大数据背景下如何做好档案管理工作

大数据背景下如何做好档案管理工作

摘要：大数据的影响已悄然渗透到社会各行各业，本文以大数据时代为依托，阐述了我国档案管理的现状、档案管理面临的挑战及如何做好档案管理工作。重点从确立档案大数据的战略地位、加快档案服务工作转型和如何提高档案管理人员素质与技能的角度对今后档案工作提出宏观发

展新思路。

关键词：大数据；档案大数据；档案管理；档案信息化麦肯锡全球研究所对“大数据”给出的定义是：一种规模大到在获取、存储、管理、分析方面大大超出了传统数据库软件工具能力围的数据集合，具有海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型和价值密度低四大特征[1]。档案大数据是大数据的一个组成部分，所以也具有了跟大数据类似的特性。大数据的迅速崛起，极有可能像计算机、互联网一样，掀起一场新的技术革命。

1 我国档案管理的现状

档案管理即档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总

称[2]。我国档案管理实行统一领导、分级管理的管理体制。

1、自上世纪90年代起，档案信息化建设成为国家信息

化战略的重要组成部分，档案信息数字化、档案数据库建设、数字档案馆建设等方面取得了重要进展。进入大数据时代，档案管理部门处于信息资源管理的转型期，理论、技术、设备、法律等各方面改革刻不容缓。

2、档案管理依附于国家机构，档案管理人员职业素养有待提高。因为历史原因，我国的档案馆室具有封闭性、性、服务于部机构的特点，档案工作和档案管理人员本身得不到社会的认可；国档案专业学历教育、继续教育和专业培训资源相对匮乏，档案管理人员年龄老化，职业素养不高，容易产生集体倦怠。

3、公众的社会档案意识相当薄弱。档案部门和社会管理部门对档案作用的宣传滞后，档案馆室不能向公众开放，档案信息资源未能实现全民共享。公众、企业利用档案主要用来解决工作中的问题和打官司，未能发现其提高社会文化素养、提供决策信息的潜在服务功能。

4、档案管理技术水平较低，档案管理囿于传统的管理模式，不能与信息技术的发展相匹配，在检索工具、利用手段、咨询服务等方面与发达国家存在明显差距。

2 大数据时代档案管理面临的挑战

1、档案管理理念的变化。与计算机时代相比，大数据时代档案信息采集、存储和利用方式发生了质的变化。如何采集庞大的档案数据、寻找更科学实用的数据库类型、提供

快速简便的检索方式、甄别和消除低质量数据，成为新技术领域，档案管理人员必须更新管理理念，适应时代需要。

2、档案管理存在安全隐患。一是物理环境安全隐患：音频、视频、图像等档案信息存储载体和设备易受温湿度、磁场等因素影响而发生老化和故障；二是硬件环境安全隐患：大数据时代档案管理严重依赖云计算应用系统，除系统自身难免存在漏洞外，更易受到互联网病毒、黑客入侵、不法分子恶意删改等威胁。

3、档案管理技术水平的新要求。大数据时代档案管理将在云平台上建设云档案系统，实现云存储，如何将有价值的档案信息资源挖掘、整合、加工分析，找出原有档案的新用途，为领导决策、社会公查询借鉴提供咨询服务，成为档案信息化管理面对的又一个挑战。

4、保障档案信息安全方面的法律不健全。当前，我国档案管理立法方面存有：档案法规系统尚有缺陷；档案法规容滞后，可操作性不强；档案管理现代化和新型载体材料档案未纳入档案管理法规，在利用过程中会涉及利用者信息权、文件容隐私权、档案公布权等权益方面的问题，依法治档力度不够。

3 大数据时代如何做好档案管理工作

我国档案管理工作起步较晚，在管理理念、技术、教育、法律法规等方面同发达国家存在很大差距，进入大数据时

代，这些差距迅速放大，必须从根本上进行变革和完善。

1、档案管理基础工作标准化规化。档案大数据时代，信息技术的广泛应用于对档案标准化、规化的要求越来越高。这就要求档案管理部门加大宣传力度，制定档案立法规划，重视档案法学研究，中央和地方立法部门要尽快出台相应的法律法规，加快档案法制建设，确保档案管理工作“有法可依、有法必依”，使之不再成为阻碍档案事业发展的绊脚石。

2、确立档案大数据的战略地位，加快档案服务工作转型。2015年9月，国务院印发了《促进大数据发展行动纲要》，系统部署大数据发展工作。档案管理部门要与时俱进的构建档案大数据应用战略体系，夯实大数据发展技术，树立服务化、资产化的大数据资源理念，促进传统档案管理实现转型。例如，设立国家数据中心，各级档案部门以国家数据中心为依托，在保障国家安全、商业、个人隐私和知识产权的前提下，加快实现档案数据开放共享，为政府部门、公众、企业提供快速、精准、有价值的档案信息资源，帮助它们降低成本、提高效率、做出更明智的业务决策。

3、加强档案信息管理的环境安全建设。通过维持合适的温湿度、远离干扰磁场、制作备份信息、异地存放等手段，为档案信息管理创造良好的保存环境。通过减少和修复系统自身漏洞，引入和应用加密技术、防火墙技术、数字水印技

术、外网隔离技术等安全技术措施，加强从数据创建之初到数据保存每一个环节的安全保护措施。

4、多种手段提高档案管理人员的职业素养和技术水平。大数据时代，档案管理工作需要的是具备档案学、信息学等理论知识，熟练掌握计算机技术的复合型人才。首先，教育部门应该加强档案学科建设，合理设置档案学专业课程。学生不仅要掌握全面的档案知识，更应深入了解与之相关的社会、管理、行政、法律以及计算机基础知识，使所学与工作实践和社会发展相适应；第二，档案管理部门要创建职业书制度，改变当前档案管理人员学而不专，职业素养参差不齐的现状；第三，档案职业部门、普通高校及科研机构应为档案从业者提供继续教育和定期业务培训的机会，培训容要有针对性、科学性、实用性和先进性，多种渠道为从业者提供终身学习的机会；第四，建立有效的激励机制，为档案从业者提供编制、待遇、晋升、奖惩等方面与其他职业公平竞争的机会，提高从业者的工作积极性；第五，档案管理人员应该合理规划自身职业生涯，主动提高自己的职业素养和技术水平，不断更新知识结构，积极应对时代挑战。