租赁软件使用说明

租赁软件使用说明本软件主要针对建筑机具租赁行业进行物资管理及租金结算等业务。

主要可分为业务处理、账簿报表、基础信息和系统管理四个模块。

下面主要针对日常业务常用的操作进行讲解，对于不经常使用的功能不做详细说明，欲详细了解可阅读使用手册。

日常操作：本软件一般要求按月处理租赁业务，每月需要做的工作主要有：1、合同录入，本月有新签约客户时须录入合同。

2、凭单录入，有收、发货及转租货物发生时须录入相应的单据。

3、登记账簿，单据录入完毕须登记账簿，记账后方可查询在外资产等资产账簿。

4、月末结转，即月底结算租费，月末结转后方可查询、打印租费等相应费用帐，否则租费不完整。

5、生成报表，生成本月相关报表。

（新版软件不需单独执行）6、月初始化，结转下月继续相关业务。

下面对相关模块进行详细说明一、业务处理业务处理模块下面有合同管理、凭单录入、登记账簿、临时结账、月末结转、生成报表、月初始化、取消记账和合同终结等几个子模块。

1、合同管理合同管理是主要进行合同录入和查询。

合同录入分为租赁合同录入和调拨合同录入，租赁合同必须录入的内容有：签约日期、合同编号、合同单位、开始时间、结束时间、业务人员，选中租赁物资(在物资后面框中打钩)，修改租赁价格，然后保存、备案，合同即可生效。

其他如工程地址等内容可选择填写。

其中开始时间要早于第一笔发货日期，结束时间尽量后延，否则虽不影响租金的结算，但可能影响有些账簿。

调拨合同录入前必须先建立调拨单位。

调拨单位的建立将在后面说明。

租赁合同生效意味着一个新客户的建立，下一步必然要进行收发货的操作，那就是后面要讲的凭单录入。

合同租赁价格录入时有选中同类物资、修改同类物资价格、自动乘系数等三个选项，可根据需要在后面打钩。

选中同类物资指的是选中一种物资时同类的物资也同时选中，如选中6米钢管则其他钢管也同时选中；修改同类物资价格和自动乘系数要配合使用，如同时打钩时，如在二级物资钢管上输入0.012，则所有的钢管都将按自己的系数乘0.012生成租价，（该功能只在新版软件有），如果只选择修改同类物资价格则所有的钢管租价修改为0.02。

2、凭单录入凭单录入分为发货单、收货单、赔偿单、材料调拨单、维修单、盘盈盘亏单、收付款单、采购销售单、加工改制单、费用调整单和调拨付款单等。

发货单：向客户发出租赁物资时录入发货单，发货单要输入日期、合同编号、物资简码和发货数量，有要向客户收取的运输费用时也要在对应的栏目输入费用数额。

收货单：客户退回租赁物资时录入收货单，收货单也要输入日期、合同编号、物资简码和收货数量，有要向客户收取的运输费用时也要在对应的栏目输入费用数额，有损坏需要收取维修费用的需要在对应的维修栏目中输入维修数量(维修单单独录入时则在维修单中录入)。

赔偿单：客户因丢失等原因不能退回的物资需要录入赔偿单。

赔偿单的录入选择自动开票时，系统将把该客户所欠物资全部调出，这时可以修改赔偿数量和单价，如果选择了修改同类物资价格，则修改单价时该类物资（如钢管、横杆等）的价格将全部变化，如需要单独修改一种物资价格，则把修改同类物资价格的钩去掉。

注意：开出赔偿单后，赔偿的物资将在该日后不再计算租金，如需继续计算租金则不能开赔偿单。

材料调拨单：材料调拨单录入的是同转租单位之间的物资收发，以本单位为中心，收货时录调入，发货时录调出。

盘盈盘亏单：该单据的录入不同于其他单据的是有时间性，也就是盘点实际库存的时间，并且盘点时间之前所有收、发货单和材料调拨单等跟租赁物资有关的单据都要录入，并登记账簿后再录入盘盈盘亏单，录入后登记账簿时要选择包含盘盈盘亏单。

盘盈盘亏单需要录入日期，选择盘点单位，然后在实际库存对应栏目录入对应物资的实际库存。

盘盈盘亏单有两个功能：一是调整库存，即按照单据上的实际库存来调整账面库存，如果登记账簿后的库存不是刚才录入的，说明操作有误，请按照说明检查是哪一步错了；二是可以体现租赁物资的盈亏情况，当然如果以前没有录入过准确的库存，则盈亏数量没有可比性。

加工改制单：该单据是用来进行库存资产的调整的，如一根6米的钢管，加工为两根3米的，则录入加工改制单，改制前为一根6米的钢管，改制后为两根3米的。

记账后总资产和库存资产中6米的钢管减少1根，而3米的增加2根。

3、登记账簿登记账簿是将录入的凭单计入相对应的账簿中，点开后，点开始登记即可。

注意，登记账簿后的凭单将不允许修改，如需修改需要取消记账。

4、临时结账临时结账是指未到结账日，有客户需要结算租金时使用的。

录入需结账的合同编号，再录入需结算的日期，点开始执行即可。

5、月末结转月末结账指的是将所有的客户的租金结算到本月底。

点开后直接点开始结转即可。

6、生成报表生成报表指的是生成本月的有关业务报表。

旧版软件该模块在账簿报表中打开，新版软件不需要单独执行。

7、月初始化月初始化指的是本月业务完成后结转到下月继续进行有关业务处理，点开后直接点初始化即可。

月初始化后账务区间将自动转到下月。

如果以前月份有单据需要修改则需取消记账。

8、取消记账取消记账指的是当凭单或租价有误时需要将电脑记的有关账簿取消的操作。

取消记账一次可取消一个月的记账，需要取消多个月份时，在要取消到的月份后面的*上面点一下，再点取消记账（新版软件）。

取消记账后修改有关错误再重新记账即可。

9、合同终结合同终结指的是合同履行完毕进行终结处理。

打开合同终结模块，在需要终结的合同后面的终结、关闭或删除框中打钩、保存即可。

注意：选择终结需租赁物资数量为零，欠款数量不超过欠款预警标准，选择关闭和删除则不判断，但需要进行资产管理的用户不能选择删除合同，只能关闭或终结，否则可能造成资产不准且无法调整。

二、账簿报表帐簿报表中包括租赁资产帐、在外资产账、调拨资产帐、租赁费用帐、租费结算明细、维修结算明细等。

1、租赁资产帐租赁资产汇总帐：通过此模块可查看总资产数（期末总数），库存数（期末库存），在外数（期末在外）以及每月的收发，调拨，采购，赔偿，盈亏等情况。

租赁资产流水帐：通过此模块可查看每种物资收入，发出的明细情况。

2、调拨资产帐调拨资产汇总帐：通过此模块可查看每个调拨单位的资产调拨和结存情况。

调拨资产分户帐：通过此模块可查看每个调拨单位的资产调入调出明细情况调拨资产明细帐：通过此模块可查看某一种明细物资在本月内的调入调出及调拨结存数量；可查看一二三级资产的总的调拨情况。

调拨费用汇总帐：通过此模块可查看每一个调拨单位的费用总数、付款情况，及欠款累计。

一次可查看一个调拨单位，也可同时查看所有调拨单位。

调拨结算明细：可查看某一调拨单位的一个或几个月的租费结算明细，也可查看某一段时间的租费结算明细（新软件），默认在月份上面可选择某年某月到某年某月，点日期后可选择某日到某日。

3、在外资产帐在外资产汇总帐：通过此模块可查看某个客户每月的物资收入发出情况及结存数量，赔偿数量；可查看某个客户总的收发货累计数量。

在外资产分户帐：通过此模块可查看每个客户某段时间内的收发货流水帐。

（每次只能查看一个客户）在外资产明细帐：通过此模块可查看每一种物资（明细物资）在本月内的收发以及结存数量；可查看一二三级资产在当前的在外总数量。

4、租赁费用帐租赁费用合并：指的是把某一个客户的某一段时间（月份、日期）的租费、维修费、赔偿费、运费等合并打印，使用时先选择条件（指的是打印的月份或日期区间，需要打印的费用内容等的选择），然后选择要打印的合同。

旧版软件该功能在租费结算明细的合并打印中。

客户租赁费用汇总帐：通过此模块可查看每一个客户的费用总数（包括租费，维修费，赔偿费，运杂费），收款情况，以及各种费用的累计及欠款累计。

一次可查看一个客户，也可同时查看所有客户。

客户租赁费用分户帐：通过此模块可查看某一个客户一月或几个月的费用，收款及欠款情况，一次只能查看一个客户。

5、租费结算明细：可查看某一客户单位的一个或几个月的租费结算明细，也可查看某一段时间的租费结算明细，默认在月份上面可选择某年某月到某年某月，点日期后可选择某日到某日。

6、维修结算明细：维修费结算的一个明细表及维修数量汇总表。

维修结算明细一次只能查看一个客户。

7、新版软件增加了报表导出到excel的功能，打开账簿或报表后，点击下拉菜单的文件-另存为，即可选择保存位置和文件名，点击保存后即可。

保存后的文件即为所选报表的excel文件，可在excel下面修改或打印，跟软件无关。

三、基础信息基础信息分为合同信息、特殊业务、调拨单位、业务人员、客户单位、供货单位、物资编码、维修类别、维修标准等。

1、物资编码物资编码是本系统的基础，一般安装软件时已经建立完成，需要增加新物资时使用本模块。

我们把租赁物资（资产）分成三级，一级用于确定物资类别，二级为一级的具体分类，三级为具体的物资明细。

例如一级是碗扣架，二级可分为横杆、立杆，三级横杆又有0.6米、0.9米等等。

具体增加方法参见使用手册，新版软件每增加一次需要点保存再增加下级物资或下一种物资。

2、维修类别维修类别是用来定义每一类物资（按一级物资）的维修项目，一般安装时也已经建立。

需要给某类物资增加维修项目时，可打开本模块，点击要增加的物资，在右边空白处点右键，点新增，输入编号（旧版软件，编号须跟行号对应）、维修类别、收费单位，注意换算标志指的是按m2、米、吨等收费时因录入的是块、根等数量需换算则打钩，如不需换算则不打钩。

3、维修标准维修标准指的是软件系统中每种物资的统一维修收费标准，录入是需设置到明细物资中，如6米钢管、1.2米立杆、3015模板等，该类物资收费标准一致时也可在设置下级维修标准框中打钩。

一般情况下，维修结算明细中只有数量没有金额的，都是在这里没有把收费标准设置到明细物资。

4、合同信息合同信息分合同租价和合同维修标准。

合同租价是用来修改合同价格的，注意修改后切不可在后面打钩，打钩后就不再计算租金了。

如果修改租价是从以前月份开始，则需取消记账到需要的月份。

新版软件增加了租价保留的功能，可以不同月份设置不同的价格，但因为系统默认是不记忆租价的，所以第一次修改时，需要在修改前的月份先点保留租价，如3月份需修改6米钢管的价格，则在2月份先保留其价格，记账到3月再修改保存，则以后取消记账时，系统将自动找到价格。

以前保留过租价需要再次修改一定要取消记账到相应月份把原来保留的租价修改掉。

合同维修标准是用来定义每个合同的维修收费标准的，打开后，点击需要修改维修标准的合同，在右边空白处点右键，点新增，逐行增加、修改即可。

5、特殊业务特殊业务是租赁业务中常常遇到要对有关合同（客户）进行报停，停租等特殊业务，此模块就是为此设计的。

在此模块中，用户可自由设置报停时间，收费比例以及停租时间等。

此外，在此还可以设置滞纳金的收费比例、欠款预警标准，也可以修改合同单位的名称，新版软件中可以在这里设置客户的结算方式、最低起租天数等。