展会操作流程(含附表)

厂商参展操作流程1．0参展目的及原则

2．0展会信息收集

3．0参展前准备工作

3．1信息调研

3．2真实性调查及风险防范

3．3询价和议价

3．4财务预算

3．5订立合同

4．0展会策划

4．1展位选择

4．2展台布置

4．3广告信息发布

4．4潜在客户邀请

4．5展品及布件的运输和保管

5．0参展人员

5．1参展人员的分工

5．2参展人员行为规范和培训

6．0展会总结

6．1效果分析

6．2信息收集

6．3总结报告

附件：

1．年度展会信息收集表格

2．参展信息及参展提案

3．展会预算表

4．参展方案模板

5．展会信息收集概要

6．客户信息登记表

7．总结报告模板

/.本<展会操作规程>将作为公司参展的指导性文件，其中部分细节虽参展经验的增加可进行调整升级。/

1．0 参展目的及原则

沈阳时尚实业有限公司参展目的：企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传、即时促销和信息收集

沈阳时尚实业有限公司参展原则：

1．参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则。避免盲目的、冲动的、铺张浪费的参展行为。

2．参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作

3．参加展会应做详细周密的策划, 包括展位的选择、展台的布置方案、广告软文的发布、目标客户的邀请等。

4．除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的形象，并能即时把握商机，实施销售。

5．展会应与市场拓展紧密集合，地区性展会应为我公司拓展市场区域，展会后应及时跟进，做好后续宣传和客户开发工作。

6．展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。2．0 展会信息收集

市场管理部应在每年初1月份进行本年度各地展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给各部门，具体由市场调研负责。

展会信息渠道为：互联网、专业和行业杂志、户外广告和电话行销信息、行业协会活动等

对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，以作为参展决策参考。

3．0 参展前准备工作

3．1 信息调研

参展前应对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置和承租信息、展位信息、展会影响力、往期经验和反馈、参展单位、参观者范围等。如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化风俗、交通和食宿信息等。

3．2 真实性调查及风险防范

展会的选择应注意防范风险，尤其是首次参加，参展前应通过当地114查询主办方、承办方、协办单位和展览馆电话，以确认其真实性。

如果有条件应前往展馆、承办单位办公地点，并验看举办方营业执

照和身份证明，如有可能，请当地律师予以确定。

应尽量选择高规格，有实力的主办和承办单位操作的展会；尽量避免参加首次举办的展会，而选择已举办多届并有良好往期信誉的展会。

3．3 询价和议价

参展前应与举办方商议价格，或争取其他方面的优惠政策。对我方拟长期重点合作的展会，应与主办方建立良好关系，以获得优惠的参展价格和相关待遇。

3．4 参展财务预算

在提交参展提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特型展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等其他可预见费用。

参展的投资规模应该参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。

3．5 定立合同

决定参展后应与举办方订立合同，并在事先和事后请法律顾问出具意

见和确认。

4．0 展会策划

4．1 展位选择

展位应选择有利位置，主要考虑：出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位。

应对人流方向进行预测，以决定最佳的展台展示方向。

展位的大小可根据具体需要选用标准展位、双展位及36平方米空地，原则上建议选择非标准展位(特形展示)以适合品牌形象策略。

展位的选择前应了解附近展位的厂商信息和展示方式，并作出必要的设计调整

4．2 展台布置和展品陈列

展台布置的基本原则：

➢远观效果醒目有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调

➢展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向

➢无论标准展位还是特型展示，都必须增加照明灯光

➢展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角

➢展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质（一次性/重复性）

➢展示空间重点考虑：四面开敞式的岛屿空间（图1）、三面开敞（图2）、通透可做过道（图3）、多开敞面空间（图4）

图1 图2 图3 图4

4．3 广告信息的发布

根据需要可考虑在会刊发布广告，可以封面和内业文章形式发表；

可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告

在参加展会前三个月，可以考虑以软文的形式在有影响力的刊物上发布报道，以扩大知晓度。

4．4 目标客户的邀请

参展前应邀请潜在客户，原宥客户，目标客户前来参加。邀请应附门票和礼券，增加吸引力。

4．5 展品及展示布件的运输和保管

各种参展物品应在展前列出明细清单和运输方案，并责成专人负责，展后应对展品进行核对，对损坏、丢失进行汇报。

5．0 参展人员

根据展会的规模，应配备相应的参展人员，并做明确的职责分配和展前培训。人员主要包括：展示经理、展示助理、专业演示和讲解、销售人员、女性演示和解说员

5．1 参展人员的分工

➢展示经理

了解市场和广告需求

管理和监督设计项目

管理和监督展位的制作和设计方案

控制材料，交流和运输保管

保证布展时技术设备和文件的到场

保证展期提供充足的材料和宣传品

保证各参展人员各尽其职

提交总结报告

➢展示助理

分管对内、外的联络