出差管理办法

1.目的

为确保本公司出差人员的申请手续及费用申报作业顺利进行,特订定本办法。

2.适用范围

公司所有正式员工出差,皆适用本办法。

3.名词定义

3.1国内出差:员工在国境内的各省、市、地区及特区办理公事者，列为国内出差。

3.2国外出差:员工至其它国家及赴港、澳、台办理公事者，列为国外出差。

3.3特殊城市:包括北京、上海、天津、重庆、广州、深圳、珠海、海口、三亚、厦门、杭州、南京、青岛、大连、哈尔滨、武汉。

3.4其他地区：除特殊城市以外的国内出差地区及特殊城市郊区。

3.4交通费:因公发生的飞机、火车、汽车、轮船、出租车等交通工具的费用及租车费、油费等。

3.5住宿费:员工在出差行程中，因公务当天无法返回时，在当地留宿所发生的住宿费用。

3.6膳食费:出差人员在出差行程中发生的伙食补贴费用。

3.7杂费：出差人员在出差行程中买饮料、打电话等其他杂项费用。

3.8其它费用:含公用邮费、公务用通讯费、国内外机场服务费、因公订购车、船、飞机票所支付的手续费、订票费、托运费、物品寄存费、出国护照、签证办理费、保险费、会务费及其它因公发生的费用。

3.8外派长期出差:为完成特定工作任务外派在国内三个月(含)以上的连续性出差。

4.出差申请

4.1国内出差人员,出差前必须事先详填“国内出差申请表”(附件9.1)送审,在有出差证明文件(如开会通知单、邀请函等)的情况下,一并附上。经单位主管审核后，循行政流程审批。

4.2国外出差人员，出差前须事先填写“国外出差申请表”(附件9.3),并附上相关的出差证明文件(如开会通知单、邀请函等)按行政流程送总经理核决。

4.3出差核决权限

a.出差一天或预支金额在1000元(含)以下者,由其部级主管审批；

b.出差一天以上、三天(含)以下或预支金额在1001元至3000元(含)者,由副总经理审批；

c.出差三天以上或预支金额在3000元以上者,由总经理审批；

d.部级（含）以上主管出差以及国外出差，皆须由总经理审批。

4.4出差申请核准后,“国内出差申请表”/“国外出差申请表”第一联由申请人自存，在报销差旅费时须附上该联；第二联由申请人自存，附于借款单后申请出差借款；第三联交管理课人力资源组作考勤登记（国外出差的管理课还需用该联办理出国手续）。

5.费用报销

5.1国内出差差旅费标准

5.1.1公司员工国内出差期间的交通费开支标准:

1)出差人员使用交通工具等级标准如下表:

2）搭乘火车行程低于8小时的，一律搭乘坐席，不可订卧席。

5.1.2公司员工国内出差期间的住宿费开支标准

1）公司员工国内出差住宿费标准如下表:

2）住宿费报销时需附上有关住宿票据，在规定之限额内实支实销。如因特殊原因致住宿费超过规定标准,应在国内出差报销单上详注原因并经总经理核准后,方可凭据报销，否则以规定限额报销。

3）如出差住宿亲友家,不分地区，每晚补助50元。以填写“无单据证明单”(附件9.7)进行报销。4）出差人员,若接洽单位提供住宿或相关补助时,不得再申领住宿费。唯若相关补助低于公司规定，且不足以支付住宿费时，可申请差额。

5）出差地有员工宿舍的出差人员晚上住宿安排在员工宿舍内，当员工宿舍住满时再考虑住旅店。

5.1.3公司员工国内出差期间的膳杂费开支标准:

1)膳食费补助计算方式:

a.在6点以前出差或8点以后返回的出差人员,可申报早餐补助。

b.在11点以前出差或13点以后返回的出差人员,可申报中餐补助。

c.在17点以前出差或19点以后返回的出差人员,可申报晚餐补助。

2)公司员工国内出差期间膳杂费报销标准如下表：

3)公务外出者依照《加班费暨误餐费申领管理办法》申领误餐费，不另报销膳杂费。

4)部级(含)以上主管之膳杂费可凭据报销或依报销标准表报销。

5.2国外出差差旅费标准

5.2.1公司员工国外出差期间交通费及住宿费标准如下:

1)公司员工国外出差期间的公务交通费、住宿费按实报销。

2)如住宿亲友家，不分地区，住宿费按美金10元/天补助,填写“无单据证明单”报销。

3)除部级(含）以上主管外，国外出差人员应以三星级(含)以下的旅馆为限,若须住宿四星级及以上旅馆时，应事先专案申请核准。

5.2.2公司员工国外出差期间的膳杂费标准如下:

1)部级(含)以上主管出差期间, 膳杂费可凭据报销或依报销标准表报销。

2)膳杂费按实际在外天数乘以膳杂费标准进行报销。

3)出差人员于一日内跨越两地(含)以上者, 膳杂费以当日留宿的地区为标准。

4)员工国外出差膳杂费标准如下:

5.3具体报销事项

5.3.1出差人员(司机除外)出差结束后，应在五日内(不含休假日)填写“国内出差旅费报销单”(附件9.2)/ “国外出差旅费报销单”(附件9.4)及出差工作报告(附件9.6), 并附上各项费用的单据凭证, 进行报销作业。未在规定时间内报销费用的其出差借款先在其当月薪资中进行扣减。如果出差回来未满五天就请假或因其他事项又出差的可以扣除其相应时间。

5.3.2差旅费报销审批权限与流程:

1)报销费用在1000元(含)以下者,经部级主管审核后交由财务课审核，最后由管理部经理审批。

2)报销费用在1000元至3000元(含),经部级主管审核后交由财务课审核，最后呈副总经理审批。

3)报销费用在3000元以上者,经部级主管审核后交由财务课审核,最后呈总经理审批。

4)国外出差按行政流程经部级主管审核后交由财务课审核,最后皆须呈总经理审批。

5）报销时间：周一至周五：下午：13点-15点（报销、借款、还款）。

6.其它说明

6.1出差人员在行程中因病或意外事故无法完成出差任务时,应立即由本人或委托他人通知公司,并说明情况。

6.2出差行程中,因公务需要而欲延长出差时间时,须电告直属部级主管(部级以上主管出差应电告总经理),方可延长出差期,回公司后应立即补填“国内(或国外)出差申请表”并交管理课做考勤登记。

6.3低阶人员随高阶人员同行出差时,其交通工具可比照高阶人员乘坐,住宿费可比照高阶人员的标准给付，与部级（含）以上主管一起用餐并由部级（含）以上主管凭据报销的，不再支付其该餐膳食费。

6.4身兼多职的出差人员,得以最高职务之费用标准申报。

6.5出差人员因公发生之其它费用,须依票据报销。若因特殊情况无法取得票据者,应填制“无单据证明单”,经总经理核准后,方可进行报销。