保档案的完整性和准确性；2. 对已过保管期限的档案，按照规定程序进行销毁；3. 对具有保存价值的档案，采取必要措施进行保护。