会议中心规划设计的基本原则与注意问题

会议中心规划设计的基本原则与注意问题

作者：会议中国顾问机构总裁、《会议》杂志社总编、中国会展经济研究会会议产业研究工作委员会主任王青道；日期：2011年07月26日。随着我国社会经济的快速发展与国际交往活动的日益频繁，作为信息交流与传播重要手段的会议数量不断增多，规模也不断增大，会议产业的社会经济影响力也进一步提升，会议中心也因此迅速发展起来。会议中心产业的快速发展及时满足了会议市场增长的需求，有效地带动了城市会议产业乃至整个社会经济的发展。然而由于会议产业在我国发展的时间还比较短，专业会展中心、会议中心的建设也才有10年左右的历史，人们对于会议市场以及会议中心规划设计基本规律的认识还需要一个过程，我国会议中心目前在规划设计方面还存在不少问题。笔者根据近几年对国内外会议中心市场的研究以及为多家会议中心设施提供规划设计咨询的经验，拟就会议中心规划设计的基本原则与常见问题进行分析，以供业界讨论。

1.关于会议中心的分类会议中心依据其目的与相关功能的特点，可分为以下几个类型：1.1 专业会议中心（conference center）——与酒店、餐饮等相组合构成“专业会议中心”至少需要以下几个条件：一是具有满足中型（比如300-500人）以上会议基本需求的类型齐全的会议室，而且这些会议室在空间上相对比较集中；二是会议室的专业性较强，如具备专业视听设备等；三是具备餐饮及住宿功能。另外，从发展趋势分析，未来会议中心需具备一定的展览功能以及丰富的休闲、娱乐、美食、购物、健身、文化等配套，从而成为真正意义上的“会议综合体”（综合体，all-in-one）设施。“专业会议中心”的综合配套水平是决定其竞争力高低的重要因素之一，换句话说，缺乏酒店等配套设施的“专业会议中心”的竞争力将会大打折扣。

1.2 会展中心（convention center）——与展览组合由于会议与展览活动很多时候是交织在一起的——会议附带展览以及展览附带会议将是我国会展业发展的基本趋势。因此，会议与展览功能相结合是会议中心设施的基本组合模式之一。发达国家尤其是美国的会展中心，具有很强的会议功能。据美国Tradeshow Week统计，美国会展中心设施中会议空间与展览空间之比平均为25:100。我国前些年建成的“会展中心”实际上是“展览中心”，会议功能很弱。不过根据《会议》杂志的调查，我国刚刚建成以及正在规划建设的“会展中心”，其会议功能大多都比较强。与发达国家不同的是，我国“会展中心”、“博览中心”设施中的会议设施部分通常会被称为“会议中心”。以会议、展览功能为主，再辅之以其他相关功能，这类设施就成了“会展综合体”。

1.3专用会议中心（purpose-built conference center）——以满足特定需求为主的会议设施“专用会议中心”是政府、企业、学校、科研结构等为满足特定需要而建设的会议中心设施，这类设施可以是办公设施的一个组成部分，也可以是一栋独立的建筑。这类设施的规模一般不是很大，它们也会在满足自身需求的情况下对外承接业务。如果是建设在机构院落或办公设施内部，这类会议中心通常也没有其他配套功能。

2.会议中心规划设计的基本原则

2.1综合性

由于会议持续的时间比较长，一般都在2-3天，甚至3-5天或更长，会议团队这段时间的工作、生活都需要在会议中心设施中完成，因此，会议中心需要为会议团队提供以下几个方面的服务：

一是提供举办会议所需的各种条件，如会议室等；二是满足会议代表生理方面的需要，如吃、住等；

三是满足会议代表会议之余的休闲、娱乐、购物、美食、健身、文化、艺术等方面的需求。另外，随着我国会议产业的发展以及会议与展览融合步伐的进一步加快，会议中心具备良好的展览展示条件就显得日趋重要。长期以来，国内一些人对于会议中心应有功能的认识比

较片面，他们觉得只要有一个开会的地方就行了，至于会议代表其它方面的需求就很少会去考虑。随着我国社会经济的快速发展以及人们生活水平的不断提高，会议代表对于会议中心设施的要求必将越来越高。从发展趋势看，会议中心在核心功能（如会议室等）过硬的条件下，综合性越强，竞争力水平就越高。

2.2一体化

“一体化”主要是指对会议中心设施进行集约化规划和设计，使会议中心的各项核心功能与辅助功能在空间上尽可能相互靠近，以最大程度方便会议代表在各个功能区间走动，提高设施的综合利用率等。“一体化”规划设计可以有效减少由于天气等因素等对会议代表在各功能区间活动产生的干扰。初步测算，采用“一体化”规划设计的会议中心，不仅效率提升、能耗降低，其聚集人气方面的效果也是数倍于分散功能的会议中心设施。从会议展览设施发展趋势分析，“一体化”是必然发展方向。与发达国家相比，我国会议中心设施在“一体化”规划设计方面有很大的差距。

2.3高科技与环保

在发达国家，会议中心设施是最能体现高科技与环保技术水平的建筑类型之一。虽然我国新建会议中心设施的科技含量与环保技术水平都在快速提升，但整体状况与发达国家仍有很大差距。从发展趋势看，国际会议中心的高科技因素主要与互联网、通讯、视听以及现场技术等有关，而环保技术则通常与节能、绿色、生态等联系在一起。代表着国际绿色建筑物最高标准的美国LEED认证，是国际国内会议中心设施在绿色方面追求的最高目标。新加坡滨海湾金沙（Marina Bay Sands）是目前国际上获得LEED认证的规模最大的会议娱乐综合体设施。我们国家一些会议中心设施在这方面需提高的地方还很多，有的会议中心非但谈不上高科技与环保，就连基本的节能都很难做到。比如，不能有效把握空间层高与当地气候条件之间的关系，从而造成大量能源浪费；空间布局设计不合理从而导致能源消耗过高、人力资源浪费等。

会议中心设施规划设计相关的原则很多，无法一一讨论，比如国际性与本地特色、辅助功能的亮点策划等也很重要。随着社会进步节奏的加快，会议中心只是作为“开会的地方”的时代已经开始结束，未来的会议中心将成为“工作＋娱乐”（work＋play）的地方，这就为会议中心规划设计相关方如投资方、运营方以及规划师、设计师等，提出了严峻的挑战。

3.我国会议中心规划设计需注意的几个主要问题

3.1关于最大会议厅面积与会议室数量问题

最大会议厅面积是整个会议中心设施规划设计的核心指标之一，会议室数量、宴会厅面积与数量、展览面积，甚至厨房面积、酒店客房数量等都与之有关。最大会议厅面积设定的参考因素有：所在城市会议市场的特点与发展趋势、会议中心的地理位置与交通条件、总投资额与占地面积、周边环境与已有设施的功能优势等。

会议室的总量与最大会议厅的面积、客房量、设施特点等有关。假如一个会议中心希望接待规模达2000人的会议，那么，最大会议厅的面积可设定为2000平米（除去固定舞台面积，每人所占面积0.8-1平米），会议室数量至少在25-30个之间，因为2000人左右规模的会议通常在全体会议之后会有20-30个左右的分组讨论会。

我国很多会议中心设施在规划设计时对其它相关因素考虑得会很少，设定最大会议厅面积与会议室数量也都有很大的随意性。比如我国知名城市的一个会议中心，最大会议厅面积达到了2500平米以上，可配套的小会议室只有一个。北京郊区一家会议酒店，最大会议厅面积近2000平米，配套的会议室数量也不少，可这些会议室的面积都很小，无法举办分组论坛。还有的会议中心会议室数量很多，可缺乏大型会议空间，无法接待大型会议，使得这些中小会议室的利用率很低，进而在很大程度上影响了整个酒店的入住率水平。

3.2会议厅与宴会厅的关系