第五章 公关礼仪文书 第一节 公关礼仪文书概述 【学习导引】 随着社会 ...

第五章公关礼仪文书第一节公关礼仪文书概述【学习导引】随着社会生活的发展，人们交往的日益频繁，交际方式也日益增多。

根据不同的需要，在不同的的场合，针对不同的对象，运用恰当的文字处理各种社交中的人际关系，已成为社会生活的必然要求，礼仪文书恰恰满足了这种要求。

迎来送往、节日庆典、婚丧寿贺、致谢慰问等各种礼仪和仪式中，都必然使用各种礼仪文体。

它是人们在日常工作和生活中进行文明交往，密切人际关系，增强友好气氛，显示礼貌风范的一种重要工具。

【知识目标】重点掌握请柬、邀请函、感谢信的概念、写法及演讲词的语言特点及写法；掌握欢迎词、答谢词、颁奖词的概念及写法；一般了解主持词、解说词、导游词、题词的基本常识。

【能力目标】会写请柬、邀请函、感谢信、演讲词；会区别不同礼仪文书的特点。

【必具知识】一、概念公关礼仪文书是指国家机关、企事业单位、社会团体或个人在社会交往、礼仪活动和商务活动中常用的各类文书。

是在各种不同场合，根据不同的情况，遵循相应的习俗和人情所撰写的礼仪文字材料。

“礼”起源于远古时期的巫术仪式。

古人祭祀、祈求神灵保护，所以《说文解字》里解释“礼”为“履，所以事神致福也。

”意思就是祭祀神明祈求福气的仪式。

后来周公制礼作乐，去掉了神秘性，保留了神圣性，完成了巫术仪式的理性化，形成了礼仪。

之后孔子把礼作为君子的人格修养，自此，礼成为中国人生活的一种态度、行为方式。

二、分类公关礼仪文书按照使用的场合的不同可分为迎送、庆贺、邀请、感谢、演讲、游览六大类。

三、特点（一）功能的交际性（二）结构的模式性（三）语言的礼仪性（四）表达的情感性四、功能在人际交往过程中，人们常常需要借助于礼仪文书来调整、改善、发展相互之间的关系，联络感情，沟通信息，增进友谊，因此，礼仪文书在融洽和密切主客体关系上发挥着重要作用。

例如个人之间，机关、企事业单位及社会团体之间时常发生各种交往，需要用书面形式进行沟通、联络。

因此，公关礼仪文书有如下的功能（一）信息传播（二）塑造形象（三）弥合补救第二节请柬邀请函【情景导入】六张请柬见证历史变迁一次国宴，白宫遭遇多位不速客【必具知识】一、概念及使用范围请柬和邀请函，都是对客人发出邀请的礼仪性专用信函。

请柬是单位或个人邀请有关人士出席隆重会议、典礼或参加某项活动时发出的礼仪性通知书，又叫请帖。

使用范围十分广泛，比如节庆、奠基、落成、开业、娱乐、宴会、典礼、仪式、展览、舞会、演出、新闻发布等等都可以使用请柬。

邀请函是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。

在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛，更正式，可以盖公章。

邀请函作为对客人发出邀请的另一种专用函件，一般用A4纸印制，可套色，也可单色，外观形式上自然不如请柬考究。

但邀请函最大的优点是：它有足够的篇幅（一页或多页），可对一次会议或活动的背景情况、具体内容以及规模和形式等方面作较为详尽的介绍和说明，从而引起被邀请者的关注，激发被邀请者的兴趣。

二、种类（一）请柬的种类1.按其形式分，有横式请柬和竖式请柬。

2.按其使用的场合分，有会议请柬、仪式请柬、参展请柬、宴会请柬等。

3.按其风格分，有传统型、漫画型、写真型、金银型、西方型以及别出心裁型等。

（二）邀请函的种类1.发给特定的专家学者等，用于专题研讨会、信息发布会和某些大型活动。

2.发给不确定对象的。

一般用于带有某种商业化性质的一些报告会和大型展览等活动，往往需要与会者交纳一定的费用。

三、结构与写法一封完整的请柬或邀请函由标题、称谓、正文、请语、附启、落款、成文日期七部分组成。

（一）标题（二）称谓（三）正文（四）请语（五）附启（六）落款（七）日期三、写作要求（一）语言要达雅兼备（二）表达务必严谨、准确【范文欣赏一】【范文欣赏二】从上面两篇范文可以看出，请柬的内容较少，只需说明会议或活动举办的基本要素即可，而邀请函内容详实，需要详细介绍会议或活动的主要内容。

请柬使用的范围更广泛，而在商务活动中，邀请函要更为正式。

【相关链接】龙腾金帖聚群星，环保公益赠英雄【特别提示】一、请柬或邀请函的样式要设计得美观、大方、精致、庄重。

多用红色或彩色纸印写，并加上花边、图案等装饰，以示喜庆和对被邀请者的尊敬。

二、接到请柬后应尽快答复，这是最起码的礼节。

现在一般采用电话答复，简单快捷。

用书信的形式，婉转地说明一下不能出席的理由则更好。

如果接收到无特定邀请对象的邀请函，则不必答复。

三、不是任何一种活动或会议都适宜发请柬或邀请函的。

平常的小聚会，或活动性质极其严肃、郑重而对方也不是作为客人参加的，就不必要或不应该发请柬。

是否发请柬，要视场合、对象、活动性质等酌情而定。

四、具体使用请柬还是邀请函要看情况。

请柬的应用更为广泛，邀请函更为正式。

如果被邀访熟悉主办单位，则适宜用请柬；如果被邀访不熟悉主办单位，则适宜用邀请函。

第三节贺信感谢信祝辞【情景导入】会做人、会做事、会做秀的打工皇帝唐骏川大锦城学子隐姓救人，一封感谢信“曝光”英雄美国总统爱古文，晚宴祝辞秀诗词【必具知识】一、贺信、感谢信、祝辞的基本概念二、结构与写法贺信、感谢信、祝辞的基本结构一致，区别主要在正文部分。

（一）标题标题通常由文种名构成。

也可以加上单位名称或事由。

（二）称谓顶格写明被祝贺、感谢单位或个人的名称或姓名。

写给个人的，要在姓名后加上相应的礼仪名称如“同志”。

称呼之后要用冒号。

（三）正文贺信的正文要交待清楚以下几项内容：第一，结合当前的形势状况，说明对方取得成绩的大背景，或者某个重要会议召开的历史条件。

第二，概括说明对方都在哪些方面取得了成绩，分析其成功的主观、客观原因。

贺寿的贺信，要概括说明对方的贡献及他的宝贵品质。

这一部分是贺信的中心部分，一定要交待清祝贺的原因。

第三，表示热烈的祝贺。

要写出自己祝贺的心情，由衷地表达自己真诚的慰问和祝福。

要写些鼓励的话，提出希望和共同理想。

感谢信的正文要交代清楚以下内容：这一部分要写清楚对方在什么时间，什么地点，由于什么原因，做了什么好事，对自己或单位有什么支持和帮助，事情有什么好的结果和影响。

还要写清楚从中表现了对方哪些好思想、好品德、好风格。

最后表示自己或所在单位向对方学习的态度和决心。

祝辞的正文一般有三项内容构成。

第一，向受辞方致意要说明自己代表何人或何种组织向受辞方及其何项事业祝福贺喜。

第二，概括评价受辞方已取得的成就。

第三，展望未来美好前景。

（四）结尾贺信结尾要写上祝愿的话。

如“此致——敬礼”、“祝争取更大的胜利”、“祝您健康长寿”等。

感谢信结尾时表示敬意的话、感谢的话。

如“此致敬礼”、“致以最诚挚的敬礼”等。

祝辞结束时要再次向受辞方表示祝贺。

（五）落款写明发文的单位或个人的姓名、名称，并署上成文的时间。

三、写作要求【范文欣赏一】【范文欣赏二】【析评】【范文欣赏三】【析评】《在欢迎出席北京奥运会闭幕式国际贵宾宴会上的祝酒辞》，这篇祝辞首先祝贺成功举办北京奥运会，接着阐述奥运会成功举办的意义，最后再次举杯祝贺，整篇祝辞结构严谨，语言热烈明快。

【相关链接】江湖郎中一封“贺信”狂骗1500多万起死回生一封信【特别提示】贺信和祝辞重在祝贺、感谢信重在感谢。

注意使用场合。

另外，贺信、感谢信、祝辞需情真意切、发自肺腑。

对祝贺方、感谢方的评价要适当，赞誉要得体。

第四节演讲词【情景导入】大片爱演讲，战前鼓士气【必具知识】一、概念演讲词俗称演说词、讲话稿，是指在重要场合或群众集会上发表讲话的文稿。

在各种会议，它可以用来交流思想，表达感情，发表意见和主张，提出号召和倡议。

二、特点（一）鲜明的针对性撰写演讲词，要考虑听众的需要，讲话的题目应与现实紧密结合，所提出的问题应是听众所关注的事情，所讲内容的深浅也应符合听众的接受水平。

毛泽东在《反对党八股》中曾说：“射箭要看靶子，弹琴要看听众，写文章做演说倒可以不看读者不看听众么？我们和无论什么人做朋友，如果不懂得彼此的心，不知道彼此心里想些什么东西，能够做成知心朋友吗？做宣传工作的人，对于自己的宣传对象没有调查，没有研究，没有分析，乱讲一顿，是万万不行的。

”针对性，要求演讲者所讲的，必须是听众想听的。

演讲者所阐述的道理，必须是听众迫切需要明白的。

针对性还表现在，既要了解和掌握听众的思想状况、文化程度、职业心理、愿望要求，又要充分注意演讲的场合。

同时，演讲又要注意环境气氛，既要注意当时的时代气氛，又要了解演讲的具体场合：是庄严的会议或重大集会，是同志间的座谈和讨论问题；是欢迎国宾，还是一般的友人聚会。

不同的场合，演讲有不同的内容、不同的讲法。

（二）逻辑的条理性要使讲话易被听众听清、听懂，就要条理清楚、层次分明，否则，所讲内容虽丰富、深刻，但散乱如麻，缺乏逻辑性，亦会影响讲话效果。

（三）语言的通俗性演讲的语言，总是说来应该通俗易懂，明白畅晓。

要做到这一步，关键是句子不要太长，修饰不要太多，不宜咬文嚼字，要合乎口语，具有说话的特点。

可以使用熟语等手段达到通俗易懂的目的。

比如，1988年5月，美苏两国领导人会谈。

在欢迎仪式上，戈尔巴乔夫说：“总统先生，你很喜欢俄罗斯谚语，我想为你收集的谚语里再补充一条，这就是‘百闻不如一见’。

”戈尔巴乔夫之意，当然是宣称他们在削减战略武器上有所行动了。

里根也不甘示弱，彬彬有礼地回敬道：“是足月分娩，不是匆忙催生。

”里根的谚语形象地说明了美国政府不急于和前苏联达成削减战略武器等大宗交易的既定政策。

两国领导人经过紧张磋商，在某些问题上缩小了分歧，都表示要继续对话。

戈尔巴乔夫担心美国言而无信，于是在讲话中用谚语提醒：“言不信，行不果。

”里根也送给戈尔巴乔夫一句谚语：“三圣齐努力，森林就茂密。

”（四）灵活的现场性演讲是在一定的场地设施和环境条件下，面对听众发表讲话的。

所以，写讲稿时，要事先估计临场反映，以调整讲稿内容，变更层次结构。

有时还要写出几种开头、结尾，以便应景。

此外，在台上演讲，有时会发生一些意想不到的干扰，或由于紧张出现短路甚至口误，或受到台下影响讲不下去,思路造成干扰，演讲无法进行，演讲者舞台形象受到影响。

良好的现场发挥，可以让讲话不受干扰,，内容不受影响，可以减少不利因素，化“丢丑”为“出彩”，化危机为平安，化腐朽为神奇。

在广州南方人才市场，一个讲师由于上台匆忙，穿的裤子拉链忘了拉上，而他又毫无知觉，他讲的主题是“改革开放与观念的变化”，几分钟过去了，坐在前排的几个同学有了反应，有人大声地说：“老师,你的拉链没有拉上!”尴尬之机，老师用手拉上拉链，不慌不忙说道:“什么叫改革开放，我拿自己做了一个明显的试验！有时候,胆子就要大一点,就要从我做起！”下面笑声四起,讲师在笑声中化解了危机。

（五）感情的真挚性演讲者既要冷静地分析既晓之以理，又要有诚挚热烈的感情即动之以情，这样才能使讲话既有说服力，又有鼓动性。