Word文档基本操作

文档建立及打开
启动Word时，系统会自动创建一个新文档，直接进入Word工作界面。

在此界面下，还可用下面3种方法建立新文档。

1．用菜单命令建立
（1）单击“文件/新建”命令，打开“新建文档”任务窗格，如图1所示；
（2）单击“空白文档”或“XML文档”或“网页”或“电子邮件”等按钮，可以新建不同类型的空白文档。

2．用工具栏图标按钮建立
单击“常用”工具栏中“新建空白文档”（如图2所示）按钮，可快速建立一个新的空白文档。

图1“新建文档”任务窗格图2 “新建空白文档”按钮3．使用快捷键建立
按压Ctrl+N键，将以缺省的模板文件创建一个空白文档。

4．文档打开
（1）打开Word文档。

单击“文件/打开”命令或按Ctrl＋O快捷键，弹出“打开”对话框，在对话框中选择文档所在的位置及文件名（或单击“常用”工具栏上的“打开”按钮）。

（2）打开最近使用过的文档。

如果要打开最近使用过的文档，单击“文件”菜单，选择底部显示的文件名列表中的文档，如图3所示。

系统默认列出4个最近所用的文件。

注意：也可直接在“我的电脑”中找到需要打开的文档，并用鼠标双击该文档名。

或在“开始/我最近的文档”中找到要打开的文档，单击即可。

图3 选择最近打开的文档
文档编辑及保存
文档编辑主要用于对文档进行编辑修改等操作，其操作命令主要包含在“编辑”菜单中。

1．输入文本
在文档窗口中有一个闪烁的插入点，表明可以由此开始输入文本。

输入文本时，插入点从左向右移动，这样可以连续不断地输入文本。

当输入到行尾时，Word会根据页面的大小自动换行，即当插入点移到行的右边界时，再输入字符，插入点会移到下一行的行首位置，不需要按回车键。

当输入到段落结尾时，才按回车键，表示段落结束，并产生段落标记“ ”。

如果需要在同一段落内换行，可以按Shift+Enter组合键，系统就会在行尾插入一个“ ”符号，称为“手动换行”符或“软回车”符。

在打开Word文档窗口的同时系统会自动打开微软拼音输入法（默认设置）。

若要选择其他输入法，可使用下列方法：
（1）单击屏幕右下方语言栏中的输入法指示器，在弹出的输入法菜单中，选择所要的输入法即可。

（2）使用快捷键Ctrl+Shift进行输入法切换（按住Ctrl键不放，然后按Shift键，每按一次Shift键，语言栏中的输入法指示器就会变化一次）。

注意：快捷键Ctrl+Space可以快速实现中英文输入法切换。

若要输入特殊符号，例如数学符号（≠、≈、∞等）、希腊字母（ζ、ω、π、θ等）、其他符号（©、®、☻等），通过简单的菜单操作即可完成输入。

可使用下列方法：（1）鼠标右键单击工具栏任一按钮，在弹出的菜单中选择“符号栏”命令，在显示的“符号栏”（如图1所示）中选择需要的符号。

（2）选择“插入/特殊符号”命令，打开“插入特殊符号”对话框，如图2所示，在6个选项卡中寻找需要的符号，找到所需要的符号后选中它，单击“确定”按钮。

图1 “符号栏”图2“插入特殊符号”对话框
（3）选择“插入/符号”命令，打开“符号”对话框（如图3所示），默认显示的是“符号”选项卡，在“符号”选项卡的“字体”列表框中选择一种符号类型，双击需要插入的符号，或选中符号后单击“插入”按钮，再关闭“符号”对话框即可。

切换到“特殊字符”选项卡，可以插入一些特殊的符号。

2．插入和改写
插入和改写是Word的两种编辑方式。

插入是指将输入的文本添加到插入点所在的位置，插入点以后的文本依次往后移动。

改写是指输入的文本将替换插入点所在位置的文本。

插入
和改写两种编辑方式可以通过按Ins键或用鼠标双击状态栏上的“改写”标志进行切换。

图3“符号”对话框
3．选取文本
在Word中，大多数操作都是只对选中的文本有效。

文本选取的常用方法有：
（1）用鼠标选取。

将光标移动到需要编辑文本的开始位置，按下鼠标左键不释放，拖动光标直到需要编辑文本末，光标移过的字符呈反白色，即为选中的文本。

用鼠标快速选取文本的方法有：
①在一个词内或文字上双击鼠标，可将整个词和文字选取。

②在一段文本内三次单击鼠标，可将整个段落选取。

③将光标置于句首，鼠标移至左边选择栏变为 形状时，单击鼠标，选取整行文字。

④将光标置于句首，鼠标移至左边选择栏变为 形状时，双击鼠标，选取整段文字。

⑤将光标置于句首，鼠标移至左边选择栏变为 形状时，3 次单击鼠标，选取全文。

（2）用键盘选取。

将光标移动到需要编辑文本的开始位置，按下“Shift”键不释放，再按其他键，可以选取不同的文本对象，具体操作见表1。

表1 选择文本组合键
按键功能按键功能
Shift+→右选取一个字符Shift+←左选取一个字符
Shift+↑选取上一行Shift+↓选取下一行
Shift+Home 选取到当前行首Shift+End 选取到当前行尾
Shift+PageUP 选取上一屏Shift+PageDow
n
选取下一屏
Shift+Ctrl+→右选取一个字或单
词
Shift+Ctrl+←左选取一个字或单词
Shift+Ctrl+Hom
e
选取到文档开始Shift+Ctrl+End 选取到文档末尾注意：按压快捷键Ctrl+A可以选取全文。

4．删除文本
（1）将光标定位，按下“Delete”键删除光标后面的一个字符，按下退格键删除光标前面的一个字符。

（2）选取要删除的文本，按下“Delete”键，或单击“编辑/剪切”命令，或单击“编
辑/清除”命令，或单击“剪切”按钮即可删除。

5．复制文本
复制文本可使用鼠标完成，也可以使用菜单完成。

使用鼠标的操作为：
（1）选中要复制的文本，将鼠标指针移动到要复制的文本上；
（2）按下“Ctrl”键和鼠标左键不释放，拖动鼠标到目的地，释放“Ctrl”键和鼠标。

使用菜单的操作为：
（1）选中要复制的文本，单击“编辑/复制”命令；
（2）将光标移动到目的地，单击“编辑/粘贴”命令（或单击“编辑/选择性粘贴”命令），也可以按下组合键“Ctrl+V”。

6．移动文本
移动文本是将选中的文本从文档的一个位置移动到另一个位置。

移动文本可使用鼠标拖动来完成，也可以使用剪贴板来完成。

使用鼠标拖动的操作为：
（1）选中要移动的文本，将鼠标指针移动到选中的文本；
（2）按下鼠标左键不释放并拖动鼠标到目的地，释放鼠标。

注意：复制文本与移动文本的区别在于：执行复制文本操作后，原处仍有选定的文本；而执行移动文本操作后，原处不存在选定的文本。

使用剪贴板的操作是通过先“剪切”后“粘贴”实现的。

7．查找与替换
对于文档中经常出现的词组或语句，先用一个简单字符代表，然后进行查找与替换，以提高输入速度。

查找与替换的对象可以是一般字符，也可以是特殊字符。

定位操作可以使光标快速地移动到指定位置。

操作方法为：
（1）单击“编辑/查找”命令，打开“查找和替换”对话框；
（2）在对话框中，分别单击“查找”、“替换”或“定位”选项卡，并分别设置相应的信息，完成不同的操作。

8．撤消与恢复
在文档录入或排版过程中，Word详细记录用户的操作历史，除了光标移动外，几乎所有操作都被记录下来，以便撤消那些误操作。

（1）撤消。

在文档编辑过程中，单击工具栏上的“撤消”按钮，可撤消历史操作。

（2）恢复。

在文档编辑过程中，单击工具栏上的“恢复”按钮，可恢复被撤消的操作。

9．文档保存
对于录入的文档，应该命名后保存在磁盘上，以便下次使用。

（1）保存新建文档
①单击“文件/保存”命令或工具栏上的“保存”按钮，打开“另存为”对话框；
②在对话框中，选择文件的存放位置和文件类型，输入保存的文件名称。

默认保存为Word文档，文件的扩展名为“.doc”；
③单击“保存”按钮，保存文件，返回编辑窗口，同时文档窗口的名称被更新。

（2）保存现有文档
若编辑的文档已经命名，又对该文档进行了其他操作，可对该文档以原文件名保存，也可以另存为一个新文件名。

文档打印
在完成文档编辑修改之后，有时候需要将文档打印到纸上。

为了保证打印效果，通常是先进行打印预览，再进行打印输出。

1．打印预览
（1）单击“文件/打印预览”命令（或单击工具栏中的打印预览按钮），打开“预览”窗口（如图1所示），此时鼠标指针形状是一个放大镜图标。

（2）在打开的打印预览窗口中将显示实际打印效果。

将鼠标指针指向预览文档上方并单击鼠标，将放大或缩小预览效果。

在预览工具栏中单击“单页”或“多页”按钮可以进行单页预览或多页预览，单击“关闭”按钮关闭预览窗口。

注意：放大镜“”按钮在选中时，是是浏览功能，在未选中时，是编辑功能，即进行打印预览时也可进行文字编辑。

图1“预览”窗口
2．打印输出
（1）单击“文件/打印”命令，打开“打印”对话框，如图2所示。

（2）在此对话框中可以设置打印的页面范围、打印份数等参数。

单击“确定”按钮，开始打印文档。

图2“打印”对话框
注意：若不需设置打印参数，可直接单击工具栏上打印“”按钮对文档进行打印输出。