文件编写制度.
制度文件的结构和编写规则
制度文件的结构和编写规则一、制度文件的一般结构：1.标题或名称：明确该制度的名称和编号，以便于识别和查找。
2.生效日期：指明该制度文件的生效日期，以确保适用范围的明确性。
3.目的与范围：表述该制度的制定目的、适用范围和适用对象等相关说明。
4.主要内容：详细描述该制度的具体内容，包括具体规定、流程、操作步骤、要求等。
5.责任与权限：明确相关的责任主体和权限分配，确保制度执行的责任归属明确。
6.监督与评估：阐述制度的监督与评估机制，为制度的执行和改进提供依据。
7.异常处理与违规处罚：规定制度执行中可能出现的异常情况处理方式和相关违规行为的处罚措施。
8.附件：附带制度执行所需的相关附件、表格、对照表、模板等。
二、制度文件的编写规则：1.简明扼要原则：制度文件应简洁明了，避免冗长啰嗦，言简意赅地表达制度的核心内容，以提高理解和执行的效率。
2.条理分明原则：制度文件应按照逻辑顺序编写，将内容分为多个条目，每个条目之间应有连贯性和层次感，便于读者阅读和理解。
3.准确明确原则：制度文件应准确、明确地表述相关规定和要求，避免模棱两可的表述，以确保制度的正确执行和理解。
4.组织结构原则：制度文件的内容宜按照条款、章节、附件等具有条理和层级的结构来组织，以方便读者查找和理解。
5.系统性原则：制度文件应与其他相关制度文件相衔接，形成完整的制度体系，确保各项制度协调配合，避免冲突和漏洞。
6.可操作性原则：制度文件应具备可操作性，即明确规定相关操作流程、步骤和要求，以便操作人员根据文件进行实际操作。
7.理论与实践相结合原则：制度文件在编写时应结合实际情况，在理论与实践之间取得平衡，灵活因地制宜。
以上是制度文件的一般结构和编写规则的简要介绍，实际的制度文件编写还需要根据具体情况进行具体分析和操作，以确保制度文件的有效性和可执行性。
制度文件编写规范
制度文件编写规范制度文件是组织内部的一种重要管理工具，它规范了组织成员的行为和工作方式，促进组织的良好运行。
为了确保制度文件的有效性和可执行性，编写规范是非常重要的。
下面是一些建议的制度文件编写规范。
一、明确定义制度文件的目的和适用范围制度文件应该明确表达其目的和适用范围。
目的是指为了解决或规范其中一种特定的问题或行为，适用范围指明了该制度适用的对象、时间和地点。
二、简洁明了的标题和编号制度文件的标题和编号应该简洁明了，方便阅读和查找。
标题要能准确地描述该制度的内容，编号可以按照一定的规则进行，如按照部门、类别等进行编号。
三、清晰的章节结构和内容安排制度文件应该具有清晰的章节结构和内容安排，便于读者理解和查找。
可以采用目录、标题、子标题等方式来区分不同章节和段落，使文章结构清晰明了。
四、用简明的语言和术语制度文件应该使用简明的语言和术语，避免过多的专业术语或行业术语，以免造成读者的困惑。
如果必须使用专业术语，应该提供相应的解释或注释。
五、全面准确的内容制度文件应该包含全面准确的内容，涵盖与该制度有关的所有方面。
内容应该准确、具体、详尽，尽可能回答读者可能提出的问题，避免留下可以引发歧义的内容。
六、规范的文体和格式制度文件应该采用正式的文体和格式，避免使用口语化、随意性的表达。
要注意使用正确的标点符号和排版格式，让文本更加规范、统一、易读。
七、明确的责任和执行程序制度文件应该明确规定相关的责任人和执行程序，以确保制度的落实和执行。
责任人应该具备相关的能力和权限，执行程序应该能够被实施，并且能够追溯和评估执行效果。
八、合理的修订和更新机制制度文件需要具备合理的修订和更新机制，以适应组织内部或外部环境的变化。
修订时应该考虑到相关部门和人员的意见和建议，确保修订后的制度能够更好地适应实际情况。
总之，制度文件编写规范对于组织的良好运行至关重要。
只有符合规范的制度文档，才能够被组织成员理解、接受和执行，从而促进组织的发展和进步。
公司管理制度类文件编写规则
公司管理制度类文件编写规则编写公司管理制度类文件时，应遵循以下规则：一、规范性原则1.管理制度类文件应具备规范性，即明确规定员工、管理者及公司应如何行动，以确保公司顺利运营。
2.管理制度类文件应规范公司内部的管理流程、业务操作及相关行为准则，为员工提供明确的工作方向和依据。
3.管理制度类文件应遵循国家法律法规、行业规定及公司政策，确保合法合规，并保护公司利益。
二、简明扼要原则1.管理制度类文件应尽量简明扼要，避免繁琐冗长的叙述，以提高员工的理解和记忆效果。
2.使用简单明了的语言，避免使用晦涩难懂的专业术语，以提高文件的可读性。
3.管理制度类文件应结构清晰，内容层次分明，注重段落间的衔接，使读者能够快速找到需要的信息。
三、可操作性原则1.管理制度类文件应具备实际可操作性，即员工可以根据文件中的规定进行具体操作。
2.除了明确规定行动步骤外，还应给出相应操作的具体方法和注意事项，以便员工能够正确执行。
3.同时，管理制度类文件应提供相应的模板、表格或示例，以帮助员工更好地理解和应用。
四、灵活适应原则1.管理制度类文件应灵活适应公司的发展和变化，定期进行更新和修订，以满足实际需要。
2.针对公司的发展战略、业务规模和管理层次等变化，及时调整管理制度类文件的内容和要求。
3.在制定管理制度类文件时，应多听取员工和管理层的意见和建议，集思广益，确保文件的完善性和适用性。
五、统一性和一致性原则1.管理制度类文件的内容应在同一类别中具有一致性，即不同文件中的相同或相似内容应保持统一的表述。
2.管理制度类文件的格式和风格应统一，以增强员工对公司管理制度的整体感知和理解。
3.在修订管理制度类文件时，应对所有相关文件进行全面检查和更新，确保文件之间的一致性。
六、透明公开原则1.公司的管理制度类文件应公开透明，员工可以随时查阅并了解相关规定。
2.管理制度类文件应在适当的范围内向员工公布，包括公司内部通知、官方网站、员工手册等。
制度编写格式（3篇）
制度编写格式(3篇)以下是网友分享的关于制度编写格式的资料3篇，希望对您有所帮助，就爱阅读感谢您的支持。
制度编写格式篇一制度名称（宋体小二、加粗，单倍行距，段前0.5行，段后0行）（空一行，行距：固定值10磅）1. 一般规定（章：黑体小四、加粗，序号与标题间空二字节间距）1.1 本规定制定的依据。
（节：1.1、1.2、1.3.。
）页面设置为a4纵向，上边距2.4cm，下边距2.3cm，左边距2.8cm，右边距2.5cm。
正文、段落。
正文、段落中的中文字体使用小四号宋体，数字及西文为小四号times new roman字体，英文词组第一个字母需大写。
每段落两端对齐，固定行距22磅，段前、段后0行，缩进左、右0字符。
1.2本规定适用范围。
（所有标题采用黑体小四、加粗）1.3 本规定解释和修改部门。
注： 1.（“注：”与“1.”间空一字符，中文宋体和阿拉伯数字times newroman 三号加粗字体）注： 1. 对附注内容进行说明时，应在进行标识的段落结束后或图表下方进行说明描述。
（中文小五号仿宋gb2312和西文采用小五号数字times new roman 字体） 1.4 本规定所涉及的关键术语解释。
1.5 必要的原则和概括性描述。
2. 具体事项2.1 制度管理内容涉及相关部门和单位的职责分工。
2.2 管理相对人的权利、义务。
2.3 管理的具体要求。
2.4 管理流程（应按实际操作业务流程的逻辑顺序进行描述，可以完全流程化的配套建立流程，不能完全流程化的要表述清楚）。
2.5 奖惩考核。
2.5.1 条：使用阿拉伯数字对条编序。
如：2.5.1、2.5.2.。
2.5.2 同一条文中有两个以上（含两个）的条文时，才可细分序号。
2.5.3 条一般不列标题，序号后为正文内容，但有无标题要求全文应进行统一。
a) 列项b) 列项可以在章、节、条、款内独立使用c) 图表：（图）表1 标题（序号与标题间空一字符，四号宋体及timesnewroman 字体，加粗居中）当图表需要转页接排时，设置格式为“允许跨页断行”“在各页顶端以标题行形式重复出现”（图）表2 标题a) 图表如带有编号，则编号位于图表与标题之间，五号仿宋gb2312 及3. 附则作为每项管理制度正文的最后一章，以段的形式表述，不设立序号。
公文 规章制度编写格式
公文规章制度编写格式公文、规章制度的编写格式通常需要遵循一定的文书规范，以确保文件的清晰、简洁、正式。
以下是一般的公文、规章制度编写格式：1.文件标头：(1)公文的抬头一般包括文件标题、发文单位、发文日期。
(2)规章制度一般包括文件标题、制定单位、制定日期。
2.正文部分：(1)分为引言、正文、结论三个部分，其中引言解释了文件的目的，正文详细阐述内容，结论进行总结。
(2)规章制度的正文一般包括背景、目的、适用范围、主要内容等。
3.编号：公文和规章制度通常都需要编号，以便于归档和查询。
4.字号、字体：(1)一般公文正文的字号为小四，标题可适当调大。
(2)字体通常使用宋体或仿宋。
5.行文格式：(1)通常使用小四宋体，1.5倍行距，段前段后0.5行。
(2)标题、正文、结论等部分要有明显的分段。
6.对齐方式：(1)公文和规章制度的对齐方式一般选择两端对齐，以确保整篇文章的整齐。
7.页眉页脚：(1)页眉一般包括文件标题，页脚一般包括页码和制定日期。
8.签发：(1)公文一般需要有签发人的署名和签发日期，规章制度一般需要有制定人的署名和制定日期。
9.附件：(1)如果有附件，需要在正文中注明，并在文件末尾列明附件清单。
10.印章：(1)公文和规章制度通常需要盖章，印章的位置一般在文件的右下角。
11.语言规范：(1)使用正式、规范的语言，避免使用口语化的表达方式。
12.注释：(1)如有需要，可以在文中加入必要的注释，以解释专业术语或提供相关背景信息。
以上是一般的公文、规章制度的编写格式，具体格式可能会根据不同单位和文件性质有所差异，但以上规范通常是常见的文书编写准则。
流程制度文件编写规范要求
流程制度文件编写规范要求一、引言二、文件格式2.文件的页边距，字体、字号、行距等要求统一，以确保整个文件的统一性。
3.文件应包括标题、正文、附件等部分，以便读者能够清晰地了解到流程的详细内容和相关信息。
4.文件应按照一定的层次结构进行编写，方便读者快速地找到所需的信息。
三、内容要求1.文件的引言部分要明确表达流程制度文件的目的和意义，简明扼要地阐述流程的背景和目标。
2.文件的正文要详细描述流程的各个环节、步骤和执行人员，确保读者能够清晰地了解每个环节的工作内容和操作方式。
3.文件中应包括对于每个环节的详细操作指南，以提供给执行人员参考和遵循。
指南应包括所需的工具、资料、检查点等具体要求。
4.文件中应清晰地描述流程之间的关系，即各个流程之间是如何相互关联和配合的，以确保整个流程的连贯性和一致性。
5.文件中应明确各个流程的时间要求和工作时限，以确保整个流程能够按时完成。
6.文件中还可以包括一些常见问题和解决方法，以帮助读者快速解决在执行流程中可能遇到的问题。
四、使用要求1.文件的使用对象要明确，即需要明确文件适用于哪些执行人员或职位，以确保文件的正确使用。
2.文件的存档和更新要求要明确，即规定文件的保存时间和更新周期，以确保流程变更时能及时更新相关文件。
3.文件的阅读和理解要求要明确，即规定读者应具备的基本要求和知识，以确保读者能够准确理解和执行流程。
五、审定和发布1.流程制度文件的审定过程要明确，即规定审定人员和审定流程，以确保文件的准确性和完整性。
2.文件的发布方式要明确，即规定如何向执行人员发布文件，以确保文件的及时性和有效性。
六、培训和评估1.对于重要的流程制度文件，应组织相关的培训活动，以确保执行人员能够准确理解和执行流程。
2.对于执行过程中发现的问题，应进行评估和反馈，以便进行及时的改进和优化。
七、总结流程制度文件编写规范要求的制定和遵守，对于组织的顺利运行和高效执行流程具有重要意义。
只有编写规范的流程制度文件，才能保证组织流程的顺利实施，提高工作效率，推动组织的发展。
文件编写规范
文件编写规范1 目的规范和统一公司质量、环境及职业健康安全整合管理体系（以下简称“整合管理体系”）文件的编写格式。
2 范围适用于公司整合管理体系有关文件和记录的编写、文件版面设置、文字打印输出。
3 职责3.1 运营管理部负责本规定的制订和修改。
3.2 各部门按本文件规定的格式、编写方法和文字打印输出要求，拟订整合管理体系有关文件。
4 编写规范4.1 文件版号、颁布日期、实施日期、页码的确定4.1.1制度、规范（作业指导书）版本号以“V×.×”表示，文件首次生效的版本号为“V1.0”，每次修订后版本由V1.0依次变为V1.1、V1.2……标准换版或文件修订5次以上，版本依次升级为V2.0、V3.0……版本号的更改按照《文件控制程序》的要求进行。
4.1.2表单版本号以“×/×”表示，文件首次生效的版本号为“A/0”，每次修订后版本由A/0依次变为A/1、A/2……标准换版或文件修订5次以上，版本依次升级为B/0、B/1……版本号的更改按照《文件控制程序》的要求进行。
4.1.3 “颁布日期”为文件最新版本批准发布的日期。
4.1.4“实施日期”为文件施行的日期。
4.2 文件版面格式4.2.1管理制度正文编写的格式和内容包括：✓目的✓范围✓定义（如果有必要的话）✓职责✓工作程序或内容✓相关文件✓记录4.2.2 作业指导书等其它管理性文件、技术文件、公开文件正文的编写格式和内容包括：✓目的✓适用范围✓工作指导✓相关文件✓记录4.3 文件打印输出要求4.3.1文件打印输出统一使用A4纸张，记录建议使用A4、A3等标准尺寸纸张。
文件的编辑排版使用Microsoft Word软件。
4.3.2正文采用小四号字，其中中文和数字采用仿宋字体，字符间距采用“标准”，行间距为“1.5倍行距”，采用左端对齐方式对齐。
4.3.3正文中一级标题采用仿宋字体，编号采用阿拉伯数字；其余文字采用常规字形，项目编号采用1， 2， 3,．．．，一级标题与上节内容间空一行。
文件编写与管理制度
文件编写与管理制度第一章总则第一条为规范文件编写与管理工作，提高工作效率及文件管理水平，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有文件的编写与管理工作。
第三条文件编写与管理应坚持依法、科学、规范的原则，确保文件质量、准确性及时效性。
第四条公司内所有文件均应按照统一的格式进行编写，确保文档的统一性、规范性。
第五条公司应设立文件管理部门或委托专人负责文件的编写与管理工作，确保文件的有效管理。
第六条文件编写与管理工作应加强对员工的培训，提高员工的文书表达能力和管理水平。
第七条员工应当按照公司规定的程序和要求编写、审核和管理文件，不得私自修改文件内容或传播不实信息。
第八条文件编写与管理工作应当坚持保密原则，确保文件的安全性和保密性。
第二章文件编写第九条文件的编写应当清晰、简洁、准确，遵循条理性和逻辑性，便于理解和阅读。
第十条文件的格式应当符合公司规定，包括文件编号、标题、起草时间、发布单位、正文内容、颁布日期等必要信息。
第十一条文件的正文内容应当简洁明了，重点突出，避免冗长和复杂的措辞。
第十二条文件的语言应当规范、得体，不得包含粗俗、歧视性、侮辱性等内容。
第十三条文件的编写应当确保逻辑清晰，条理分明，符合事实和逻辑关系。
第十四条文件的主题应当明确，与标题相符，不得内容散乱或题不合理。
第十五条文件的编写应当积极主动，避免模糊不清，推诿责任或玩弄文字游戏。
第十六条文件的编写应当注意杜绝错别字、语法错误、标点符号错误等问题，保证文书的规范性。
第十七条文件的编写应当提高审美度，增加可读性，避免平铺直叙，呆板无趣。
第十八条文件的编写应当重视格式的规范性和统一性，严格按照公司规定格式进行编写。
第十九条文件的编写应当充分考虑受众的需求和理解能力，做到内容简练清晰，易于理解。
第二十条文件的编写应当注意索引和目录的设置，方便查找和管理。
第二十一条文件的编写应当根据不同性质、内容、功能等进行分类、归档，便于管理和查阅。
公司规章制度公司文件编写导则
公司规章制度公司文件编写导则一、引言公司规章制度是组织内部管理的重要依据，对于确保公司的正常运营和员工的权益保障具有重要意义。
公司文件是规章制度的具体体现，是公司内部沟通和决策的重要工具。
本文将详细介绍公司规章制度和公司文件的编写导则，以确保规章制度和公司文件的准确、规范和有效。
二、公司规章制度编写导则1. 编写目的和背景明确规章制度的编写目的和背景，例如改善公司内部管理、保障员工权益、提高工作效率等。
同时，考虑到公司的特点和发展需求，确保规章制度的内容与公司实际相符。
2. 编写范围和适合人群明确规章制度适合的范围和适合的人群，例如全体员工、特定部门或者特定岗位。
确保规章制度的适合范围明确，不产生歧义。
3. 内容结构和格式规章制度应包括引言、目的、适合范围、定义、责任与权限、具体规定、执行和监督等部份。
每一个部份的内容应该清晰明了，结构合理。
同时，规章制度应采用标准的格式，包括编号、标题、修订记录等，以方便管理和查询。
4. 内容要求规章制度的内容应准确、具体、完整，不应产生歧义。
其中的具体规定应明确员工的权利和义务，规定明确的工作流程和标准，确保公司内部管理的一致性和公正性。
5. 审批和修订流程规章制度的审批和修订流程应明确，确保规章制度的合法性和有效性。
审批和修订流程应涵盖相关部门和岗位，以确保规章制度的全面性和可操作性。
三、公司文件编写导则1. 文件类型和用途明确公司文件的类型和用途，例如通知、决议、报告、备忘录等。
根据不同的用途，确定文件的格式和内容。
2. 标题和编号公司文件应具有明确的标题和编号，以方便查阅和管理。
标题应简洁明了，能够准确概括文件的内容。
编号应按照一定的规则进行编制，以确保惟一性和顺序性。
3. 内容要求公司文件的内容应准确、完整、简明扼要。
内容应环绕文件的用途和目的，清晰表达要点，避免冗长和废话。
4. 结构和格式公司文件应具有清晰的结构和合适的格式。
可以采用标题、段落、编号等方式进行组织，以确保内容的层次清晰和易读性。
文件编写与审阅制度
文件编写与审阅制度目的本制度的目的是规范文件的编写和审阅过程，确保文件的准确性、合规性和一致性，提高工作效率和保障信息安全。
范围本制度适用于所有编写和审阅公司文件的员工。
文件编写1. 文件编写应遵循以下原则：- 准确性：文件应准确反映事实和信息，避免错误和不完整的内容。
- 易读性：文件应使用清晰简洁的语言，避免冗长和复杂的句子。
- 结构化：文件应具有合理的结构和章节，以便读者能够轻松理解和查找所需信息。
- 统一性：文件应符合公司的文档样式和格式要求，确保一致性和专业形象。
2. 文件编写过程中，以下事项需要特别注意：- 引用资料：严禁使用未经确认的内容或引用未经验证的来源。
应使用可信和可核实的信息。
- 术语和缩写：应确保使用准确和标准的术语和缩写，避免混淆和误解。
- 版权和保密：应尊重知识产权和保密要求，不得侵犯他人的版权或泄露不应公开的信息。
文件审阅1. 文件审阅是确保文件准确性和合规性的重要环节，应由有关部门或负责人进行。
2. 审阅人应充分了解文件的背景和目的，并对文件的内容、格式和语言进行全面检查，确保其符合公司要求和标准。
3. 审阅人应主要关注以下方面：- 文件的合规性和法律准确性。
- 文件的一致性和专业形象。
- 文件的完整性和清晰度。
4. 审阅人应及时提出修改意见和建议，并确保修改后的文件再次经过审阅。
附件本制度的附件包括：- 文件编写流程图- 文件审阅流程图以上为《文件编写与审阅制度》的内容。
如需更多详细信息，请参阅具体的公司流程和相关指南。
文件编写及发放管理制度
文件编写及发放管理制度北京龙瑞森石化地址：北京市昌平区龙水路22号院1号楼(昌平综合服务中心对面) 邮编102200Tel： Fax：文件编写及发放管理制度【修订记录】版本修订内容修订日期修订人说明审核执行日期编号LRS(2011)-ZD-A -0000 1.0 创建 2011—11-22 创建王亮【目的】为进一步规范公司管理制度、合同管理文件/记录的编写格式，统一文件号的编制办法,便于文件/记录检索、查询、管理,明确发文流程,特制定此规定.【适用范围】本规定适用于本公司管理文件、员工合同、公司合同所有文件及其记录。
【正文】一、职责人事行政部负责文件/记录的统一编号、归档、管理、保存及文件规范性检查。
二、书写格式1、顺序要求:为确保文件格式统一，在编写文件时一律按以下顺序进行编写：1）修订记录,将编号、版本号、修订日期、执行日期等全部填好.首次修订记录为“创建”；2）目的；3）适用范围;4)职责；5)工作程序;6)相关文件;7）流程图;2、文件编号说明根据档案的性质、对文档和档案夹进行分类编号，具体编号规则 A（B)—C—D-E：1) A：取公司英文名称单词的核心字母 LRS；2）B：年度；3)C：档案类别;如：管理制度—ZD、会议纪要—JY、合同-HT、通知—TZ4）D:取部门英文名称的第一个字母;E:文件的三位编号 5）如：龙瑞森公司 2007 年人事行政部的第 1 号管理制度 LRS（2011)-ZD-A- 001；销售部 2011 年存放合同的文件夹 LRS(2011）-HT—B。
总经办,Z；人事行政部，A;业务部—B;财务部-F;3、版本号的编写规则:创建时版本号为 1.0,再次修改时如变动不大，则版本号升级的间隔为 0。
1；如修改时发生重大变化或修改三次以上，则版本号由小数点符号前的数字直接加 1 升级，小数点后的数字归零.4、字体的规定：1）文件名三号、加粗、黑体字。
2）目的、适用范围、行文、副标题小五、宋体字。
工艺文件编写审批更改制度
工艺文件编写审批更改制度一、目的和范围为规范和统一工艺文件编写审批更改的流程和程序，确保工艺文件的准确性和可靠性，提高工艺文件的质量与标准化水平。
二、适用范围本制度适用于所有与工艺文件编写、审批、更改相关的人员和部门。
三、流程和责任1.工艺文件编写(1)工艺文件的编写由工艺部门负责，包括工艺标准、工艺流程、工艺参数等内容。
(2)工艺部门根据实际生产情况和对应的产品要求编写工艺文件。
(3)工艺文件编写完毕后，由工艺部门提交给质量部门进行审核。
2.工艺文件审核(1)质量部门对工艺文件进行审核，主要检查内容包括但不限于完整性、准确性、合规性等。
(2)质量部门审核完毕后，将工艺文件反馈给工艺部门。
(3)工艺部门根据质量部门的反馈意见进行修改，直至工艺文件符合要求。
3.工艺文件审批(1)审批部门对工艺文件进行审批，确保其符合公司相关政策和规定。
(2)审批部门可以根据需要邀请相关部门参与审批。
(3)审批部门审批完毕后，将工艺文件反馈给工艺部门。
4.工艺文件更改(1)工艺文件更改需要根据实际生产情况和产品要求进行。
(2)工艺部门负责对工艺文件的更改，并重新提交给质量部门进行审核。
(3)质量部门审核完毕后，将工艺文件反馈给审批部门。
5.文件生效(1)经过审核和审批后的工艺文件才能生效。
(2)工艺文件生效后，工艺部门需将其及时通知到相关生产人员，并进行培训和指导。
四、注意事项1.工艺文件编写应严格按照标准操作流程进行，确保准确无误。
2.工艺文件的审核和审批应由专业人员进行，避免潜在风险和错误。
3.工艺文件的更改需经过充分的讨论和论证，确保更改的合理性和必要性。
4.工艺文件的生效后，相关生产人员必须按照文件要求进行操作，不得随意修改和调整。
五、制度的执行和监督1.各相关部门和人员应严格遵守本制度的要求，确保制度的贯彻执行。
2.上级部门应对本制度的执行情况进行定期检查和监督。
3.对于违反本制度的行为，将按照公司相关规定进行处理和追责。
制度文件编写格式要求
制度文件编写格式要求一、文件标题文件标题应明确简洁，能够准确表达文件内容，并标明制度文件的名称和编号。
例如：“XX公司人力资源管理制度（编号：HR001）”。
二、文件编号文件编号的编制应遵循一定的规则，以方便查阅和管理。
通常可以使用一个字符或数字表示所属部门，后面跟着一个短横线，再加上一组表示制度的连续编号。
例如：“HR-001”。
三、时间制度文件的发布日期和生效日期应明确标注，以便于控制制度执行的时效性。
一般情况下，发布日期为文件签署日期，生效日期为规定的实施日期。
四、正文部分制度文件的正文部分主要包括导言、目的、适用范围、基本原则、工作流程和责任等几个方面。
1.导言：简要介绍制度的背景和必要性，可以指出影响制定该制度的原因或动机。
2.目的：明确制度的目标和目的，阐述所要解决的问题和达到的效果。
3.适用范围：明确适用于哪些单位、岗位或人员。
可以根据需要具体列举相关对象。
4.基本原则：列举该制度所遵循的基本原则和核心价值观，以引导制度执行。
5.工作流程：详细描述制度执行的各个环节、步骤和要求，遵循流程化、条理化的思维方式展开。
6.责任：明确相关部门和人员在制度执行中的职责和义务，以保证制度的顺利实施。
五、附件一些制度文件可能需要配以附件，例如表格、样板、示例等。
在文件中可以标明附件的名称和编号，并在附件中详细说明内容和使用方式。
六、格式要求1.字体和字号：选择合适的字体和字号，使得文字清晰易读，通常常用宋体或微软雅黑，字号一般为12号或14号。
2.行间距和段间距：设定合适的行间距和段间距，以保证整体的版式美观、整洁。
3.标题和小标题：设置一二三级标题，以标明各个章节的层级结构，增强文档的层次感。
4.缩进和对齐：段落开头进行适当缩进，并保持段落对齐方式一致，使得文档整体干净利落。
5.页面布局：设置合适的页边距，确保内容在页面上分布得合理、对称。
总之，制度文件编写的格式要求应使得文件内容清晰、结构合理、表达准确、容易理解。
公司文件编写管理制度
公司文件编写管理制度一、制度概述为了规范公司文件编写工作，提高公司效率，加强知识管理，特制订此制度。
本制度适用于公司所有各类文件的编写、审批、管理等工作。
二、文件编写的基本原则（一）重要性原则重要的文件，尤其是对公司运营、发展有直接关系的文件，应当得到高度重视，加强审核的力度，保证文件的严谨性、准确性和完整性。
（二）适时性原则不同类型的文件，其发布的适时性是不一样的，所以文件编写的适时性原则是不可忽视的，以保证文件在一定的时效内达到预期目的。
（三）简明性原则文件应该简明清晰、条理分明，不过度使用专业术语，尤其是针对非专业领域的读者，让读者能够快速了解内容。
三、文件编写的具体规定（一）文件分类根据文件的不同用途，文件一般可分为决策文件、办公文件、程序文件、技术文件、财经文件等。
（二）文件目录为了方便查询，公司每种文件都应有一个文件目录，文件目录的内容包括：文件的名称、文件的编号、文件的来文来电、文件的处理人等。
（三）文件来源为了保障文件的准确性、权威性，文件的内容必须清楚标明出处，所以不能直接引用他人说法或资料而无出处。
（四）文件格式文件格式包括文件的纸张大小、文字字体、字号、字距等，不同种类的文件格式应当根据需要予以调整。
（五）文本内容在文本内容的处理上，应符合以下要求：1.顶格：文件的正文居中顶格，以方便发件人出现。
2.标题：标题应简单明了，文字大小应较正文大，标题应加粗，以及蓝色下划线。
3.正文：正文字体以宋体为主，并且行距要求必须 >1。
4.时间：日期一律采用阿拉伯数字写法。
5.签名：署名应在文本下方留出空间，签名应为正楷字体，绝不能使用怪异字体。
（六）文件审批为了避免问题的出现，所有文件的编写应经过严格的审批程序，审批程序的内容包括：文件正式定稿前，要经过小组内部讨论，共同拟定内容；由该小组上报至领导办公室，审核通过后，进行公示；公示结束后，领导办公室审核通过正式定稿，并进行批准。
文件编写制度规范
文件编写制度规范一、文件编写的目的和重要性随着社会的发展和进步，文件在组织和管理中发挥着重要作用。
文件编写规范化对于提高工作效率、确保信息的准确性和完整性具有至关重要的意义。
文件编写制度规范的目的在于确保文件的统一规范、规避风险、提高工作效率和提升组织形象。
二、文件编写的基本原则1.准确性：文件内容准确无误，包括事实、数据、陈述以及与之相关的法律、条例等信息。
2.简明扼要：文件表达清晰简练，避免冗长废话，尽量缩减文章篇幅，提高阅读效率。
3.规范化：文件遵循统一的格式、标准，确保文件易于阅读、理解和归档。
4.逻辑性：文件内容的条理清晰，逻辑严密，结构合理，避免出现混乱、漏洞或矛盾。
5.可操作性：文件中的内容应具有操作性，方便读者理解并执行其中的要求和指示。
6.保密性：文件中需要保密的信息要得到保护，制定相应的保密措施和权限设置。
三、文件编写的具体规范1.文件标题文件标题要准确简练，能够准确概括文件的内容。
必要时可使用副标题进行补充。
标题应注意突出重点，避免产生误导或混淆的问题。
2.文件编写顺序文件编写顺序应按照“摘要-引言-主体-结论-建议/措施-结束语-附件”顺序进行，确保内容的合理衔接和逻辑性。
3.文件的格式（1）字体和大小：文件中正文部分建议使用宋体、黑体或雅黑字体，标题以加粗显示。
（2）行距和段距：正文部分建议设置合适的行距和段距，避免文字太过拥挤或稀疏。
（3）引文引用：对于他人观点或内容要在引号内注明出处，确保版权和知识产权的尊重。
（4）编号和编号级别：文件中的条目、目录、图表等要统一编号并根据级别进行标注，方便阅读和查找。
（5）段落和缩进：每一段的开头要缩进，通过合适的空行进行段落分割，增加阅读的舒适度。
4.文件内容准确性（1）时态和语气：文件中的叙述要使用正确的时态和语气，注意使用现在时而不是过去时，避免造成歧义。
（2）数据和事实依据：文件中的数据和事实依据要准确无误，确保信息的可靠性和可信度。
公文撰写规章制度范本简介
公文撰写规章制度范本简介第一章总则第一条为加强和规范机关事务文书的书写，提高公文的质量和效率，促进公文的标准化、规范化、科学化、规章制度制定，并依据《中华人民共和国机关公文处理条例》，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于本单位的所有工作人员，在本单位范围内执行。
第三条本单位公文包括行政公文、办文公文等，其书写应遵循本规章制度的相关要求。
第四条公文的基本原则是真实、准确、简明、规范、严谨。
第二章公文的种类第五条公文分为以下几类：1. 行政公文：包括文件、公函、公告、通知等。
2. 办文公文：包括审批表、意见书、报告等。
第六条具体种类以本单位实际工作需要为准，可根据实际工作情况进行分类。
第七条公文按照不同的内容和形式划分为不同的种类，对于不同种类的公文，书写要求也略有不同。
第三章公文的书写要求第八条公文的书写要求包括以下几个方面：1. 标题：标题应简明扼要，准确反映公文的内容。
2. 主体：主体部分应围绕中心，层次分明，条理清晰。
3. 语言：语言应规范、地道，避免使用行话和隐晦语言。
4. 版式：版式要整齐清晰，字迹端正，符合规定格式。
5. 印章：按照规定在公文上盖章，确保真实合法。
第九条公文的书写要求是公文书写的基本标准，要求在撰写公文时始终遵循。
第四章公文的修改和审批第十条公文在书写完成后，需经过修改和审批程序，确保公文的质量和规范。
第十一条公文的修改应由相关部门负责，修正错误和不达标准的地方，同时确保文意不变。
第十二条公文的审批应按照相关程序和权限进行，经过规定的审批流程，最终得到领导签批。
第五章公文的保管和归档第十三条公文在审批通过后，应按照相关规定进行保管和归档。
第十四条公文的保管应定期整理、归档，确保文档的完整性和安全性。
第十五条公文的归档应按照文件类型、时间顺序进行分类，建立档案管理系统。
第六章公文的发送和接收第十六条公文的发送应按照规定的发文程序和渠道进行，确保公文的及时送达。
第十七条公文的接收应按照规定的收文程序和要求进行，及时进行处理。
公司文件编辑管理制度范本
公司文件编辑管理制度范本第一章总则第一条为规范公司文件编辑管理，提高文件编写质量，提高公司形象和效率，根据公司实际情况，制定本管理制度。
第二条公司文件编辑管理制度适用于公司内所有部门和员工，在编写、审查、修改、发布和归档公司文件过程中必须遵守本制度，确保文件的准确、规范和一致。
第三条公司文件包括但不限于公告、通知、报告、规章制度、合同、协议等，需进行编辑的文件均适用于本管理制度。
第四条公司文件编辑管理制度的执行主体为公司的行政部门，行政部门有权对公司内的文件编辑工作进行监督和管理。
第二章文件编辑流程第五条公司文件编辑的流程包括起草、审查、修改、发布和归档五个环节。
1. 起草：文件的起草需要由文件编写人员按照规定的格式、样式和要求撰写，确保内容准确、清晰、明了。
2. 审查：文件起草完成后，需要经过有关部门或领导的审查，确保文件内容符合实际情况，准确无误。
3. 修改：如果审查过程中发现问题或需要调整，需要及时进行修改，确保文件的完整性和一致性。
4. 发布：经过修改后的文件需要由行政部门统一发布，确保信息的准确传达和执行。
5. 归档：发布后的文件需要进行归档管理，确保文件的追踪和查阅。
第六条公司文件编辑流程中的每个环节都需要按照规定的程序和要求进行，确保文件的质量和效率。
第三章文件编辑要求第七条公司文件编辑需要符合以下要求：1. 规范：文件需要按照公司规定的格式、样式和要求进行编辑，确保一致性和规范性。
2. 准确：文件内容需要准确、清晰、明了，确保信息传达的准确性和有效性。
3. 完整：文件需要内容完整，包括必要的细节和信息，确保文件的完整性和权威性。
4. 可读性：文件需要具有良好的可读性，避免使用复杂的术语和句式，确保易于理解和传达。
5. 保密：涉及公司机密信息的文件需要严格保密，避免泄露和不当使用。
第八条文件编辑人员需要具备以下素质：1. 严谨细致：编辑工作需要细心、耐心、严谨，确保文件的准确和完整。
公文撰写规章制度范本简单
公文撰写规章制度范本简单第一章总则第一条为规范公文撰写行为，提高公文的质量和效率，特制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于所有单位和个人在撰写公文时的行为。
第三条公文撰写应遵循法律法规、文明礼仪、规范规程的原则，坚持实事求是，明确简洁，言之有用，语言通顺，格式规范。
第四条公文撰写应符合主题明确、结构完整、内容真实、语言通顺，注明日期、主题，加盖公章等基本要求。
第五条公文撰写应积极响应国家政策，倡导绿色办公，提倡电子化公文，减少纸张浪费，降低环境负荷。
第六条本规章制度由XX单位办公室负责执行，并不定期进行检查。
第二章公文组成要素第七条公文应包括标题、正文、署名、日期、公章等基本组成要素。
第八条公文标题应简短，明确反映主题内容，避免使用太长或太拗口的词语。
第九条公文正文应分明、有条理，逻辑清晰，重点突出，不得出现错别字、谬误等错误。
第十条署名应为单位主要负责人签署，必须签名、盖章，表示认可和承担责任。
第十一条日期应按照年月日的格式标注，确保公文的时效性和真实性。
第十二条公章应为单位规定的公章，盖章位置应当合适，清晰可见。
第三章公文格式规范第十三条公文撰写应按照规定格式，严格遵循规范要求。
第十四条公文格式包括纸张规格、字体、字号、行距、标题领距、项目符号等方面的规定。
第十五条公文纸张规格一般为A4，纵向撰写，字体为宋体，字号为小四，行距为1.5倍。
第十六条公文标题居中，加粗，字号为小三，与正文之间空两行。
第十七条公文正文为两段式撰写，首段空两格，正文段落首行空格，段落之间空行。
第十八条公文项目符号一般使用符号“●”或数字序号，标注清楚，层次分明。
第十九条公文格式应简洁明了，不得使用花体、颜色等花哨装饰。
第二十章公文撰写流程第二十一条公文撰写流程分为拟稿、审稿、签发、印发等环节。
第二十二条拟稿环节由起草人负责，根据领导要求和实际情况进行撰写，确保信息准确、清晰。
第二十三条审稿环节由主管领导或其他负责人进行审核，确保公文的合法性、规范性。
公文制作工作制度
公文制作工作制度一、总则为了规范公文制作工作，提高工作效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》和《国家行政机关公文处理办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
二、公文种类本制度所称公文，是指以我单位名义制发的各类正式文件，包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。
三、公文格式1. 公文格式应当符合国家行政机关公文处理办法的规定，包括份号、密级、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等要素。
2. 公文标题应当简明扼要，准确反映公文内容。
标题一般由发文机关、事由和文种组成。
3. 主送机关应当明确、具体，一般情况下，一个公文只有一个主送机关。
如有多个主送机关，应当分行排列。
4. 公文正文应当结构清晰，语言简练，表达准确，逻辑严密。
5. 公文附件应当注明顺序号和名称，并与正文相互对应。
6. 公文应当使用规范的汉字、标点符号和计量单位。
四、公文制作流程1. 拟稿：公文起草人根据工作需要，起草公文初稿，并对初稿进行审核。
审核合格的初稿，由起草人提交给负责人。
2. 审核：负责人对公文初稿进行审核，重点审查公文内容是否符合法律法规、政策规定，是否符合实际情况。
审核合格的初稿，由负责人签发。
3. 签发：公文经负责人签发后，由办公室负责编号、校对、印刷。
4. 校对：办公室对签发的公文进行校对，确保公文内容准确无误。
5. 印刷：办公室将校对无误的公文送交印刷厂印刷。
6. 分发：公文印刷完成后，办公室负责按照份号、密级、紧急程度等要求，及时将公文分发给相关单位、部门和个人。
7. 归档：公文发送完毕后，办公室应当将公文原件、复印件和电子文档按照档案管理规定归档保存。
五、公文管理1. 公文应当由专人负责管理，确保公文安全、完整。
2. 办公室应当建立健全公文管理制度，定期对公文进行清查、归档。
制度文件编写规范
精品文档就在这里-------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有-------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------制度文件管理规范第一章总则第一条为规范公司制度、流程等文件的编写格式，特制定此办法，以利各部门文件制作有所依循。
第二条适用公司各部门的制度文件。
第二章职责第三条公司各部门负责对本部门基础制度、核心制度、普通制度与操作程序、作业流程；第四条公司管理部负责对各部门制定的制度文件格式进行审核。
第五条公司管理部负责核准后的文件原本存档、副本发放。
第三章制度的通用内容第六条企业制度是关于企业组织、运营、管理一系列行为的规范化和制度化，企业制度是管理思想、管理组织、管理方法、管理技术、管理方式等的综合体现。
规章制度就是企业的法规，也是企业实施管理工作的基本标准。
因此，为规范公司规章制度的编写，先确定公司规章制度的简要格式如下：第七条企业规章制度的通用内容：一、总则：即编写此文件的目的及适用范围（此文件的应用、管辖范围）二、内容1. 管理职责：（明确此项事务由哪个部门负责牵头主管，哪个部门协助、参与、配合）；三、要求或程序：即具体实施方法、程序，控制管理制度实现或达成期望目标的方法及程序；要提出管理的具体要求和具体的运作程序、操作办法，必要时可附操作作业的流程或流程图；明确此项事务实施过程需要填写那些记录表单、上报什么报表，何时上报等；四、对本管理制度编制、修改、审核、实施等的主体分工；五、检查考核（明确此项事务的执行结果由哪个部门实施检查、考核，如果执行不到位，应承担什么责任，如果奖罚）；---------------------------------------------------------精品文档---------------------------------------------------------------------。
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XXXXX有限公司文件xxx【2015】006号签发人：文件编写制度1、主题内容和适用范围本制度规定了公司文件的标准。
本制度适用XXX有限公司2、目标严格要求公司人员文件编写规范3、规定内容如下：文件纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型供张贴的文件用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定.保密等级字体：一般用3号或4号黑体紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。
主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体正文的字体：常用3号或4号仿宋体附件的字体：常用3号或4号仿宋体作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体主题词的字体：常用3号或4号黑体 [文件写作]文件格式排版中的字体要求[文件写作]抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）二级标题为三号黑体三级标题为三号仿宋加粗。
正文均为三号仿宋。
以上为公司文件规定。
且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。
1、密级用三号黑体字2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字3、文号用四号仿宋体字加黑4、签发人用三号楷体字5、标题用二号宋体字加黑6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体；“（一）（二）（三）……”用三号仿宋体字7、正文用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字）8、批转（转发、印发）……通知，通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字10、印发传达范围用三号仿宋体字11、“主题词”三个字用三号黑体字；词组用三号宋体字12、抄送机关名称用四号仿宋体字13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字；印发份数用五号仿宋体字文件各要素和标识简单介绍。
一、眉首部分主要标识文件份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。
1．文件份数序号。
文件份数序号是将同一文稿印制若干份时每份文件的顺序编号。
标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
2.秘密等级和保密期限。
秘密等级是指涉密文件的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。
新《办法》规定，涉及国家秘密的文件应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级文件还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”文件均应标注保密期限。
标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
3．紧急程度。
急件文件分为“特急”、“急件”两种。
其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
4．发文机关标识。
发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“××省人民政府文件”等。
对一些特定文件可只标识发文机关名称（函件）。
发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。
标识位置是上边缘到版心上边缘25mm处，上报的文件发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm处。
国家质量技术监督局发布的《国家行政机关文件格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。
字号一般应小于22mmX 15mm。
联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。
联合行文机关过多时，必须保证文件首页显示正文。
5．发文字号。
由发文机关代字、年份、序号组成，如“×政发〔1999〕82号”，“×政发”指发文机关代字，“〔1999〕”指年份，“ 82号”指发文序号。
整个意思就是××省人民政府在1999年所发的第82号文件。
标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。
6．签发人。
上报的文件需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。
二、主体部分主要标识文件标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。
1．文件标题。
一般由发文机关名称、概括而成的文件主要内容和文件种类组成。
文件标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。
回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。
除法规、规章名称加书名号外，文件标题一般不用标点符号。
2．主送机关。
指文件的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。
上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称。
标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多而使文件首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。
3．文件正文。
标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。
数字、年份不能回行。
4．附件。
文件如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。
附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1××××××、”。
附件名称后不加标点符号。
附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。
如附件与文件正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
5．成文日期。
以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
电报以发出日期为准。
成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写（“零”写为“O”）。
成文时间标识时，右边要空4字。
6．发文机关印章。
按照《××省实施＜国家行政机关文件处理办法＞细则（试行）》“文件除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他文件一律加盖印章。
单一机关制发的文件盖印的位置一般应上距正文2mm～4mm。
，以端正、居中、下压成文时间为标准。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。
两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。
主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。
最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
这里需要注意的是，新《办法》规定，联合上报的文件，由主办机关加盖印章，而旧《办法》只是规定，联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。
7．附注。
指需要说明的其他事项。
文件如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
三、版记部分主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。
1．主题词。
是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。
一般的排列次序为：反映文件内容的主题词在前，反映文件形式的主题词在后。
在单主题文件中，反映文件中心内容的主题词在前，反映文件分述内容的主题词在后；在多主题词文件中，反映文件内容的各主题词按其出现的先后次序排列。
主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。
2．抄送机关。
指除主送机关外需要执行或知晓文件的其他机关。
文件如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。
抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。
在最后一个抄送机关后标句号。
3．印发机关和印发时间。
位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。
印发机关左空1字，印发时间右空1字。
印发时间以文件付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
四、其他1．格式中的几个用线。
(1)在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。
使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。
这条线一般在发文字号下4mm 处与版心等宽，采用红色反线。
（2）版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。
2．用纸。
文件用纸一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸为210mm ×297mm，纸张定量为60g／m2 ～80g／m2 的胶版印刷纸或复印纸。
纸张白度为85％～90％,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值为 7.5～9.5。
3．当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
4．排版规格与印制装订要求。
（1）排版规格。
正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
（2）印刷要求。
双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。
黑色油墨应达到色谱所标 BI100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％．M80％。
印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。
（3）装订要求。
文件应左侧装订，不掉页。
包本文件的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。
两页页码之间误差不超过4mm。