关于做好设计院档案管理工作的思考

关于做好设计院档案管理工作的思考

做好档案管理工作是一个企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，档案管理工作做好了，有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。因此，做好档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有很重要的意义。为进一步做好档案工作，结合我们设计院的企业性质，我认为应该从以下几个方面去努力：

一、健立制度，严格把关，做好档案材料的收集工作

首先结合我们设计院自身的管理体制、档案材料的形成规律建立一个档案管理制度，协调各部门，从公司领导，到普通员工，都对档案管理的制度有一定的认识，从而做到从上而下的档案网络，是做好档案收集工作的基础工作。

档案收集的要求是及时、准确、保质保量、安全保密。目前我们的档案收集主要集中在设计资料的收集，这要求我们在收集归档资料时，严格按照要求收取电子版及纸质文件，并对照纸质文件检查电子版文件的完整性。在把握收集工作的范围和途径的基础上，针对工作的实际情况，做到随时收集和定期收集相结合，做好档案的备份，尽可能防止和减少档案材料的流失。这样做不仅保证了档案的收集范围，还尽可能做到查漏补缺。只有做好设计资料的收集工作，才

能为设计文件的质量打下良好的基础。

二、与时俱进，实现管理现代化

目前我们档案室收集的档案数量越来越大，档案材料的种类越来越多。包括各种设计文件、外来文件、报奖资料等等，因此，只有实现档案管理现代化，提高工作效率，才能有效地解决新形式下出现的新问题。

1.加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要拓宽知识层面，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

2.掌握现代化管理技能，提高综合素质。档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，可以得到事半功倍的效果。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。

3.利用现代化技术，整理档案。目前我们归档资料按照

归档形式划分为电子版文件和纸质文件，电子版文件利用计算机等现代化手段整理，利用计算机建立电子版的归档记录，将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大的减少了查找名录的时间。既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。所有归档纸质文件按照项目类别，归档时间整理入柜，贴条放置，方便查找利用。但是随着归档资料越来越多，还是要结合现代化技术进一步完善整理档案的方法，更便捷的为企业服务。

三、规范档案管理，提高档案利用率

档案管理人员要不断改进完善档案管理制度，按照国家的有关规定整理、保管档案，保证档案的完整和安全。

目前现代科技虽被越来越多的应用，但是大弊端是计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。为了保证安全，就必须制定严密电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录管理。在电子文件管理系统中建立有效管理体系。

全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，做好档案的合理利用是档案管理自身价值的重要体现。要加强档案的合理利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案管理人员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、

编研工作，编制较适用的检索工具，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。档案要备有复制件，以代替档案原件提供利用。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用。

四、严格执行国家的保密政策，严防泄密

因我设计院做的很多项目均为保密项目，所以加强涉密档案的日常管理尤为重要。在档案管理中，涉密档案应与非涉密档案分别保管。要设保险柜，从保管条件上确保绝密档案的安全。涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

五、结语

档案管理人员肩负着重要的职责，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为企业发展做出应有的贡献。