外来文件资料管理程序(含表格)

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外来文件资料管理程序

(ISO9001-2015)

1.目的:

为了规范管理客户产品的文件、软件等,特制定本规定。

2.适用范围:

适用于非本公司品牌的所有产品。

3.名词定义:

4. 职责:

4.1文控:负责BOM、外来文件等受控管理。

4.2工程部:负责接收外来文件、软件、原理图、geber文件管理及保密保存工作。

4.3物控部:负责客户生产计划安排及出货数据及客户信息保密工作。

4.4生产部:负责客户产品按照客户要求来生产。

4.5品质部:按照客户文件要求来检验。

4.6人力资源部:负责检查员工及外来人员禁止带手机及相机到车间。

5.作业流程:

5.1BOM管控:客户资料及外来文件由客户发到工程部,BOM转换为内部资料后

下发到文控,文控盖受控章发行到相关部门,文控每次文件发放保留好文件发放记录表,文件版本更新后文控发放最新版本,同时回收旧版本文件。

5.2软件应用管控:客户软件发放到工程部,工程部保留软件文件,工程部制作软件对应生产机型单,发放到文控盖章受控发放到生产、品质,确保不同批次产品使用对应的软件。

5.2.1软件保存方式:软件在工程部电脑上要文件加密处理,USB加密保存,每次软件升级时由工程部负责将软件资料COPY到相应的电脑上,生产使用的电脑要采用加密文件保护,COPY文件由专人来操作并签订保密协议复制文件内容外泄。软件发放要有管理台账登记,确保文件发放的及时性及准确度。

5.3原理图及geber文件发布管控:原理图及geber文件由工程部负责接收及保管,文件保存要加密处理,此文件的发放只限于工程技术部门,其它部门无权获得。工程部保存人员要签订保密协议。

5.4生产过程管控:已建立不同客户有不同的封闭式生产车间,禁止非生产车间的人员随便进入。禁止外来人员参观及拍照。

5.5销售数据管控:物控部安排专人来负责管控不同客户的生产及销售数据,数据使用加密文件管理,其它无关人员无权查看相关信息。

5.6保密管控:涉及到客户资料需要保密工作的人员要签订保密协议,复制文件资料泄密,对泄密者要做到相应的处罚。

6.相关文件

7.相关记录

《文件发放与回收记录》《外来文件控制清单》8.流程图

外来文件控制清单.

xls 文件化信息发放回

收登记表.xls

文件化信息销毁申

请单.doc

1BOM管理BOM明细及实物管控,防止信息泄露生产用BOM文件由工程分

解内部文件分生产工段

受控下发

2016-2-25文控中心

下发转接过程控制,防止非生产人员复制非使用人员不能拿到相

关文件

2016-2-25工程部

外来文件未设专人管理,存在泄漏风险文控中心专人管理,并签

署保密协议

2016-2-25工程部

资料发放过程中采用邮件和U盘传递,存在泄漏风险采用加密U盘传递(防

COPY),并进行登记及定

期检查及收发登记

2016-2-25工程部

资料在使用过程中,存储在电脑上,存在COPY 风险采用加密U盘传递(防

COPY),直接在U盘进行读

2016-2-25工程部

3

原理图

/geber文

件发布

容易出现信息复制泄露

1、外来文件由文控中心

控制,受控下发给相关

人员使用

2016-2-25工程部

1、建立封闭车间,禁止

生产相关人员以为的人

员进入,

2016-2-25人事部

2、禁止参观拍照2016-2-25人事部

5销售数据销售出货通知数据及客户信息进行保密销售数据专人管理,其

它人员无权看到2016-2-25PMC

所有相关人员必须签定保

密协议,对公司和客户的

相关资料禁止泄密。

软件应用

2

4生产过程工艺流程或加工过程环境较开放,第三方人

员容易涉入责任人备注

序号工作流程风险预防控制对策整改日期

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