中小企业公章证照管理制度

公司公章证照管理制度

第一章总则

一、为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止

遗失并保证按时年检，特制订本制度

二、下列证照及资料由专人负责统一保管：

1.营业执照、许可证、法人代码证、批准证书、税务登记证、贷款证、外

汇管理登记证、土地证、房产证、新药证书、GMP认证证书等证照原件

及其申办原始资料。

2.所有资信类文件，如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报

告等。

3.重要文件，如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、章

程、同事会任命文件等。

4.经董事会或总经理指定要求专管的文件资料。

三、公司设机要员1名，全权负责证照及重要文件资料的管理，其职责如下：

1.建立证照资料目录及相应档案，以便及时查找。

2.负责日常管理，保证证照资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损失。

3.负责有关证照的申办、变更、年检、延期等工作。

4.严格按照公司的有关制度办理有关借阅、借用、复印等工作。

5.严格交接转移手续。

四、证照资料的借阅、借用、复印管理办法：

1.公司员工因工作需要必须借阅、借用、复印证照资料时，应先出具书面

申请，写明是由几拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经主管副总

经理同意并签字确认后，可到机要员处办理相应手续，该主管副总经理

如不在海口，可由其授权的其它负责人办理审批业务，但办理时，必须

电话请示其同意。

2.机要员仅凭主管领导审批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其它

任何人员提出的任何要求，均不予受理。

3.凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申

请延期，手续与上述1款相同，但最长不得超过1个月。

五、违规责任：

1.凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证照及重要文件资料遗失的，

由机要员承担补办费及相关责任。

2.凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料灭失，由借用、借阅人承担补

办费用及相关责任。

3.如因机要员主观原因造成的证照逾期年检等行政罚款均由机要员自行承

担。

印章管理办法

第一章总则

第一条为了切实加强印章管理，确保印章的法定性、权威性、效用性和安全性，根据《国家印章管理办法》和公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

第二章印章的刻制与更换

第三条总公司及其部门印章的刻制、更换，均需统一由总裁办提出申请，报董事长批准后由总裁办按照有关规定负责刻制。

第四条各下属公司印章的刻制、更换，由本公司办公室提出申请，下属公司总经理审定，报公司总裁批准。

第五条印章的形体和规格，按国家有关规定执行。

第六条新旧印章的更换时，应将旧印章交还总裁办后，方可领取新印章。

第三章印章的颁发、启用

第七条印章的颁发，必须正式行文通知。

第八条颁发印章时，严格履行登记和签收等手续，并密封包装，保证安全。领印单位派二人持有本单位负责人签名的证明领取印章。接到颁发的正式印章，应立即向公司总裁办报告，一遍确认印章安全发到。

第九条新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。

第十条印章已用应按印章制发权限发布启用通知，启用通知上应附印模样式，注明启用日期、发放单位和使用范围。

第十一条启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。

第四章印章的保管和交换

第十二条集团各类印章必须有专人保管。董事会、集团的正式印章、专用印章、钢印、手章应指定总裁办公室主任保管；各部门印章由各部门负责人保管；各子公司印章由子公司办公室保管；各子公司业务印章由各业务部门保管。

（一）保管人员必须严格执行保管印章、使用印章的制度和纪律。印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、

领取人、保管人、批准人、图样等信息。

（二）印章保管必须安全可靠，须加锁保存。特制印章要放在保险柜。

（三）保管人员对所保管的印章，应经常检查，及时清洁，细心保护。

（四）若发现所保管的印章有异常情况或丢失，应保护现场，及时报告领导和有关部门，查明情况，及时处理。必要时应报告公安机关协查。

（五）未经批准，严禁携带印章外出使用。

第十三条印章移交须办理手续，签署移交手证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

第五章印章的使用

第十四条印章的使用范围：

（一）凡属以集团名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律使用集团公司章，加盖集团法人章；

（二）凡属集团内部行文、通知，使用集团内部印章；

（三）凡属以下属公司名义外发文、开具介绍信、报送报表等一律使用下属公司章，加盖下属公司法人章；

（四）凡属部门业务范围内加盖部门印章；

（五）凡属合同类的用合同专用章；

（六）凡属财务会计业务的用财务专用章。

第十五条使用公司各级印章，一律实行审批制度，必须填写用印申请单，并按下列权限办理审批手续。

（一）公司级印章的使用，由用印部门领导签字申请，交总裁办，经总裁或分管副总裁签字后方可用印；法律文件、经济合同、对外担保、数

额较大的业务活动及重大事项必须经总裁或总裁指定（委托）专人签

字后方可用印。

（二）部门或子公司印章的使用，须经部门负责人或子公司总经理签字同意方可使用。

第十六条批准人和盖印人对所盖印章的文书内容必须认真审阅，公文盖章时必须检查原稿是否经总裁或副总裁签发。对一些必须要经办人亲手盖章的材料，必须有领导明确批示，并登记清楚。

第十七条使用印章，一律实行登记制度。

（一）用印时除有留底的表格、文件、介绍信的协议等，均应详细登记用印时间、编号、用印单位、内容、用印数、申请人、批准人等，（二）代章/因工作急需而又无合适印章，可以采用借章办法，借章要在落款处加注“借印”、“代”字样。

（三）使用印章时。保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。

（四）使用印章时，必须保证位置恰当、字迹端正、图形清晰。

（五）严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。

第六章印章的停用

第十八条有下列情况之一，印章须停用:

（一）机构变动或机构名称改变；

（二）上级部门通知改变印章图样；

（三）印章使用损坏；