内部审计档案管理制度

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内部审计档案管理制度
第一章总则
第一条为加强审计档案管理，保证审计档案的规范、科学与完整，充分发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》和《深交所创业板上市公司规范运作指引》，结合公司内部审计工作的实际情况，特制定本管理制度。

第二条内部审计档案是指审计部门在各项审计活动中形成和取得的具有保存价值的各种文字、图表及电子形态的信息等记录资料，以实物形态存在的实物证据。

第三条审计档案管理工作，是指审计部门建立审计档案所进行的收集、鉴定、整理、保管及利用和移交等活动。

第四条公司内部审计档案实行专人负责管理，公司员工都有保护公司审计档案的义务。

第二章立卷
第五条内部审计项目完成后，所有内部审计资料应按规定进行立卷。

立卷工作实行谁主审谁负责立卷的原则，建立立卷归档工作责任制。

原则上一个审计项目立一卷，立卷工作应列入审计项目工作计划，由项目负责人指定专人负责收集内部审计过程中的资料，做到边工作边收集整理。

第六条审计档案应当按项目立卷，一个项目的文件材料立一卷，不得把两个以上项目的文件材料归为一卷。

跨年度的审计事项存放于审计结束的年度。

第七条卷内文件应按正件在前，原文在后;复印件在前，原件在后;批复在前，请示在后;重要文件的定稿在前，修改文件在后的顺序排列。

第八条按照立卷资料的介质不同设立不同的归档条件：
1、纸质资料的立卷规定
整理纸张资料时，应将公司领导的批示，内部审计通知书、审计工作计划、审计工作底稿、文件、电报、信函、凭证的复印件，包括批件、重要修改稿、定稿等在有文字的正面右上角（背面左上角）用阿拉伯数字进行顺序编码，所有的纸张立卷应有统一的封面及目录，资料纸张大小均以A4纸张尺寸为标准，并按规定装订，立卷质量基本要求是完整和精炼。

2、照片、音像、磁带、光盘等电子资料立卷的规定
内部审计结束后，照片、音像、磁带、光盘等资料也应按规定立卷。

照片应按顺序夹在相册里;音像、磁带、光盘应在外露处写明资料名称。

第三章归档
第九条为了防止内部审计档案丢失，内部审计资料装订后，由项目负责人立即归档。

归档时，按规定办理档案交接手续，填制《内部审计档案移交清单》，移交清单一式三份，其中一份应存档备查。

档案管理员对于归档后的内部审计档案进行分类编号，并登记造册。

分类时，应采用分年度、分项目、分类别立卷的方法。

每一个公司为一个项目，每个公司的内控审计、经济责任审计、离任审计、专项审计等作为内部审计档案的类别。

原则上档案分类应以查找方便为主，档案保管应当保持原卷封装，特殊情况下，需拆封应重新整理。

第十条在内部审计活动中形成的文件、记录和反映内部审计监督、评价、签证等业务活动的取证材料，包括签报、批件、定稿、复印件、审计调查记录、审计工作底稿等重要原始凭证，均应收集齐全，立卷归档，具体立卷归档的范围是:
1、年初审计计划和上级领导交办的审计项目、审计调查等。

2、上级领导对审计项目的批示、指示。

3、审计通知书、委派通知书。

4、审计报告及审定该报告的会议记录、纪要等。

5、审计证据，审计调查材料，审计工作底稿。

6、审计结论和审计处理决定及讨论该审计结论和审计处理决定的会议记录、纪要。

7、被审计单位或下属二级单位经理对审计报告的意见。

8、审计案件移送书。

9、与审计有关的其他材料。

10、国家审计、社会审计的审计报告，审计结论，审计处理决定，审计通知书。

第十一条为保证审计档案的完整、系统和便于利用，对立卷的归档文件材料要进行严格的挑选，重点是取证及其他有关材料，要以审计报告、审计结论和处理决定所列的问题为中心整理材料，一般不得将审计监督和行政管理两类文件材料混合立卷。

第十二条对确定立卷归档的文件材料，应检查其有关程序、签批、认定手续是否完备，对不符合要求的应予以补充完善。

第四章装订
第十三条内部审计档案按国家审计署有关的立卷归档程序，采取逆向归档方法:
1、卷内目录:
第一部:审计报告、审计结论、审计处理决定。

第二部:取证材料。

第三部:审计通知书、委派通知书。

2、立卷的所有文件材料应逐页在右上角编写阿拉伯数码。

第十四条国家审计、社会审计的审计报告、审计结论、审计处理决定及审计通知书应归为一卷。

第十五条内部审计档案的装订要求：
1、所有存档纸张资料尺寸应为标准A4纸的尺寸。

如纸张资料超过此规定应折叠成相应尺寸。

2、所有的纸张资料应拆除金属物。

3、破损和褪色的文件材料，应进行修补或复制。

4、声、像档案及计算机软件等资料，应在每盘上注明内容、承办单位、复制时间、录制人并逐盘登记，不得有油笔或半页纸张出现。

5、文件材料装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订;纸面小的，加贴在标准的A4纸上。

6、文件材料字迹难以辩认的，应附抄件并加以说明。

7、文件材料是外文的，应附有中文译本。

8、卷内文件材料，一般不超过一百页为宜，超过的可根据文件材料内容的阶段性分卷装订。

9、装订时文件的右边和下边要取齐。

10、装订要牢固、整齐、美观、不丢页、不压字、不损坏文件，不妨碍阅读。

第十六条案卷立好后应定期向本单位档案室移交，以便集中统一管理。

第五章借阅
第十七条审计档案一般不对外借阅，因工作需要借阅内部审计档案时，须填制《内部审计档案借阅单》，并经部门负责人审批后交由内部审计部门负责人批准；《内部审计档案借阅单》
必须严格标明借阅时间以及归还时间。

第十八条“借阅单”一式两份，其中一份交借阅人，一份留底备查。

原则上归档后的内部审计档案不能携带外出，确属工作需要，应经审计委员会总经理批准。

第六章保管
第十九条内部审计档案须具备一定的保管条件并配备专管人员进行保管，实行档案保管责任制。

第二十条内部审计档案应有保管期限，根据特点内部审计档案保管期限分永久性保管和定期保管，其中，定期保管期限为10年，所有档案期限自档案归档之日起计算。

第七章销毁
第二十一条对于保管期限未满的内部审计档案，任何人不得随意销毁。

第二十二条对于保管期限届满的内部审计档案，档案管理员应填制《审计档案销毁清册》登记需要销毁的审计档案，并书面申请公司领导，公司领导批准后方可销毁。

销毁时，应在公司领导指定监销人员的监督下进行；销毁后，档案管理员和监销人员同时在销毁清册上签字。

档案管理人员对《审计档案销毁清册》进行保管，销毁清册是在企业存续期内进行永久保管。

第八章保密
第二十三条公司内部审计档案实行封闭管理，对于工作底稿中涉及的商业秘密进行保密。

公司董事会将不定期地对公司内部审计档案进行抽查。

如发现问题，给公司的正常工作带来麻烦，甚至给公司造成经济损失，公司将追究当事人的责任。

第二十四条内审资料按照公司资料密级进行立卷归档及保密。

第九章附则
第二十五条本管理制度由公司审计部负责制定与解释，自下发之日起实施。

附件：
1、《内部审计档案移交清单》
2、《内部审计档案借阅单》
3、《审计档案销毁清册》
4、《内部审计报告封面》
内部审计档案移交清单
本表一式三份：其中一份存档，另两份移交人、接交人各一份。

移交人：接交人：
内部审计档案借阅单
审计档案销毁清册。