公司文书管理制度

公司文书管理办法

第一章总则

第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公司公文办理的质量与效率，根据公司管理实际，特制定本管理办法。

第二条公司公文是公司颁布规章制度、指导和洽谈工作、请示和回复问题、报告情况制定计划、交流总结经验、记载活动的重要工具。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精密、高效的原则，做到及时、准确、保密、安全。

第五条公司总经理办公室是公文处理的综合处理部门。

第二章公文种类

第六条公文分类

根据公司需要，方便管理与识别，将公文分为五大类：

一、一类公文：指红头文件，主要用于公司下发各种正式的规章制度、通

知、决定、指示、决议、通告以及向上级相关单位送达或传递的请示、报告、意见、通报等公文。一类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其它部门一律不得自行向上、向下或对外印发此类公文。

二、二类公文：指红头公函，主要用于公司与平行的或不相隶属的单位之

间互相商洽工作、询问和答复问题所使用的正式公文。二类公文统一

由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其他部门因工作需要可通过总经理办公室印发此类公文。

三、三类公文：指对外非红头公文，主要用于公司或各对口部门与外部相

关单位之间，不用红头文件、公函形式传递的各种公文。三类公文均由拟文部门负责印制、发送、保管，办公室负责指导、修正。

四、四类公文：指内部非红头公文，主要用于各部门在公司内部向上级领

导汇报工作或与部门之间传达工作信息而不用红头文件、公函形式传递的各种文件。

五、五类公文：指部门拟定的各种规章制度及工程标书、合同等公文。

第六条公文版式制定标准

一、公文格式

公司行文统一使用统一格式和标准版头。

二、文头部分

由文件版头、发文字号、横格线组成。

三、行文部分

由文件标题、主送机关、正文、结束语、附件、落款、成文时间、印鉴组成。

四、文尾部分

由主题词、抄报抄送、打印校对、印发部门日期组成。

五、公文排版：

（一）公文文字一律从左到右横写横排。

（二）使用字体：

文件标题——2号黑体加粗，主题词——3号黑体，正文及其它——四号宋体。

六、页面设置

（一）一类和二类公文页面设置为：上、下边距为25。4㎜，左边距为28㎜，右边距为26㎜。

（二）三类、四类、五类公文页面设置原则上为电脑自动默认设置，即：上、下边距为25。4㎜，左、右边距为31。7㎜。

装订要求：一类和二类公文必须在左侧上下双钉匀称装订；三类、四类和五类公文可根据版面装订。

上边距为37㎜，下边距和左、右边距均为27，行距1。5倍行距。

七、使用纸张

公文用纸：除单位特殊要求外，各类公文均采用国际标准A4型（210㎜*297㎜）打印纸（或复印纸）。

八、序号排列

层次“一、”、“（一）”、“1、”、“（1）”。

第三章发文程序

第七条公文发文程序为：拟稿、核稿、送审、样稿、传阅、签发、打印、发文、归档等。

一拟稿。根据公司工作需要和领导的意见，由主办部门指定专人草拟文稿。草拟文稿必须从公司整体工作角度出发，不抵触法律法规，操作性强，文字精炼，避免出现差错与语义分歧，标点符号要正确。

二审核。文稿拟就后，拟稿人填写“公司发文用纸”，详细写明文件

标题、附件名称、发送范围、抄送单位、印刷份数、密级、拟稿单位与拟稿人等；然后附同草稿一起送交部门经理(对文稿内容、质量负责)审核。

三送审。主办部门领导审核后送主管总经理或总经理，由主管总经理或总经理对草稿的条文进行修正。

四样稿。领导核正后，由主办部门送至总经理办公室，由办公室文秘打印出样稿，办公室主任签署处理意见后，办公室文秘送至相关领导签批意见。

五传阅。办公室文秘根据领导签批的意见对拟发文件进行相关部门的传阅。

六签发。经传阅后的文稿由办公室负责整理并报送总经理签发。

七打印。总经理签发后的文稿由办公室文秘负责统一编号、打印初稿，拟稿人负责校对并在发文用纸上签名；核定后由办公室文秘负责印刷、装订、登记和发文。

八用印。除会议纪要外，所有对外发出的文件都应由总经理办公室加盖公司印章，并做好登记、签收手续。对印刷质量不好的文件，印信管理员有权拒绝盖印。

九归档。公司所有发文，拟文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本一份送办公室档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。

第八条分发原则。分发公文应做到准确、迅速、安全、保密，并严格履行登记手续。

发送公司各部门和各分（支）机构的公文，一般采用电子文档形式，由办

公室复核编拟后通过电子邮件发送。

由部门起草对外发送的文件，由主办部门寄送并报办公室备案。

第四章收文管理

第九条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。公司收文处理由办公室负责。各分支机构收文处理由各机构综合内勤负责。公司各部门要明确负责收文处理的人员。第十条签收、登记。收到公文后，办公室经办人员必须严格办理签收、登记手续。

（一）凡注明公司有关部门收，签收、登记后直接交有关部门处理，并办理部门签收手续。

（二）其他公文一律交由总经理办公室人员拆封、登记、办理。

第十一条审核、拟办、批办

（一）审核。对收到的各分支机构报送的需办理的公文，办公室公文管理人员应当及时审核。审核的重点是：是否应由本级公司办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。（二）拟办。对行业协会、地方政府有关部门等上级单位的来文，办公室公文管理人员应及时提出拟办意见送公司领导批示；对各分支机构报送的公文经审核对符合本办法规定的公文，总经理办公室公文管理人员应及时提出拟办意见送呈公司领导批示。对不符合本办法规定的下级公文，经领导批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

（三）批办。办公室根据公司领导批示及批办要求，及时将公文送达阅