浅谈如何有效做好档案管理工作

浅谈如何有效做好档案管理工作

作者：王威

来源：《活力》2016年第10期

[摘要]做好档案管理工作是实现档案管理现代化的重要中间环节，是实现档案工作规范化、标准化的基础，具有相对的独立性。文书是档案的归宿，要强化档案管理意识，树立标准化的管理思想，在实际工作中，把实现档案工作规范化、标准化作为档案管理工作的标准。本文说明了做好档案管理的重要意义，并阐述了具体措施。

[关键词]档案管理；意义；措施

档案管理工作是对现行文件、历史档案由分散到集中的过程。随着档案管理工作的不断深化，做好档案管理工作是摆在各级管理人员面前的一个重要课题，要立足于我国现代管理的现状，顺应档案管理工作的新形势，逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员走上科学化、规范化和法制化的道路。众所周知，实行分级管理维护档案的完整与案例，便于社会各界利用，是档案工作的基本原则，这一做法是为了防止和个人做出危害档案事业的行为的发生，对巩固社会关系和社会秩序起着重要作用。因此，各级档案部门要依法管理档案事业。

一、做好档案管理的重要意义

1.档案管理是企事业单位发展的重要基础

企业或事业单位的档案中记载着一切人事调动信息和资金调拨情况，是企业或事业单位成败荣辱的珍贵的一手资料。档案不仅是企事业单位开拓未来的基础，也是对企事业单位内部资料进行优化管理提供的重要保障。管理工作信息化影响着档案管理工作的成果和效率。与以往的档案管理工作相比，如今的档案管理实现了档案管理工作的及时和灵活性，用现代合理科学的管理方式有助于提高档案管理的工作效率。

2有利于企事业单位及时了解生产情况

对档案进行适时的归纳整理，可以方便企事业单位各个部门随时调用档案作为决策参考，也方便企事业单位的领导人及时分析出企业或事业单位的发展现状、了解到企事业单位不同阶段的生产情况以及设备调动情况，帮助企事业单位领导人通过优化调整制定出保障企业或事业单位平稳发展、促进企事业单位效益提高的科学发展计划。

3.保障档案信息的真实性

由于档案管理工作具有保密性，因此，只有对档案管理工作采取集中式的管理才能确保档案的卷案质量和不泄露。由于企事业单位的内部档案涉及广泛的信息有正面信息，也有负面信息。只有确保档案的真实性才能准确地把握企事业单位的发展情况，从而根据信息制定正确的发展策略。因此，必须严格控制档案录入、调用等环节，从而确保档案的真实性与准确性。

二、做好档案管理工作的具体措施

1提高案卷录入质量

在推进档案工作标准化的工作进程中，提高档案案卷质量是关键，我们必须解决好立卷方法问题，以有利于循序渐进的做好档案管理工作，档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高社会利用的效率。首先要分级次著录，对那些一卷内几个文件进行文件组合。其次是分门别类，对于那些案卷基础较好的案卷在著录时可以直接在计算机程序上直接录入，然后根据分类号，分门别类地进行整理，从而有效地提高了著录速度。

2.利用各种资源，实现档案现代化管理

（1）设计好档案现代化管理总体方案

随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难，所以档案的网络建设组织管理就成了一个新的课题。档案信息网络建设工程就是把网络作为主导力量和决策实施者，在整体协作的基础上分期、分段、分区、分工地进行，才能有效地解决在新形势下出现的新问题，因此这就对档案管理者提出来更高的要求。

（2）推进档案工作规范化、标准化

实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。建立“以本单位为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要准确把握文件立卷归档的时效性；明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；在坚持贯彻“以本单位为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护卷宗的完整性。

3.加快档案信息化基础设施建设

常言道：“工欲善其事，必先利其器”。没有计算机，或者说有了计算机而没有进入网络，档案现代化管理只能是一句空话。随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进的计算机技术实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，尤其是使用多媒体技术，传统的纸质载体的档

案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。所以，计算机及其配套设施必须跟上，以满足档案管理现代化的起码要求。建设系统工程，实现信息共享是一项系统工程，由于各机关单位日常工作每天都需要进行录入、保管，因此该系统应采用高速扫描仪集中扫描。为了提高利用率，还应通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。

4.开展档案现代化管理的宣传工作

开展宣传工作是优化档案网络建设软环境的重要手段。宣传的实质是一种信息的沟通，通过有效的信息交流和传递，达到网络建设者和组织管理者在观念上、步调上的一致，为工程建设营造良好的人文环境。

综上所述，随着档案管理工作的不断完善，要发挥档案管理工作的最大作用，就在实际工作中，不断更新档案管理制度，根据档案信息资源的共享性，探索现代化档案管理模式，从而为档案资源的合理利用与管理做出有益贡献。

参考文献：

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