送变电工程公司文件和记录标准
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5.2文件的编制
5.2.1A类文件由各业务归口管理部门组织编写，B类文件由各职能部门/分、子公司/项目部/工作站/班组负责与其工作相关的文件的编写。
5.2.2建立内部文件应考虑下面相关因素或要求：
5.2.2.1国家和行业相关法律、法规、规程、规范、标准及其它要求。
5.2.2.2认可的国际标准。
5.2.2.3风险评估的结果。
《工程建设施工企业质量管理规范》（GB/T50430-2007）3.5
《中国南方电网公司安全生产风险管理体系（2012年版）》1.7.1、1.7.2、
《电力建设施工企业安全生产标准化规范及达标评级标准》5.4.2、5.4.4、5.4.5、5.4.6
2.2应用
《云南省送变电工程公司档案管理标准》（Q/524-2.01.04.01-2007）
3．术语和定义
3.1外部文件：指法律、法规、规程、规范、标准和其它要求类的文件（包括国际公约、国家、省、市、区、行业、网、省公司等指导业务范围的文件）。
3.2内部文件：由公司各部门/单位/项目部/工作站/班组自行编制的文件，内部文件根据管理的级别分为A类文件和B类文件。
3.3A类文件：公司各职能部门制定的适用于公司质量、安全、环境管理体系的管理制度、工作标准。
5.3.2B类文件由各职能部门/分、子公司/项目部/工作站/班组负责人审批并备案。
5.3.3工程技术文件审批按《云南省送变电工程公司工程主要技术文件管理规定》、《云南省送变电工程公司施工组织设计及相关文件编制规定》执行。
5.3.4其他文件根据文件的重要性由各职能部门/单位确定审批人员。
5.4文件的发放
5.
5.
5.4.3A、B类文件及外来的需转发的文件，文件管理人员经部门负责人审批发放范围后进行发放；对于OA办公系统无法流转、传递的文件，专、兼职文件管理人员须填写附录三：《文件发放审批登记表》（P12-R02），确保在使用处可获得适用文件的有效版本，并进行学习，必要时由业务归口管理部门组织文件宣贯。
4.5各职能部门/单位/项目部/工作站/班组专、兼职文件管理人员负责分管范围内的文件和记录管理工作。
5．管理内容与方法
5.1文件管理划分
5.1.1外部文件的管理过程按《云南省送变电工程公司法律法规及合规性评价管理工作标准》实施。
5.1.2内部文件根据管理职责、过程控制要求，分为编制、审批、发放、评审回顾，详见附录一：《内部文件管理流程图》。
5.6.6.1归档记录的保存期限应满足公司档案管理、顾客和有关法律法规的要求，一般分为永久、长期（15年以上，50年以内）、短期（15年以内）三种。
5.6.6.2不归档记录的保存期限按产生记录的文件要求或由各有关部门、单位自行规定。
5.6.6.3对超过保存期限的记录具体操作按公司《云南省送变电工程公司档案管理标准》进行处置，仍有参考价值的记录，可以留作参考，但应进行标识和隔离。
5.5.1.1当文件发生修订时，文件编制部门应对更改后的文件履行文件审批手续。
5.5.1.2当文件发生作废时，业务归口部门应将作废信息通知到相关实施部门、单位。
5.5.1.3当有新增文件时，文件编制部门需履行文件审批手续。
5.5.1.4时限性和局限性强的文件（如XX年度计划、通知、工程完工即无使用保留价值的有关文件及某一质量活动过程中时效性强的文件等），在年度内、年终评定时或工程完工后，即自行失效，自行撤除处理。
以下引用、应用文件如经修订，以最新版本为准。
2.1引用
《质量管理体系 要求》（GB/T19001-2008）4.2.3、4.2.4
《环境管理体系 要求及使用指南》（GB/T24001-2004）4.4.5、4.5.4
《职业健康安全管理体系 要求》（GB/T28001-2011）4.4.5、4.5.4
原件
复印件
总计
发放记录
分发号
发放数量
收文部门
收文人
收文日期
备注
分发号
发放数量
收文部门
收文人
收文日期
备注
原件
复印件
原件
复印件
5.5.1.5工程技术文件的修订、作废、新增，按《云南省送变电工程公司工程主要技术文件管理规定》、《云南省送变电工程公司施工组织设计及相关文件编制规定》办理。
5.5.2当文件实施过程中，由于情况发生变化，如：组织机构、工艺流程、产品特性、法律法规要求及顾客需求等发生变化，需对文件进行起草或修订时按5.2、5.3、5.4条款要求进行。
1．总则
1.1对质量、安全、环境管理体系文件和记录进行控制，能够正确识别、获取、跟踪使用、保存文件，确保文件是有效版本；明确记录的标识、贮存、保管、检索、保存期限和处置的控制要求，确保记录的真实、准确、完整、有效。
1.2适用于公司质量、安全、环境管理体系内部文件的编制、审批、发放、评审回顾的控制。
2．规范性引用文件
5.6.3记录的保管应注意防火、防水、防盗、防鼠害虫蛀、防霉变，《在用文件清单》应填写清晰有序，易于文件的检索、取阅。
5.6.4需向各级档案部门移交的记录符合各级档案部门的要求。
5.6.5归档的技术、工程、运检资料按《云南省送变电工程公司档案管理标准》执行。
5.6.6各部门和单位应结合实际管理现状及后期使用的需要梳理、建立相应的部门和单位记录清单。
5.6.7物资公司、线材厂记录填写根据公司的要求，结合各自的实际另行规定。
5.7文件和记录的保密
文件和记录按照国家和上级部门的保密要求，实行分级管理，严格执行保密的相关要求。
6 附则
6.1本标准由企业管理部负责解释。
6.2本标准自发布之日起实施。原《文件和记录管理工作标准》（Q/CSG-YNPG-SBD214012-2014）同时废止。
5.2.2.4流程管理与控制要求，简单的生产活动流程应体现管理的目的、重点、主要环wenku.baidu.com、不符合项的处置反馈等，复杂的生产活动流程还需建立流程图。
5.2.2.5相关方的要求。
5.2.2.6与公司发展相关的外部信息。
5.2.2.7公司的管理惯例。
5.3文件的审批
5.3.1A类文件审核按《云南省送变电工程公司管理制度管理办法》中“管理制度审核会签表”要求进行审核，分管领导批准后实施。
《云南省送变电工程公司法律法规及合规性评价管理工作标准》(Q/CSG-YNPG-SBD214008-2015)
《云南省送变电工程公司工程主要技术文件管理规定》（工程管理部-2014-05）
《云南省送变电工程公司施工组织设计及相关文件编制规定》（工程管理部-2004-02）
《云南省送变电工程公司管理制度管理办法》（Q/CSG-YNPG-SBD214001-2013）
5.4.4工程技术文件发放按公司《云南省送变电工程公司工程主要技术文件管理规定》、《云南省送变电工程公司施工组织设计及相关文件编制规定》执行。
5.5文件的评审/回顾
5.5.1各职能部门/单位每年1月15日前需对文件的适用性、针对性、全面性、流转与闭环进行回顾，并清理、评定上年在用文件清单中外部文件及内部A、B类文件，其中继续使用的文件列入本年度的在用文件清单进行管理。各施工项目部按项目建立“在用文件清单”，不用评定，但需要根据变化情况适时进行更新。
6.3传达贯彻上级的政策，安排生产经营活动，通知、纪要、请示等方面的公文，依照相关部门的规定处理。
6.4附录
6.4.1 附录一：《内部文件管理流程图》
6.4.2附录二：《在用文件清单》（P12-R01）
6.4.3附录三：《文件发放审批登记表》（P12-R02）
云南省送变电工程公司
在用文件清单
P12—R01年度文件类别：文件管理人：第页
5.5.3文件的回顾情况在公司年度管理评审中输入。
5.6记录的管理和使用
5.6.1公司职能部门/单位编制的记录表单形成记录时按“部门/单位/项目部/工作站/班组名称（或简称）—年度—记录流水号”进行标识，其它记录编号结合实际进行标识，记录的标识需易于检索。
5.6.2各职能部门/单位根据各自参与的质量、安全、环境管理体系活动，在各项活动完成后，应及时形成系统、真实、完整、准确的相关记录。
5.1.3公司各部门/单位/项目部/工作站/班组的文件应设专人管理，保持相对稳定，人员岗位发生变动时，原负责管理人员有责任做好文件交接手续，方能离开岗位。
5.1.4各职能部门/单位/项目部/工作站/班组专、兼职文件管理人员需对在用的文件按《在用文件清单》（P12-R01）要求建立清单。
5.1.5企业管理部在每季度末将A类文件清单目录通过OA公告的方式公布，各部门、单位及时更新本部门的在用文件清单目录，如有变化及时联系企业管理部。
4.2工程管理部是工程建设技术文件和记录的专业管理部门/运检管理部是运检技术文件和记录的专业管理部门，负责识别、获取、跟踪使用、保存技术标准。
4.3办公室负责质量、安全、环境管理体系有关的公文处理和记录归档。
4.4各职能部门/单位负责与本部门/单位活动、产品实现或服务过程中有关文件和记录的建立、获取、识别、发放、更新的控制管理，对文件的适宜性和有效性负责；建立并保持与本部门/单位活动、产品实现或服务过程中有关的必要记录。
序
号
来源/日期
文件名称
文件编号
自存
(份数）
转发
(份数）
年末评定情况评定时间：
继续
使用
更改
失效
作废
评审人
批准人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
云南省送变电工程公司
文件发放审批登记表
P12—R02年度文件类别：文件管理人：第页
文件来源
文件名称
文件编号
发放范围
发放份数
审批人/日期
Q/CSG
云南省送变电工程公司企业管理制度
Q/CSG-YNPG-SBD214012-2015
文件和记录管理工作标准
2015年5月8日发布 2015年5月8日实施
云南省送变电工程公司发布
编制:鲍利军日期：2015年5月5日
审核:苏益坚日期：2015年5月5日
批准:马 钦日期：2015年5月5日
文件和记录管理工作标准
3.4B类文件：公司各职能部门/分、子公司/项目部/工作站/班组自编、自用文件、时效性文件、辅助性文件以及其他文件。
3．5记录：是文件的一种特殊形式，阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
4．职责
4.1企业管理部是文件和记录的归口管理部门，负责审核、编号、定期公布A类文件，负责监督文件的评审。
5.2.1A类文件由各业务归口管理部门组织编写，B类文件由各职能部门/分、子公司/项目部/工作站/班组负责与其工作相关的文件的编写。
5.2.2建立内部文件应考虑下面相关因素或要求：
5.2.2.1国家和行业相关法律、法规、规程、规范、标准及其它要求。
5.2.2.2认可的国际标准。
5.2.2.3风险评估的结果。
《工程建设施工企业质量管理规范》（GB/T50430-2007）3.5
《中国南方电网公司安全生产风险管理体系（2012年版）》1.7.1、1.7.2、
《电力建设施工企业安全生产标准化规范及达标评级标准》5.4.2、5.4.4、5.4.5、5.4.6
2.2应用
《云南省送变电工程公司档案管理标准》（Q/524-2.01.04.01-2007）
3．术语和定义
3.1外部文件：指法律、法规、规程、规范、标准和其它要求类的文件（包括国际公约、国家、省、市、区、行业、网、省公司等指导业务范围的文件）。
3.2内部文件：由公司各部门/单位/项目部/工作站/班组自行编制的文件，内部文件根据管理的级别分为A类文件和B类文件。
3.3A类文件：公司各职能部门制定的适用于公司质量、安全、环境管理体系的管理制度、工作标准。
5.3.2B类文件由各职能部门/分、子公司/项目部/工作站/班组负责人审批并备案。
5.3.3工程技术文件审批按《云南省送变电工程公司工程主要技术文件管理规定》、《云南省送变电工程公司施工组织设计及相关文件编制规定》执行。
5.3.4其他文件根据文件的重要性由各职能部门/单位确定审批人员。
5.4文件的发放
5.
5.
5.4.3A、B类文件及外来的需转发的文件，文件管理人员经部门负责人审批发放范围后进行发放；对于OA办公系统无法流转、传递的文件，专、兼职文件管理人员须填写附录三：《文件发放审批登记表》（P12-R02），确保在使用处可获得适用文件的有效版本，并进行学习，必要时由业务归口管理部门组织文件宣贯。
4.5各职能部门/单位/项目部/工作站/班组专、兼职文件管理人员负责分管范围内的文件和记录管理工作。
5．管理内容与方法
5.1文件管理划分
5.1.1外部文件的管理过程按《云南省送变电工程公司法律法规及合规性评价管理工作标准》实施。
5.1.2内部文件根据管理职责、过程控制要求，分为编制、审批、发放、评审回顾，详见附录一：《内部文件管理流程图》。
5.6.6.1归档记录的保存期限应满足公司档案管理、顾客和有关法律法规的要求，一般分为永久、长期（15年以上，50年以内）、短期（15年以内）三种。
5.6.6.2不归档记录的保存期限按产生记录的文件要求或由各有关部门、单位自行规定。
5.6.6.3对超过保存期限的记录具体操作按公司《云南省送变电工程公司档案管理标准》进行处置，仍有参考价值的记录，可以留作参考，但应进行标识和隔离。
5.5.1.1当文件发生修订时，文件编制部门应对更改后的文件履行文件审批手续。
5.5.1.2当文件发生作废时，业务归口部门应将作废信息通知到相关实施部门、单位。
5.5.1.3当有新增文件时，文件编制部门需履行文件审批手续。
5.5.1.4时限性和局限性强的文件（如XX年度计划、通知、工程完工即无使用保留价值的有关文件及某一质量活动过程中时效性强的文件等），在年度内、年终评定时或工程完工后，即自行失效，自行撤除处理。
以下引用、应用文件如经修订，以最新版本为准。
2.1引用
《质量管理体系 要求》（GB/T19001-2008）4.2.3、4.2.4
《环境管理体系 要求及使用指南》（GB/T24001-2004）4.4.5、4.5.4
《职业健康安全管理体系 要求》（GB/T28001-2011）4.4.5、4.5.4
原件
复印件
总计
发放记录
分发号
发放数量
收文部门
收文人
收文日期
备注
分发号
发放数量
收文部门
收文人
收文日期
备注
原件
复印件
原件
复印件
5.5.1.5工程技术文件的修订、作废、新增，按《云南省送变电工程公司工程主要技术文件管理规定》、《云南省送变电工程公司施工组织设计及相关文件编制规定》办理。
5.5.2当文件实施过程中，由于情况发生变化，如：组织机构、工艺流程、产品特性、法律法规要求及顾客需求等发生变化，需对文件进行起草或修订时按5.2、5.3、5.4条款要求进行。
1．总则
1.1对质量、安全、环境管理体系文件和记录进行控制，能够正确识别、获取、跟踪使用、保存文件，确保文件是有效版本；明确记录的标识、贮存、保管、检索、保存期限和处置的控制要求，确保记录的真实、准确、完整、有效。
1.2适用于公司质量、安全、环境管理体系内部文件的编制、审批、发放、评审回顾的控制。
2．规范性引用文件
5.6.3记录的保管应注意防火、防水、防盗、防鼠害虫蛀、防霉变，《在用文件清单》应填写清晰有序，易于文件的检索、取阅。
5.6.4需向各级档案部门移交的记录符合各级档案部门的要求。
5.6.5归档的技术、工程、运检资料按《云南省送变电工程公司档案管理标准》执行。
5.6.6各部门和单位应结合实际管理现状及后期使用的需要梳理、建立相应的部门和单位记录清单。
5.6.7物资公司、线材厂记录填写根据公司的要求，结合各自的实际另行规定。
5.7文件和记录的保密
文件和记录按照国家和上级部门的保密要求，实行分级管理，严格执行保密的相关要求。
6 附则
6.1本标准由企业管理部负责解释。
6.2本标准自发布之日起实施。原《文件和记录管理工作标准》（Q/CSG-YNPG-SBD214012-2014）同时废止。
5.2.2.4流程管理与控制要求，简单的生产活动流程应体现管理的目的、重点、主要环wenku.baidu.com、不符合项的处置反馈等，复杂的生产活动流程还需建立流程图。
5.2.2.5相关方的要求。
5.2.2.6与公司发展相关的外部信息。
5.2.2.7公司的管理惯例。
5.3文件的审批
5.3.1A类文件审核按《云南省送变电工程公司管理制度管理办法》中“管理制度审核会签表”要求进行审核，分管领导批准后实施。
《云南省送变电工程公司法律法规及合规性评价管理工作标准》(Q/CSG-YNPG-SBD214008-2015)
《云南省送变电工程公司工程主要技术文件管理规定》（工程管理部-2014-05）
《云南省送变电工程公司施工组织设计及相关文件编制规定》（工程管理部-2004-02）
《云南省送变电工程公司管理制度管理办法》（Q/CSG-YNPG-SBD214001-2013）
5.4.4工程技术文件发放按公司《云南省送变电工程公司工程主要技术文件管理规定》、《云南省送变电工程公司施工组织设计及相关文件编制规定》执行。
5.5文件的评审/回顾
5.5.1各职能部门/单位每年1月15日前需对文件的适用性、针对性、全面性、流转与闭环进行回顾，并清理、评定上年在用文件清单中外部文件及内部A、B类文件，其中继续使用的文件列入本年度的在用文件清单进行管理。各施工项目部按项目建立“在用文件清单”，不用评定，但需要根据变化情况适时进行更新。
6.3传达贯彻上级的政策，安排生产经营活动，通知、纪要、请示等方面的公文，依照相关部门的规定处理。
6.4附录
6.4.1 附录一：《内部文件管理流程图》
6.4.2附录二：《在用文件清单》（P12-R01）
6.4.3附录三：《文件发放审批登记表》（P12-R02）
云南省送变电工程公司
在用文件清单
P12—R01年度文件类别：文件管理人：第页
5.5.3文件的回顾情况在公司年度管理评审中输入。
5.6记录的管理和使用
5.6.1公司职能部门/单位编制的记录表单形成记录时按“部门/单位/项目部/工作站/班组名称（或简称）—年度—记录流水号”进行标识，其它记录编号结合实际进行标识，记录的标识需易于检索。
5.6.2各职能部门/单位根据各自参与的质量、安全、环境管理体系活动，在各项活动完成后，应及时形成系统、真实、完整、准确的相关记录。
5.1.3公司各部门/单位/项目部/工作站/班组的文件应设专人管理，保持相对稳定，人员岗位发生变动时，原负责管理人员有责任做好文件交接手续，方能离开岗位。
5.1.4各职能部门/单位/项目部/工作站/班组专、兼职文件管理人员需对在用的文件按《在用文件清单》（P12-R01）要求建立清单。
5.1.5企业管理部在每季度末将A类文件清单目录通过OA公告的方式公布，各部门、单位及时更新本部门的在用文件清单目录，如有变化及时联系企业管理部。
4.2工程管理部是工程建设技术文件和记录的专业管理部门/运检管理部是运检技术文件和记录的专业管理部门，负责识别、获取、跟踪使用、保存技术标准。
4.3办公室负责质量、安全、环境管理体系有关的公文处理和记录归档。
4.4各职能部门/单位负责与本部门/单位活动、产品实现或服务过程中有关文件和记录的建立、获取、识别、发放、更新的控制管理，对文件的适宜性和有效性负责；建立并保持与本部门/单位活动、产品实现或服务过程中有关的必要记录。
序
号
来源/日期
文件名称
文件编号
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云南省送变电工程公司
文件发放审批登记表
P12—R02年度文件类别：文件管理人：第页
文件来源
文件名称
文件编号
发放范围
发放份数
审批人/日期
Q/CSG
云南省送变电工程公司企业管理制度
Q/CSG-YNPG-SBD214012-2015
文件和记录管理工作标准
2015年5月8日发布 2015年5月8日实施
云南省送变电工程公司发布
编制:鲍利军日期：2015年5月5日
审核:苏益坚日期：2015年5月5日
批准:马 钦日期：2015年5月5日
文件和记录管理工作标准
3.4B类文件：公司各职能部门/分、子公司/项目部/工作站/班组自编、自用文件、时效性文件、辅助性文件以及其他文件。
3．5记录：是文件的一种特殊形式，阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
4．职责
4.1企业管理部是文件和记录的归口管理部门，负责审核、编号、定期公布A类文件，负责监督文件的评审。