CAD电子文件归档的方法
竣工图纸、CAD电子文件要求
一、竣工图纸编制及归档质量要求
(1).按设计施工图施工没有发生变更的 可采 按设计施工图施工没有发生变更的,可采 按设计施工图施工没有发生变更的 用施工图作为竣工图； 用施工图作为竣工图； (2).在施工中 有一般性变更 能将变更文件中 在施工中,有一般性变更 在施工中 有一般性变更,能将变更文件中 的所有变更内容修改补充完整的,可直接在 的所有变更内容修改补充完整的 可直接在 施工图中采用“扛改” 叉改” 施工图中采用“扛改”或“叉改”或“引线 修改”方法修改后作为竣工图(“扛改 扛改” 修改”方法修改后作为竣工图 扛改”方法 一般适用于字数更改， 叉改” 一般适用于字数更改，“叉改”方法一般适 用于删除的更改， 引线修改” 用于删除的更改，“引线修改”方法一般适 用于要修改的内容无法在所在位置进行更 改)； ；
一、竣工图纸编制及归档质量要求
(十)、文字材料以每一本为一卷，竣工图纸 十 、文字材料以每一本为一卷， 以每一盒为一卷， 以每一盒为一卷，一个档案盒内可装多卷文 字材料。 字材料。应根据归档案卷内容的厚度选用档 案盒，避免盒内空荡； 案盒，避免盒内空荡； (十一 、卷内目录内容必须填写完整，“序 十一)、 十一 卷内目录内容必须填写完整， 填写本卷文件材料的顺序号； 号”填写本卷文件材料的顺序号；“文件编 填写本份文件材料的编号； 号”填写本份文件材料的编号；“文件材料 题名”填写本份文件材料的名称； 日期” 题名”填写本份文件材料的名称；“日期” 填写本份文件材料的产生起止日期， 填写本份文件材料的产生起止日期，对产生 周期大长无法填写准确的起止日期的可填写 开工至竣工日期； 开工至竣工日期；
一、竣工图纸编制及归档质量要求
“编制日期”填写开工至竣工日期， 编制日期 “共 卷”填写本次移交的总卷数，“本 填写本案卷的卷序号， 卷”填写本案卷的卷序号，其他栏目和 档案盒、卷皮脊背不需填写；目录、 档案盒、卷皮脊背不需填写；目录、案
GBT 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB／T17678.1—1999）发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】第一部分：电子文件归档与档案管理1 范围本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。
本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。
将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ）GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护3 定义本标准采用下列定义：3.1 电子文件electronic records能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
电子文件归档与整理
电子文件归档与整理•第一讲概念和种类•一、什么叫电子文件电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。
电子文件的基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。
数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。
这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
二、电子文件的种类电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法：（一）按电子文件的信息存在形式分类1、文本文件（Text），或称为字(表)处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。
2、数据文件(Data)，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。
3、图形文件(Graphic)：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。
4、图像文件(lmage）：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。
5、影像文件(Video)：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。
6、声音文件(Audio）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。
7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求引言随着CAD技术在工程设计中的广泛应用，大量的CAD电子文件被创建和保存。
为了确保文件的安全和追溯性，建立CAD电子文件光盘的存储、归档与档案管理要求显得尤为重要。
本文将介绍CAD电子文件光盘的常用存储、归档与档案管理要求，以确保文件的安全可靠性和可持续性。
1. 存储要求1.1 光盘介质选择选择高质量的光盘介质以确保文件的稳定存储。
推荐选择记录层材质为金属、抗刮花抗刻写误差的高品质CD-R（CD记录盘），并在光盘上使用专业标记笔标注相关信息。
1.2 光盘存储环境将光盘存储在避光、防潮、不受磁场干扰的环境中，温度控制在18°C-22°C，相对湿度控制在30%-40%的范围内。
1.3 光盘存放位置标记使用标签或贴纸为每个光盘指定一个唯一的编号，并将其记录在档案管理系统中。
光盘存放位置信息应清晰可读，便于日后检索。
1.4 文件备份定期对CAD电子文件进行备份，将备份文件存储在不同地点，以防止单一存储介质损坏或丢失。
2. 归档要求2.1 文件归档分类根据文件的类型、用途和相关标准，将CAD电子文件进行分类归档。
常见的分类包括设计图纸、标准规范、工艺文件等。
每个分类下的文件应有明确的编号体系。
2.2 文件命名规范为了方便文件的检索和管理，对CAD电子文件的命名应遵循一致的规范。
命名规范应包括项目名称、文件创建日期、版本号和文件描述等元素，例如：项目名称_日期_版本号_文件描述.dwg。
2.3 文件索引表建立文件索引表，记录每个归档文件的相关信息，包括文件名称、类型、编号、创建日期、版本号、文件大小等。
索引表应定期更新，并保证与实际归档文件的一致性。
2.4 归档文件密封对归档文件使用防水、防尘的密封袋或文件夹进行封存，并在封存材料上标明相关信息，如文件编号、密封日期等。
3. 档案管理要求3.1 档案管理系统建立专门的档案管理系统来管理CAD电子文件光盘的存储和归档。
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求(1)
国家标准：CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求----------------------------------------------------------------------CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T17678.1-1999 国家质量技术监督局1999-02-26批准1999-10-01实施----------------------------------------------------------------------1 范围本标准规定了CAD生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。
本标准适用于光盘存储CAD产生的电子文件及电子档案。
将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T 7408--1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqv ISO8601:1988）GB/T 8566--1995 信息技术软件生存期过程GB/T 8567--1988 计算机软件产品开发文件编制指南GB/T 9385--1988 计算机软件需求说明编制指南GB/T 9386--1988 计算机软件测试文件编制规范GB/T 17678.2--1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB/T 17679--1999 CAD电子文件光盘存储归档一致性测试GB/T 17825.1--1999 CAD文件管理总则GB/T 17825.2--1999 CAD文件管理基本格式GB/T 17825.3--1999 CAD文件管理编号原则GB/T 17825.4--1999 CAD文件管理编制规则GB/T 17825.5--1999 CAD文件管理基本程序GB/T 17825.6--1999 CAD文件管理更改规则GB/T 17825.7--1999 CAD文件管理签属规则GB/T 17825.8--1999 CAD文件管理标准化审查GB/T 17825.9--1999 CAD文件管理完整性GB/T 17825.10--1999 CAD文件管理存储与维护3 定义本标准采用下列定义：3.1 电子文件electronic records能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
档案管理工作经验(精选多篇)
档案管理工作经验(精选多篇)第一篇：档案管理工作经验档案管理工作经验档案能够充分展现工作的成果，对已完成的工作留下痕迹，并为以后的工作提供历史资料，是工作管理的宝贵组织过程资产。
如何能够管理运用好这些资料，使已存档文件都能快速的查找，做到清楚明了，是分行工作管理的一个重要工作，现将档案管理经验介绍如下：首先，梳理资料类型，建立科学的查询目录。
因实际工作需要，目前很多工作文档等都还是纸质文件，这造成科技资料繁多且杂乱。
根据日常使用规律，将存档资料分为呈批申请类、设备采购类、生产运行类、日常管理类等，并根据分类将每份档案登记台账。
其次，对已完工的资料进行及时入库存档，同时为避免档案的丢失，对借出的资料进行登记，并定期梳理出借时间，对长期借出的档案进行催还，以免借出时间过久，造成的档案丢失。
最后，定期检查资料室，将已满五年的档案进行打包整理，保持档案资料柜的整洁明了。
持之以恒，贵在坚持。
条条大路通罗马，对档案管理的方法有很多，但能够管理好的关键都是坚持。
科技档案的管理是一个长期细致的工作，只有坚持不懈，才能够将每份档案都管理好。
第二篇：电子档案管理工作经验总结随着信息技术迅猛发展，计算机被广泛应用到各个领域，包括工程设计领域。
这样以来，工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为电子档案管理的重要对象。
电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。
所以，全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。
鉴于此，本文主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。
一、电子文件归档前的准备工作分析充分做好电子文件归档前的各项准备工作是实现高效电子档案管理的重要前提。
电子文件的非直读性特征决定了相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度，并做好制度的宣传工作，进而为电子文件的归档、验收工作提供可靠的制度保障。
以cad文件的归档为例，归档人员首先要按规定填写电子文件归档通知单，通知单上必须有工程负责人、经手人以及审核人的签名。
档案管理工作经验(精选多篇)
档案管理工作经验(精选多篇)第一篇：档案管理工作经验档案管理工作经验档案能够充分展现工作的成果，对已完成的工作留下痕迹，并为以后的工作提供历史资料，是工作管理的宝贵组织过程资产。
如何能够管理运用好这些资料，使已存档文件都能快速的查找，做到清楚明了，是分行工作管理的一个重要工作，现将档案管理经验介绍如下：首先，梳理资料类型，建立科学的查询目录。
因实际工作需要，目前很多工作文档等都还是纸质文件，这造成科技资料繁多且杂乱。
根据日常使用规律，将存档资料分为呈批申请类、设备采购类、生产运行类、日常管理类等，并根据分类将每份档案登记台账。
其次，对已完工的资料进行及时入库存档，同时为避免档案的丢失，对借出的资料进行登记，并定期梳理出借时间，对长期借出的档案进行催还，以免借出时间过久，造成的档案丢失。
最后，定期检查资料室，将已满五年的档案进行打包整理，保持档案资料柜的整洁明了。
持之以恒，贵在坚持。
条条大路通罗马，对档案管理的方法有很多，但能够管理好的关键都是坚持。
科技档案的管理是一个长期细致的工作，只有坚持不懈，才能够将每份档案都管理好。
第二篇：电子档案管理工作经验总结随着信息技术迅猛发展，计算机被广泛应用到各个领域，包括工程设计领域。
这样以来，工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为电子档案管理的重要对象。
电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。
所以，全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。
鉴于此，本文主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。
一、电子文件归档前的准备工作分析充分做好电子文件归档前的各项准备工作是实现高效电子档案管理 的重要前提。
电子文件的非直读性特征决定了相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度，并做好制度的宣传工作，进而为电子文件的归档、验收工作提供可靠的制度保障。
以cad文件的归档为例，归档人员首先要按规定填写电子文件归档通知单，通知单上必须有工程负责人、经手人以及审核人的签名。
GBT 17678.2—1999,CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第二部分：光盘信息组织结构
C A D电子文件光盘存储、与档案管理要求之二中华人民共和国国家标准CAD电子文件光盘存储、与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB/T17678.2-1999国家质量技术监督局1999-02-26批准1999-10-01实施1 范围本标准规定了CAD电子文件在光盘中的组织结构，是进行光盘信息交换和光盘归档时的重要依据。
本标准适用于建立CAD电子文件光盘档案系统。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T 1988—1989 信息处理交换用七位编码字符集（eqv ISO 646:1983）GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 3792.5-1985 档案著录规则GB 13000.1-1993 信息技术通用多八位编码字符集（UCS）第一部分：体系结构与基本多文种平面（idt ISO/IEC 10646.1-1993）GB/T 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理要求3 定义本标准采用下列定义。
3.1 光盘信息optical disk information存放于光盘中的图形、图像、文字等信息。
3.2 类目表classification table一种记录档案分类信息的文件。
档案分类根据国家档案局1991年发布的《工业企业档案分类试行规则》和行业的具体分类规则形成，是档案检索的工具。
3.3 著录文件descripition file一种记录档案著录信息的文件，由可以揭示档案内容和形式特征的记录项组成。
著录文件的内容应符合GB/T 3792.5的规定。
4 信息组织结构在每张光盘的根目录下，有说明文件、类目表、著录文件、CAD电子文件目录和其他文件子目录。
CAD电子文件子目录名为DATA，在该目录下，存放图形、图像、数据、文本等CAD电子文件。
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求(doc10)9页
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T 17678.1－20191范围本标准规定了CAD生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。
本标准适用于光盘存储CAD产生的电子文件及电子档案。
将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。
2引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修改，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T7408-1994数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqv ISO8601：1988）GB/T8566-1995信息技术软件生存期过程GB/T8567-1988计算机软件产品开发文件编制指南GB/T9385-1988计算机软件需求说明编制指南GB/T9386-1988计算机软件测试文件编制规范GB/T17678.2-2019CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB/T17679-2019CAD电子文件光盘存储归档一致性测试GB/T17825.1-2019CAD文件管理总则GB/T17825.2-2019CAD文件管理基本格式GB/T17825.3-2019CAD文件管理编号原则GB/T17825.4-2019CAD文件管理编制规则GB/T17825.5-2019CAD文件管理基本程序GB/T17825.6-2019CAD文件管理更改规则GB/T17825.7-2019CAD文件管理签属规则GB/T17825.8-2019CAD文件管理标准化审查GB/T17825.9-2019CAD文件管理完整性GB/T17825.10-2019CAD文件管理存储与维护3本标准采用下列定义：3.1电子文件electronic records 能被计算机系统识别、处理、按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
CAD文件的导出和共享方法
CAD文件的导出和共享方法在现代设计和制造领域，CAD（计算机辅助设计）软件已成为不可或缺的工具。
CAD文件的导出和共享是设计师、工程师和制造商之间顺利合作的关键。
本文将介绍一些常见的CAD文件导出和共享方法，以帮助读者更好地理解和应用这些技术。
一、CAD文件导出方法1. 文件格式选择CAD软件通常支持多种文件格式，如DWG、DXF、STEP、IGES 等。
在导出CAD文件之前，首先需要确定合适的文件格式。
一般来说，DWG是AutoCAD的原生文件格式，适用于AutoCAD软件，而DXF是一种通用的格式，可在各种CAD软件中使用。
此外，STEP和IGES这类中立格式可在不同软件之间交换模型和图纸。
2. 文件版本兼容性在选择文件格式时，还应注意软件版本的兼容性。
不同版本的CAD软件对文件格式的支持可能有所差异。
因此，导出文件时应选择与接收方软件版本兼容的格式，以确保文件的正确打开和解释。
3. 导出选项设置CAD软件通常提供导出选项设置，以控制导出文件的精度、尺寸单位等。
在导出文件之前，应根据需要进行相应设置。
例如，如果需要保持高精度，可以选择较小的公差值；如果需要与其他软件共享，应使用广泛支持的尺寸单位。
二、CAD文件共享方法1. 电子邮件电子邮件是最常见的CAD文件共享方法之一。
通过将CAD文件作为附件发送给接收方，可以快速、简便地共享设计数据。
然而，由于CAD文件通常较大，可能会遇到电子邮件附件大小限制的问题。
此时，可以考虑使用压缩软件（如WinRAR或7-Zip）将CAD文件压缩成较小的文件，以便顺利发送。
2. 云存储云存储服务（如Google Drive、Dropbox、OneDrive等）是另一种常用的CAD文件共享方式。
通过将CAD文件上传到云存储中，可以轻松分享给其他人，并具有版本控制和共享链接的功能。
此外，云存储还能提供跨设备和跨平台的便利性，方便用户在不同设备上查看和编辑文件。
3. 专用共享平台针对CAD文件共享，一些专用的在线平台也提供了便捷的解决方案。
浅谈工程设计中CAD电子文件的归档管理
电子 文件 的收 集 、 整理 、
据 不 完全 统 计 ， 国 工程 设 计 单 位 的 计 算 机 出 我 图率 已 达 ９ ０％以上 （ 院 已达 １ ０ 我 ０ ％） 每 年 约 生 成 ，
一
旦元 数 据被 丢失 或 破 坏 ， 子 文 件 原 始 的形 态 就 电
会 改 变 ， 至会 失 去 可读 性 ， 见保 证 背景 信 息 和元 甚 可 数据 的 完整 与 正确 是 至关 重 要 的 。 此外 ， Ａ Ｃ Ｄ
维普资讯
・
５ ・ ６
辽 宁
交
通
科
技
２ ０ ． ０２８
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管 理 目 ．・ ＿ ｚ
浅 谈 工 程设 计 中 Ｃ ＡＤ 电子 文 件 的归 档 管 理
蝴 ｂ 静
（ 宁 省 交 通 勘 测 设 计 院 ， 阳 ｌ０ ０ ） 辽 沈 １０ ５
予重 视 。
千万 份 的 电子文 件 ， 大 提 高 了设 计 工 作 效 率 和 质 大 量 。这 些 电子文 件 的 大 量 出现 ， 分 表 明计 算 机 辅 充 助设 计 Ｃ Ｄ Ａ 技 术 已成 为 现 代 工 程设 计 不 可 缺 少 的 关键 技 术 。如何 使 用 好 、 管 好 这 些 电子 文 件 是 放 保
多难 度 。 １４ Ｃ ． ＡＤ 电 子 文 件 对 背 景 信 息 和 元 数 据 的 依 赖 性
电子 文 件 的 收集 积 累往 往是 在计 算 机 网络 系统
上 进行 ， 于记 录 系统 有 自动 记 录 的功 能 ， 由 可用 它来
记 载 电子 文 件 的形 成 、 改 、 修 删除 、 任者 、 数 据库 责 人
电子 文件 的收 集 积 累范 围 ， 照《 路 工 按 公
档案管理工作经验(精选多篇)
档案管理工作经验(精选多篇) 第一篇：档案管理工作经验档案管理工作经验档案能够充分展现工作的成果，对已完成的工作留下痕迹，并为以后的工作提供历史资料，是工作管理的宝贵组织过程资产。
如何能够管理运用好这些资料，使已存档文件都能快速的查找，做到清楚明了，是分行工作管理的一个重要工作，现将档案管理经验介绍如下：首先，梳理资料类型，建立科学的查询目录。
因实际工作需要，目前很多工作文档等都还是纸质文件，这造成科技资料繁多且杂乱。
根据日常使用规律，将存档资料分为呈批申请类、设备采购类、生产运行类、日常管理类等，并根据分类将每份档案登记台账。
其次，对已完工的资料进行及时入库存档，同时为避免档案的丢失，对借出的资料进行登记，并定期梳理出借时间，对长期借出的档案进行催还，以免借出时间过久，造成的档案丢失。
最后，定期检查资料室，将已满五年的档案进行打包整理，保持档案资料柜的整洁明了。
持之以恒，贵在坚持。
条条大路通罗马，对档案管理的方法有很多，但能够管理好的关键都是坚持。
科技档案的管理是一个长期细致的工作，只有坚持不懈，才能够将每份档案都管理好。
第二篇：电子档案管理工作经验总结随着信息技术迅猛发展，计算机被广泛应用到各个领域，包括工程设计领域。
这样以来，工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为电子档案管理的重要对象。
电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。
所以，全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。
鉴于此，本文主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。
一、电子文件归档前的准备工作分析充分做好电子文件归档前的各项准备工作是实现高效电子档案管理的重要前提。
电子文件的非直读性特征决定了相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度，并做好制度的宣传工作，进而为电子文件的归档、验收工作提供可靠的制度保障。
以cad文件的归档为例，归档人员首先要按规定填写电子文件归档通知单，通知单上必须有工程负责人、经手人以及审核人的签名。
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CAD电子文件归档的方法
信息化正在得到广泛的应用，信息化对整个社会的影响是巨大的。
在工程设计领域，已基本实现了计算机辅助设计，设计的完全计算机化，产生了大量的电子化设计文件，对于如何更好的归档及管理这些电子化文件显得日益重要，本文将就如何解决电子文件资料代替纸质文件资料进行存档做—些探讨。
一、问题的提出
工程设计所产生的主要文件是设计图纸，其档案管理无论对设计院本身的知识积累还是对被设计对象今后的管理都是非常重要的，目前工程设计行业CAD的出图率已接近100%。
面对CAD电子文件资料作为企业的知识产权及其修改变更方便、可重复利用提高设计效率等特点，各单位也日益重视到对CAD 电子文件资料的集中管理，有些单位将分散在设计人员手中的电子文件资料统一收集保管；有些单位建立了档案管理系统，在管理纸质档案的同时，实现对相关电子文件资料的管理；少数做得更好的单位则建立了设计流程管理系统，在实现设计管理的同时，将设计产生的电子文件资料从源头就进行管理。
国家质量技术监督局在2000年2月发布了《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》(GB／T17678—1999)，为CAD电子文件资料的管理制定了标准。
但是，在这些措施的实施中，始终有一个问题(或说是难点)在困惑着我们：那就是有了电子文件资料，是否可以取消对纸质文件资料的归档管理?
我们知道纸质文件资料的档案管理已经有了一整套的管理标准及措施，而对于电子文件资料的管理基本是借鉴对纸质电子文件资料的管理措施，各设计单位在管理电子文件资料的同时，仍旧保存纸质文件资料，实际上档案管理又增加了一块管理内容。
那么在档案管理中为何不能用电子文件资料代替纸质文件资料呢?
二、电子文件资料完全代替纸质文件资料的难点
首先是电子文件资料的法律有效性问题。
纸质文件资料上的签署具有重要的法律意义，也是我们目前无法取消对纸质文件资料管理的主要原因。
为了使电子文件资料更具有法律意义，目前有几种归档做法。
1、扫描归档。
为了保留签署信息，有些单位将设计人员生成的电子文件经绘图输出并签署后，再扫描成电子文件归档。
这种方式虽然保留了相关人员的签署形态，但实际的法律有效性并不大，对签署我们用很简单的方法就可进行仿冒，另一方面使原有的矢量及其他信息丢失，使再利用的效能几乎完全失去。
2、管理系统归档。
此种方法是在管理系统的控制下，通过权限管理来保证归入档案的电子文件资料信息的安全性，通过归档时存入的设计相关人员信息来保证其与设计人员的对应关系。
此种方式在保证电子文件资料原始性的同时，可通过建立系统管理日志的方式在单位内部实现一定的法律安全性。
然而，设计单位产生的设计图纸是要传递给制造、施工、监理及最终用户等单位的，随着各单位信息化工作的深入，要求设计单位直接提供电子文件的需求会越来越多。
单位内部的档案管理系统的安全性就无法延伸出去了。
3、电子数字签名。
电子数字签名是通过特殊算法对每一个电子文件进行电子签署，使用时可通过验证
来确定电子文件的原始性，确认是否被修改。
此种方式的管理其严密性相对较强，但对数字签名的管理将非常重要，然而其问题仍然是相关单位接收后的有效验证问题，涉及到全社会的电子签名及验证的标准统一。
4、第三方认证。
第三方认证是利用互联网，当双方交换资料信息时,通过第三方的安全认证系统保证信息发出方与接收方的真实性或原始文件的有效性。
这种方式已在电子商务等上得到了较好应用，但要将其用于工程资料的档案管理，还有很大的难度。
上述这些是目前常用的几种对电子文件的安全保证措施。
可以看出上述各种方法都存在法律有效性问题。
接下来我们再来看另一个难点，数据标准化问题。
档案管理有一个明显特征，那就是对于档案资料的使用可能会发生在5年、10年、20年甚至更长的时间之后，电子文件资料具有很强的环境依赖性。
表现在对计算机硬件操作系统、应用系统、数据格式、版本、语种、字库、外部参考等的环境敏感上。
这就造成随着时间的推移，计算机环境发生变化，或企业间交换资料时，因系统环境不一样等而无法保证数据的可读性、准确性和完整性。
因此我们认为法律有效性和数据标准问题是阻碍将电子文件资料完全代替纸质文件资料的重要且主要原因。
三、解决途径
为了解决上述这些问题，本文提出了具体的解决办法供探讨。
对于电子文件资料的法律有效性问题，我们可以采取直接在光盘表面签署的办法解决。
现在所用的纸质文件资料，是利用纸作为信息载体，在上面记录文字、图形等资料信息的同时，记录了相关人员的签署信息，其签署信息与资料信息在同一张(本)纸面上，具有不可分割性，从而保证了其法律有效性。
如果我们改用只读光盘以电子数字化式记录资料信息，同时在同一张光盘的非读取面上，让涉及光盘内信息产生的相关人员(如：设计人、各级审核人等)进行签署，也就达到了在同一媒介上同时记录资料信息与签署信息的目的。
下表为两者的比较。
接下来再看一看数据标准问题：
我们认为数据标准问题的关健是数据格式的选择问题，我们必须选择满足如下要求的数据格式作为档案管理的数据格式标准：
1、数据格式具有一定的稳定性，能长期存在；
2、绝大多数硬件平台及应用软件都能生成的数据格式，保持系统间的兼容性；
3、使用、浏览的成本低廉，普及性好，保证具有很好的资料传递性；
4、能最大程度保留原信息(板式、色彩、层、辅助信息等)的不丢失和失真。
如JPG格式，其稳定性、兼容性和普及性均较好，缺点是不能保留“层”等辅助信息。
较好的数据格式是PDF格式，这是ADOBE公司发明的用于出版的一种数据格式，在二维中可以保留原应用系统产生的资料的不失真，甚至可以保留DWG格式的“层”的信息，绝大多数应用软件都可生成PDF格式，而其浏览器是免费的，保证了其较好的传递性。
PDF格式是最接近满足上述要求的数据格式。
上述选择数据格式仅是从满足档案管理的特性要求而言的，如果为了更好地重复利用已有的电子文件开展新的设计等工作，还是使用原格式的文件最好，因为转成其他文件格式，总要丢失一定的信息。
为此原文件可以作为档案管理的辅助资料进行管理，对其管理，特别要注意同时保存字库、符号库、数据字典、外部参考等保持数据资料完整性的环境资料，对于较特殊或专业的软件生成的资料，还要保留其应用软件甚至于更多的软硬件系统环境。
四、结论
通过上述论述，我们可以确定用电子文件资料代替纸质文件资料归档是完全有可能性的，在实现这个目标之前，我们必须完成下面三项任务：
首先是要研究、选择、制定统一的电子档案资料的数据格式，使其具有经济性、稳定性、兼容性、易普及性。
其次是光盘封面标准，在《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》中已对光盘信息存储方式进行了规范，如果像其中对标题栏等进行规范一样，增加对光盘表面标识及签署(标题栏)的标准规范，企业可以印制有自己特征的光盘表面标题栏帖纸，有条件的可以直接定制自有光盘标题栏表面的刻录光盘。
最后就是期待一种经济的、企业可以独立配置的光盘复印设备，特别是能完成光盘表面标题栏的复印。
使不但能复制光盘内容，还能复制光盘表面的签署信息，就像我们对纸质图纸的晒印一样。
上述这些任务是解决用电子文件资料代替纸质文件资料归档的关键。
在目前的条件下，只要解放思想，通过一定的变通，我们认为在企业内部实现电子文件资料代替纸质文件资料归档已完全可行了，从而可以在档案管理中为我们节省大量的人力、时间及存放空间，降低企业成本。