公司管理系统接待实用标准及流程

公司接待标准及流程
一、目的
为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。

二、适用范围
本标准适用于公司各部门因业务发生的各种接待工作。

三、管理
行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责协调相关部门接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；
公司各部门在接到重要来访预约后，首先填写《接待申请表》报总裁审批，行政部备案并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政部协调的重要接待，应提前1天告知行政部。

四、计划与准备
1、在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。

在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。

2、行政部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

2、行政部根据来宾的重要性，安排拍照留影环节，事前要安排好场地，由企划部负责，具体如下：
1、、现场拍摄：
主要人物会前拍摄：活动前一定要和主办方和承办方的负责人沟通，确定拍摄人物重点（包括主办方领导以及受邀主要来宾等），并且记录主要领导或重要来宾交谈的场面，包括寒暄和互赠名片，尽量能够结合背景的陈设，交代会议场所和环境。

2、活动过程拍摄：
A、领导讲话拍摄：如果条件允许，尽量抵近拍摄。

这样可以将主席台的横幅、投影等反映会议内容的信息拍摄在画面当中。

拍摄时机需要摄影者掌握，一般在讲话者抬头与参会者眼神交流活有手势时按下快门，这样可使讲话者显得更加生动。

也有的领导自始至终不抬头交流，这样的讲话者拍摄一般可在讲话开始时活结束时会出现讲话这抬头的机会。

但是为了保险起见，低头的时候一定要拍上几张以免内容缺失。

拍摄角度一般要与讲话者同高，尽量不使用仰角或俯角拍摄，并和讲话者保持45度左右的角度；
B、会场拍摄：主席台拍摄一定要有全景和单人的特写。

由主席台背景一般色调较暗，拍摄尽量使用人脸曝光值测光数据，注意不要让麦克风、水杯等挡住面部，如果有必要可以有一定的角度。

另外会场内前排就坐的一般为比较重要的参会者，所以需要从左右两个方向对会场进行拍摄。

最后还要对会场全景拍摄，拍摄位置一般为后场后左、中、右三个位置各拍一张，曝光值同样应该以主席台测光数值为准。

c、活动拍摄：一定要注意主要领导和重要与会者的活动并兼顾其他与会者。

拍摄尽量做到人物和能够表现活动的主题的背景相结合。

当参与活动的人员走动时，应尽量走到前面拍摄，而不是从后面跟随。

还要提醒一下，照片的曝光时宁欠勿过
3、拍摄集体合影
事前场地的选择，集体合影的构图布局要求上宽下窄留出天地，左右略留有余地而尽量充满画面。

3、行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等（参照接待标准，吃住行也可以有接待部门直接处理）。

4、如有需要行政部根据情况配合安排来宾游览、购物、娱乐等其他项目。

5、因特殊会议需要，行政部负责准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、电子屏、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员等。

6、根据接待要求，行政部安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从行政部和主接待人员协调安排，统一调度。

7、行政部根据情况提前购买车票及机票。

五、客户接待标准
客户接待标准，根据来访者人员级别及访问目的不同，适用不同
标准。

主要划分为A、B、C 三个级别。

1、 C类接待
2、B类接待
3、A类接待
4、客户接待申请与审批流程
①公司人员在接到客户来访需求后，应填写《接待申请表》，经部门负责人审核后，提交到行政部；
②申请人员在《接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议，若需要超出公司接待标准接待的报总裁批准；
③行政部接到《接待申请表》后，应根据公司客户接待标准进行客户接待行程设计并核定接待预算。

5、接待流程
1、行政部根据接待要求，安排公司的陪同人员，做好接待前、中、
后的人员安排工作，确保接待工作的顺利完成；
2、果盘摆放：
每次3-4种水果，建议水果种类以应季为宜，颜色错开，搭配有致，如草莓、猕猴桃、火龙果、青提、红提、西瓜、小金桔等；客户到访前备好用保鲜膜包好，客户快到时揭开保鲜膜，果盘旁需摆好水果叉；
3、客户到访前，打开投影，连接电脑，调试音频设备，更换话筒电池；检查公司走廊、洗手间及办公环境的卫生情况，确保干净整洁；
4、重要客户到司前，公司楼下及电梯口各安排一人引领迎接，如人数多则需多安排接待人员在电梯口分批次引领；同时将大培训室内茶水倒上，水果保鲜膜揭掉；（如果遇到客户方领导人数比较多，则提前15分钟给每个杯子都加入半杯的水，以防止客户来的时候发现水不够）
5、电梯引领礼仪：
1）先按电梯，让来宾先进，可先进电梯，一手按“开”，一手按住电梯侧门，对客人礼貌的说：“请进！” 2）到达目的楼层后，一手按“开”，一手做清楚的动作说：“到了，您先请！”客人走出电梯后，自己立即步出电梯，在前方引领方向。

6、参观：由总裁（根据级别决定公司领导）陪同来宾介绍公司基本情况并进行参观，总裁在前引领并讲解，接待人员跟随来宾，以应对突发状况。

7、座谈：公司人员确保座谈环境整洁、室温适宜。

接待人员在会议
室门口引领来宾入内就坐，隔30min加一次水
六、接待礼仪
1、仪表：面容清洁，衣着得体。

2、举止：稳重端庄，从容大方。

3、言语：语气温和、礼貌文雅。

4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

5、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

6、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。

7、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

8、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

9、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开
七、注意事项：
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

八、信息反馈
接待结束，主接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇
总整理，提取其中对公司有价值的信息交有总经办。

九、附则
1、本制度由行政部制定，报总裁批准后执行，修改时亦同。

2、本制度未尽事宜由行政部负责解释并修订。

3、本制度自下发之日起实施。