档案信息化基础理论与实践-第一讲

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第三节 数字档案室应用系统 一、数字档案室应用系统的含义 二、数字档案室应用系统开发的主要任务 三、数字档案室应用系统的特点 四、数字档案室应用系统的定位和功能架构图 五、数字档案室应用系统功能要求 六、数字档案室应用系统具体功能需求分析 七、数字档案室应用系统与相关信息系统的关系 第四节 数字档案室电子档案的管理 一、电子档案的收集 二、电子档案的整理和保管 三、电子档案的鉴定 四、电子档案的处置 五、电子档案的移交 六、电子档案的利用
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二、档案信息资源建设 档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发利用是档 案信息化建设的核心内容，标志着档案信息化发展的水平，决定了档 案信息化建设的成效。档案信息资源建设的具体任务有以下几项。 1 、档案目录数据库建设 档案目录数据库又称为“档案机读目录”或“档案电子目录”，是存 储在计算机内，使用某种数据库管理系统（如 SQL-SERVER 、 OR ACLA 等）组织管理起来的档案目录数据集合。根据著录对象的不同 ，档案目录数据库分为文件级目录数据库、案卷级目录数据库和专题 目录数据库三大类。 2 、档案目录中心 建设（区 域档案文献目录中心） 档案目录中心是在集成各级、各类档案馆目录数据的基础上建立起来 的档案目录数据交换、共享平台，它是实现更大范围内档案资源共享 的有效手段。档案目录中心根据其汇集目录的类型或范围的不同而分 为专业档案目录中心和区域档案目录中心。利用网络平台实现档案目 录数据的集中和共享是档案目录中心建设的目标。
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第三节

档案信息化建设内容


一、档案信息化基础设施建设 软、硬件基础设施是档案信息化建设的物质要件，是档案信息资源开发 利用和信息技术应用的基础。软、硬件基础设施的核心是信息网络，充 分利用公共网络环境构建符合特定要求的档案信息网络平台，是档案化 基础设施建设的重要内容。 档案信息基础设施建设的主要任务有两项： 1 、配置信息处理设备 其任务是配置适应档案信息网络平台需要的计算机、服务器、扫描仪、 数码摄录机、复印机、打印机等信息处理设备，构建档案信息处理的硬 件环境，提高应用计算机管理档案的普及率。 2 、建设和完善档案网络 根据服务对象和服务范围的不同，目前档案信息传输、利用的网络环境 可分为三个层次：档案局（馆）内部的局域网、连接政府各部门的政务 网、连接公众的外部互联网。三网应当实行物理隔离，形成独立的网络 体系。
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档案信息化的基本要素归纳为以下五个方面。这些



三、 档案信息化专业人才 档案信息化专业人才是所有具有信息化专门知识和专业技能 ，能够以其创造性的劳动为档案信息化建设作出贡献者，具体可分为 管理型人才、技术型人才、技能型人才和研究型人才四种类型。档案 信息化人才是推动档案信息化发展的支撑，是档案信息化建设最宝贵 的资源。 四、 信息技术及设备 信息技术及设备是指支撑档案信息化建设的现代信息技术及 基于现代信息技术的物化手段，包括数据处理技术及设备、网络通信 技术及设备、信息存储技术及设备等。信息技术及设备是档案信息化 建设的物质基础。 五、 档案信息化法规和标准 档案信息化法规、标准是指推动档案信息化发展、规范档案 信息化建设必需的各类法律、法规、规章、规范性文件及技术标准等 ，包括国际、国家信息化公共的法规、标准和档案信息化专门性法规 、标准。档案信息化法规、标准是国家对档案信息化活动进行管理的 重要手段，体现着国家档案信息化发展的战略与政策。
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第六章
档案信息资源建设
第一节 电子文件接收 一、电子文件接收机制 二、电子文件接收范围 三、电子文件接收时序 四、电子文件接收途径 五、电子文件接收要求 第二节 传统档案数字化 一、档案数字化目的与要求 二、档案数字化工作的组织 三、数字化档案文件格式的选择 四、纸质档案的数字化 五、照片档案的数字化 六、音频档案数字化 七、视频档案数字化 八、缩微胶片数字化
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第五章 数字档案馆建设
第一节 数字档案馆概述 一、数字档案馆的定义 二、数字档案馆与传统档案馆的关系 第二节 数字档案馆的组织结构 一、数字档案馆的组成要素 二、数字档案馆的内在结构与分布 第三节 数字档案馆的基础设施 一、网络环境建设 二、硬件基础设施建设 三、软件基础设施建设
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第四节 数字档案馆的功能建设 一、数字档案馆的系统定位 二、数字档案馆的具体功能 第五节 数字档案馆的安全 一、安全需求分析 二、系统安全目标 三、多层次网络安全体系结构
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三、档案管理应用系统建设 档案管理应用系统是指以档案信息资源为内容，以档案资源管理、共 享为目的，以信息技术及其软硬件设施为手段而构建的各类档案信息 管理系统。档案管理应用系统关系着档案信息化建设的速度与质量， 体现着档案信息化建设的效益。档案管理应用系统目前主要有针对不 同应用环境开发的各类档案管理软件、基于政务网的文件档案数据库 系统、基于互联网和政务网的档案网站、基于实体馆藏综合各种信息 技术而建立的数字档案馆等。档案管理应用系统建设的主要任务是： 1 、档案管理软件系统的开发与 推广 档案管理软件是指各机关、团体、企业事业单位和各级各类档案馆用 于对档案信息和档案实体进行辅助管理的基于各种计算机环境的应用 软件系统。档案管理软件根据适用对象的不同分为档案室档案管理软 件和档案馆档案管理软件； 2 、基于政务网的文件档案信息系统 基于政务网的文件档案信息系统是指将有序组织的档案数字资源通过 一定的方式接入地方的电子政务网，有机融入电子政务的信息流程， 通过政务网平台为地方政府提供文件、档案信息服务的应用系统。各 级档案行政管理部门应当积极参与政府上网工程和电子政务建设，将 档案数据库作为重要信息资源库纳入当地电子政务、信息港建设总格 局。
档案信息化基础 理论与实践
江苏省档案局 二〇一三年十月
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第一章
档案信息化概述
第一节 档案信息化基本概念 一、国家信息化战略在档案领域的具体实现 二、档案工作目标与信息网络手段的结合 三、档案信息化是一个不断发展的动态过程 四、档案信息化具有丰富的内涵 第二节 档案信息化要素 一、档案信息网络 二、档案信息资源 三、档案信息化专业人才 四、信息技术及设备 五、档案信息化法规和标准
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第一章
档案信息化概 述
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第一节 档案信息化基本概念

档案信息化是指在国家总体规划和 系统组织之下，采用现代信息技术改造传统 档案业务，不断适应数字环境下档案活动的 发展变化，档案管理模式从以面向档案实体 保管为重点、向以档案数字信息管理利用为 重点的转变，最大限度地满足社会档案需求 的建设过程。
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一、国家信息化战略在档案领域的具体 实现 国家信息化战略是一项规模浩大的系统工 程，涉及农业、工业、科技、国防等各行各业和社会 活动的各个方面。信息资源、信息网络、信息技术、 信息产业、信息化人才、信息化法规和标准是国家信 息化体系的基本要素，地区信息化、行业信息化则是 国家信息化全局的有机组成部分。档案信息化作为国 家信息化在档案领域的具体实现，服从国家信息化全 局，在整个战略规划框架下系统、有序地展开。档案 信息化的目标、任务、内容取决于国家信息化全局的 发展需要，具有明显的时代性和社会性特征。
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第三章
电子文件管理
第一节 电子文件概述 一、电子文件的含义 二、电子文件与相关概念的辨析 三、电子文件的基本特点 四、电子文件的种类 五、电子文件与元数据 第二节 电子文件管理概述 一、电子文件管理目标 二、电子文件管理原则 三、电子文件管理内容 四、电子文件管理模式 五、电子文件管理标准化建设
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3 、电子文件归档管理 在数字形式的文件占形成文件比重越来越大的今天，电子文 件将成为未来档案的主要来源。加强对电子文件的归档管理 ，制定电子文件归档管理规范，实现从电子文件到数字档案 的“无缝连接”，是档案信息资源建设最艰巨的任务。 4 、档案数字化 档案数字化是指利用扫描技术、多媒体技术、数据压缩存储 技术等将传统介质的各种档案通过扫描、拍摄、采集转换成 为可在计算机系统中存储，在网络环境中传输的格式规范、 结构有序的数字档案的过程。根据数字化对象的不同，档案 数字化可分为纸质档案数字化、照片档案数字化、声像档案 数字化和缩微胶片数字化等。档案数字化的实质是传统档案 信息向现代数字环境的迁移，是为了解决传统档案信息对数 字环境的不适应性而采取的技术措施。
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第三节 电子政务网中档案信息资源的共享 一、电子政务网提供数字档案交换与共享平台 二、电子政务网中电子文件的共享和利用 三、电子政务网中数字档案的共享和利用 第四节 档案信息资源的发布 一、上网档案信息的需求预测 二、上网档案信息的管理方法 三、上网档案鉴定工作 第五节 网上虚拟 ( 数字 ) 档案馆和档案展览（陈 列）馆 一、网上虚拟档案馆 ( 网上数字档案馆 ) 二、网上档案展览（陈列）馆
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二、档案工作目标与信息网络手段的结 合 档案工作的根本目标是满足社会对档案管 理、利用的需求。计算机、网络等现代信息技术手段 的引入，极大地改变了档案业务的程序和模式，但并 未因此改变档案工作的社会使命。数字环境下档案工 作的根本目标依然是最大限度地满足社会对档案保管 、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度 地利用数字软硬件、数字网络等现代技术手段来实现 档案工作的根本目标。档案信息化的实质是档案工作 目标与信息网络手段的结合，是传统档案业务向网络 环境的迁移。
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第三节 电子文件形成、办理和归档 一、电子文件的形成 二、电子文件的办理 三、电子文件的归档 四、不归档电子文件的处置
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第四章
数字档案室建设
第一节 数字档案室概念 一、数字档案室定义和特点 二、数字档案室建设目标和意义 三、数字档案室建设要求 四、数字档案室建设原则 第二节 数字档案室建设的内容 一、基础设施建设 二、档案数字内涵 档案信息化是现代信息技术手段对 档案管理目标的支持，因此，技术、管理以 及作为其社会基础的人文环境在档案信息化 过程中始终交织一体，使档案信息化建设具 有了不同于传统档案工作的新的内涵。