论档案管理中的信息化建设

论档案管理中的信息化建设

发表时间：2010-11-12T15:24:15.410Z 来源：《魅力中国》2010年8月第3期供稿作者：高少芳

[导读] 随着企业信息化的不断发展，为当前的档案管理工作带来了一系列的管理问题

高少芳（河南省濮阳县总工会职工培训学校河南濮阳 457100）中图分类号：G271 文献标识码：A

摘要：随着企业信息化的不断发展，为当前的档案管理工作带来了一系列的管理问题。企业档案部门必须树立全新的档案工作理念，应对信息化给企业的档案管理工作带来的变革。一方面，我们应当抓住机遇，全面推进企业档案信息化建设，同时应健全制度，如强监管，并进一步完善档案的信息化建设标准体系，确保档案管理的先进性、档案资料的及时性、准确性以充分发挥档案的重要性。

关键词：档案管理信息化建设

档案是历史的真实记录，它是各项事业发展的基础。随着社会的发展，信息技术的进步，把档案看成文件库的传统认识正在被记忆库和知识库的认识所取代。档案在被社会各界的利用过程中产生经济效益和社会效益，发挥它的潜在价值。做好档案工作，不再仅仅是保持档案资料的齐全和安全，更要做到资料的完整性、管理的规范性、利用的有效性，以便更好地为服务企业、服务社会。

当今社会是科学技术空前辉煌和科学理性充分发展的世纪。正是基于物质科学、生命科学和思维科学等的突破性进展，人类创造了超过以往任何一个时代的科学成就和物质财富，为世界文明进步的新飞跃奠定了坚实基础。当今社会由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通讯技术的结合，形成了信息技术产业。信息的交流和传播突破了时空限制，在全球范围内改变了人们的工作、学习和生活方式，其对经济、社会的影响与三百多年前的工业革命相比有过之而无不及。

一、档案信息化建设的背景及紧迫性

目前，经济信息化正以前所未有的速度迅猛发展，各行各业随着互联网技术的全面应用开始发生巨大的变革。互联网极大地提高了人与人之间进行信息沟通的效率，社会经济的各个环节都在开始享用网络技术带来的好处，如电子邮件代替了传统信件、网上交易开始替代洽谈定货会等等。新一轮科技革命将以更加迅猛之势席卷全球，高新技术产业为先导的知识经济将占据经济的主导地位。在这个充满竞争和挑战的时代，谁能抓住历史机遇并掌握高科技和高素质的劳动者，谁就能在未来激烈的竞争中赢得主动权，在发展中占据主导地位。否则就要落后，就难以发展。

档案作为信息社会众多信息源中最基础的部分，在当今世界科学技术突飞猛进，特别是档案工作面临着知识经济和信息时代的严峻挑战。档案科技明显滞后，已经并正在影响着档案事业的发展。大力发展和应用信息技术、加速档案信息化建设进程、以信息化和全球化推动档案管理工作的发展，这已经成为档案界的战略抉择。

当今社会正处于历史发展的关键时刻。如何抓住机遇而不要丧失机遇，开拓进取而不要因循守旧，采取正确的战略和策略，积极应对各种挑战，直接关系到二十一世纪档案事业的发展前景。现代科技是一把“双刃剑”，站在新千年的门槛上，我们必须清醒地看到，信息技术革命不仅给档案事业的发展带来难得的机遇，也使档案工作面临严峻的挑战。为此，当代档案工作者肩负着重大责任，使命光荣，任重道远。

二、信息技术在现代档案管理中的应用

信息技术是构成当今社会的最强大的力量之一，信息技术所带来的变革，能够帮助个人和社会更深入地认识档案管理工作，并更好地利用档案管理工作的各项优秀成果，从而使档案管理工作充分发挥其潜能并实现其推动经济发展和社会进步的理想。

信息技术的推广、应用与普及为档案管理工作带来了极大的便利。信息技术改变了档案管理的学习方式、工作方式及服务方式，掌握信息技能本身已成为档案管理工作立足当今社会所必须的基本技能，以便不断适应未来社会的需要。信息化时代的到来，改善了档案管理的工作效率和思维方式。传统的档案管理方式，可能在及时性、准确性、全面性以及宣传普及性上大打折扣。而数据库和网络技术的结合，使得处在不同地域的档案业务区共同使用同一套数据库系统，各个档案业务区输入或更新各自所从事工作的信息内容，不同的档案业务区之间共享相关的信息，从而大大地提高了档案利用的及时性和准确性，为领导决策和各层管理提供了可靠依据。由此可见，信息化技术无形地突破了所有的门墙，建立起与每一个用户的联结。

通过档案信息化建设，档案管理部门能把当代最前沿的档案信息技术带入日常管理中来。网络技术的应用将极大地改善其业务流程，提高档案管理工作的效率，使其所提供的服务技术含金量更高。随着我国信息产业和知识经济的迅速发展，传统的档案工作将产生一系列的变化，逐步向信息化、现代化的方向转型。随着网络技术、虚拟现实技术等先进技术的不断完善，档案管理应用信息技术来促进自身发展的前景非常之美妙，同时，也将对促进相关行业及其技术的发展起到推波助澜的作用。一个“数字化档案馆”的时代正向我们走来。

三、档案信息化建设的奋斗目标、主要内容及工作任务

档案管理的信息化，档案信息的数字化，档案信息服务的网络化是我们的档案工作信息化建设目标。为政府宏观决策服务，为经济建设和城市管理服务，以及为社会公众服务则是档案信息化建设的宗旨。“数字化档案馆”工程将通过建设宽带多媒体信息网络等基础设施平台，结合档案信息资源，逐步实现经济和社会信息化，使档案管理工作在已经到来的信息化时代的竞争中立于不败之地。

档案信息网络化是实现资源共享，更好地为经济建设和社会发展服务的有效途径。从信息化发达国家的经验看，档案信息化建设的第一步就是在因特网上建立相应的“门户网站”。创办档案信息网，是当前我们档案部门顺应信息时代发展的需要，是应用互联网技术进行档案信息化服务的一项探索与实践。其目的在于提高开发档案信息资源的能力和水平，将档案馆蕴藏丰富档案信息资源的优势充分发挥出来，为社会提供一种全新的传播、交流档案信息的方式和高质量的档案信息产品，使档案工作更好地为社会发展服务。加快信息化进程，提高现代化管理水平，尽快建立馆藏全文数据库和开放档案目录数据库，扩大计算机检索覆盖面，提高查全率和查准率，实现社会利用网上查询，是我们目前档案信息化建设进程中一项重要的工作。档案信息网将介绍档案及档案管理工作各方面的信息及相关知识，让人们感到其实档案与我们每个人的生活密切相关，让大家了解档案馆这个神秘的殿堂是什么样的，并掌握开启这个神秘殿堂的钥匙，懂得如何去遵守档案工作方面的法律法规。它更重要的是向人们提供一种全新的获取档案信息的方式，使利用者在家中或办公室的电脑前，只要进入我们的网站，就可以查找到其所需要的各种档案信息，并获得其所需要的档案咨询服务，让其感受到在信息时代获取档案信息的便捷以及资源共享的快乐。因此，档案信息网将成为档案界与其他社会各界联系的桥梁和纽带，在社会经济和文化生活中发挥越来越重要的作用。通过这种高科技渠道，使人们对于如何运用先进的档案信息技术来促进和提高社会各项事业的发展不断有了新的认识。

诚然，计算机技术、网络技术等高科技技术的飞速发展，为“数字化档案馆”战略的实施奠定了坚实的基础。然而，档案信息系统的建设并不是一蹴而就的，它是一项长期而艰苦的基础性工作，是一个逐步发展，逐步完善，逐步被认识，逐步需要各方面的通力协作、密切配