试论档案管理信息化建设

一
、
学术探讨
试论档案管理信息化建设
文／ 赵香芝 李曼曼 孙永霞
摘 要 ：档案管理信息化建设是 当今推进档案管理科 学发展 的有效途径 ，通过 档案信息化建设 ，档案 管理部 门能把 当代最前 沿的档案信息技术带入 日常 管理 中来 ，信 息华建设也将极 大地提 高档案管理工作的效率 ，使其 所提供的服 务技术舍金量更 高。档案管理的信息化建设必然会对传统 的档案工作将 产生一 系列的变化。笔者结 合档案管ｒ Ｙ作实际 ，对档案管理信息化建设进行 了简单讨论 。 Ｉ． － 关键词 ：档案管理ｌ信息化 ；建设 中图分类号 ：Ｇ ７ ２１ 文献标识码Leabharlann Baidu：Ｂ 文章 编号 ：１ ０ － １６（ ０ ０ ｌ（） ２ ２ ０ ０９ ９ ６ ２ １ ）ｏ ４ｃ一０ ７— ｌ 档案 管理与信息化建设 使档案工作更好地为社会发展服务。加快信息化进程 ， １ 、档案 管理 的现状及信息化建设意义。档案是国 提高现代化管理水平 ，尽快建立馆藏全文数据库和开放 家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的 ，保存备 档案 目录数据库 ，扩大计算机检索覆盖面 ，提高查全率 查 的 文字 、图像 、声 音及 其 他 各种 形 式 的原 始 记录 。主 和查准率，实现社会利用网上查询，是我们 目前档案信 要分为文书档案 、科技档案、司法档案 、会计档案 、艺 息化建设进程中一项重要的工作 档案信息 网将介绍档 术档案、人事档案、教学档案和外交档案等。档案管理 案及档案管理工作各方面的信息及相关知识 ，让人们感 主要包括两个方面的内容 ：一是对档案资源的管理 ，也 到其实档案与我们每个人的生活密切相关，让大家了解 称档案实体管理。二是对档案 中所包含的信息的管理， 档案馆这个神秘的殿堂是什么样的 ，并掌握开启这个神 称档案信息组织 。档案实体管理包括档案 的收集 、整 秘殿堂的钥匙 ，懂得如何去遵守档案工作方面的法律法 理、鉴定、保管等内容 ，通过档案资源建设来建立科学 规。它更重要 的是向人们提供一种全新 的获取档案信息 合理的馆藏体系 ，为档案的现代化管理打下薄础。档案 的方式 ，使利用者在家 中或办公室的电脑前 ，只要进入 管理活动 与其他文献管理活动样、包含了信息的输入、 我们的网站，就可以查找到其所需要的各种档案信息， 存储 、加 工 、输 出这 样一 个 信 息传 输 过程 ，是 一种 信 息 并获得其所需要的档案咨询服务 ，让其感受到在信息时 控 制 系统 。 代获 取 档案 信 息 的便 捷 以 及资 源 共享 的 快 乐 。 因此 ，档 随着档案管理受重视程度的大大提高以及技术的进 案信息网将成为档案界与其他社会各界联系的桥梁和纽 步 ，档案管理的设施不断得到完善、更新 ，在实际工作 带 ，在社会经济和文化生活 中发挥越来越重要的作用。 中，档案管理与社会的进步、要求相比，仍然存在很大 通过这种高科技渠道 ，使人们对于如何运用先进的档案 的问题 ，表现在档案工作人员素质偏低 、待遇差 、队伍 信息技术来促进和提高社会各项事业的发展不断有 了新 不稳定 ，领导重视不够。档案意识不强经费不足、设备 的认 识 。 不全 、硬件条件差，管理模式呆板以及宣传不力 ，群众 三、实现档案信息化建设 的必要条件 参与意识薄弱等方面。 档案信息化建设要紧紧跟随世界信息化潮流 ，各级 ２ 、档案管理 信息化建设的意义 。档案信息化体系 政府要加大对档案信 息化基础设施建设投入的力度 ，以 由基 础 设施 建 设 、档 案信 息 资 源建 设 、应 用 系统 建 设 、 信息技术改造传统档案管理模式 ，建设档案信息基础设 标谁规范建设和人才队伍建设五个方面构成 ，其 中尤为 施和应用系统 ，共 同开发和利用档案信 息资源 ，实行 重要的是基础设施建设和档案信息资源建设两项 内容。 “ 基础先行 、适度超前 、重点突 出、试 点推 进 的方 档案管理信息化建设的重要性主要体现如下 ：一是档案 针 ，制定规划 ，继续推进办公 自动化 ，逐步实现无纸化 管理信息化可以有效改善档案管理工作 ，二是决策的及 办公 ，搞好技术 创新 ，实现跨越发展。在档案信息化建 时正确管理措施的得 当，要靠完整、可靠的信息和快速 设的过程 中，要积极通过 电视 台、报纸等媒体进行档案 的综合分析能力来保证 ，三是档案管理信息化可为科学 信息化宣传。通过大力宣传 ，使大家认识到档案信息化 研 究和 知识 普及 等 提 供智 能 化服 务 。 带来的不仅是技术手段的革命 ，而且是生活方式 、管理 二 ．档案管理信息化建设的主要 内容 方式和思想观念的革命 ，并用积极的态度去迎接我们任 档案管理的信息化 ，是我们的档案工作信息化建设 何人都无法 回避的档案信息化时代。 目标。为政府宏观决策服务 ，为经济建设和城市管理服 综上所述，档案信息化的建立和运作 ，对于 目前档 务 ，以及为社会公众服务则是档案信息化建设的宗 旨。 案发展的管理模式来说 ，无疑是较大的挑战，因为这牵 “ 数字化档案馆”工程将通过建设宽带多媒体信息网络 涉到工作方式和观念的转变 ，甚至需要对现有的业务流 等基础设施平台 ，结合档案信息资源，逐步实现经济和 程进行重组 。但最重要的是 ，档案管理信 息化的实现给 社会信息化，使档案管理工作在 已经到来的信息化时代 档案事业带来了重大的发展机遇 。也许不用多久 ，一个 的竞争中立于不败之地。 还没有信息化的档案管理版块 ，会像一个还没有正规化 档案信息网络化是实现资源共享 ，更好地为经济建 物业管理的商品房社 区那样令人无法接受 。作为档案工 设 和 社 会发 展 服 务 的有 效途 径 。从 信 息 化发 达 国 家的 经 作者 ，我们热切期待着这一天能够尽快到来。 验看 ，档案信息化建设的第一步就是在因特网上建立相 作者单位 ：赵 香芝 河南省沈丘县 中央储备粮纸 应的 “ 门户网站” 。创办档案信息网 ，是 当前我们档案 店直 属储 备 库 部门顺应信息时代发展的需要，是应用互联网技术进行 孙永霞 李曼曼 河南省沈丘县档案局保管利用股 档案信息化服务的一项探索与实践。其 目的在于提高开 参考文献 ： 【 王静 ， 昌魁， １ 】 孙 成红 ．《 档案信 息化成长与问题探析 》【】山东 Ｊ． 发档案信息资源的能力和水平 ，将档案馆蕴藏丰富档案 档案２ ０ （） ０ ９３． 信息资源的优势充分发挥出来 ，为社会提供一种全新 的 【 杜亚军 ， ２ 】 门陆斌．《 档案信息化打点 实现要件浅析》… ． 黑龙江 传播 、交流档案信息的方式和高质量的档案信息产品， 档案２ ０ （） ０ ９５．