合作办会流程及注意事项

对外合作办会运作机制

一、流程图示

二、步骤解析

（一）会议议题

会议议题由主办方与协办方于会议正式举行前共同商定，一经确认且相关资料交付印制后，如无必要不得随意更改。

（二）确定参会人员、会议规模、会议时间、地点

参会人员包括主办、协办方，支持单位可能邀请的领导、嘉宾，如为培训会还包括参训人员的来源、数量，参与宣传报道的媒体，会务工作人员等，并根据出席领导、嘉宾级别和参会人员总人数，确定会议的档次、规模，作为会议时间、地点的选择依据。一般情况下，会议时间、地点由主办方根据参会人员实际情况来安排，如有必要，由主办方设计多套备选方案，再与协办方商议后共同决定。

（三）拟定会议流程安排、物料清单、会务工作岗位职责

一般情况下，由主办方依据上述（一）（二）条内容，拟定会议流程，并根据流程需要拟定物料清单，及会务工作涉及岗位数量和每个岗位的人员需求、具体职责。流程拟定后，可视协办方要求共同商议，作出适当调整。如遇双方在出席领导、嘉宾名单，发言顺序，主持人等关键环节上有变化，必须及时沟通反馈，务必确保各方所知流程保持一致。会议正式举行前一天最终确认流程，并交付印制会议议程单，如在此后出现变动，原则上不再在议程单上做出修改。

（四）明确主办方、协办方、承办方等各方职责

物料清单和会务工作岗位职责确定后，主办、协办、承办各方根据自身实际情况认领物料筹备和人员安排任务。一般情况下，物料及人员由主办方统一安排，如需额外支援，

则由协办、承办等单位明确联络责任人，与主办方联络责任人对接，由主办方统一验收物料筹备情况和人员岗位分配，协调配合完成任务。

（五）召开会务培训会

在会议召开前三到五天，至少组织一次会务工作人员集中培训会，由主办方负责向参与会务工作的各方全体人员系统讲解会务工作各岗位职责和工作要求。原则上工作人员均要到场，特殊情况下，每一岗位的负责人必须到场，会后再组织小组成员进行转培训，务必确保全体会务工作人员明确自身职责和工作要求。条件允许情况下，各方可就物料筹备和人员安排进行多次沟通，灵活方式和时间，确保至少在会前一天所有物料和人员安排到位。

（六）再次确定参会领导嘉宾；提前汇总主持词、发言稿等材料；撰写新闻通稿并联系媒体记者

至少在会议正式举行前两天，由主办方再次向参会各方确认出席领导、嘉宾名单，明确发言顺序。主办方负责宣传的人员提前汇总主持词、发言稿等相关文字材料，并依据上述材料和会议流程撰写新闻通稿。新闻通稿完成后，由主办方宣传负责人审核，通过后若协办、承办方提出要求，也可参阅并提出适当的修改意见，由主办方视情况做出修改。

主办方至少在会议前两天联系合作媒体，确定会议到场采访的编辑记者人数、名称、联系方式。如协办、承办等

各方也有合作媒体可进行宣传，则参考主办方已邀请媒体名单再适当邀请其他媒体，并在确定到场媒体编辑记者人数、名称、联系方式后，至少提前一天报主办方知晓，统一安排。

会议正式举行以前，原则上参会各方不得以任何形式、渠道向任何媒体、自媒体平台发送新闻通稿。须在会议结束当天，主办方宣传人员根据会议实际情况对新闻通稿进行完善修改后，再配会议现场图片发送给媒体。如会后新闻宣传中出现文图不合实际情况，并造成负面影响的，由相关方面和具体负责人承担相应后果。

（七）安排会议食宿、交通等；会场布置及设备调试

主办方至少在会议正式举行前一天，根据参会领导、嘉宾、参训人员的用餐、住宿、交通等需求，安排相应的餐饮、住宿地点，视情况配备相应交通工具，明确线路指引图示和引导人员。

主办方及参与会务工作的各方人员至少提前一天到会场踩点，做好相关设施、设备的安装调试工作，明确各岗位人员站位、走位，依据流程进行预演排练，确保各个环节顺畅衔接，各处设施准确安放，各项设备运行正常。

（八）会议当天人员物料提前进场准备

会议正式举行前一天，由主办方统一汇集各方筹备的物料，并在会议当天至少于会前两小时运抵会场。全体会务工作人员至少在会议签到前一小时抵达现场，做好相应准备。

（九）举行会议

会议正式举行的过程中，各岗位人员必须履职尽责，按照事先培训的要求，完成好各自工作，自觉维护主办、协办、承办各方公众形象。如遇特殊情况，服从主办方统一安排调配，灵活调整，确保会程顺利完成。

（十）媒体宣传跟进及效果评估

会议举行完毕当天，主办方宣传工作人员将新闻通稿修改完善后报领导审核，通过后以图文形式发送给各媒体记者，并且跟踪各个平台的报道情况，搜集整理后发送至参会各方。同时，须同步完成自媒体推广，确保会议当天及时推送相关消息。

（十一）工作总结，资料归档

会议结束后一个星期内，主办方对相关会务工作进行总结，协办、承办方可视情况参与总结工作会议。同时，主办方负责搜集汇总各方关于会议的文字、影像资料，做好归档保存工作。