办公自动化意义培训讲学

办公自动化意义

政府要上网，企业要效益，办公自动化已成为机关和企业现代化管理的必然趋势。在目前政府机构及企事业单位大力改革的外部环境下，办公自动化对提高政府机关或企业各部门的办公效率，提高决策的科学性、正确性，提高综合管理水平和竞争能力都有着十分重要的意义。构筑企业内部网，实现办公自动化，成为许多领导和信息主管部门的主要工作。

本文总结办公自动化在内涵、软硬件技术等各方面发展历程，提出一些实施办公自动化过程中值得注意的问题，并探讨现代办公自动化系统的特点。

1. 关注办公自动化内涵的变迁

办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。

办公自动化由70年代未80年代初在我国的提出，到现在已有了近二十年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版、及输出工作，用电脑进行人事、财务等进行管理。现代的办公自动化系统观点认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理，活动的协调，从而达到企业整体目标的过程。

传统的办公自动化多是指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，无法实现信息的共享、交换、传递，无法实现单位、企业内部的协调，难以对非文本的如：声频、视频、图形、OLE对象、扫描图象等多媒体信息、超文本信息进行有效的处理。同时，传统的电子邮件系统没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处理过程。因此，现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能，提供协同工作的环境。

从这个意义上说，现代的办公自动化系统的作用相当于动物或人类的神经系统。目前成熟的基于客户/服务器结构的电子邮件系统和协作系统，较先进的Intranet/Internet（WEB）方式的办公自动化系统系统，都是企业数字神经系统的重要组成部分。因此，我们在实施办公自动化时，必须注意到办公自动内涵的发展变化，清楚认识到昨日的OA不是今天的OA，明天的OA也将不同于今天的OA，要密切注意办公自动化技术及产品发展的最新进展。用这种观点来制定办公自动化的有关规划，办公自动化才能用最少的资金，取得最好的效果。

2. 办公自动化应用范围的发展

一直以来，许多人对"办公自动化"的理解有误，认为办公自动化只是政府机关的事。实际上，在市场化的经济环境中，企业面临着激烈的竞争，企业成功与否最终取决于企业人员是否可以快速、有效地协调作业。而办公自动化系统是企业的数字神经网络的重要部分，没有一个快速反应的神经网络的协助，任何企业将难以获得长期、稳定、快速的发展。

随着企业对"办公自动化"理解的进一步加深，越来越多的企业已经把办公自动化提到日程上来，很多企业都在不同的层次上实现了办公自动化。事实上，有一些企业已成功地实施MRP或ERP系统，他们在生产、经营数据的收集、分析、处理方面已实现了自动化。但是，一般的MRP或ERP系统并没有在办公、行

政事务方面，提供计算机处理功能，这方面的工作，只能依旧利用手工进行。不能全面实施办公自动化，工作、生产效率难以得到进一步提高。

因此，通过办公自动化系统的实施，对于企业提高运作效率与快速反应能力，加强企业的制度化、规范化管理，增强企业的市场竞争能力具有重要的意义。

3. 办公自动化对人员素质的要求的变化

不同层次的办公自动化系统对办公人员的要求也不同。从前的办公自动化是个体工作的自动化，不要求所有的办公人员都要懂得办公设备的使用，懂得电脑的操作，懂得电脑打字。这些工作，由秘书或文员来完成就可以了。那时，由于技术的原因，学会电脑的操作（如DOS、WPS），学会汉字输入，还真的要下点功夫，将许多人拒于办公自动化大门之外。现代的办公自动化系统通过计算机网络将所有员工联系起来，通过网络来完成大部分的办公工作，是全员的办公自动化。这要求所有人员，上至领导，下至各级员工，都应能使用电脑，否则，办公自动化就无法进行。

庆幸的是，现代办公自动化系统的功能越来越先进，但使用起来却越来越简单。尤其是最先进的WEB方式的办公自动化系统，办公人员只要能掌握简单的WINDOWS和WEB的操作，基本上就能应付所有的计算机应用了。也不需担心汉字输入的问题，准确、快速的笔式、声音、扫描录入设备可帮上大忙。但是，容易学并不等于不用学，为了彻底保障办公自动化的成功实施，一定要把对全体员工计算机相关培训的工作列入办公自动化的实施计划中。

4. 办公自动化硬件发展

首先，象电话、传真机、复印机等，我们称之为办公设备，而不能称之为办公自动化系统。办公自动化系统，包括硬件和软件两部分。办公自动化硬件从横向，分下列几类：

<1>办公信息的输入、输出设备：如打印机、扫描仪、麦克风、音箱、手写笔等；

<2>信息处理设备：指各种个人计算机、工作站或服务器等；

<3>信息复制设备：指复印机、磁盘、磁带、光盘刻录机等；

<4>信息传输设备：电话、传真机、计算机局域网、广域网等；

<5>信息存储设备：如硬盘、ZIP、光盘存贮系统等；

<6>其他辅助设备：交通工作、空调、UPS、碎纸机、传呼设备等；

从纵向的发展来看，现在办公自动化软硬件的品种越来越多，功能越来越强，性能越来越先进。为实现最终的无纸办公，创造了必要的条件。另外，实施办公自动化，不能脱离办公自动化系统所依赖的环境，INTERNET、CHINANET、邮电通信网如DDN等的建设，都已为办公自动化的发展创造了一个前所未有的条件，使网络的、真正的办公自动化成为可能。我们要注意一个问题：许多厂商把自己生产的某种办公自动化的硬件，称为办公自动化系统，会常使别人误以为，整个办公自动化就是这么多东西了。办公自动化决不是各种办公自动化设备的购置和使用，先进的设备只是办公自动化的物质基础，没有功能全面的办公自动化软件，最终也还是不能实施办公自动化的。