视频会议管理办法

技术保障信息中心 交通厅主会场 一级节点
会议室管理后勤中心
交通视频会议系统 节点分布图
省政府政务内网
各州地市政务内网
海东总段
海西总段
果洛总段
玉树总段 湟源总段 二级节点
格尔木总段
共和段
黄南段
• 第二条 各节点单位应明确视频会议系 统管理员。视频会议系统管理部门的领 导和系统管理员的姓名及其联系方式 （包括办公电话、移动电话、电子邮箱 及视频会议室电话）如发生变更，应及 时通知交通厅办公室及省交通通信信息 中心。
• 第五条 视频会议在调度使用期间，各 分场不得进行会议控制等相关操作。
• 第六条 各分会场视频终端在使用过程 中遇到异常时，应及时与通信信息中心 联系，妥善解决。如发生重大故障，影 响会议的正常召开，必须及时报告厅办 公室，并由办公室协调。
第七章
会议管理和会场纪律
• 第一条 会议期间注意事项：
• 第三条 为保证交通视频会议效果，有 分会场参加的视频会议应至少有一天的 联调时间。
• 第四条 视频会议参加单位的组织协调 工作由会议发起单位（部门）负责，同 时会议发起单位（部门）还应督促各参 加单位做好与当地视频会议管理部门的 协调工作。
第六章
视频会议调度管理
• 第一条 会前准备注意事项：
• （一）各参会单位应在会场的明显位置设置本 单位的名称标牌（名称标牌为红底白字，尺寸 大小以能在视频窗口中明显显示且不影响会场 人员为宜），主要领导要设置桌签（桌签标准 与单位名称标牌相同），重要会议还应在会场 悬挂会标（会标要求根据会议通知要求制作）， 标牌、桌签及会标应保证图像效果清晰； • （二）各单位应确保会议期间会议室的灯光、 音响状况良好；
• 第二条 主会场负责会前点名，对各分 会场的图像、声音质量进行测试：各分 会场应主动配合，及时应答，业务用语 简练准确。
• 第三条 会议期间操作人员应根据会议 要求切换图像、开关话筒，并将摄像头 的镜头位置调至最佳
• 第四条 会议和调测期间，各分会场的 控制设备和联络电话必须有人值守，不 得擅自离开岗位。
第三章
Hale Waihona Puke 安全和保密管理• 第一条 各视频会议结点单位应当设置 专用机房，放置视频会议专用设备，非 工作人员不得随意进入。用于承载视频 会议的政务内网不得与其他非指定业务 的网络以及国际互联网相连接。
• 第二条 为防止视频会议系统受到病毒、 黑客以及其他恶意程序的攻击，避免冗 余流量占用网络带宽，保证视频系统运 行安全和图像、画面的清晰流畅，视频 会议管理人员应遵守如下规定。
• 第二条 以交通厅名义召开视频会议并申请使用 厅机关视频会议室的，按以下程序办理： • （一）会议发起单位（部门）提前5个以上工作 日起草会议通知，并填报《交通视频会议申请 表》（见附表1），打印并加盖公章后送厅办公 室审核，批准后，会议主办单位应提前1个工作 日以上将会议通知抄送交通通信信息中心和厅 后勤中心； • （二）紧急情况下，会议发起单位（部门）可 先将视频会议有关信息告知厅办公室、交通通 信信息中心和厅后勤中心，并在会后补增相关 手续。
• （一）各参会单位在接到会议通知后，应准时 参加联调。联调时，各系统管理员应按照《交 通视频会议系统调试情况记录表》的检查项目 （见附表2），逐项检查系统状况。 • （二）会议开始前1小时，各参会单位的系统管 理员应到达工作岗位开始值机。 • （三）如召开紧急会议，各参会单位系统管理 员应在接到通知后立即到达视频会议设备现场 参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态， 并应在联调后立即开始值机。
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• 会议系统的相关技术资料、软件程序等， 必须专人管理，不得遗失。人员发生变 化时，应办理交接手续。
第五章
召开视频会议的程序
• 第一条 以交通厅或厅机关各处室名义 召开视频会议，须经厅办公室批准。以 厅属各单位名义召开视频会议，由各单 位提前告知厅办公室，如与交通厅会议 冲突，则优先确保交通厅会议。
第八章
监督检查
• 第一条 省交通厅办公室负责整个视频 会议系统运行、使用情况的监督和检查， 并及时通报情况。青海省交通通信信息 中心负责技术支持工作。各分会场所在 单位负责对本地分会场的视频会议系统 运行、使用情况、设备保养进行监督和 检查
• 第二条 厅办公室对违反操作规程、造 成严重事故的给予通报批评。
• 第一条 视频会议是提高工作效率，适 应节约、便利办公要求的有效方式，各 单位应积极利用交通视频会议系统召开 会议、组织讲座和培训等，充分发挥其 效能。
• 第二条 视频会议维护与管理的基本任务：
• 1.保证视频会议系统运行正常画质清晰； • 2.迅速准确地排除故障，尽量减少故障引起的 不良影响； • 3.保持系统设备完好，保持工作环境良好，各 种记录真实齐全。 • 4.定期对本地视频会议系统以及网络运行进行 检查。
• 第三条 青海省交通视频会议各分会场 的终端地址由省交通厅统一分配，各分 会场管理部门按照分配的IP地址配置、 安装、调试设备，确保系统正常运行， 并协调维护本地系统及设备，未经同意， 不得擅自修改参数。
• 第四条 各分会场管理部门应定期对本 地分会场的视频会议系统以及网络的运 行和管理情况进行检查。
• 第二条 会议结束后，由主会场统一中 断系统连接，各分会场在确认主会场中 断后，方可关闭视频会议系统。
• 第三条 会议结束当天，各参会单位系 统管理员应及时填写《交通视频会议系 统使用情况记录表》（见附表2）并将 视频会议系统使用情况及参会人数等情 况汇总上报会议主办单位（部门）和青 海省交通通信信息中心，以便准确掌握 情况，加强对视频会议系统的管理；如 视频会议有录音、录像资料，应根据有 关档案要求妥善保存和处理。
交通视频会议系统管理办法
青海省交通通信信息中心
内容
• 第一章
• 第二章 • 第三章
总则
职责分工 安全和保密管理
• 第四章
• 第五章 • 第六章
设备维护和管理
召开视频会议的程序 视频会议调度管理
• 第七章
• 第八章
会议管理和会场纪律
监督检查
第一章
总则
• 为规范全省交通视频会议系统的管理， 保证视频会议系统的正常运行，特制定 本办法。
• （二）设备清洁，结构完整，部件齐全，严禁挪作他 用。
• • • • （三）运行正常，使用良好。 （四）技术资料齐全完整，图纸和设备相符合。 （五）视频会议设备应有良好的接地线，接地电阻小 于或等于4欧姆。 （六）经常停电地区，应购置发电机做应急备份电源。
• 第三条 视频会议系统设备是完成通信 任务和正常召开会议的基础，必须管理 好、维护好、使用好，严禁挪作它用。 视频会议终端和控制台应做好软件备份 并采取严格的防病毒措施。
• （一）严禁私自篡改硬件设备配置。 • （二）严禁私自篡改服务器、终端的登 录的管理员密码。
第四章
设备维护和管理
• 第一条 视频会议系统需指定专人负责 日常维护，保证设备运行正常，确保会 议系统畅通。
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第二条 视频会议系统节点单位对设备的技术和质量 状况，应按以下标准加强管理，保证设备良好。 （一）各类设备的技术指标、电气和传输性能符合技 术指标体系相应要求。
• （三）系统管理员应坚守岗位，确保电话联络 畅通，随叫随应；
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（四）系统管理员应随时关注摄像头位置，防止偏 转、移动，甚至出现不应有的画面； （五）不得随意播放与会议无关的音视频信息； （六）各分会场不发言时，应将话筒调至静音状态； （七）参会人员应严肃认真，保持坐姿端正； （八）参会人员应关闭手机或把手机置于震动状态； （九）会场内禁止吸烟、禁止食用水果零食等。
第二章
职责分工
• 第一条 交通厅办公室是全省交通视频会议的 管理部门，青海省交通通信信息中心是全省交 通视频会议系统的技术保障部门，厅视频会议 室的管理工作由厅后勤中心按照相关要求具体 负责。交通视频会议系统各节点单位也应明确 系统的具体管理部门及其职责，并须指定两名 以上系统管理员。
管理部门厅办公室