档案整理基本技能概述
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档案整理基本技能概述
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2020年4月15日星期三
前言
文件材料立卷方法 既是古今中外从事文 书、档案工作研究者 探索的课题，又是从 事具体立卷工作者的 难题。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
一、文书档案的整理基本技能
文书档案的整理主要有两种方法：一是 按卷整理，也就是我们平常所说的传统文 书整理方法；另一种是按件整理，也就是 归档文件整理。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
文书档案的整理（卷）
收集 剔除不必归档的文件材料
分类组卷 卷内文件排列 拟写案卷标题
复查调整 编页号 填写卷内文件目录
拆除金属物 裱糊
装订
填写案卷封面 填写备考表
案卷排列
编制案卷目录
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
文书档案的整理（件）
文件的收集 剔除 装订
编页号
确定保管期限 归档文件的分类
＝ 30年
一般事务性、参考性、临时性的文件
10年
＝
注：本单位正式发文要从文件的 内容价值考虑。情况简报一般放 在30年立卷。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
下级 文件
＋
典型性、综合性的文件 一般事务性、参考性、临时性的文件
＝ 30年
10年
＝
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
注：下级机关报送的文件材料可 遵循不报就不归，报了就归的原 则。
归档文件的分类
通用的分类方法是年度――保管期限 ―机构（问题）。在平时的工作中，可 按二级分类法或三级分类法进行。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
二级分类法
①按年度 ――保管 期限分类
就是将归档文件先按年度分类，再在年 度下按保管期限分类（简单地说：就是 先分年度，再分保管期限）。
例：2007年―――永久 、30年、10年 2008年―――永久 、30年、10年 2009年―――永久 、30年、10年
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
组件 归档文件的整理是以件为单位进行的。
一般情况下一份文件就是一件 。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
文件正本与定稿为一件（定稿过厚的，也 可单独为一件）；
正文与附件为一件（附件数量太多或太厚 的，也可各为一件）；
文件附有文件处理单、拟办单或领导批示 、签批条的，应与文件同为一件；
有文件处理单的，应作为文件的首页 与文件一同归档。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
装订方式 采用左侧装订的，应将文件内的纸张左侧对齐 的同时将下侧对齐。 采用左上角装订的，应让文件内的纸张左侧对 齐的同时让上侧对齐。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
装订材料 选择粗细适中的棉线或不锈钢钉
书针装订进行装订
如钉书针、大头针、回形针等。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
防止两种倾向
把关不严，凡文必档。 要求过严，使该归档的文件被剔 除，给以后利用造成困难。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
装订
归档文件的装订，是归档文件整理工作的基础 环节。采用符合档案保护技术要求的装订材料重 新加以装订，以固定文件页次，防止散失，便于 保管和利用。
上级及其他机关针对本 村颁发的文件材料。
注意 收集的文件是否是生效文件。
文件是否收集齐全完整。 收集的文件材料的字迹、用纸是否 符合归档要求。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
剔除
对文件材 料的剔除
一份文件归档与不归档，要站 在本村的角度上来权衡，有用则 留，无用则不留。
对归档文件上 金属物的剔除
原件与复制件为一件；
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
转发文与被转发文为一件； 来文与复文为一件； 各种报表、名册、图表等按其原来的装订 方式，一册或一本为一件。
路漫漫其修远兮, 吾Biblioteka Baidu上下而求索
排序
正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文件在前，被转发文件在后；
批复性文件在前，来文在后；
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
三 点 一 线 装 订
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
×××
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
归档文件的排列 编号 编制目录
填写备考表 装盒
填写档案盒封面、盒脊 编盒号
排列上架
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
文件的收集
本单位在生产建设和管理活动中形成 的，具有查考利用价值的，作为文书档 案保存的各种纸质文件材料。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
收集的重点
本单位自生文件材料；
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
×××
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
编页号
以件为单位编页号，凡有文字、图表的 页面均应编制页号。如果是几份文件同为 一件时，逐页编制总页号。
＝
永久
上级 文件
＋
反映本单位主要职能活动的文件
＝ 30年
反映本单位非主要 职能活动的文件
贯彻执行
政策性、 法规性
＝
10年
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
注：上级文件包含上级主管机关、 非主管机关和平级机关的文件
反映本单位历史面貌、领导决策、人事、主要职能 活动的文件
＝
永久
本级 文件
＋
反映本单位非主要职能活动的文件
注:页号的位置应编在文件的右下角或左上角。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
确定保管期限
对于一件归档文件，如何确定它的保管期限，要 站在本单位的角度来考虑，总的原则是：由价值决 定期限，价值高则期限长，价值低则期限短。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
针对本单位的机构设置、领导人任免、人员编制、 职称评聘、表彰先进或处分的文件
不 锈 钢 钉
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
×××
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
缝 绳 机 走 线
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2020年4月15日星期三
前言
文件材料立卷方法 既是古今中外从事文 书、档案工作研究者 探索的课题，又是从 事具体立卷工作者的 难题。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
一、文书档案的整理基本技能
文书档案的整理主要有两种方法：一是 按卷整理，也就是我们平常所说的传统文 书整理方法；另一种是按件整理，也就是 归档文件整理。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
文书档案的整理（卷）
收集 剔除不必归档的文件材料
分类组卷 卷内文件排列 拟写案卷标题
复查调整 编页号 填写卷内文件目录
拆除金属物 裱糊
装订
填写案卷封面 填写备考表
案卷排列
编制案卷目录
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
文书档案的整理（件）
文件的收集 剔除 装订
编页号
确定保管期限 归档文件的分类
＝ 30年
一般事务性、参考性、临时性的文件
10年
＝
注：本单位正式发文要从文件的 内容价值考虑。情况简报一般放 在30年立卷。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
下级 文件
＋
典型性、综合性的文件 一般事务性、参考性、临时性的文件
＝ 30年
10年
＝
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
注：下级机关报送的文件材料可 遵循不报就不归，报了就归的原 则。
归档文件的分类
通用的分类方法是年度――保管期限 ―机构（问题）。在平时的工作中，可 按二级分类法或三级分类法进行。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
二级分类法
①按年度 ――保管 期限分类
就是将归档文件先按年度分类，再在年 度下按保管期限分类（简单地说：就是 先分年度，再分保管期限）。
例：2007年―――永久 、30年、10年 2008年―――永久 、30年、10年 2009年―――永久 、30年、10年
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
组件 归档文件的整理是以件为单位进行的。
一般情况下一份文件就是一件 。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
文件正本与定稿为一件（定稿过厚的，也 可单独为一件）；
正文与附件为一件（附件数量太多或太厚 的，也可各为一件）；
文件附有文件处理单、拟办单或领导批示 、签批条的，应与文件同为一件；
有文件处理单的，应作为文件的首页 与文件一同归档。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
装订方式 采用左侧装订的，应将文件内的纸张左侧对齐 的同时将下侧对齐。 采用左上角装订的，应让文件内的纸张左侧对 齐的同时让上侧对齐。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
装订材料 选择粗细适中的棉线或不锈钢钉
书针装订进行装订
如钉书针、大头针、回形针等。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
防止两种倾向
把关不严，凡文必档。 要求过严，使该归档的文件被剔 除，给以后利用造成困难。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
装订
归档文件的装订，是归档文件整理工作的基础 环节。采用符合档案保护技术要求的装订材料重 新加以装订，以固定文件页次，防止散失，便于 保管和利用。
上级及其他机关针对本 村颁发的文件材料。
注意 收集的文件是否是生效文件。
文件是否收集齐全完整。 收集的文件材料的字迹、用纸是否 符合归档要求。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
剔除
对文件材 料的剔除
一份文件归档与不归档，要站 在本村的角度上来权衡，有用则 留，无用则不留。
对归档文件上 金属物的剔除
原件与复制件为一件；
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
转发文与被转发文为一件； 来文与复文为一件； 各种报表、名册、图表等按其原来的装订 方式，一册或一本为一件。
路漫漫其修远兮, 吾Biblioteka Baidu上下而求索
排序
正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文件在前，被转发文件在后；
批复性文件在前，来文在后；
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
三 点 一 线 装 订
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
×××
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
归档文件的排列 编号 编制目录
填写备考表 装盒
填写档案盒封面、盒脊 编盒号
排列上架
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
文件的收集
本单位在生产建设和管理活动中形成 的，具有查考利用价值的，作为文书档 案保存的各种纸质文件材料。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
收集的重点
本单位自生文件材料；
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
×××
××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××
编页号
以件为单位编页号，凡有文字、图表的 页面均应编制页号。如果是几份文件同为 一件时，逐页编制总页号。
＝
永久
上级 文件
＋
反映本单位主要职能活动的文件
＝ 30年
反映本单位非主要 职能活动的文件
贯彻执行
政策性、 法规性
＝
10年
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
注：上级文件包含上级主管机关、 非主管机关和平级机关的文件
反映本单位历史面貌、领导决策、人事、主要职能 活动的文件
＝
永久
本级 文件
＋
反映本单位非主要职能活动的文件
注:页号的位置应编在文件的右下角或左上角。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
确定保管期限
对于一件归档文件，如何确定它的保管期限，要 站在本单位的角度来考虑，总的原则是：由价值决 定期限，价值高则期限长，价值低则期限短。
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
针对本单位的机构设置、领导人任免、人员编制、 职称评聘、表彰先进或处分的文件
不 锈 钢 钉
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
×××
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缝 绳 机 走 线