《办公用品管理》PPT课件

任务情景
小张是公司的办公室秘书，管理着办公用品的采购、保管和 分发。长期以来，公司办公用品的管理一直处于无序状态， 办公用品管理比较模糊，漏洞比较大，完全不正规，差什 么就去采购什么，没有一个大的计划。发放就更不用说了， 哪个部门缺少什么派个人就来领，也不用办理什么领取手 续。一年下来，统计办公用品的消耗或费用根本无法准确 清晰地反映出来，领导要求严格整顿办公室物品的管理， 建立健全规范的办公用品、办公设备的管理制度。
• 训练（1）写出采购以上商品的程序。
• 训练（2）如何办理进货入库手续？
任务情景
• 小张到行政部就职已有一段时间了，部门经理想 好好培养他。于是试着让他负责办公设备和办公 用品的采购、保管和分发，同时又交给他一份采 购清单，让他本周之内务必备齐清单上的物品。 还特意嘱咐他查看一下库存的办公用品是否缺乏 ，是否需要补充一些。第一次接到这样的工作， 小张不知道去哪采购、采购多少、怎么采购。
办公用品管理
学习目标
能够购买或租用办公设备以及消耗品。 能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。 能够实施办公资源的保管、发放和利用。 能够实施办公设备和办公用品的库存监管。
技能训练
• 某公司的秘书小张，负责办公室办公用品和办 公设备的管理。公司近日要采购一批办公用品 ，采购单上列有如下用品：货架2个，储藏文件 夹2个，打印纸5箱，打印墨盒15个，信封300 个，记事本200本，稿纸300本，铅笔、油笔、 签字笔各10盒，大头针、曲别针各40盒，订书 器10个，碎纸机2台，备忘录100个，纸篓20个 。
思考：小张接下来应该如何做？
三、办公用品的接收
(1)先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单 及货物。
(2)发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商。 (3)接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付
货款。 (4)接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的
接收项中。 (5)接收后，要及时更新库存余额。 (6)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。 (7)订立物品发放制度，确定物品发放人。
四、办公用品的保管
（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失。 （2）各类物品要清楚地贴标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到
物品 （3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这可保
机桌椅、会议桌椅、沙发茶几、电话、传真、复印、照 相机、空调、电扇等
二、办公用品的购买或租用
获得的方 法
购买
会计程序
购买的钱属于“投资费” 。设备的价值经过多年逐 渐折旧。税费可能不计算 在最初的购买中，但只计 算到折旧中
优点
缺点
设备归购入组织。
通常在一段时间内 较便宜，例如 2—3 年。
维护和修理是附加的 费用。设备可能很快 过时。最初费用昂贵
租用
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租用费用计算为运营成本 ，为纳税目的可计算为支 出
较低的最初费用。 费用能被不断获得 的利润补偿。租用 协议通常包括维护 和修理。新的设备 出现在市场上时， 能更换和升级。
租期几年将显得更加 昂贵。租用协议把公 司锁定在昂贵的租期 合同上。
一、办公用品的购买程序
（1）由需要购买货物的人填写公司内部的《购买申请表》并签字，说明需 要货物的理由和细节，经过部门领导批准后批准后交给采购人员。
（2）由采购人员向供应商发出购买需求，各供应商返回对应的报价单或估 价单，经过采购人员比较、筛选。
（3）填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供 应商，该订购单需要被授权人即公司高级主管签字批准，同时要复制一 份给会计部门，表示开始购货，准备付款。
（4）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查 货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，讲签收后的交货单送会计 部门
采购人员对供应商进行比较筛选
提供的价格和费用 质量和交货 售后服务 安全可靠性
任务实施 (1)上网或致电了解办公用品供应公司是否拥有需要的采购产品，并查 看相关价格；撰写询价函并向对方公司发出。 (2)得到对方公司的报价函后，与市场价格和以前购买的相同产品的价 格进行比较，确保价格的合理性；撰写采购申请，连同对方公司的报 价函一起上交给购物部门负责人，审核批准采购申请。 (3)得到购物部门负责人的批准后，到财务部门进行财务审批，得到同 意的签署意见后，拿给总经理审批；得到总经理的签署意见后，按照 购置物品程序向对方公司发出订购单。 (4)做好验收工作，根据逐级批准的购置单验收已购物品，二者相符后， 填写收货单，确认无误后签字，最后索要票据和审核票据。 (5)收藏好票据，并将物品逐一登记入库，以便保管和领用。
• 思考：办公室资源采购程序如何？要遵守哪些基 本原则？
一、办公用品的种类
（1）纸簿类：复印纸，复写纸，标签纸，笔记本，普通白 纸，带单位抬头的用纸
（2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮、白板笔、各种 尺子、修正液
（3）装订类：大头针、打空机、剪刀、订书机 （4）归档用品：文件夹，档案袋 办公设备专用易耗品：复印机用墨盒，计算机磁盘 办公设备桌椅、橱柜类、器械、设备类：办公桌椅、计算
(1)电话订购。大多数的日常办公用品都通过电话从供应商处订购。 (2)传真订购。有些设备和办公易耗品的订购，需给供应商发传真，详细列出订购货物名 称、数量、类型、送货时间等细节，供应商在接到传真后，会按要求送货上门。 (3)填写订购单。有些单位有正规的货物订购单，在订购时需将订购单值写好，邮寄或传 真给供应商，供应商根据要求送货上门。 (4)因特网服务。访问因特网可得到电子商务服务，如网上广告、网上商店、电子贸易、 电子银行、电子货币等，通过网上购物也可实现办公用品和耗材的采购。
（5）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字 表示货物进库
（6）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单、订购单，三单数字应当 相符，经财会主管签字批准，支付款额。
采购过程中的各类函件与表格 (见教材P20)
采购过程中的各类函件与表格
采购过程中的各类函件与表格
办公设备和易耗品的订购方式